CICLO DE INGRESO

FLUJOGRAMA DE INGRESOS.xls
Funciones típica de un ciclo de ingreso:

OTORGAMIENTO DE CREDITO

1. Se deben asignar cupos de crédito a los clientes preferenciales de la base de datos, los
que generen el 80% del total de las ventas.
2. Se debe diligenciar una solicitud de crédito para los clientes nuevos sin excepción.
3. Los productos correspondientes al proceso de graduación, excepto para clientes
preferenciales y distribuidores deben ser cancelados de contado.
4. El plazo para cancelar los créditos deben estar autorizados.
5. Las facturas de crédito deben estar autorizadas.
6. La aprobación de las solicitudes de crédito es función del comité de crédito.

TOMA DE PEDIDO

1. Toda solicitud debe estar soportada por un pedido escrito, el cual debe estar firmado por
el solicitante y/o acompañado de una orden de compra, según procedimiento del cliente.
2. Las ventas son responsabilidad directa del área comercial en todas sus fases tales como
información clara y completa tanto del cliente como de los productos, direccionamiento
en ruta del mismo y seguimiento en fechas de entrega (recibo y cancelación de la
factura).
3. Los clientes que vienen a ala empresa o que llaman por teléfono deben ser atendidos en
primer lugar por el asistente comercial.
4. Las ventas de mostrador en el caso de productos que se puedan despachar de una vez,
pueden ser atendidos por la secretaria cuando el asistente comercial no pueda hacerlo.
5. Se le debe dar tratamiento a las comisiones según los días de recuperación de cartera.
6. Las comisiones se liquidan en forma mensual, según las fechas estipuladas en el
contrato.
7. El Jefe de Ventas debe hacer auditorias permanentes a los vendedores con respecto a
talonarios de pedido, recibos provisionales y demás documentos que maneje el
vendedor.
8. La venta de productos como: cuadros de calificaciones libro de acta general de
graduación, libro de registro de diplomas otorgados y duplicados, acta individual de
grado, solo se venden a los clientes que compran diplomas.
9. Los duplicados de diplomas sólo se hacen con autorización escrita de la institución y con
pago anticipado; cuando es para otra ciudad deben cancelar adicionalmente el flete.
10. Toda modificación o adición a un pedido el cliente lo debe enviar por escrito.
11. Todo pedido debe ser digitado al sistema por el asistente comercial
12. El tiempo regular de entrega de un pedido al cliente es de 10 días hábiles, las
modificaciones al respecto deben ser coordinadas con producción.
13. Los pedidos de distribuidor con carácter urgente se pueden tramitar con copia enviada
por fax, pero antes de su despacho ya debe estar el original en la empresa.
14. El área comercial debe consultar con producción la factibilidad de hacer muestras
especificas de la solicitud presentada por un cliente y de realizarse estas muestras
dependiendo del volumen del pedido (superior a $ 500.000=) no se cobran al cliente.
PROCEDIMIENTOS:

1. Cuando el asistente comercial no puede atender a los clientes los debe atender Servicio
al Cliente. Si no es posible lo hace el jefe de Ventas.
2. El original del pedido firmado se archiva en la carpeta de pedidos en proceso, luego de
ser digitado en el sistema. La copia impresa del sistema para producción con la ruta, la
primera copia del pedido se entrega al cliente y la segunda se deja pegada al talonario
como respaldo.
3. Toda adición o modificación al pedido debe hacerse en el original y la copia del sistema
pasada a producción y en el sistema por parte del asistente comercial.

DEVOLUCIONES:

1. La responsabilidad de su manejo es de la oficina de servicio al cliente.

2. La oficina de Servicio al cliente es quien recibe las devoluciones y revisa la situación
presentada.
3. Si los errores son del cliente se confirma primero con la solicitud, se hace la corrección
de los mismos y se llama al cliente para confirmarle los costos y el tiempo de entrega de
los arreglos.
4. Si el error es de la empresa se coordina con producción para conocer los arreglos o los
cambios que deban realizarse y el tiempo en que se puede comprometer la empresa
para hacer la entrega.
5. Cuando un cliente llama con observaciones acerca de su pedido se comunica con
servicio al cliente quien debe concretar los detalles del mismo. Se le debe informar al
cliente que debe devolver los productos a la empresa y se le hace énfasis en el
empaque. Los cambios se realizan cuando lleguen los productos.
6. Las correcciones o cambios que se deban hacer debido a una devolución, se tramitan
mediante órdenes de servicio.
7. Si la devolución es por producto no solicitado por el cliente se debe hacer una nota
crédito en contabilidad para afectar la factura.

