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Sistema de Cargo

Sistema de Cargo

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Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

Fecha retiro Solicitante Fecha devol. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. en qué fecha.BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No. que allí se colocan los datos del boleto.. En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material. fecha. Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento. De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. se pone la fecha y se cierra esa línea. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA . devolvió Cuando se devuelve el documento. Firma resp. Ejemplo. Empleándolo para el mismo. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. etc. etc. es decir. Guías de salida: Hay dos clases. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. .

Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. Aún con todos estos cuidados. SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. Esto para recordar a la persona que lo tiene. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico. en mobiliaria más económico. . Para que un sistema de cargo tenga éxito. Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. Mas fácil es que se pierda. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. o porque son e tipo confidencial. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. que debe devolverlo al archivo. no las usan para prestar documentos. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución . aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. Para poder decidir qué papeles hay que transferir. es decir. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. que deben devolverse el mismo día que se presten. con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo. En sentido general hay dos formas de transferir. debe cargarse la información. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material. pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. Hay documentos que por su importancia. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda.

Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. al 31 5. dependiendo de las necesidades de la oficina. uno máximo y otro mínimo. Al finalizar el año. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. pueden transferirse los documentos relativos a él. Son que quedan como semiactivos. al final de eses período se transfieren todos los documentos. Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. es decir. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. porque ya no serán útiles. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. seis meses. es decir. Por ejemplo. Cuando se llega el momento de trasladar el material. cuando se concede un préstamo y este es cancelado. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año. sino solamente a algunos. de un año.SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. cuando se ha llegado al período máximo. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. en este plan de transferencia. Al terminar. puede transferirse. En resumen. En un banco.. hay varias formas. porque ya no se consultará. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos. o un año y seis meses. Por ejemplo. 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min. quedan a mano de lo contrario. etc.) 6 meses 1º.. ni será útil. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin. por ejemplo. estos documentos no se transfieren a inactivos. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos.

PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización. respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos. Sin embrago.18 meses (max.) En Estados Unidos. Hay emp0resas que los utilizan de madera. y firmada por el jefe superior de la organización. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. 4 o 5 años. etc. . Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. otras compran archivadores de cartón. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. Div. y con las necesidades de la oficina. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. pasado un periodo prudencial de tiempo. Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito. Hay cierta división que se hace de los documentos. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. lo que los hace costosos. son necesarios para la buena marcha del negocio. DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. pueden comprase en distintos colores. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos. pero siempre deben consultarse la ley al respecto. Pueden usarse guías de inferior calidad.

(PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos. Documentos de costo. Libros mayores de cuentas a cobrar. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. valor de inventario de la planta. Informes sobre Auditorias. así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. escrituras de arrendamiento y convenios. Listas de sumarios y cobranzas. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo. y otras evidencias de pagos por servicios. Todos los contratos. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. Lista de seguros contra fuego. y libros de Caja. cheques cancelados y recibos por dinero pagado. Giros pagados o cancelados. equipo. Inventarios de materiales con registro de ajustes. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. cheques cancelados por pagos. Registros de intereses pagados y por pagar. En caso de sociedades. Registros o records de ventas. Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). muebles y papeles comp0robanrtes. así como hipotecas. Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. . Hoja de pago. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques. Jornales y Mayores Generales. Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos.

DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. Hay varias formas de archivar la materia pendiente.Registros e informes de cuentas incobrables. por lo que deben esperar. etc. Si son pocos. Records de pólizas de seguro. en una canasta. sino que están sujetos a cualquier estudio. a veces meses.. . la fecha. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes. etc. cuesta mucho localizarlos. consulta. pero tampoco muy poca cuando es mucha. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo.. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. se aconseja el método siguiente. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados. y la fecha probable en que puede ser resuelto. Los documentos se archivan donde les correspondería. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. los papeles se ha extraviado. reclamación. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. Los papeles se guardarán cronológicamente. etc. En muchas oficinas. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. Muchas veces cuando llega este reclamo. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. Y allí pasan muchos días. una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. decisión. se le hace una hoja con el nombre del documento. opinión. Apreciaciones.

31 guías para los días del mes.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable. Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. Cada día hay que revisar el tarjetero. . que se cree estará listo para el 5 de febrero. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho. Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año. José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. se le asigna una nueva fecha.

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