Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

en qué fecha. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA . De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. se pone la fecha y se cierra esa línea. etc. Empleándolo para el mismo. Guías de salida: Hay dos clases. . En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material. Ejemplo. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. Fecha retiro Solicitante Fecha devol. fecha. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. devolvió Cuando se devuelve el documento. etc. tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento. que allí se colocan los datos del boleto. es decir. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo.. Firma resp.BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No.

Hay documentos que por su importancia. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse. pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico. Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material. que deben devolverse el mismo día que se presten. o porque son e tipo confidencial. Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. es decir. Aún con todos estos cuidados. en mobiliaria más económico. En sentido general hay dos formas de transferir. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente. Mas fácil es que se pierda. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. no las usan para prestar documentos. Esto para recordar a la persona que lo tiene. . Para poder decidir qué papeles hay que transferir. aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo. Para que un sistema de cargo tenga éxito. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. debe cargarse la información. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución . que debe devolverlo al archivo. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo.

cuando se concede un préstamo y este es cancelado. puede transferirse. Cuando se llega el momento de trasladar el material. en este plan de transferencia. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo..SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. o un año y seis meses. Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. seis meses. En un banco. estos documentos no se transfieren a inactivos. por ejemplo. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año. 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min. Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. Por ejemplo. se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. porque ya no serán útiles. Por ejemplo. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. porque ya no se consultará. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin.. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . sino solamente a algunos. es decir.) 6 meses 1º. Son que quedan como semiactivos. Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. En resumen. cuando se ha llegado al período máximo. Al finalizar el año. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. de un año. ni será útil. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo. Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos. dependiendo de las necesidades de la oficina. Al terminar. pueden transferirse los documentos relativos a él. es decir. hay varias formas. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. uno máximo y otro mínimo. etc. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. quedan a mano de lo contrario. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos. al final de eses período se transfieren todos los documentos. al 31 5.

Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. etc.18 meses (max. Hay emp0resas que los utilizan de madera. pueden comprase en distintos colores. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización. Pueden usarse guías de inferior calidad. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas. y con las necesidades de la oficina. otras compran archivadores de cartón. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor. Hay cierta división que se hace de los documentos. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización. lo que los hace costosos. respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia. . pero siempre deben consultarse la ley al respecto. y firmada por el jefe superior de la organización.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). Div. Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. son necesarios para la buena marcha del negocio. 4 o 5 años. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe. Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. Sin embrago. pasado un periodo prudencial de tiempo. PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos.) En Estados Unidos.

DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. En caso de sociedades. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. valor de inventario de la planta. y otras evidencias de pagos por servicios. cheques cancelados por pagos. Listas de sumarios y cobranzas. y libros de Caja. Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos. cheques cancelados y recibos por dinero pagado. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. muebles y papeles comp0robanrtes. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado. Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. Registros de intereses pagados y por pagar.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. (PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos. (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). Jornales y Mayores Generales. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo. así como hipotecas. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. Informes sobre Auditorias. Giros pagados o cancelados. escrituras de arrendamiento y convenios. así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. Registros o records de ventas. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques. Documentos de costo. . Lista de seguros contra fuego. Inventarios de materiales con registro de ajustes. Todos los contratos. Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. equipo. Libros mayores de cuentas a cobrar. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. Hoja de pago.

etc.. decisión. Los documentos se archivan donde les correspondería. Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. se aconseja el método siguiente. sino que están sujetos a cualquier estudio. Muchas veces cuando llega este reclamo. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. y la fecha probable en que puede ser resuelto. Records de pólizas de seguro. Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios. opinión. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo. reclamación. la fecha. por lo que deben esperar. Hay varias formas de archivar la materia pendiente. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados. Los papeles se guardarán cronológicamente. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes.. consulta. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. Y allí pasan muchos días. etc. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. los papeles se ha extraviado. en una canasta. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. pero tampoco muy poca cuando es mucha. Si son pocos. se le hace una hoja con el nombre del documento.Registros e informes de cuentas incobrables. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. Apreciaciones. cuesta mucho localizarlos. etc. a veces meses. En muchas oficinas. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. .

Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. se le asigna una nueva fecha. Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. . Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. que se cree estará listo para el 5 de febrero.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así. Cada día hay que revisar el tarjetero. archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año. José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. 31 guías para los días del mes. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable.

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