Sara Gonzalez Agregán

CAC UNIDAD 5

Numero 1:

Que un archivo esté ordenado y localizable, por si se da alguna situación donde sea necesario invertir el
menor tiempo posibles en encontrar un documento, es fundamental ya que es necesario que para que la
información sea válida a la hora de tomar decisiones esté ordenada, tratada y clasificada.

Numero 2:

a) Purga y destrucción del documento: ya que evitamos la acumulación innecesaria de documentación

con poco valor operativo-legal.
b) Haría una consulta y una conservación de la documentación: primero dejar constancia en un
registro auxiliar de la entrada o salida de un documento previamente archivado, cuando se vaya a
utilizar el documento archivado es necesario dar salida del archivo al expediente entero y una vez
utilizado se devuelve lo antes posible.
c) Gestión de datos: no ocupamos espacio físico, tenemos a mano esa factura en caso de tener que
utilizarla.

Numero 3:

En el apartado A, el sistema de ordenación que utilizaría sería el cronológico, la ordenación puede ser
desde la fecha más reciente a la más antigua.

En el apartado B, utilizaría un sistema mixto donde combinaría la ordenación alfabética para las fichas del
personal y la cronológica para las nóminas y demás.

En el apartado C, utilizaría el sistema de ordenación numérico para ordenar los presupuestos,

facturas, ...etc.

Numero 4:

Las medidas para que estén protegidos los archivos ante cualquier situación:

- Procedimiento claro y sencillo.

- Protección mediante llaves.
- Plan de actuación.
- Responsable de seguridad.
- Secreto y confidencialidad.
- Copias de seguridad.

Numero 5: A

1) Confirmación de que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún
departamento.
2) Determinación de valores presentes y futuros.
3) Clasificación de los documentos de escaso valor y destruidos.
4) Se seguirá trabajando con los documentos de valor legal.
5) Se realizarán copias de seguridad.
Sara Gonzalez Agregán

6) Se prearchivará la documentación susceptible.

7) Se procederá al archivo de los documentos.

B:

La gestión de datos es un sistema de gestión de bases de datos, se trata de un programa informático capaz
de obtener la información necesaria en dicha base.

Sus ventajas son:

- La facilidad en la obtención y localización de información, más rápido todo

- No ocupa espacio físico
- Se obtiene y consulta en cualquier momento y lugar

Numero 6:

Una carta del BBVA para María Díaz. En la empresa no hay nadie con ese nombre: no la abriría, la mandaría
de vuelta ya que es una carta del banco de una persona la cual estará esperando por ella y la cual a
mayores contiene datos personales como su numero de cuenta bancaria.

Una carta del ayuntamiento en la que se adjunta la licencia de apertura de un nuevo local: haría lo mismo
que ene anterior caso, el propietario o la propietaria estará esperando por esa licencia la cual por error ha
llegado a nuestra empresa. Haría que la llevasen de vuelta y que se la mandaran a su correspondiente.