Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

etc. En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material. Empleándolo para el mismo. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA . Fecha retiro Solicitante Fecha devol. Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud. fecha. etc. De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. Guías de salida: Hay dos clases.BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No. en qué fecha. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. Firma resp. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. que allí se colocan los datos del boleto. devolvió Cuando se devuelve el documento. se pone la fecha y se cierra esa línea. es decir.. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. Ejemplo. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo. . tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento.

Para que un sistema de cargo tenga éxito. Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material. En sentido general hay dos formas de transferir. . Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo. debe cargarse la información. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. Mas fácil es que se pierda. pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. no las usan para prestar documentos. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. que debe devolverlo al archivo. Esto para recordar a la persona que lo tiene. en mobiliaria más económico. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda. es decir. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. o porque son e tipo confidencial. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse. Aún con todos estos cuidados.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. que deben devolverse el mismo día que se presten. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución . SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. Para poder decidir qué papeles hay que transferir. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. Hay documentos que por su importancia. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico.

por ejemplo. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. al final de eses período se transfieren todos los documentos. Cuando se llega el momento de trasladar el material. Por ejemplo. Por ejemplo. 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min.SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo. sino solamente a algunos. al 31 5. hay varias formas. En un banco. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. es decir. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. dependiendo de las necesidades de la oficina. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. es decir. etc. cuando se concede un préstamo y este es cancelado. porque ya no serán útiles. Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo. De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. Son que quedan como semiactivos. cuando se ha llegado al período máximo. Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos.) 6 meses 1º. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. en este plan de transferencia. Al finalizar el año. puede transferirse. En resumen. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. estos documentos no se transfieren a inactivos. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año.. seis meses. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin. pueden transferirse los documentos relativos a él. uno máximo y otro mínimo. porque ya no se consultará. o un año y seis meses.. ni será útil. Al terminar. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos. de un año. quedan a mano de lo contrario.

Sin embrago. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe. lo que los hace costosos. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos. . otras compran archivadores de cartón. son necesarios para la buena marcha del negocio. Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. Hay emp0resas que los utilizan de madera. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. Div. etc.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor. Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito. Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. pueden comprase en distintos colores. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización. pasado un periodo prudencial de tiempo.18 meses (max. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. y firmada por el jefe superior de la organización. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. Pueden usarse guías de inferior calidad. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas. pero siempre deben consultarse la ley al respecto. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos. Hay cierta división que se hace de los documentos.) En Estados Unidos. 4 o 5 años. CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. y con las necesidades de la oficina.

y libros de Caja. . muebles y papeles comp0robanrtes. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques. Giros pagados o cancelados. cheques cancelados y recibos por dinero pagado. así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado. Todos los contratos. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. Inventarios de materiales con registro de ajustes. Hoja de pago. escrituras de arrendamiento y convenios. valor de inventario de la planta. así como hipotecas. Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos. y otras evidencias de pagos por servicios. Libros mayores de cuentas a cobrar. Registros de intereses pagados y por pagar. Informes sobre Auditorias. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. Registros o records de ventas.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. cheques cancelados por pagos. (PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos. equipo. Listas de sumarios y cobranzas. Jornales y Mayores Generales. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. Lista de seguros contra fuego. Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. En caso de sociedades. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. Documentos de costo. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo.

. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. Los papeles se guardarán cronológicamente. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. pero tampoco muy poca cuando es mucha. la fecha. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados. etc. Muchas veces cuando llega este reclamo. cuesta mucho localizarlos. En muchas oficinas. consulta. Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. etc. Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. en una canasta. a veces meses. Apreciaciones. Records de pólizas de seguro. etc. por lo que deben esperar. una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. Si son pocos.Registros e informes de cuentas incobrables. sino que están sujetos a cualquier estudio. los papeles se ha extraviado. (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. reclamación. Hay varias formas de archivar la materia pendiente. se aconseja el método siguiente. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes. se le hace una hoja con el nombre del documento. Los documentos se archivan donde les correspondería. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. y la fecha probable en que puede ser resuelto.. opinión.. Y allí pasan muchos días. decisión.

Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. . 31 guías para los días del mes. archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año. Cada día hay que revisar el tarjetero. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable. Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así. José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. que se cree estará listo para el 5 de febrero. se le asigna una nueva fecha.