DH GRUPO INMOBILIARIO

DH GRUPO INMOBILIARIO, tiene una sola dependencia, la cual controla y maneja toda la
documentación de la empresa, por lo tanto, esta utiliza un archivo centralizado, el cual recibe los
documentos tramitados en los diferentes departamentos. Este tiene menor vigencia jurídica y
administrativa y deben ser tratado por el profesional encargado del área.
Agrupado en este el archivo real y material desde los inicios de funcionamiento de la compañía. En
este reposa el archivo contable, el archivo de Gestión Humana, el archivo de Salud Ocupacional, el
archivo comercial y el archivo de propietario y Arrendatarios Activos e inactivos, de la empresa.

Desde la sucursal de Ibagué realizan un envió físico de toda la documentación mensual a la sede de
Bogotá en cual reposa el archivo general de toda la organización.

Este lo maneja una sola persona, profesional y capacitado en Gestión Documental, Responsable de
su buen funcionamiento y su deber u obligación es mantener las siguientes políticas para garantizarla
conservación del mismo.
Este colaborador se rige a:
 Normas para el funcionamiento del archivo.
 Normas para el control de los documentos.
 Normas para transferencia de documentos.
 Normas para eliminación de archivos.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que
se sigan las normas.
Este tiene presente que el último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al
archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar y el archivo histórico o
muerto recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para la
investigación histórica; siguiendo el paso a paso para este proceso:
Inspección.
Clasificación.
Codificación.
Archivo.

NOTA: Siempre se archiva en orden cronológico del documento más antiguo al más reciente, el
proceso de foliación se hace empezando desde el numero 1 siguiendo el consecutivo con un lápiz
de mina negra, los documentos como facturas muy pequeñas deben ser pegados en una hoja
tamaño carta u oficio blanca de preferencia una hoja reciclable.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar
información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:
 Formulario de registro de salida.
 Formulario de comprobante.

Las principales recomendaciones para llevar a cabo este proceso es el siguiente.

 Utilizar AZ tamaño oficio para archivar de archivar.
 Usar cajas de cartón la Ref. establecida por la compañía es X300 la cual tiene que cumplir
con las siguientes características.

Material: Lámina Cartón Kraft Pulpa Reciclada al 80%.

Calibre: 620.
Detalles:Lámina de cartón plegada,troquelada y pegada.
Usos:Gestión de Archivo, Embalar y empaquetar objetos.
Dimensiones:L40 X A40 X H27
Diseño: Tapa y Base sencillas/reforzadas
Opcional: Siliconado interno / Anti-Humedad.

 Usar separadores plasticos

 Colocar información puntual o relevante en la parte delantera de las carpetas.
 Sujetar los papeles con grapas.
 Unir las copias de las respuestas.
 Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
 No poner peso sobre las AZ
 Archivar los documentos por áreas.
 Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
 Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
 Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
 Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
 Destinar un sitio a cada cosa.