PROCEDIMIENTOS:
1. El costo de las correcciones a los productos debe ser cotizado por el jefe de producción
a la Dirección Administrativa para proceder a descontarle al funcionario responsable; si
la corrección incluye despacho el flete también se le cobrará a él.

ENTREGA O EMBARQUE DE MERCANCIA

1. Todos los despachos se deben hacer completos, excepto cuando el mismo cliente ha
dado la instrucción de realizar despachos parciales, quedando la anotación respectiva
en el pedido.
2. El almacén es quien debe verificar que las cantidades, referencias y productos
solicitados por el cliente sean las mismas referencias que se van a enviar.
3. Todo despacho debe ir acompañado del original de la remisión de mercancía donde se
relacione lo que se está despachando, siendo el contenido del paquete responsabilidad
del almacén.
4. El almacén debe anotar el numero de guía de despacho y el nombre de la empresa por
la cual se transporta el paquete enviado al cliente en la remisión de mercancía, y el área
comercial debe hacer lo mismo en la orden de pedido.
5. Los paquetes deben ir acompañados de su respectiva factura la cual debe ir anunciada
en la etiqueta de la caja.
 NOTA: La idea es que cuando se abra el paquete no haya riesgos de que se pierda o
deteriore la factura.
6. Los despachos deben realizarse a la dirección del cliente y a nombre del cliente los
cuales deben figurar en la Orden de Suministro.
Excepción: cuando el cliente autoriza enviarlo a otra ciudad y/o a nombre de otra persona
en caso que la empresa transportadora no llegue hasta un determinado sitio.
7. El empaque debe corresponder al tipo de producto.
8. A nivel regional se deben utilizar las empresas de transporte locales, lo que no pueda
ser despachado por ellos debe hacerse a través de Servientrega.
9. Los servicios especiales como Deprisa o aeropuerto – aeropuerto deben tener
autorización previa.
10. Debe hacerse un solo envío para cada orden de pedido.
11. Cuando se realicen ventas inferiores a $ 300.000,oo antes del IVA se le debe informar al
cliente que él debe asumir el valor del flete, el cual se toma sobre un estimativo y se
distribuye en el costo de los productos.
12. Las entregas que se hagan directamente en la oficina están a cargo del área comercial,
la cual le debe permitir al cliente la verificación de su pedido, sin embargo la labor de
empaque sigue siendo responsabilidad del almacén.
13. Todo trabajo será entregado bajo autorización escrita al representante del cliente cuando
éste envía a un delegado.
14. Para la entrega de los pedidos en la oficina es necesaria la presentación de la copia de
solicitud de pedido.

Representante Comercial:

15. En el mismo envío se pueden despachar diferentes solicitudes de un mismo distribuidor.

16. Cada despacho debe ir relacionado en un formato denominado remisión de mercancía,
en la cual van descritas las facturas que están incluidas en el despacho.
17. Los pedidos se despachan al cliente cuando el distribuidor lo deja expreso en el formato
de pedido.
18. Cuando le ha llegado la mercancía al distribuidor éste se hace responsable de las
entregas a los clientes.

PROCEDIMIENTOS:

1. La copia rosada de la remisión debe hacerse llegar al área comercial para comparar con
el pedido y la factura.
2. Cuando el pedido corresponda a un solo diploma, este debe ir acompañado de cartón
para que no se deteriore.
3. Todos los productos deben estar envueltos en superstrech y deben llevar el rótulo de la
empresa.
4. Las medallas deben protegerse con icopor o cartón.
5. Los servicios especiales como Deprisa o aeropuerto – aeropuerto deben tener
autorización previa, de acuerdo al siguiente conducto regular, en primer lugar de la
Dirección Administrativa, en el caso que no se encuentre se recurre al Jefe de Ventas.
PRESTACION DEL SERVICIO

