MACROPROCESO: Código:

PROCEDIMIENTO
Gestión de Información y Tecnología H5-P04-PR02
PROCESO: Vigente desde:
GESTIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO
Gestión de la seguridad

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
24-11-2016 V1 Lanzamiento del Documento

1. OBJETIVO

Garantizar la pronta recuperación de los servicios de TI, tras un desastre, estableciendo

políticas y procedimientos que permitan la continuidad en la ejecución de los servicios y
normal operación de los procesos de la Institución.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con desde establecer las políticas y alcance de continuidad
de los servicios de TI, evaluando el impacto de caída de un servicio, análisis de
riesgos, definir las estrategias de continuidad, organizar y planear la recuperación de
desastres y finaliza con la supervisión de la implementación del plan. Aplica para todos
los servicios de infraestructura y servicios de TI de la Fundación Universitaria del Área
Andina.

3. DEFINICIONES

 Acuerdo de Niveles de Servicio (SLA): Acuerdo escrito entre el proveedor de

servicios y el cliente sobre los niveles de servicios acordados entre ambas partes.

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Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
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 Análisis de Impacto del Negocio (BIA): Es la actividad de la Gestión de la

Continuidad del Negocio que identifica funciones vitales del Negocio y sus
dependencias. Estas dependencias pueden incluir Proveedores, personas, otros
Procesos de Negocio, Servicios de TI, entre otros. El BIA define los requerimientos
de recuperación para los servicios de TI. Dichos requerimientos incluyen Objetivos
de Tiempo de Recuperación, Objetivos del Punto de Recuperación y los Objetivos
de Nivel de Servicio mínimos para cada Servicio TI.

4. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES

COD. RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO COD. CONTROL DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

En este espacio se describe la accion

En este espacio se describe el riesgo correspondiente a fin de mitigar el riesgo
Se indica el Se indica el codigo
asociado al procedimiento. asociado
código asociado asociado al control
al riesgo el cual correspondiente el
Ej. Aumento en la provisión de cartera por Ej. Mensualmente el Área de Cartera
se determina de cual se determina de
falta de gestión de cobro a los realiza seguimiento de la gestión, a
acuerdo al acuerdo al codigo
estudiantes o relacionados académicos y través de un cuadro de control a las
procedimiento asignado al riesgo.
seguimiento de las cuentas por cobrar cuentas por cobrar de los estudiantes y
que no han sido canceladas dentro de los relacionados académicos que no han
Ej. R-OI-01 Ej. C-OI-01
términos acordados. cumplido los pagos dentro de los
términos definidos.

5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ASOCIADOS

Enuncie en viñetas no numéricas ni literales los sistemas de información que son utilizados

Ejemplo:
 Sistema de Información de Gestión Humana
 Microsoft Office

6. CONDICIONES Y POLÍTICAS

Las políticas serán las condiciones generales asociadas al procedimiento.

Las condiciones serán los parámetros específicos asociados a las actividades definidas.

En ambos casos políticas o condiciones son parámetros de cumplimiento de las actividades o de los
objetivos del procedimiento según sea el caso.

Ejemplo de política:
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La Fundación Universitaria del Área Andina establecerá y mantendrá un sistema de salud ocupacional y
seguridad en el trabajo que permita cumplir con las obligaciones legales en Colombia en esta materia,
garantizando el bienestar y la protección de la salud ocupacional de los colaboradores y docentes de la
Fundación a nivel nacional.

Ejemplo de condición general:

Los estudiantes que se afiliarán al sistema nacional de riesgos laborales serán los contenidos en la base de
datos reportada por el coordinador de prácticas de facultad y consolidada por el área de Gestión y Desarrollo
Humano.

Ejemplo de condición asociada a una actividad:

Según la Resolución 2634 de 2014 el Ministerio de Salud y Protección Social aclara que la tarifa a reportar
en la PILA corresponde al porcentaje señalado en la columna "Valor Inicial" establecido en el Decreto 1772
de 1994 (este es el caso de una condición derivada de una normativa gubernamental que afecta la actividad
de liquidación de los aportes)

7. ACTIVIDADES

Las actividades son las tareas que se deben ejecutar para llevar a buen término la ejecución del
procedimiento y por ende el cumplimiento del objetivo programado. Deben documentarse plenamente los
campos definidos en el cuadro de actividades los cuales son:

 Nombre de la actividad: enunciar la actividad utilizando verbos regulares o irregulares de forma no

personal - infinitivo – simple. Ejemplos: Cargar planilla en el sistema, Elaborar informe de ejecución,
Enviar Listado de estudiantes, Radicar planilla de facturas recibidas etc.

