CONTROLES PREVENTIVOS Y DETECTIVOS DE LOS ERRORES POTENCIALES EN EL CICLO DE LOS INGRESOS

ERRORES POTENCIALES EFECTO SOBRE LA CUENTA CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES DETECTIVOS

1. Ventas registradas pero mercaderías
no despachadas
 Este error normalmente originaría que
las ventas y las cuentas por cobrar se
encontrasen registradas de más.
 Asimismo, si se utilizan las facturas de
venta (en vez de los documentos de
embarque), para descargar los registros
de inventarios en libros se encontrará
registrados de menos en comparación
con el inventario físico y por lo tanto, el
costo de ventas estará inflado.
 Control sobre el exceso de mercadería
del área de despacho o de embarque
 La función de despacho de mercaderías
o de embarque se encuentra segregada
de la facturación.
 Las facturas de ventas se cotejan contra
los documentos de despacho o
embarque.
 Control sobre los pedidos pendientes y
los despachos o embarques parciales.
 Revisión y seguimiento independiente de
las facturas de ventas no cotejadas.
 Investigación de las cuentas por cobrar
vencidas.
 Preparación y revisión rutinarias de los
reportes de despacho o embarque.

2. Mercaderías despachadas pero no
facturadas
 Este error normalmente significaría que
la venta y la correspondiente cuenta por
cobrar no se han registrado, dando
como resultado que las ventas y las
cuentas por cobrar están registrados de
menos
 Asimismo, si no se utilizan las facturas
de venta para descargar los registros de
inventarios perpetuos, el inventario en
libros se encontrará registrado de más
en comparación con el inventario físico
de mercaderías y el costo de ventas
estará registrado de menos.
 Control sobre el acceso a las áreas de
despacho o embarque
 La función de despacho o embarque de
mercaderías se encuentra segregada de
la función de facturación.
 Los pedidos de venta y documentos de
despacho o embarque prenumerados.
 Los documentos de despacho o
embarque se cotejan contra las facturas
de venta.
 El control sobre las ventas no rutinarias
o acostumbradas (tales como ventas de
desperdicio, ventas a consignación,
etc.); despachos o embarques directos
del proveedor al cliente; pedidos
pendientes; embarques parciales, etc.
 Seguimiento independiente de la
secuencia numérica de los pedidos de
venta y/o documentos de despacho o
embarque.
 Revisión y seguimiento independientes
de los documentos de despacho o
embarque no cotejados.
 Preparación y revisión rutinarias de los
reportes de despacho o embarque y
comparación contra los registros de
ventas.
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ERRORES POTENCIALES
3. Ventas facturadas, pero no registradas
4. Ventas registradas por un importe
incorrecto
EFECTO SOBRE LA CUENTA
 Este error originaría que las ventas y las
cuentas por cobrar estuviesen registradas
de menos.
 Los errores en facturación, cualquier que
sea su origen, afectaría las ventas y las
cuentas por cobrar y podrían dar como
resultado que dichas cuentas se
encontrasen registradas de más o de
menos.
 Los errores que afectan el costo de las
facturas de ventas (cuando es aplicable)
se tratan en el punto 5.
CONTROLES PREVENTIVOS
 La función de facturación se encuentra
segregada de la función de cuentas por
cobrar.
 Facturas de venta prenumeradas.
 Los números de los documentos de
despacho o embarque y/o pedidos de
venta, se cotejan contra las facturas de
venta y los registros de cuentas por
cobrar.
 El total facturado se pasa directamente a
la fuente de registro al libro mayor
(diariamente).
 Lista de precios estándar; aprobación de
las ventas excepcionales.
 Descuentos estándar; aprobación de las
ventas excepcionales
CONTROLES DETECTIVOS
 Seguimiento independiente de la
secuencia numérica de las
facturas de venta.
 Revisión y seguimiento
independiente de los números de
los documentos de despacho o
embarque y/o pedidos de venta no
cotejados.
 El total facturado se concilia en
forma independiente contra el
total de cuentas por cobrar
registradas (diariamente)
 Verificación independiente de los
precios, cantidades, extensiones,
descuentos, IVA, fletes, etc.
 Investigación de las cuentas por
cobrar vencidas o de los saldos
acreedores; seguimiento de las
reclamaciones de los clientes
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ERRORES POTENCIALES
5. Ventas facturadas, pero costeadas de
manera incorrecta (incorrectamente)
6. Mercaderías despachadas o embarcadas
a un cliente riesgoso.
EFECTO SOBRE LA CUENTA
 Estos errores pueden ser de dos tipos:
 Primeramente, las ventas pueden no
haberse costeados y los inventarios
perpetuos no haberse descargado,
originando que los registros de
inventarios estuviesen registrados de
más y que el costo de ventas estuviese
registrado de menos.
 En segundo lugar, las ventas pueden
haberse costeado y los inventarios
haberse descargado, pero por un
importe incorrecto.
Esto podría resultar en que los
registros de inventarios estuviesen
registrados de más o de menos, con el
correspondiente efecto en el costo de
ventas.
