Carta.

En la esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la edición. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima. Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que presentan las oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas. SISTEMA DE CARGO El problema más frecuente en las oficinas donde el volumen del material del archivo es elevado, y donde se mueve o sale del archivo a menudo, es que se extravían con frecuencia los documentos. Toda oficina en la que los documentos salen del archivo con frecuencia, prestados a distintos empleados, debe usar un sistema de cargo. El sistema de cargo consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el cuidado de devolverlo. Tres son los pasos necesarios en todo sistema de cargo: 1o. Obligar a la persona que solicita el material a que lo hago en forma escrita. Esto se logra haciendo formularios de solicitud. 2o. Cargar el material a la persona que lo solicitó. 3o. seguir el materia hasta que sea devuelto. Cuando el material se solicita por teléfono o por mensajeros, la persona encargada del archivo será quien llene el boleto y luego recogerá la firma. Corrientemente los boletos de solicitud llevan los siguientes datos.: a) b) c) d) e) f) g) Nombre del asunto o documento. Fecha del documento. Fecha de retiro del documento. Nombre del solicitante. Firma del solicitante. Número de hojas de que consta el documento. Fecha probable de devolución.

De hojas del documento ____________________________________________________ f) _____________________________________________________ Forma de cargar el material: Hay varias formas de hacerlo. devolvió Cuando se devuelve el documento. tiene la ventaja de qu4e se sabe quien utilizo el documento. se pone la fecha y se cierra esa línea. Firma resp. y se usan cuando el documento va a estar fuera por muy poco tiempo. Empleándolo para el mismo.BOLETO DE SOLICITD Nombre o asunto ______________________________________________________________ Fecha del documento___________________________________________________________ Fecha de retiro del documento___________________________________________________ Nombre del solicitante__________________________________________________________ Fecha de devolución____________________________________________________________ No. Fecha retiro Solicitante Fecha devol. Ejemplo. En el dorso de esta guía se hacen las anotaciones de a quien se prestó el material. FUERA Nombre o asunto Fecha doc. Guía de salida con bolsillo: Estas guías tienen un bolsillo para guardar el boleto de solicitud. etc.. fecha. etc. es decir. Tarjeta sustitutiva: Se diferencian de las guías en que son de menor tamaño. Guía de salida acumulativa y guía de salida con bolsillo. que allí se colocan los datos del boleto. La próxima vez que se use ese mismo documento se usa la línea siguiente: Algunas veces puede tacharse la línea y así la misma guía sirve para distintos documentos. en qué fecha. La guía de salida acumulativa consiste en una guía de color llamativo con una pestaña en la que se lee la palabra FUERA . Guías de salida: Hay dos clases. La guía se coloca en el lugar de donde se saco el documento y allí mismo queda guardado el boleto de solicitud. . Hay tarjetas sustitutivas con bolsillo y tarjetas sustitutivas acumulativas.

que debe devolverlo al archivo. Cuando llega esa fecha el encargado del archivo pregunta pro el material. o porque son e tipo confidencial. Cartapacios para transportar documentos: Algunas firmas para evitar que las carpetas del archivo se deterioren. de color llamativo y con el rótulo visible que dice: Devuélvase al archivo SEGUIR EL MATERIAL Mientras más tiempo dura un material fuera del archivo. no las usan para prestar documentos. llegaría un momento en el cual sería my difícil contar con el espacio necesario. En ese caso el encargado del archivo debe tratar de obtener lo más que pueda de información sobre ese documento y escribirla en una hoja de color especial. En sentido general hay dos formas de transferir. . pero de manera que el material siempre esté protegido y fácil de localizar. Se guarda en el lugar que ocupaba el documento. aún cuando se trate de un ejecutivo de alto rango. Así tenemo papeles que s por su importancia no pueden transferirse. Aún con todos estos cuidados. Para poder decidir qué papeles hay que transferir. o sistemas de transferencia: perpetuo y periódico. Esto para recordar a la persona que lo tiene. Llega un momento en que e posible que un documento se pierda. Mas fácil es que se pierda. Hay documentos que por su importancia. es necesario conocer la naturaleza de los documentos. Transferir significa pasar los documentos a otro sitio más lejano. sino que usan un cartapacio para transportarlos que es de material más resistente.Cartapacios de salida: Los cartapacios de salida se utilizan cuando se saca del archivo todo el legajo. con qué frecuencia se consultan y por cuánto tiempo. es decir. que deben devolverse el mismo día que se presten. en mobiliaria más económico. se necesita que toda persona que tenga acceso a los archivos comprenda que para que haya orden y responsabilidad en el archivo. SISTEMA DE TRANSFERENCIA Si año tras año acumuláramos documentos en un archivo. no deben permanecer fuera del archivo más de 24 horas. Es por eso que se ha ideado el sistema de transferir documentos. Para que un sistema de cargo tenga éxito. Tienen la ventaja de que permiten guardar allí el nuevo material que llega mientras el resto de documentos está fuera. Por eso el encargado del archivo tiene la obligación de seguir el material. debe cargarse la información. Esto se hace por medio de la fecha probable de devolución .

