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5 herramientas para la mejora

de procesos
GESTIÓN BASADA EN PROCESOS timer 6 MIN.

SANDRA TERUEL
1 de noviembre, 2021

En la actualidad existen infinidad de instrumentos y herramientas de apoyo para la

gestión de procesos de mejora en sus distintos ámbitos: análisis de problemas,
generación y organización de ideas o representación de procesos o flujos de trabajo.
Cada herramienta tiene una especialización y forma de utilización diferentes, así como
diversas ventajas y puntos débiles.
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Criterios generales para seleccionar y usar herramientas de mejora

El principal problema a la hora de elegir qué herramienta o herramientas utilizar durante el

desarrollo de un proyecto de mejora es decidirse entre la amplísima oferta existente.
Además, cada profesional tiene sus preferencias y gustos personales, por lo que en ocasiones
es complicado llegar a un acuerdo.

Algunas recomendaciones en la selección y uso de este tipo de herramientas serían:

• Realizar una preselección de las que pensemos que mejor se adaptan a nuestros
objetivos y necesidades.

• No es necesario seguir a rajatabla las instrucciones o metodología de las

herramientas seleccionadas.

 • Aprender a utilizar unas pocas herramientas y adaptarlas a las necesidades de

nuestra organización.

Herramientas de análisis de problemas

Dos de las más utilizada son: el diagrama causa-efecto y el diagrama de Pareto. A

continuación, veremos sus características principales y funcionamiento.

Diagrama causa-efecto

Es una herramienta de análisis que permite obtener un cuadro detallado y de fácil

visualización de los diversos motivos que pueden originar un determinado efecto o
problema. Se utiliza por lo tanto, cuando se quiere detectar un efecto indeseable y descubrir
sus causas .

Suele aplicarse en la investigación de las causas de un problema, mediante la incorporación

de opiniones de un grupo de personas directa o indirectamente relacionadas con el mismo.

Al diagrama causa-efecto se le conoce también como diagrama de Ishikawa, haciendo

referencia a  su creador, el profesor japonés Kaoru Ishikawa. Actualmente está considerada
como una de las principales herramientas de mejora  por su gran sencillez y eficacia.
 
Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis de gran ayuda para tomar decisiones
en función de prioridades. Se basa en el principio «el 80% de los problemas se pueden
solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan» enunciado por Vilfredo
Pareto. Esto significa que con unas pocas acciones correctivas se pueden solucionar un gran
número de deficiencias.

Se basa en un  gráfico de barras, la cuales representan los factores correspondientes a una

magnitud cualquiera y están ordenados de mayor a menor (en orden descendente) y de
izquierda a derecha.

Este tipo de diagrama, es utilizado básicamente para:

• Conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema.

• Determinar la causa raíz del problema.

• Decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben optimizar.

 • Comprobar si se ha conseguido el efecto deseado (por comparación con los
Paretos iniciales).

Herramientas para generar ideas

La más conocida es la técnica conocida como Brainstorming, también conocida como

tormenta o lluvia de ideas. Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de
nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.

Fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osbon y busca sacar el máximo provecho de la
interacción entre varios individuos mediante reuniones de carácter relajado e informal donde
se trata de acumular ideas, a ser posible innovadoras y creativas, sobre un determinado asunto
para su valoración posterior.

Técnicas de representación de procesos y flujos de trabajo

Diagrama SIPOC

El Diagrama SIPOC, por sus siglas en inglés Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers, es
la representación gráfica en cinco fases de un proceso de gestión. Es un sistema muy
 interesante porque permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes
implicadas en el mismo:

• Proveedor (Supplier). Persona que aporta recursos al proceso.

• Entradas (Inputs). Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso;

información, materias primas, profesionales, infraestructuras, etc.

• Proceso (Process). Conjunto de actividades que transforman las entradas en

salidas, dándoles un valor añadido.

• Salidas (Outputs). Resultados que se generan (productos, servicios, etc).

• Cliente (Customer). La persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo es

obtener la satisfacción de este cliente.
Diagrama de flujo

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es una técnica muy conocida que consiste en
la representación gráfica del proceso de cualquier actividad. Se utiliza con asiduidad para
la mejora de procesos organizativos o industriales  

Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan el flujo de
ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Todas estas herramientas se caracterizan por ofrecer una imagen muy esquemática y clara
de los procesos, acciones o algoritmos de cualquier actividad relacionada con los circuitos de
trabajo, lo que es de gran ayuda para una rápida detección de problemas específicos que
estaban pasando desapercibidos.

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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:

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