 Este tipo de error no tendría ningún
efecto directo sobre las cuentas, pero
aumentaría la probabilidad de que
hubiese cuentas incobrables, y de que no
se reconociesen y no se cancelasen, lo
cual daría como resultado que las cuentas
por cobrar se encontrasen registradas de
más y el cargo a resultados por conceptos
de cuentas de cobro dudoso, de menos.
CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES DETECTIVOS
 Costos estándar; aprobación de las  Conciliación periódica entre el
ventas excepcionales y los cambios inventario físico o real y los
registros perpetuos; investigación
de las diferencias.
 Preparación y revisión de los
análisis periódicos de la utilidad
bruta por línea de productos.
 La función de embarque que se encuentra  Investigación de las cuentas por
segregada de la función de facturación y cobrar vencidas.
del departamento o sección de créditos.
 Establecimiento de límites de crédito.
 Verificación y aprobación del crédito
antes de aceptar los pedidos.
 Revisión periódica de los límites de
crédito, comportamiento de los pagos,
etc.
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ERRORES POTENCIALES
7. Ventas clasificadas incorrectamente
8. Ventas registradas en el período
incorrecto
9. Ventas diversas o no operacionales no
registradas apropiadamente.
EFECTO SOBRE LA CUENTA CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES DETECTIVOS
 Este error no afectaría la utilidad neta,  Catálogo de cuentas detallado.  Conciliación entre las cuentas de
pero daría como resultado que las  Revisión independiente de la codificación ventas y los análisis de ventas.
distintas clasificaciones de las ventas se antes de su registro.  Análisis de las variaciones con
encontrasen registradas de más o de  Establecimiento de fechas de corte respecto a los presupuestos
menos.
 En los estados financieros por segmentos,
también afectaría las utilidades brutas
por segmentos.
 Este error afectará todas las cuentas  Establecimiento de procedimientos para  Conciliación entre las cuentas de
afectadas por una transacción de venta, el corte de la documentación. ventas y los análisis de las ventas.
es decir, ventas, costo de ventas, cuentas  Análisis de las variaciones con
por cobrar e inventarios. El error daría respecto a los presupuestos.
como resultado que las ventas, el costo de
ventas y las cuentas por cobrar se
registrasen de menos y los inventarios de
más o viceversa.
 El efecto de los errores en esta área  Se requiere autorización para las ventas  Verificación física de los
variará de acuerdo con la naturaleza de los bienes de uso (activos fijos) e despachos o los embarques.
exacta del error. inversiones, etc.  Conteos físicos de los diversos
El tipo de error más probable es ya sea  Documentación comprobatoria adecuada activos.
que las ventas diversas no se registren o para los asientos de diario.  Revisión independiente y periódica
que se registren incorrectamente. Esto  Aprobación adecuada y oportuna de los de los asientos y de su
podría afectar los activos y las cuentas asientos de diario. documentación comprobatoria.
por cobrar con la consecuente posibilidad
de que los ingresos o los gastos derivados
de cualquier utilidad o pérdidas por la
venta que no se está reconociendo, se
encontrasen registrados de más o de
menos.
 CONTROLES PREVENTIVOS Y DETECTIVOS DE LOS ERRORES POTENCIALES EN EL CICLO DE LAS COBRANZAS
ERRORES POTENCIALES
1. Cobranzas contabilizadas (o ingresos en
efectivo registrados), pero no
depositadas.
EFECTO SOBRE LA CUENTA
 Este error implica que no obstante que las
cobranzas o que los ingreso en efectivo se
han registrado o contabilizado, el dinero
se ha perdido o ha sido robado.
 Los registros de ingresos en efectivo se
encontrarán registrados de más y los
gastos (o posiblemente las cuentas por
cobrar), se encontrarán registrados de
menos.
CONTROLES PREVENTIVOS CONTROLES DETECTIVOS
 Las funciones de la Caja, se encuentran  Conciliaciones bancarias en
segregadas de las del registro de las forma periódica.
cuentas por cobrar.  Revisión independiente de las
 Al recibirse las cobranzas, los cheques se conciliaciones bancarias.
cancelan con un sello de “para ser
depositado a la Cta. Cte. N° del Banco
...............................................................”.
 El banco únicamente acepta los cheques
sellados con el concepto anterior.
 Los ingresos recibidos por correo, por
ventas de mostrador y por los agentes
foráneos, se entregan directamente al
cajero, listados individualmente, y se
determinan inmediatamente las cifras de
control.
 Los depósitos se verifican en forma
independiente y los ingresos se depositan
de inmediato.
 Control sobre las cuentas de depósito de
las sucursales.
 Antes de depositarse los cheques
postdatados (diferidos), se listan y se
controlan.
 CONTROLES PREVENTIVOS Y DETECTIVOS DE LOS ERRORES POTENCIALES EN EL CICLO DE LAS COBRANZAS
ERRORES POTENCIALES
2. Cobranzas en efectivo, no contabilizados
(registrados) o no depositados
3. Cobranzas o ingresos en efectivo,
depositadas pero no contabilizadas o
registradas
EFECTO SOBRE LA CUENTA
 Este error implica que los pagos
efectuados a la compañía no han sido
registrados conforme se recibieron y
también que no han sido recibidos por la
compañía, o que no si se recibieron no
fueron conservados o utilizados por la
compañía. Es decir, los ingresos se han
perdido o han sido robados.
