Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

. se pone la fecha y se cierra esa línea. Ejemplo. que allí se colocan los datos del boleto. etc.BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No. devolvió Cuando se devuelve el documento. En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. Firma resp. en qué fecha. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA . es decir. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento. De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas. fecha. etc.. Fecha retiro Solicitante Fecha devol. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. Guías de salida: Hay dos clases. Empleándolo para el mismo. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud.

con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo. Para que un sistema de cargo tenga éxito. Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. Hay documentos que por su importancia. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. Para poder decidir qué papeles hay que transferir. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda. que debe devolverlo al archivo. SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. es decir. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico. Esto para recordar a la persona que lo tiene. Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material. En sentido general hay dos formas de transferir. pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución . Aún con todos estos cuidados. Mas fácil es que se pierda. . que deben devolverse el mismo día que se presten. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. o porque son e tipo confidencial. aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. en mobiliaria más económico. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse. debe cargarse la información. no las usan para prestar documentos.

cuando se ha llegado al período máximo. es decir. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo. hay varias formas. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. es decir. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año.) 6 meses 1º. Son que quedan como semiactivos. pueden transferirse los documentos relativos a él. porque ya no serán útiles. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. quedan a mano de lo contrario. dependiendo de las necesidades de la oficina. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. ni será útil. en este plan de transferencia. Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos. por ejemplo. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin. o un año y seis meses. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo. al 31 5. De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. En resumen. al final de eses período se transfieren todos los documentos. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. de un año. Por ejemplo. se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. En un banco. Al finalizar el año. Cuando se llega el momento de trasladar el material. Al terminar. uno máximo y otro mínimo. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. etc. estos documentos no se transfieren a inactivos. sino solamente a algunos. cuando se concede un préstamo y este es cancelado.. Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. puede transferirse.SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. porque ya no se consultará. Por ejemplo.. Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos. seis meses.

y con las necesidades de la oficina. Div. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. Hay cierta división que se hace de los documentos. otras compran archivadores de cartón. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas. pueden comprase en distintos colores. Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. son necesarios para la buena marcha del negocio. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos. Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). Sin embrago. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos. pasado un periodo prudencial de tiempo. Pueden usarse guías de inferior calidad. . respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización.18 meses (max.) En Estados Unidos. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización. pero siempre deben consultarse la ley al respecto. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. etc. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. lo que los hace costosos. Hay emp0resas que los utilizan de madera. 4 o 5 años. CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. y firmada por el jefe superior de la organización. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe.

Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. Registros de intereses pagados y por pagar. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado. Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos. Informes sobre Auditorias. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. Hoja de pago. así como hipotecas. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques. y otras evidencias de pagos por servicios. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. escrituras de arrendamiento y convenios. Listas de sumarios y cobranzas. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. . así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. cheques cancelados por pagos. Inventarios de materiales con registro de ajustes. Todos los contratos. cheques cancelados y recibos por dinero pagado. Documentos de costo. valor de inventario de la planta. En caso de sociedades. Libros mayores de cuentas a cobrar. Lista de seguros contra fuego. Registros o records de ventas. (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). equipo. Giros pagados o cancelados. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. muebles y papeles comp0robanrtes. (PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. y libros de Caja. Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. Jornales y Mayores Generales.

Registros e informes de cuentas incobrables. (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. Records de pólizas de seguro. Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados. pero tampoco muy poca cuando es mucha.. por lo que deben esperar. decisión. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. en una canasta. Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. Hay varias formas de archivar la materia pendiente. una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. Muchas veces cuando llega este reclamo. Si son pocos. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). la fecha. y la fecha probable en que puede ser resuelto. Los documentos se archivan donde les correspondería. Los papeles se guardarán cronológicamente. . los papeles se ha extraviado. cuesta mucho localizarlos. reclamación. etc. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. consulta.. En muchas oficinas. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos. se le hace una hoja con el nombre del documento. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. sino que están sujetos a cualquier estudio. Apreciaciones. etc. opinión. se aconseja el método siguiente. etc. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes. a veces meses. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. Y allí pasan muchos días.

José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año. Cada día hay que revisar el tarjetero. . Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. se le asigna una nueva fecha. 31 guías para los días del mes. Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable. que se cree estará listo para el 5 de febrero.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así.

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