Objetivos

La elaboración de un manual de procedimientos contempla el informar y capacitar a las

personas sobre sus funciones, pasos a seguir, relaciones políticas y normatividad de una
organización. Así mismo al contar con un manual de funciones se minimiza el riesgo de
que existan duplicidad de funciones y se establecen claramente las responsabilidades de
todas las personas que participan en el proceso, este también sirve como orientación al
nuevo personal.

Área de Venta
El departamento de ventas tiene como actividad principal el visitar diariamente a los
clientes para conocer los pedidos que desea realizar. Posteriormente, concurrir a las
oficinas de la distribución para cargar al sistema todos los pedidos solicitados por ls
respectivos clientes. Adicionalmente, el departamento de ventas tiene como función
comunicar a los clientes las promociones existentes, así como dar a conocer nuevos
productos.
Así mismo se les comunica al personal y a los clientes las políticas de ventas de contado y
a créditos, para las ventas a crédito la empresa da un plazo de 30 días para la cancelación
del total de la factura.

Procedimientos ventas de contado

- El cliente llega al punto de venta, se comunica vía telefónica, correo electrónico o
por medio de la página web de la empresa para realizar la cotización de los
productos y confirmar su existencia.

- La persona encargada consulta la existencia de la mercancía mediante el software

de existencias, llama a la persona encargada de la bodega para verificar que exista
el producto.

- Posteriormente, se le envía al cliente la cotización y confirmación de la existencia

del producto con sus respectivos precios y promociones.

- Asi mismo se le informa al cliente que para las compras superiores a $1.000.000 de
pesos se debe hacer consignación con los bancos que tiene convenio la empresa
los cuales son Banco de Occidente, Banco de Bogota y Bancolombia.

- Cuando el cliente confirma que hará la compra de contado esperamos a que se

acerque a la empresa y haga el respectivo pago en efectivo o a que haga el
 deposito en el banco y nos traiga en físico el recibo de la respectiva consignación y
confirmamos mediante la plataforma de la cuenta bancaria que haya ingresado el
dinero a la cuenta.

- Después de confirmar que ingreso el dinero a la cuenta o después del pago en

efectivo se le entrega la factura al cliente y debe pasar a bodega para que le hagan
la descarga de la mercancía, el cliente puede solicitar el domicilio o puede
llevársela personalmente.

Procedimiento para las ventas a crédito

- El cliente llega al punto de venta, se comunica vía telefónica, correo electrónico o
por medio de la página web de la empresa para realizar la cotización de los
productos y confirmar su existencia.

- La persona encargada consulta la existencia de la mercancía mediante el software

de existencias, llama a la persona encargada de la bodega para verificar que exista
el producto.

- Posteriormente, se le envía al cliente la cotización y confirmación de la existencia

del producto con sus respectivos precios y promociones.

- Para clientes antiguos se verifica en la base de datos el comportamiento de los

pagos realizados para confirmar si cancelo la mercancía a tiempo y saber si el
cliente está apto para un nuevo crédito.

- Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son: copia
de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social, breve informe sobre la
situación económica actual de la empresa, solicitud y 2referencias comerciales y
personales, un listado de los artículos que desee comprar a crédito.

- El pago del crédito se realizara en dos abonos. El 40% al momento de la

transacción de venta a crédito y el restante 60 % antes de finalizado los 30días
calendario, contados a partir del día en que concedió el crédito.

- El monto del crédito no debe sobrepasar los $10.000.000 de pesos, para montos
superiores es necesario la autorización del gerente o propietario.

- Después de la confirmación del crédito procede el cliente a realizar el deposito del

40% de la mercancía en el banco y nos traiga en físico el recibo de la respectiva
 consignación y confirmamos mediante la plataforma de la cuenta bancaria que
haya ingresado el dinero a la cuenta.

- Después de confirmar que ingreso el dinero a la cuenta o después del pago en

efectivo se le entrega la factura al cliente y debe pasar a bodega para que le hagan
la descarga de la mercancía, el cliente puede solicitar el domicilio o puede
llevársela personalmente.

- Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá
solicitar otro crédito hasta que haya cancelado el anterior.

- Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago

efectivo del último abono del crédito.

Procedimiento para el área de tesorería

- En tesorería se mantiene un fondo de 1.000.000 para los respectivos pagos

menores o gastos que se tengan.

- Para la entrega del dinero se debe tener la justificación del gasto y la autorización
del gerente o propietario debidamente soportado por un recibo físico o vía correo
electrónico.

- La persona que reciba el recurso debe firmar un recibo de egreso.

- Los ingresos efectivos realizados por la propia empresa deben contabilizarse al

momento de ser recibidos y luego remitirlos al responsable de bancos para que
haga la consignación respectiva.

- Los ingresos de la empresa deben depositarse diariamente en banco.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO

El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la

recepción de bienes en el almacén, registro, acomodo, hasta la protección Y
conservación
Esta lista de procedimientos permite al área administrativa conocer las tareas y
responsabilidades a su cargo, tal como el manejo físico de los bienes, la emisión de
información confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones.

- El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los

inventarios son el jefe administrativo y el responsable de bodega y el l personal de
apoyo.
- Deberán levantarse mínimo (2) inventarios al año, para este, el área de almacén e
inventarios programará con el área de contabilidad las fechas para su ejecución y
emitirá los lineamientos.
- El control de Inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes
trimestrales bajo las políticas establecidas en la organización
- Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario.
- La bodega deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de bienes en
tarjetas Kardex.
- Los movimientos de almacén estarán registrados en sistema a través de un Kardex
para reflejar una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas de los
insumos.
- El almacén deberá tener actualizado el Kardex a la fecha de cierre para
comprobarlo con las existencias físicas
- El almacén deberá tener separados y categorizado los tipos de bienes, ya sean
devolutivos o consumibles y separados entre ellos por categorías
- Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por el personal responsables de
las acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacén, éste soporte
debe estar acompañado por los reportes, facturas y/o formatos correspondientes.
- La devolución a proveedores por mercancía en mal estado se hará a más tardar en
2 días hábiles posteriores a la recepción
- Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada con un número
consecutivo para ejercer un control
- Por cada salida se generará un reporte de salida con un número consecutivo para
efectos de control
- El almacén emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y
salidas para el respectivo cierre a petición del área administrativa.
- El procedimiento de conciliación se hará mensualmente o en el transcurso del mes
dependiendo de la necesidad
- La conciliación se debe soportar por registros, facturas de proveedores, entradas y
salidas del almacén
- El área administrativa y el responsable del almacén serán los encargados de que en
los movimientos del almacén acaten las disposiciones establecidas y las normas a
las que se deban acoger.
- Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de
inventarios para verificar que estas existencias en el Kardex coincidan con las
existencias físicas en almacén.
- Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, bodegaje y despachos
del almacén deberán ser autorizadas únicamente por el jefe administrativo y jefe
de bodega e inventarios.
- El encargado del almacén deberá realizar revisiones periódicas de las actividades
que se están efectuando en el mismo
- Será responsabilidad del jefe de bodega el registro y envío oportuno de la
documentación e información al departamento de contabilidad.