P. 1
Recibo y Despacho de Documentos

Recibo y Despacho de Documentos

|Views: 4.505|Likes:
Publicado porRobin Arango

More info:

Published by: Robin Arango on Jun 04, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/10/2013

pdf

text

original

Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

garantizando que no toquen las esquinas. acolchando la caja después en el fondo. Proteja sus discos de dato. y no cilindros tipo tubo. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. Coloque en el centro del embalaje. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. cintas de audio y video. ‡ Tener en cuenta la fortaleza. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información. Objetos Líquidos. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo.‡ Utilice materiales de almohadillado. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. . selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. colocando material de almohadillado suave alrededor. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. mapas y proyectos. Objetos Frágiles. Utilice tubos triangulares. Documento de Gran Tamaño. para embalar rollos de planos. manchando y dañando el contenido. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. lados y parte superior con relleno.

ventajas y desventajas que . Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. desventaja: ninguna. Desventaja: ninguna. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. verifica dirección del sobre. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual.. ventaja: organización. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. desventajas ninguna. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. desventajas: ninguna. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. ventajas: organización. organización. le da flujo a la información.2. flujo de la información. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo.. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. le da flujo a la información. desventajas ninguna. verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. desventajas ninguna. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. Ventajas: Legalidad. .

Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. destinatario. Finalmente se formarán carpetas. se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. desventajas ninguna. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. De igual manera. Mi propuesta seria. tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. ventajas: organización. asunto o referencia. desventajas ninguna. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. que la empresa contratara un mensajero. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. en la planilla se registra fecha de envío. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. . gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. código y número de radicación. lo cual generaría empleo y reducirían costos. donde cada índice contenga: destinatario. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. flujo de la información. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->