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CÓDIGO: A-PYP-01-02-001

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA


ATENDER
REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS

DEL

MACROPROCESO:

GESTIONAR LOS PROCESOS Y PROYECTOS

PROCESO:

GESTIONAR SOLICITUDES DE ATENCIÓN

VERSIÓN: 1.1
Manual de Procedimientos para Atender
Requerimientos Tecnológicos

Versión 1.1 Fecha de Aprobación del Directorio: 27/11/2014 Pág. # 2 de 59


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Manual de Procedimientos para Atender
Requerimientos Tecnológicos

CODIGO: A-PYP-01-02-001

MACROPROCESO: Gestionar los Procesos y Proyectos


PROCESO: Gestionar Solicitudes de Atención
SUBPROCESO: Atender Requerimientos Tecnológicos

CONTROL DE VERSIONES Y ACTUALIZACIONES

Fecha de Aprobación
Comité
Versión Actualización CAIR Directorio Observaciones
Ejecutivo
Cambio de formato
por actualización de
V-1 A-0 09/07/2014 25/07/2014
Metodología de
Gestión de Procesos.
Actualización de
Procedimiento para
19/11/2014 27/11/2014 Elaborar
Requerimiento
V-1 A-1 Tecnológico.

CONTROL DE MODIFICACIONES

No. Versión Actualización Motivo o Causa Descripción del Cambio


1 1 1 Modificación Actualización de políticas en
cuanto a las aprobaciones de
nuevas funcionalidades a
través de memo por parte de la
Vicepresidencia General y para
establecer orden de prioridad
de atención del Comité de TI
en solicitudes de
requerimientos tecnológicos.
2 1 1 Modificación Se ha modificado el
procedimiento, el cual
considera la aprobación por
parte de la VP general y la
asignación de prioridades por
parte del Comité de TI.
3 1 1 Eliminación Se ha eliminado el Anexo # 1
correspondiente a la Solicitud

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de Automatización y
Documentación.
4 1 1 Modificación Se ha actualizado el formulario
DERCAS por inclusión de
nuevos campos.
5 1 1 Modificación Se ha actualizado el formulario
de Solicitud de Control de
Cambios por inclusión de
nuevos campos.

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Requerimientos Tecnológicos

ÍNDICE
1 OBJETIVO6
2 ALCANCE 6
3 INDICADORES 7
4 POLÍTICAS8
4.1 POLÍTICAS PARA ELABORAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ...........................................................8
4.2 POLÍTICAS PARA INGRESAR SOLICITUD DE CONTROL DE CAMBIOS.............................................11
4.3 POLÍTICAS PARA CERTIFICAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS......................................................11
4.4 POLÍTICAS PARA VALIDAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICAS EN AMBIENTE DE PRODUCCIÓN.......12
4.5 POLÍTICAS PARA CAPACITAR Y DIFUNDIR CAMBIOS............................................................................12
5 PROCEDIMIENTOS 14
5.1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS.............................................14
5.2 PROCEDIMIENTO PARA INGRESAR SOLICITUD DE CONTROL DE CAMBIO...........................................16
5.3 PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS............................................17
5.4 PROCEDIMIENTO PARA VALIDAR REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS EN AMBIENTE DE PRODUCCIÓN
.................................................................................................................................................................... 18
5.5 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITAR Y DIFUNDIR CAMBIOS..................................................................19
6 FLUJOS 20
7 FORMATOS Y ANEXOS 27
8 GLOSARIO59

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Requerimientos Tecnológicos

1 OBJETIVO
Proporcionar a los participantes una guía para elaborar requerimientos
tecnológicos solicitados por los Dueños de Proceso y Organismos de Control.

2 ALCANCE

Aplica a los Dueños de Proceso y al personal del área de Sistemas y Procesos


del Banco de Machala, y contiene las políticas y procedimientos a seguir para
elaboración, certificación y control en producción de los requerimientos
tecnológicos.

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3 INDICADORES

INDICADORES DE GESTIÓN
 %CRT: Porcentaje de Cumplimiento de Requerimientos
Tecnológicos.
Cálculo:

%CRT = # de Requerimientos Tecnológicos enviados a Desarrollo


# de Requerimientos Aceptados

Unidad en que se mide: Porcentual

Frecuencia de medición: Trimestral

Alcance: Área de Procesos

Umbral de Revisión: Envío al área de desarrollo menos del 80% de


los requerimientos aceptados.