1. Las llamadas de los clientes las recibe la secretaria y las dirige al asistente comercial si
es para solicitudes o modificaciones, o a servicio al cliente para conocer la fecha de
envío o el estado del pedido.
2. Es muy limitado el envío de muestras de productos por el tipo de producto que
vendemos.
3. Cuando un cliente requiere muestras ya elaboradas se hacen llegar a través del Jefe
de Ventas, asistente comercial o distribuidor y debe ser devuelta a la empresa. La
muestra debe ir con sello de anulado.
4. Solo en casos que no sea posible la visita se envía la muestra con el compromiso de
devolverla posteriormente, con previa autorización del Jefe de Ventas.
5. Los patrocinios y obsequios deben ser autorizados.
6. Los productos tienen garantía por uso en condiciones normales, cualquier reclamo en
ese sentido debe ser valorado por producción.
7. Dependiendo el caso la garantía cubre la reposición sin ningún costo.
8. Los pedidos de diplomas se entregan con un estilógrafo como obsequio.
9. La empresa obsequia calendarios a sus clientes en el mes de julio en cantidad de 2
(dos) ó 3 (tres) por institución.
10. Los clientes disponen en las instalaciones de la empresa de una sala de espera con
tinto, bebidas aromáticas y agua fría.

PROCEDIMIENTOS:

1. Si el asistente comercial se encuentra ocupado atendiendo algún cliente y entra una

llamada de otro cliente, la secretaria lo puede comunicar con servicio al cliente, si la
persona responsable de ese cargo también se encuentra ocupada, la secretaria le pide
al cliente el nombre, teléfono y pedido tentativo para que el asistente comercial le
devuelva la llamada.
2. Los patrocinios y obsequios son autorizados por el Jefe de Ventas o la Gerencia en
razón a las cantidades del cliente, sus volúmenes de compra y el carácter del evento.

FACTURACION

1. La responsabilidad de la facturación recae en el almacén.

2. El cliente es quien indica el momento en que se debe facturar, esto se debe especificar
al momento de hacer el pedido. De ser así debe ser autorizado el pedido.
3. Cuando hay abonos al pedido se debe facturar para generar recibo de caja en el
sistema.
4. En casos especiales se puede coordinar con el cliente la fecha de facturación para lo
cual se debe solicitar la autorización de la Dirección Administrativa.
5. Para que se pueda facturar posteriormente al despacho del pedido debe aparecer la
autorización en la orden de pedido del Jefe de Ventas y la Dirección Administrativa.
6. Las facturas entregadas en la oficina deben ser firmadas por quien las recibe,
presentando autorización expresa del representante legal de la institución.
7. A San Andrés islas no se le factura con IVA por tener régimen especial.
8. Las facturas deben estar firmadas y selladas por el almacenista y deben diligenciarse a
través del sistema. Cuando no hay sistema se realizan en maquina de escribir y
posteriormente se registran en el modulo de facturación.
9. Toda factura a crédito debe llevar cosido sobre la copia rosada el rótulo de
observaciones para el pago o consignación.

Representante Comercial:

1. Los representantes comerciales son los responsables de los originales de las facturas
que lleguen a ellos, por tanto al entregar la mercancía deben dar la copia rosada y
quedarse con el original firmado.
2. Las facturas se deben emitir a nombre del cliente, además se debe anotar el nombre del
distribuidor o vendedor correspondiente.
3. Los clientes tienen derecho a un descuento financiero del 5% si cancelan la factura en
los 10 días hábiles siguientes al recibo total de la mercancía.
4. Cuando se anula una factura se debe tener la original con sus copias. Además debe
estar autorizada mediante firma, aclarando el motivo y el número de factura que la
reemplazó.

PROCEDIMIENTOS:

1. La factura original se entrega al cliente sólo en el momento en el que se cancela el valor

del pedido, la copia rosada se entrega al cliente, la copia azul es el consecutivo de
contabilidad y la copia verde se debe pasar a cartera cuando se ha concedido un crédito.
Si el pago se ha efectuado inmediatamente, la copia verde se debe pasar a contabilidad
junto con el recibo de caja.
2. Los representantes comerciales son los responsables de los originales de las facturas
que lleguen a ellos, por tanto al entregar la mercancía deben dar la copia rosada y
quedarse con el original firmado.

