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MANUAL DE FUNCIONES

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

OCTUBRE – 2008

PARTIDA ELECTRONICA Nº 11994316 del REGISTRO PUBLICO DE LIMA

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ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.

GERENCIA DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS.

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

CONTABILIDAD BIENESTAR ADMINISTRACION

GENERAL SOCIAL MINA

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NOMBRE DEL PUESTO : GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

1. RELACIONES JERARQUICAS:

Reporta Jerárquicamente a : Gerente General.

Reporta Funcionalmente a : Gerente General.

Supervisa a : - Jefe Contabilidad.

- Administrador Mina.
- Asistente Administración Lima.

2. FUNCION GENERAL:

Administrar, planear, organizar, coordinar, recomendar y controlar las labores

administrativas y operativas encomendadas al área en materia de Administración y
Contabilidad; con el fin, de garantizar un adecuado y estable apoyo administrativo
en materia de lo mencionado acorde a las necesidades funcionales, políticas y
presupuesto definidas por la dirección.

3. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

LABORES ADMINISTRATIVAS:

1. Coordinar diariamente con la Administración de Mina, todos los aspectos

laborales relativos a las gestiones Administrativas – Operacionales de la Unidad
Minera. Además se efectuarán visitas de supervisión a la unidad de manera
continua.

2. Mantener contactos indispensables, con los diferentes estamentos de la

Empresa (Ing. Residente, Ing. Seguridad, Bienestar Social, Jefe Almacén, Jefe
Logística, Gerente de Mantenimiento, entre otros), para lograr el cabal
cumplimiento de las actividades administrativas encomendadas.

3. Coordinar y controlar el pago de sueldos del Personal de Mina y Lima, utilizando

el Programa de Planillas de la empresa (Pago de Haberes). Asimismo coordinar
la transferencia de fondos a realizar de Bancos, para hacer efectivo los pagos
pendientes (Planillas, Proveedores, etc.).

4. Coordinar y ejecutar el envió oportuno de los fondos bancarios requeridos para

los gastos administrativos u operativos en la Unidad Minera. Reembolso de
Caja Chica previo sustento.

5. Recepcionar, revisar, analizar y aprobar los Reportes de Gastos afines.

6. Efectuar las siguientes coordinaciones externas: con personal del MINTRA

respecto a diversas situaciones laborales que se presenten por necesidad de la
empresa; con la SUNAT, respecto a pago de impuestos, con el Ministerio de

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Energía y Minas, con temas relacionados al área administrativa de la empresa,

y otros.

7. Coordinar con el Gerente de Mantenimiento, así como con el Area de Logística,

sobre aspectos funcionales requeridos para lograr el normal y adecuado
desarrollo de las actividades programadas en la Unidad Minera.

8. Administrar y velar por la conservación y mantenimiento de los equipos

asignados a su cargo; de igual modo coordinar respecto a los reembolsos, por
los accidentes de equipos asegurados del área.

9. Evaluar periódicamente el rendimiento, calificando al personal de supervisión

directa.

10. Revisar continuamente el desempeño de sus subordinados, en base al

cumplimiento de los objetivos esperados y del resultado de las tareas
encomendadas. Tomar las medidas necesarias, a fin de mejorar el mismo.
Además de desarrollar a los individuos a su cargo, para cumplir con las metas
trazadas en sus Líneas de Carrera.

11.Desarrollar todas las funciones de supervisión que sean necesarias, a fin de

manejar efectiva y eficazmente al personal a su cargo. Mantener un “staff”
adecuado; poner en conocimiento del mismo, las actividades claves de su
responsabilidad y el desempeño que se espera de ellos; determinar los
estándares de desempeño, sobre la base de una continua revisión en el
progreso de las tareas que se les hayan asignado; recomendar reajustes
salariales, transferencias, promociones y ceses; asegurar para ellos, la
capacitación y el entrenamiento adecuados, autorizar las Acciones y
Movimientos de Personal, y Asignar tareas extraordinarias, al personal a su
cargo.

12.Incentivar y fomentar la identidad empresarial, promover el desarrollo de la

cultura organizacional y en especial los valores que guían a la empresa, en los
trabajadores a su cargo; coordinando con la Gerencia de Recursos Humanos,
las medidas concretas y las metodologías adecuadas, para aplicar el concepto
en todos los niveles laborales, con el propósito de mejorar continuamente el
Clima Laboral.