) 6 meses 1º. hay varias formas. Este sistema tiene la ventaja de que los documentos del año anterior que siempre se utilizan con frecuencia. en este plan de transferencia. Por ejemplo. sino solamente a algunos. En un banco. PLAN DE DOS PERIODOS: se fija el monto de los períodos. al final de eses período se transfieren todos los documentos. Ejemplo: Período máximo Período mínimo Fecha de traslado . uno máximo y otro mínimo. quedan a mano de lo contrario.SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERPETUO: Consiste en transferir los papeles al terminar de ser útiles. estos documentos no se transfieren a inactivos. PLAN DE MAXIMO Y MINIMO: Consiste en fijar dos periodos en los que los documentos deben permanecer en el archivo. cuando se ha llegado al período máximo. el archivero tendrá necesidad de estar echando frecuentes viajes al archivo inactivo. seis meses. pueden transferirse los documentos relativos a él. ni será útil. En resumen. cuando se concede un préstamo y este es cancelado. puede transferirse. es decir. Por ejemplo. porque ya no se consultará. Los documentos de 1965 pasarán a ser semiactivos y los de 1966 serán los activos. se trasfieren todos los documentos que llevan fecha anterior al período mínimo. SISTEMA DE TRANSFERENCIA PERIODICA: Consiste en transferir los documentos cada tiempo. porque ya no serán útiles. 18 meses 12 meses 30 de junio de 1956 12 meses (min. en la oficina de un abogado se lleva un litigio que llega a su fin. los documentos al terminar de ser útiles se convierten en INACTIVOS porque son transferidos. Son que quedan como semiactivos. de diciembre de 1965 estos documentos se trasladan a un equipo cercano o a otro archivo hace un juego de carpetas nuevo para el año 1966. De enero de 1955 a 30 de junio de 1955 . Por eso no puede aplicarse a cualquier negocio. etc. PLAN DE UN PERIODO: se fija un periodo que puede ser de un año. por ejemplo. de un año.. en un archivo los documentos correspondientes al año de 196 son activos. o un año y seis meses. dependiendo de las necesidades de la oficina. es decir. que en nuestro archivo habrá siempre una parte activa y otra semiactiva. Al terminar. Cuando se llega el momento de trasladar el material. Al terminar el segundo periodo los documentos semiactivos se transfieren a inactivos y los activos a semiactivos. De julio de 1955 a 30 de junio de 1956 1º. al 31 5. Al finalizar el año..

PAPELES UTILES: Pueden destruirse después de cierto tiempo. pero siempre deben consultarse la ley al respecto. DESTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS: Algunas oficinas consideran que deben destruirse ciertos documentos. 4 o 5 años. respecto a su importancia para ser transferidos o destruidos: PAPELES VITALES: Son aquellos que por su importancia. y con las necesidades de la oficina. PAPELES IMPROTANRTES: Pueden reemplazarse con mucho trabajo y tiempo. la National Fire Protection Association (Asociación Nacional de Protección contra el Fuego) ha aprobado la siguiente lista de documentos que se deben conservar para el mantenimiento de los mismos. Hay emp0resas que los utilizan de madera. Los documentos cuya fecha cae entre el primero de julio de 1955 y el 30 de junio 1956 (período mínimo) permanecerán en el archivo en las gavetas activas. . Pueden transferirse pero deben estar bien cuidados y protegidos. Puede ser ajustada de acuerdo con los requisitos de casi toda organización. es conveniente que esta destrucción sea decidida por el jefe. pueden comprase en distintos colores. pero que siempre permiten un ordenamiento estricto y una fácil localización. PAPELES NO ESENCIALES: Pueden destruirse al poco tiempo de ser usados. son necesarios para la buena marcha del negocio.) En Estados Unidos. Las carpetas deben quedar ordenadas perfectamente y rotuladas. Pueden usarse guías de inferior calidad. de acuerdo con las leyes vigentes de la materia. Sin embrago. Hay cierta división que se hace de los documentos. ALGUNAS INDICACIONES UTILES PARA TRANSFERIR: Los útiles que se usan para los archivos inactivos pueden ser de menor valor. otras compran archivadores de cartón. Cuando se utilizan nuevas carpetas para el período siguiente. pasado un periodo prudencial de tiempo. La desventaja de estos últimos es que deben colocarse en un lugar seco para evitar que la humedad los de teriore. lo que los hace costosos.18 meses (max. pero lo bajo de costo hace que sean muy solicitados. Son irremplazables y no deben ser transferidos ni destruidos.) quiere decir que el 30 de junio de 1956 se transfieren a las gavetas inactivas los documentos cuya fecha cae entre el primero de enero de 1955 y el 30 de junio de 1955 (los primeros seis meses del período máximo de 18 meses). Cuando se dan una orden de destrucción debe hacerse por escrito. lo que ayuda a diferenciar mejor los períodos. y firmada por el jefe superior de la organización. Div. Hay que considerar también los requisitos que establezca la ley. CONSERVACIONB DE DOCUEMNTOS: (Tomado de Gregg Pub. etc.