CONTABILIZACION DE COMISIONES

La empresa cuenta con los siguientes vendedores:

1. Diego Carrillo se gana el 2% por ventas, + 2% por recaudo hasta 60 días y el 1% sobre
el total de las ventas si cumple meta total del año.
2. Andrés Venegas se gana el 2% por ventas , el 2% por recaudo hasta 60 días
3. Sandra Ortiz se gana el 1% por ventas anuales si cumple meta de venta.
Y cuenta también con dos distribuidores los cuales se ganan el 15% de comisión, pero
teniendo en cuenta sobre ese valor se descuentan el 10% por retención en la fuente por
comisión.
Las comisiones que ganaron cada uno están en la nomina en la casilla de otros que están
sumando.

NOTA:

1. Los distribuidores son responsables con sus comisiones de la cartera generada en su

gestión.
NOTA: es una cláusula que se encuentra en el contrato.

2. Cuando un cliente perteneciente a un distribuidor no cancela posterior a 60 días se

procede a castigar la factura y a descontar de su comisión; por lo cual el mismo
distribuidor debe legalizar al cliente la o las facturas involucradas en el momento en que
 efectúe el pago, hacerle recibo de caja y hacer llegar copia del mismo a la empresa, y el
dinero correspondiente al pago lo puede tomar este distribuidor.
3. Cuando las comisiones del distribuidor no alcanzan a cubrir la cartera castigada, el
recaudo de la cartera lo asume la empresa y el distribuidor no gana comisión por cobro,
pero si por venta, la cual corresponde al 20% de la comisión pactada.

CONTABILIZACION DE GARANTIA

1. Los productos tienen garantía por uso en condiciones normales, cualquier reclamo en
ese sentido debe ser valorado por producción.
2. Dependiendo el caso la garantía cubre la reposición sin ningún costo.

CUENTAS POR COBRAR

1. No se recibirán cheques de otras plazas por cuantías inferiores a $ 100.000=.

2. Todos los recibos provisionales de caja deben ir con firma y sello del cliente, sin
excepción.
3. Los pagos recibidos por el área comercial en cualquier forma (efectivo o cheque) debe
tener soporte el recibo de caja, entregándole al cliente el original.
4. Las cancelaciones de facturas deben estar soportadas por el respectivo fax de la
consignación y recibo de caja, especificando documentos y retenciones.
5. Los pagos deben tener soporte cuando se ha practicado algún tipo de descuento como
es la retención en la fuente, retención del iva o estampillas, lo cual es aportado por el
cliente.
6. El recaudo de cartera será responsabilidad de la oficina de servicio al cliente.
7. Se debe recurrir al cobro jurídico cuando la factura pase de 90 días.

REPRESENTANTES COMERCIALES:
1. El manejo de los distribuidores esta regulado por el contrato de comisión firmado con
ellos, el manual de procedimientos que se entrega con sus anexos y el programa de
atención a clientes que contempla los clientes que deben ser atendidos y los productos
que regularmente compran.
2. Los distribuidores se deben entender directamente con el área comercial.
3. Se pide (no es obligación) tener una línea celular a la cual la empresa los pueda llamar
en virtud de tener planes corporativos.
4. Los distribuidores cuentan con papelería de la empresa (talonarios de pedido, recibos
de caja, sello, muestrario, catálogos, y listado de precios) para el trámite de toda la
información.

INGRESO DEL EFECTIVO

1. El ingreso del efectivo de las ventas realizadas en la fábrica son así: las facturas
deben ser canceladas únicamente en caja principal, los vendedores que hayan
realizado cobros deben entregar a la caja principal el efectivo junto con los
respectivos recibos provisionales de caja, y la persona encargada de la caja principal
les debe firmar una planilla de recibido. Al terminar el día el Jefe de ventas realiza
arqueo de caja y recoge todo el efectivo que haya en ella, luego en las oficinas de la
gerencia le hace entrega al director administrativo del efectivo, el cual le firma una
planilla de recibido y deposita el efectivo en la caja de seguridad.
 2. Todos los días se debe consignar a los proveedores con el efectivo disponible en la
caja de seguridad las facturas que se van venciendo y lo que quede se debe
consignar diariamente en la cuenta de la empresa del banco de Bogota.
3. Las ventas a crédito o las realizadas en otras ciudades se deben consignar
únicamente en la cuenta de la empresa del Banco de Bogota cuyo numero va
impreso en la factura de venta y es 184-001575-2.