 El primer efecto de este error sería que
las cuentas por cobrar se encontrasen
registrados de más, o las ventas de
menos, dependiendo de si los ingresos en
efectivo se recibieron por concepto de
ventas al crédito o ventas al contado.
 El otro efecto probablemente sería que
los gastos se registrasen de menos (es
decir, el gasto resultante de la pérdida del
efectivo) a menos que el efectivo pueda
recuperarse en cuyo caso sería apropiado
registrarlo como una cuenta por cobrar.
 Este error originaría que las cuentas por
cobrar estuviesen registradas de más
(ventas al crédito) o que las ventas
estuviesen registradas de menos (ventas
al contado), y que el efectivo estuviese
registrado de menos.
CONTROLES PREVENTIVOS
 Los estados de cuenta mensuales se
verifican y se envían por correo por
personas independientes a los clientes de
cuentas por cobrar.
 La función de ingresos en efectivo, se
encuentra segregada de las cuentas por
cobrar.
 Control sobre los ingresos en efectivo por
correo, ventas al contado, cobros
efectuados por los choferes, etc.
 Recibos prenumerados.
 Control sobre los desembolsos efectuados
con los ingresos en efectivo.
 Los ingresos diversos se controlan
apropiadamente a través de las cuentas
por cobrar.
 Se determinan las cifras de control para
los ingresos y son la fuente de registro al
Libro de Ingresos.
CONTROLES DETECTIVOS
 Revisión periódica de la relación
de las cuentas por cobrar por
antigüedad de saldos.
 El seguimiento de las cuentas por
cobrar vencidas lo efectúa una
persona independiente de la
función de las Cuentas por
Cobrar.
 Seguimiento independiente de la
secuencia numérica de los
recibos; y los recibos se verifican
contra los registros de Ingresos.
 Seguimiento a las Cuentas por
Cobrar a deudores diversos.
 Conciliaciones bancarias en
forma periódica.
 Revisión independiente de las
conciliaciones bancarias.
 Revisión periódica de la relación
de cuentas por cobrar por
antigüedad de saldos.
 Seguimiento independiente de las
Cuentas vencidas.
 Seguimiento independiente de las
preguntas hechas por los clientes.
 CONTROLES PREVENTIVOS Y DETECTIVOS DE LOS ERRORES POTENCIALES EN EL CICLO DE LAS COBRANZAS
ERRORES POTENCIALES
4. Cobranzas o ingresos en efectivo,
registradas por un importe incorrecto.
5. Cobranzas de Clientes o Ingresos en
efectivo, acreditadas a una cuenta
indebida.
6. Cobranzas de Clientes o Ingresos en
efectivo registrados en el período
incorrecto.
EFECTO SOBRE LA CUENTA
 Este error podría hacer que el efectivo se
encontrase registrado de más y,
consecuentemente, que las cuentas por
cobrar se encontrasen registradas de
menos o viceversa. Si el efectivo recibido
provino de una fuente distinta a las
cuentas por cobrar, podrían ser otras
cuentas
 Este error afectaría únicamente a la
cuenta que debiera haberse acreditado (la
cual se encontrará registrada de más), y
la cuenta que se acreditó erróneamente
(la cual estará registrada de menos).
Ambas podrían ser cuentas por cobrar o
una de ellas o ambas podrían ser otras
cuentas.
 Este error es un error de corte y afectará
el efectivo y las cuentas por cobrar u
otras cuentas que hayan sido la fuente del
efectivo. Dependiendo de si los ingresos
en efectivo fueron registrados con
anticipación o con retraso, el efectivo se
encontrará registrado de más o de menos.
Las cuentas por cobrar se encontrarán
registrados de menos o más.
CONTROLES PREVENTIVOS
 El importe de los ingresos en efectivo, se
verifica en forma independiente y se
identifica en la fuente de registro.
 Revisión de la codificación de la cuenta
de ingresos en efectivo antes de
registrarlos o contabilizarlos.
 Conciliación entre los ingresos en
efectivo y las facturas específicas antes
que se registren.
 Sello fechado en todos los ingresos por
las cobranzas diarios, con su
correspondiente “Planilla Diaria de
Cobranzas”.
 Establecimiento de procedimientos para
el corte de documentación.
CONTROLES DETECTIVOS
 El total de los ingresos en efectivo
se concilia contra el de los
asientos individuales.
 Conciliaciones bancarias
periódicas.
 Seguimiento independiente de las
cuentas vencidas.
 Seguimiento independiente de las
preguntas hechas por los clientes.
 Seguimiento independiente de los
saldos acreedores y de las cuentas
vencidas.
 Seguimiento independiente de las
preguntas hechas por Clientes.
 Conciliaciones bancarias
periódicas.
 Seguimiento independiente de las
preguntas hechas por los Clientes.
 Análisis de las variaciones en los
flujos de efectivo con respecto a
los pronósticos.
 Revisión y conciliación
independiente de las cuentas por
cobrar.