cheques cancelados y recibos por dinero pagado. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE POR SIETE AÑOS: La lista de accionistas y votantes que asistieron a juntas de accionistas. así como los libros mayores o jornales de bonos y libros de registro de inscripción. Giros pagados o cancelados. y libros de Caja. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades por concepto de impuestos y documentos de apelaciones que se hayan hecho sobre el particular. equipo. Hoja de pago. Correspondencia relativa a órdenes de no entregar o cambiar algún cheque así como ola relativa a comisión de duplicados de cheques. muebles y papeles comp0robanrtes. así como otros seguros y papeles comprobantes de reclamo. Listas de sumarios y cobranzas. así como hipotecas. todos los documentos relativos a la formación de la sociedad. Registros de intereses pagados y por pagar. Libros mayores de cuentas a cobrar. Informes sobre Auditorias. Jornales y Mayores Generales. Documentos y libros relacionados con facturas y notas a pagar. Documentos de costo. cheques cancelados por pagos. valor de inventario de la planta. Registros o records de ventas. Copias de las declaraciones hechas ante las autoridades que se han recobrado. . (PERMANENTEMENTE) Acciones de capital y bonos.DOCUMENTOS QUE DEVBEN COSRVARSE SEIMPRE. Escrituras y otros documentos de título o derechos sobre propiedad. Inventarios de materiales con registro de ajustes. (Deben retenerse hasta siete años después de su expiración). Libros de minutas de las reuniones de los accionistas o directivos. Libros de depósitos de cuentas bancarias y registros de talonarios. escrituras de arrendamiento y convenios. En caso de sociedades. Documentos relativos a primas de seguros y las cantidades que se han recobrado. y otras evidencias de pagos por servicios. Todos los contratos. Lista de seguros contra fuego.

Records de pólizas de seguro. etc. Este sistema se aconseja cuando la materia pendiente no es mucha. Los documentos se archivan donde les correspondería.. Este sistema depende del volumen de esta clase de documentos. opinión. Se pone una guía con la palabra pendiente y luego un juego de guías con los doce meses del año y 31 guías con los 31 días del mes. clasificaciones de crédito o investigaciones de clientes. En muchas oficinas. etc. MATERIA PENDIENTE En toda oficina existe el problema que ocasionan aquellos documentos a los cuales no puede dárseles el trámite correspondiente en el momento. la fecha. Y allí pasan muchos días. Pólizas de responsabilidad o riesgo y otras pólizas de seguro que han expirado pero sobre las cuales pueden haber reclamaciones pendientes o sin informar aún. Esta es la que nos dice dónde debemos archivarla. Apreciaciones. decisión. reclamación. cuesta mucho localizarlos. una es archivarla detrás de la letra p si el archivo es alfabético. se aconseja el método siguiente. sin que alguien se recuerde de ellos hasta que llegue l petición. DOCUMENTOS QUE DEBEN GUARDARSE DURANTE UN AÑO: Registros y estados de depósitos de bancos. . (Deberán retenerse tres años después de su fecha de expiración) Copias de órdenes de compra. Los papeles se guardarán cronológicamente. pero tampoco muy poca cuando es mucha. los papeles se ha extraviado. Muchas veces cuando llega este reclamo. Hay varias formas de archivar la materia pendiente. estos papeles se guardan dentro de la gaveta de un escritorio. a veces meses.Registros e informes de cuentas incobrables. por lo que deben esperar. DOCUEMENTOS QUE DEBERAN COSERVARSE DE DOS A TRES AÑOS: Records y archivos de fianzas de empleados. activas o en vigor y avisos de cambios en o cancelación de dichas pólizas. Si son pocos.. consulta. (Deberán retenerse hasta tres años después de su expiración). Es por esto que es necesario establecer un sistema de control para estos papeles. sino que están sujetos a cualquier estudio. bastará un folder o carpeta rotulado Materia Pendiente o Pendiente y guardado en la parte delantera de una gaveta de archivo. se le hace una hoja con el nombre del documento. A cada documento que se le dé el nombre de pendiente. y la fecha probable en que puede ser resuelto. en una canasta. etc. estados de intereses devengados sobre balances diarios y copias de boletos de depósitos bancarios.

Nombre o asunto: Fecha probable: Camacho. Esta tarjeta llevara el nombre del documento y la fecha probable en que se le puede dar trámit Se e. . archivará la tarjeta en un tarjetero cronológico que tendrá doce guías para los meses del año. Cuando un asunto no se resuelve en la fecha probable. que se cree estará listo para el 5 de febrero. 31 guías para los días del mes. José 5 de febrero Asunto: solicitud de licencia para abrir tienda Esta tarjeta se archivará detrás de la guía del 5 del mes de febrero Cada mes se cambia la guía del día a la parte final del mes. Supongamos que tenemos un documento de José Camacho que no puede resolverse porqu e está pendiente de un informe del Departamento de Estudios. Cada día hay que revisar el tarjetero. Archivar la materia pendiente en forma alfabética y hacer una tarjeta por cada documento. se le asigna una nueva fecha.Destinar una o dos gavetas de archivo para materia pendiente y rotularlas así.

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