Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

devolvió Cuando se devuelve el documento. es decir. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. etc. tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento. . fecha. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. Fecha retiro Solicitante Fecha devol. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA .BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No. Ejemplo. De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo. que allí se colocan los datos del boleto. En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material.. etc. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas. Firma resp. se pone la fecha y se cierra esa línea. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. Guías de salida: Hay dos clases. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud. Empleándolo para el mismo. en qué fecha.

Hay documentos que por su importancia. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente. Para que un sistema de cargo tenga éxito. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo. debe cargarse la información. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. no las usan para prestar documentos. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. Aún con todos estos cuidados. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. Mas fácil es que se pierda. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución . aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. Esto para recordar a la persona que lo tiene. Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. o porque son e tipo confidencial. En sentido general hay dos formas de transferir. es decir. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico. con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo. pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. que debe devolverlo al archivo. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. . Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. Para poder decidir qué papeles hay que transferir. que deben devolverse el mismo día que se presten. SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. en mobiliaria más económico. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material.

Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. sino solamente a algunos. Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. Al terminar. cuando se concede un préstamo y este es cancelado. es decir. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos. uno máximo y otro mínimo. etc. ni será útil. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . al 31 5. dependiendo de las necesidades de la oficina. puede transferirse. porque ya no se consultará. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. seis meses. En resumen. por ejemplo. Al finalizar el año. de un año. al final de eses período se transfieren todos los documentos. En un banco. Por ejemplo.) 6 meses 1º. Por ejemplo. porque ya no serán útiles. Son que quedan como semiactivos.. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . cuando se ha llegado al período máximo. es decir. pueden transferirse los documentos relativos a él. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año. se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. en este plan de transferencia. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. Cuando se llega el momento de trasladar el material. quedan a mano de lo contrario. Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos. hay varias formas. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo.SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min.. o un año y seis meses. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin. estos documentos no se transfieren a inactivos. De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo.

y con las necesidades de la oficina. son necesarios para la buena marcha del negocio. lo que los hace costosos. etc. pero siempre deben consultarse la ley al respecto. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización.18 meses (max. . DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. y firmada por el jefe superior de la organización. Div. respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. pasado un periodo prudencial de tiempo. Hay emp0resas que los utilizan de madera. Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. Pueden usarse guías de inferior calidad. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor. Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. Sin embrago. otras compran archivadores de cartón. CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización. 4 o 5 años. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. pueden comprase en distintos colores. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas.) En Estados Unidos. Hay cierta división que se hace de los documentos. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos.

muebles y papeles comp0robanrtes. Jornales y Mayores Generales. escrituras de arrendamiento y convenios.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. . (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). valor de inventario de la planta. Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. Lista de seguros contra fuego. Registros de intereses pagados y por pagar. y otras evidencias de pagos por servicios. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. (PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos. Registros o records de ventas. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado. y libros de Caja. así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. cheques cancelados y recibos por dinero pagado. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos. equipo. Libros mayores de cuentas a cobrar. Documentos de costo. Informes sobre Auditorias. Inventarios de materiales con registro de ajustes. cheques cancelados por pagos. así como hipotecas. Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo. Giros pagados o cancelados. Hoja de pago. En caso de sociedades. Todos los contratos. Listas de sumarios y cobranzas. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques.

una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. reclamación. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. En muchas oficinas. Si son pocos. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos.Registros e informes de cuentas incobrables. se le hace una hoja con el nombre del documento. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). cuesta mucho localizarlos. se aconseja el método siguiente. en una canasta. consulta. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios. . Hay varias formas de archivar la materia pendiente. sino que están sujetos a cualquier estudio. pero tampoco muy poca cuando es mucha.. Los papeles se guardarán cronológicamente. opinión. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. los papeles se ha extraviado. Los documentos se archivan donde les correspondería. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. etc. por lo que deben esperar. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. Y allí pasan muchos días. y la fecha probable en que puede ser resuelto. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo. Muchas veces cuando llega este reclamo. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes. Records de pólizas de seguro. decisión. la fecha.. a veces meses. Apreciaciones. etc. (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. etc. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados.

Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable. . José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. 31 guías para los días del mes. Cada día hay que revisar el tarjetero.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así. que se cree estará listo para el 5 de febrero. Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. se le asigna una nueva fecha. Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año.

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