13.Mantener con sus subordinados y con todo el personal de la Empresa, una

relación de trabajo favorable, para promover un Clima Laboral cooperativo y
armonioso, que impulse la moral, productividad, eficacia y eficiencia de todos
los trabajadores con los que se relaciona. Así como, aclarar oportunamente al
personal a cargo, sobre cambios y/o modificaciones que se susciten en el Área
o la Empresa.

LABORES OPERATIVAS:

14.Supervisar y controlar las ejecuciones y los avances de los trabajos asignados a

las áreas de Administración de Mina, Bienestar Social, y Administración de
Lima; asimismo coordinar sobre la disponibilidad de los recursos humanos,
equipos, materiales y/o suministros requeridos por cada una de las áreas.

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15.Controlar y supervisar los trabajos asignados al Dpto. de Contabilidad; velando

por cubrir sus necesidades y velando por el cumplimiento de las funciones
asignadas a dicho Dpto.

16.Elaboración y mantenimiento de los diversos canales de promoción de la

empresa, tales como la página web, brochure y todos aquellos que fortalezcan
la imagen institucional.

17.Supervisar los activos fijos de la Unidad Minera en el aspecto Administrativo y

de custodia, verificando el adecuado uso de los mismos, por el personal a cuyo
cargo esta su uso y custodia.

18.Disponer y/o efectuar supervisión, respecto a los servicios contratados a

terceros, revisar la asignación de uso correspondiente.

RESPONSABILIDADES:

19.Evaluar y seleccionar las cotizaciones de terceros y pedidos de suministros,

buscando el equilibrio Calidad- Costo.

20.Participar en las diversas negociaciones entre la empresa y el Sindicato de

Único de Trabajadores.

21.Dar prioridades a los trabajos, según requerimientos, en coordinación con las

demás áreas involucradas; velando por la calidad laboral y buen servicio de la
empresa hacia el trabajador para el desarrollo de su labor, hacia los residentes
y visitantes.

22.Autorizar todo movimiento económico (firmas de cheques, adelantos, etc.) de la

empresa, revisando y aprobando facturas, recibos de pago, reportes de gastos
para el pago respectivo, así como llevar un control de pagos (clasificación por
vencimiento y tipo de servicio, proveedores, fletes y otros).

23.Revisar, coordinar y aprobar los Presupuestos elaborados por las jefaturas de

los Departamentos asignados a su cargo.

24.Velar se efectúen los pagos de impuestos y/o tributos que afecten a la empresa,
dentro de los plazos establecidos por Ley.

25.Velar se efectué el cierre contable de las operaciones de la empresa, dentro de

los plazos establecidos, que por lo general será de un mes; al igual que
controlar que los estados financieros estén presentados en este lapso.
26.Velar y/o disponer por la supervisión de las operaciones concernientes a
Tesorería (Caja) en los aspectos de funcionabilidad y adecuada administración
de los recursos asignados, verificando que se efectué la revisión periódica e
intespectiva del movimiento económico de la Caja, estableciendo que los
documentos sustentatorios de los egresos, cuenten con las autorizaciones
correspondientes y muestren razonabilidad en sus montos; así como que los
ingresos se efectúen oportunamente y de acuerdo con lo programado y/o
establecido.

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27.Presentar mensualmente a la Dirección, los Estados Financieros (Balance

General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Flujo de Efectivo), ajustados por
inflación.

EN GENERAL:

28.Proyectar una imagen favorable de la Compañía; su Visión, Misión, Valores y

Objetivos, promoviendo el público reconocimiento de sus logros y la aceptación
pública de sus actividades.

29.Desarrollar las tareas y obligaciones, con responsabilidad, oportunidad, eficacia

y eficiencia, conforme con las Políticas de la empresa.

30.Diseñar las Políticas, Procedimientos, Normas y Reglamentos, que resulten

apropiados, para asegurar el logro de los objetivos trazados por el área.

31.Desarrollar buenas relaciones humanas con los integrantes de su área, de la

Unidad y autoridades y/o representantes vinculadas con la Empresa.

32.Permanecer disponible dentro o fuera de las horas de trabajo, para dirigir y/o
supervisar actividades imprevistas y necesarias, si se requiere de su presencia.

33.Propiciar dentro de su personal la Polifuncionalidad de los trabajos en el área,

de acuerdo a los conocimientos y experiencia adquirida, con la finalidad de
contar con personal y Mano de Obra calificada.

34.Colaborar y/o apoyar en cualquier otra actividad complementaria que requiera

de su capacidad y destreza, afín a su puesto y/o Línea de Carrera establecida
dentro o fuera de su área de trabajo, que le sean encomendadas por la
Gerencia General.

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