 Descripción de la actividad: Se describe de manera detallada pero concreta sin extenderse más de
lo necesario para el correcto entendimiento de la actividad, la naturaleza de la tarea y la manera de
realizarla así como el documento de registro utilizado. Ejemplo: Se diligencia el Formulario de
inscripción en línea por la página de la Fundación Universitaria del Área Andina disponible en el link
http://www.areandina.edu.co/home/index.php/aspirantes/proceso-de-matricula. Tomando los verbos
del ejemplo inmediatamente anterior las descripciones comenzarían de la siguiente forma: Se carga,
Se elabora, Se envía, Se radica.

 Responsable/Cargo: Se enuncian los cargos responsables de la ejecución de la actividad.

 Documentos y/o Registros Asociados: Se enuncian los formatos codificados o todo documento no
correspondiente a formatos que hace parte integral de la ejecución de la actividad.

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A continuación se muestran como ejemplo dos actividades del procedimiento de inscripción,

admisión y matrícula según lo indicado

NOMBRE DE LA DOCUMENTOS Y/O

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE/CARGO
ACTIVIDAD REGISTROS ASOCIADOS

Se realiza la entrevista con el fin de

conocer las expectativas del inscrito,
1. Realizar caracterizar el riesgo de deserción y
Entrevistas establecer el grado de orientación
hacia la profesión y las áreas de
conocimiento.
Asesor de Admisiones
M4-P1-PR02-F01 Formato de
Entrevista
Director o Coordinador de Programa

2. Cambiar de Se cambia el estado del aspirante a

estado al “Admitido” en el Sistema Académico Asesor de Admisiones
aspirante Integrado (SAI)

8. INDICADORES DE GESTIÓN

 Numero de Servicios sin plan de continuidad.

 Numero de fallos detectados en el último test del plan de continuidad.
 Días entre el ultimo test del plan de continuidad y la última versión actualizada del documento.

Relacione de una manera jerárquica y utilizando viñetas no numéricas los posibles indicadores de
eficacia y efectividad del procedimiento.

Ej.
 No. de peticiones, quejas y reclamos.

9. NORMAS RELACIONADAS AL PROCESO

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Se enuncian las normativas externas (gubernamentales como leyes, decretos,) e internas (acuerdos,
normativas, directivas, políticas, estatutos etc) con viñetas sin números. Ejemplo:

 ley 1437 de 2011

 Decreto 1510 de 2013
 Directiva Rectoral No. 01
 Acuerdo de Consejo Superior 01 de 2004.

10. CONTROL DE DOCUMENTOS

Se definen los campos de la tabla de control de documentos de acuerdo con:

a) Código: Código del formato. Si el documento de registro no es un formato debe ir N/A

correspondiente a no aplica.

b)Nombre: Nombre con en que registra el documento.

c) Quien Diligencia: cargo de quien diligencia el formato o documento de registro.

d)Como se Almacena y Recupera: Si se almacena en archivo físico en determinada carpeta o en un

archivo digital en máquina específica, nube, servidor entre otros.

e) Tiempo de Retención: Tiempo en el que se mantiene en el sistema de almacenamiento y

recuperación referenciado. Ejemplo: un semestre, un año, durante la vigencia de XXXXXX etc.

f) Disposición Final y Responsable: Que se hace con el documento una vez se cumple el tiempo de
almacenamiento Ejemplo: archivo inactivo, eliminación. Etc.

COMO SE
TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO NOMBRE QUIEN DILIGENCIA ALMACENA Y
RETENCIÓN Y RESPONSABLE
RECUPERA
Hoja de vida del
1 año después de
N/A Carta de renuncia Funcionario / docente docente o Eliminación
la renuncia
colaborador

11. ANEXO FLUJOGRAMA

El flujograma es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un
símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo
del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. La coordinación
de procesos de planeación estratégica lo apoyará en la elaboración del flujograma en el software Bizagi.

Ejemplo:

11.1 Renuncia.

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