AJUSTES A LAS FACTURAS Y/O NOTAS DE CREDITO

1. Si la devolución es por producto no solicitado por el cliente se debe hacer una nota
crédito en contabilidad para afectar la factura.

DETERMINACION DEL COSTO DE VENTA

Tenemos en cuenta el total de las compras de MP, el total de los gastos incurrido en MOD
(el cual aparece en la nomina de producción), Y el total de los CIF (de producción), y cada
uno lo dividimos por el total de las unidades a producir, su resultado lo totalizamos y lo
multiplicamos por el porcentaje a ganar que es el 40% de utilidad sobre cada producto mas
el IVA del 16% que lo asume el cliente.

ASIENTOS CONTABLES MÁS COMUNES

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTE

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES.xls

BASES USUALES DE DATOS

1. Bases de referencia

1.1 Listado y/o archivos maestros de clientes y de crédito

PLAZAS DE DISTRIBUCION

En total son 15 departamentos en los que están presentes:

 Antioquia
 Atlántico
 Bolívar
 Boyacá
 Cundinamarca
 Cauca
 Cesar
 Guajira
 Magdalena
 Norte de Santander
  Santander
 San Andrés y Providencia
 Sucre
 Valle del Cauca

1.2 catalogo de producto y listado o archivos de precios

Para el precio del producto “se ha establecido un 40% de utilidad sobre cada producto mas
IVA del 16% que lo asume el cliente” CATALOGO DE PRECIOS.xls

BASES DINAMICAS
1. La empresa trabaja dos temporadas fuertes: mayo 10 a julio 15 y octubre 10 a
diciembre 15, que corresponden a calendarios B y A escolares en el país
respectivamente.

2. Cuadro de ventas históricas y presupuestadas anuales:

HISTORICO DE VENTAS.xls

ENLACES CON OTROS CICLOS

1. Ciclo de ingresos vrs Ciclo Tesorería

La persona encargada de tesorería debe estar consultando con el director administrativo la
planilla donde se relaciona el efectivo de la caja de seguridad y el saldo de la cuenta
corriente del Banco de Bogotá No. 184-001575-2, para de esta manera conocer la
disponibilidad de los fondos existentes de la empresa para generar los pagos oportunos de
los compromisos adquiridos.

2. Ciclo de Producción vrs Ciclo de Despachos

En el momento en que los vendedores llegan con los pedidos a la empresa se envía al
departamento de producción una orden de producción donde se especifica las referencias
relacionadas en el pedido para así empezar el proceso de producción de este pedido, (ya
que Carvajal Editores Ltda produce sobre pedidos), cuando producción termina el proceso
de los productos solicitados en el pedido se envía reporte a despachos para generar la
remisión al cliente y proceder al empaque y despacho de la mercancía.

OBJETIVOS DE AUTORIZACION

1. Dentro de las políticas comerciales de la empresa, en el otorgamiento de créditos, el

plazo para cancelar los créditos deben estar autorizados, al igual que las facturas a
créditos y la aprobación de las solicitudes de crédito, por el comité de crédito.
2. Todo trabajo será entregado bajo autorización escrito al representante del cliente
cuando este envía un delegado.
3. Los pedidos solo se despachan cuando el distribuidor lo deje expreso en el formato
de pedido.
4. Los servicios especiales para el despacho de mercancía como deprisa o
aeropuertos solo se despachan con autorización del de la dirección de
administración y en caso que este no se encuentre lo hace el jefe de ventas.
5. El pedido se autoriza una vez el cliente lo indique.
6. La dirección de administración es quien autoriza en los casos especiales de
despacho que se coordine con el cliente la fecha de facturación.
7. El jefe de ventas o de administración es quien autoriza facturar posteriormente al
despacho del pedido.
8. El representante legal de la institución es quien autoriza que las facturas entregadas
en la oficina deben ser firmadas por quien las recibes.
9. La institución es quien autoriza los duplicados de los diplomas.
10. El jefe de ventas en quien autoriza el envió de muestras de pedidos al cliente con el
compromiso de devolverla posteriormente.
11. El jefe o Gerencia de ventas en quien autoriza los patrocinios y obsequios en razón
a las cantidades del cliente, sus volúmenes de compra y el carácter del evento.
12. Los costos de las correcciones a los productos deben ser cotizadas por el jefe de
producción o de la dirección de administración.

