Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

garantizando que no toquen las esquinas. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. Utilice tubos triangulares. manchando y dañando el contenido. Sólo sirven como fuente de información. ‡ Tener en cuenta la fortaleza. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. acolchando la caja después en el fondo. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. para embalar rollos de planos. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. colocando material de almohadillado suave alrededor. y no cilindros tipo tubo. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Objetos Frágiles. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. . mapas y proyectos. Documento de Gran Tamaño. Proteja sus discos de dato. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. Coloque en el centro del embalaje. cintas de audio y video. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. Objetos Líquidos. lados y parte superior con relleno.‡ Utilice materiales de almohadillado.

le da flujo a la información. ventajas: organización. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. . desventaja: ninguna. desventajas ninguna. desventajas: ninguna. le da flujo a la información. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. verifica dirección del sobre. desventajas ninguna. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. ventajas y desventajas que . ventaja: organización. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. desventajas ninguna. Ventajas: Legalidad.2. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia.. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. Desventaja: ninguna. flujo de la información. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. organización.. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad.

en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. desventajas ninguna. flujo de la información.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. en la planilla se registra fecha de envío. ventajas: organización. . asunto o referencia. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. destinatario. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. donde cada índice contenga: destinatario. Mi propuesta seria. que la empresa contratara un mensajero. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. código y número de radicación. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. De igual manera. desventajas ninguna. gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. lo cual generaría empleo y reducirían costos. Finalmente se formarán carpetas. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho.

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