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Expediente-Unidad de Conservación

María Fernanda Camacho Ardila

Andrea Alfonso Suarez

Centro de Gestión y Desarrollo Sostenible

Organización de Archivos

ID:2500541

PITALITO-HUILA

2022
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 Primer paso:

Organizamos los materiales que utilizaremos para la realización del expediente.

Escritorio o mesa de trabajo, carpeta legajadora oficio, gancho legajador plástico, documentos

(ordinarios del hogar), lápiz, saca gancho, perforadora, bisturí, pegante, papel reciclaje.

 Segundo paso:

se tuvo en cuenta el principio de procedencia (de quien era el documento).

 Tercer paso:

Se tuvo en cuenta el principio de orden original (fecha del documento más antiguo al más

actual en el cual nos fijamos del día en que se ejecutó el pago).

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 Cuarto paso:

Después de haber tenido en cuenta los anteriores principios procedemos a organizar la

carpeta, en caso de que no contáramos con una carpeta legajadora de archivos, podemos cortar una

de cartón en la mitad para poder hacer bien el procedimiento. En mi caso no fue necesario.

 Quinto paso:

Después de tener la carpeta lista comenzamos a separar los ganchos metálicos para

separarlos de los comprobantes de pago, ya que se necita sacar fotocopia de estos puesto que

algunos están hechos de papel químico.

 Sexto paso:
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Ya los documentos están separados comenzamos a pegar los comprobantes en la hoja de

reciclajes. Como lo nombre anteriormente se podría sacar fotocopia de este para que no se borre la

información del comprobante y tengamos como sustentar los pagos efectuados de estas facturas.

 Séptimo paso:

después de haber terminado de pegar estos procedemos abrirle huecos a los recibos

procurando no dañar la información con la perforadora.

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 Octavo paso:

Acomodamos la carpeta con su respectivo gancho el cual va ubicado de la cara principal

hacia la cara de atrás, para no tener la necesidad de sacar todo el expediente puesto que los

documentos deben estar ubicados del más antiguo al más actual.

 Noveno paso:

Después de haber ubicado de manera correcta las facturas teniendo en cuenta los principios,

procedemos a la foliación de los documentos lo cual se realiza a lápiz en la parte superior del lado

derecho tratando de no afectar los documentos.

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 Decimo paso:

Ya cuando sabemos que tantos folios tenemos y quien pertenece el expediente realizaremos

el rotulo. tiene una medida de 10 cm de alto y 15 cm de ancho, el fondo en el cual colocamos en

nombre de quien venía la factura, la sección le colocamos cuentas por pagar, en la serie que

documentos encontramos en el expediente en mi caso son facturas de revistas, asunto en este

colocamos que contiene la unidad de conservación en mi caso el nombre en las empresas de las

revistas (loguin, yerbabuena y real human), las fechas extremas se cola de primera la más antigua y

después la más actual se tiene las de los comprobantes de pago, carpeta en esto se coloca la cantidad

de carpetas que se utilizaron para el expediente en mi caso coloque 1 de 2 y por último la cantidad

de los folios que se encuentran en la unidad de conservación. En caso de que agreguemos nuevos

folios demos hacer cambio del rotulo para así tenerlo actualizado
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