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION

1. El representante comercial esta autorizado, a proceder a castigar la factura y

descontar de la comisión, cuando un cliente perteneciente a un distribuidor no
cancela la factura posterior a 60 días.
2. por políticas comerciales de la empresa, cuando las comisiones del distribuidor no
alcanzan a cubrir la cartera castigada, lo asume la empresa y el distribuidor no gana
comisión por cobro pero si por venta.
3. Los pedidos se despachan al cliente cuando el distribuidor lo deja expreso en el
formato de pedido.
4. una vez el cliente indica el momento en que se debe facturar, se autoriza el pedido.
5. Las facturas que se presentas posteriores a la orden de despachos del pedido debe
aparecer la autorización en la orden de pedido del jefe de ventas o de la dirección
de administración.
6. cuando se anula una factura se debe tener la original con sus copias, además debe
estar autorizada mediante firma aclarando el motivo y el número de la factura que la
remplaza.
7. los duplicados de los diplomas solo se hacen con autorización del escrita de la
institución y con paga anticipado, cuando es para otra ciudad deben cancelar
adicionalmente el flete.
8. la empresa aprueba los pedidos del cliente siempre y cuando posea los recursos
necesarios para su elaboración y lo pueda entregar oportunamente.
9. se requiere de una solicitud soportada por un pedido escrito, en el cual debe estar
firmada por el solicitante y acompañado de una orden de compra según
procedimiento del cliente.
10. los pedidos autorizados se despachan acompañados de la remisión de la empresa
donde se relaciona lo que se esta despachando, el almacén debe anotar el numero
de la guía de despacho y el nombre de la empresa , por la cual se transporta el
paquete enviado al cliente en la remisión de la mercancía y el área comercial debe
hacer lo mismo en la orden de pedido, el empaque del pedido debe corresponder al
tipo de producto, el tiempo regular de entrega de un pedido al cliente es de 10 días
hábiles, las modificaciones al respecto deben ser coordinadas con producción.
11. Todo y cada uno de los embarques o servicios prestados por la empresa deben ser
facturados según políticas comerciales.
12. Las facturas deben emitir el nombre del cliente, del distribuidor y vendedor, estipular
los descuentos que se le otorgue al cliente según el caso.
 13. la cancelación de las facturas deben estar soportadas por el respectivo fax de la
consignación y recibo de caja especificando documentos y retención.
14. si la devoluciones es por producto no solicitado por el cliente se debe hacer una
nota crédito en contabilidad para afectar factura.
15. todos los despachos se deben hacer completos excepto cuando el mismo cliente ha
dado la orden la orden a la institución de realizarlos parcialmente.
16. El almacén debe verificar que las cantidades, referencias y productos solicitadas por
cliente sean las mismas referencias que se van a enviar.
17. El inventario se actualiza automáticamente, al igual que las cuentas por cobrar.
18. Se organiza los trabajos por prioridad para calcular el tiempo de entrega al cliente
19. Se calcula por planilla el costo del producto.
20. Se realiza cálculos de materia indispensable para elaborar el producto.

OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION

1. Arqueo de caja
2. Conciliación mensual de inventario, cartera, ventas, compras, contabilidad y
despacho
3. Inspección técnica de inventarios.
4. Evaluación periódica de tesorería, producción.

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA

1. El área comercial es el responsable que las entregas se hagan directamente en la

oficina.
2. el representante legal es quien autoriza que el trabajo realizado se le entregue al un
delegado cuando el cliente lo envié.
3. Al almacén es quien se responsabiliza de los contenidos del paquete.
4. El almacén es quien se responsabiliza de la facturación.
5. los representantes comerciales son los responsables de los originales de las
facturas.
6. El jefe de ventas debe hacer auditorias permanentes.
7. El recaudo de cartera será responsabilidad de la oficina de servicio al cliente.