Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. colocando material de almohadillado suave alrededor. Objetos Líquidos. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. Utilice tubos triangulares. acolchando la caja después en el fondo. manchando y dañando el contenido. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Documento de Gran Tamaño. Proteja sus discos de dato. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. Coloque en el centro del embalaje. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. garantizando que no toquen las esquinas. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico.‡ Utilice materiales de almohadillado. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. para embalar rollos de planos. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. cintas de audio y video. ‡ Tener en cuenta la fortaleza. Objetos Frágiles. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. lados y parte superior con relleno. Sólo sirven como fuente de información. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. y no cilindros tipo tubo. mapas y proyectos. .

. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. organización. desventajas ninguna.2. le da flujo a la información. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. desventajas ninguna. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. desventajas ninguna. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. le da flujo a la información. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. ventajas y desventajas que .. flujo de la información. desventaja: ninguna. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. ventaja: organización. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. Ventajas: Legalidad. verifica dirección del sobre. desventajas: ninguna. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. Desventaja: ninguna. . ventajas: organización.

se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. lo cual generaría empleo y reducirían costos. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. desventajas ninguna. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. destinatario. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. ventajas: organización. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). asunto o referencia. flujo de la información. que la empresa contratara un mensajero. donde cada índice contenga: destinatario. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. De igual manera. Mi propuesta seria. desventajas ninguna. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. . código y número de radicación. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. Finalmente se formarán carpetas. gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. en la planilla se registra fecha de envío. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios.

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