Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. y no cilindros tipo tubo. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. lados y parte superior con relleno. Documento de Gran Tamaño. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte.‡ Utilice materiales de almohadillado. ‡ Tener en cuenta la fortaleza. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Utilice tubos triangulares. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. garantizando que no toquen las esquinas. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. para embalar rollos de planos. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. manchando y dañando el contenido. colocando material de almohadillado suave alrededor. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. cintas de audio y video. Objetos Líquidos. Coloque en el centro del embalaje. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. acolchando la caja después en el fondo. . Objetos Frágiles. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. mapas y proyectos. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. Proteja sus discos de dato.

desventajas ninguna. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. desventaja: ninguna. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. Desventaja: ninguna. flujo de la información. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. verifica dirección del sobre.. ventajas y desventajas que . desventajas ninguna. . clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. ventaja: organización. desventajas ninguna. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. le da flujo a la información. desventajas: ninguna. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. le da flujo a la información.2.. organización. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. Ventajas: Legalidad. ventajas: organización.

se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. desventajas ninguna. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. donde cada índice contenga: destinatario. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. desventajas ninguna. Finalmente se formarán carpetas. flujo de la información. lo cual generaría empleo y reducirían costos. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. De igual manera. en la planilla se registra fecha de envío. código y número de radicación. Mi propuesta seria. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. . ventajas: organización. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. que la empresa contratara un mensajero. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. asunto o referencia. destinatario. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder).

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