Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Utilice tubos triangulares. Documento de Gran Tamaño. Proteja sus discos de dato. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. lados y parte superior con relleno. Objetos Líquidos. Sólo sirven como fuente de información. para embalar rollos de planos. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. mapas y proyectos. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. garantizando que no toquen las esquinas. cintas de audio y video. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. . ‡ Tener en cuenta la fortaleza. Coloque en el centro del embalaje. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. y no cilindros tipo tubo. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. acolchando la caja después en el fondo. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. Objetos Frágiles. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones.‡ Utilice materiales de almohadillado. manchando y dañando el contenido. colocando material de almohadillado suave alrededor. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico.

Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. verifica dirección del sobre. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. desventajas: ninguna. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. organización. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. ventaja: organización.. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa.2. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. ventajas: organización. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. Desventaja: ninguna. desventajas ninguna. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. le da flujo a la información.. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. . Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. ventajas y desventajas que . flujo de la información. desventajas ninguna. le da flujo a la información. Ventajas: Legalidad. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. desventajas ninguna. desventaja: ninguna.

revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. flujo de la información. donde cada índice contenga: destinatario. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. que la empresa contratara un mensajero. lo cual generaría empleo y reducirían costos. se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. Finalmente se formarán carpetas. ventajas: organización. desventajas ninguna. gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. . De igual manera. Mi propuesta seria. código y número de radicación. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. asunto o referencia. destinatario. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. en la planilla se registra fecha de envío. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). desventajas ninguna.