Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

colocando material de almohadillado suave alrededor. garantizando que no toquen las esquinas. para embalar rollos de planos. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. cintas de audio y video. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. Coloque en el centro del embalaje. . el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. y no cilindros tipo tubo.‡ Utilice materiales de almohadillado. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. Sólo sirven como fuente de información. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Documento de Gran Tamaño. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. lados y parte superior con relleno. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Proteja sus discos de dato. Utilice tubos triangulares. acolchando la caja después en el fondo. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. Objetos Frágiles. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. manchando y dañando el contenido. mapas y proyectos. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Objetos Líquidos. ‡ Tener en cuenta la fortaleza. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.

le da flujo a la información. desventaja: ninguna. desventajas: ninguna. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. . ventajas y desventajas que .. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. organización. le da flujo a la información. desventajas ninguna. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. ventaja: organización. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. verifica dirección del sobre. desventajas ninguna. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. Desventaja: ninguna. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. Ventajas: Legalidad. desventajas ninguna. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. flujo de la información..2. ventajas: organización. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original.

copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. desventajas ninguna. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. que la empresa contratara un mensajero. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. . Mi propuesta seria. código y número de radicación.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. donde cada índice contenga: destinatario. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. asunto o referencia. se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). flujo de la información. gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. Finalmente se formarán carpetas. destinatario. en la planilla se registra fecha de envío. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. ventajas: organización. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. lo cual generaría empleo y reducirían costos. De igual manera. desventajas ninguna. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo.

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