Fuente de Información: Coordinador de Requerimientos


Tecnológicos y Proyectos

Responsable de la Fuente: Gerente de Procesos y Proyectos

 %CRTA: Porcentaje de Cumplimiento de Requerimientos


Tecnológicos Asignados.

Cálculo:

%CRTA= # de Requerimientos Tecnológicos enviados a Desarrollo


# de Requerimientos Asignados

Unidad en que se mide: Porcentual

Frecuencia de medición: Bimensual

Alcance: Área de Procesos

Umbral de Revisión: Envío al área de desarrollo menos del 80% de


los requerimientos asignados.

Fuente de Información: Coordinador de Requerimientos


Tecnológicos y Proyectos

Responsable de la Fuente: Gerente de Procesos y Proyectos


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4 POLÍTICAS
4.1 Políticas para Elaborar Requerimientos Tecnológicos

1. El proceso de atención para un requerimiento, deberá cumplir las siguientes


etapas:
 Recepción de la solicitud aprobada.
 Análisis de la solicitud.
 Definición / Elaboración del requerimiento tecnológico.
 Certificación del requerimiento tecnológico desarrollado.
 Validar requerimiento en el ambiente de producción
 Capacitación y/o Difusión de los cambios desarrollados.
 Cierre del requerimiento.

2. Los Dueños del Proceso solicitarán vía memo a Vicepresidente


General la implementación de un nuevo Requerimiento Tecnológico o
Proyecto.

3. Las solicitudes de nuevas funcionabilidades, cambios o mejoras


tecnológicas serán enviadas vía correo electrónico al buzón de “Procesos y
Proyectos” por los Dueños del Proceso luego de recibir la aprobación del
Vicepresidente General.

4. El Coordinador de Requerimientos Tecnológicos o Coordinador de


Proyectos serán responsables de designar a un Ingeniero de Procesos o
Proyectos para la atención de este, analizando la carga de trabajo del
recurso asignado.

5. Será responsabilidad de los Coordinadores de Requerimientos


Tecnológicos o de Proyectos, o sus delegados, analizar y evaluar el
requerimiento con el objeto de determinar la factibilidad de atención,
validando que la funcionabilidad requerida no este cubierta en alguna
opción ya implementada.

6. El Coordinador del Requerimientos Tecnológicos o Coordinador de


Proyectos una vez que ha asignado la atención del requerimiento a un
Ingeniero, deberá de comunicar al Dueño de Proceso Solicitante la fecha de
atención en un plazo máximo de 72 horas a partir de su aceptación.

7. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos, en caso de


ser necesario, convocar a reuniones a los Dueños de Procesos
involucrados, para realizar consultas con respecto a la solicitud. Si lo
amerita, también deberán ser convocados los Líderes de Desarrollo o su
Delegado.
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8. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos la elaboración


del “Documento de Especificaciones de Requerimientos y Aceptación de
Software” (DERCAS) (Ver Anexo # 1), de acuerdo al instructivo
desarrollado para el efecto (Ver Anexo # 2)

9. Será responsabilidad del Dueño del Proceso o su Delegado, proporcionar la


información completa e interpretación de leyes y normativas para la
elaboración del “Documento de Especificaciones de Requerimientos y
Aceptación de Software” (DERCAS).

10. Los criterios para la elaboración del requerimiento, serán por los siguientes
motivos:

 Proceso Nuevo
Creación de una nueva funcionalidad que automatice procesos
manuales, mejorando el servicio interno.

 Producto / Servicio / Canal Nuevo


Implementación de una nueva herramienta que brinde una mejor
atención y facilidad para el cliente.

 Mejoras a Productos / Servicios / Canales


Implementación de mejora en productos, servicios y canales,
modificando sus características y diseño.

 Mejoras a Procesos
Implementación de controles, automatización de procesos, eliminación
de funcionalidades no utilizadas, obsoletas o que no agregan valor.

 Fallas en Procesos
Cuando se ha detectado una inconsistencia o debilidad en la
funcionalidad de la aplicación / sistema / servicio, por parte de un
colaborador del Banco o Cliente.

 Entidades de Control
Implementación de nuevos procesos o cambios en las aplicaciones por
nuevas Leyes, Decretos, Resoluciones y Circulares.

 Generación de Información
Solicitud de información (reportes gerenciales, operativos) para
Organismos de Control, Organismos Gubernamentales o Entidades
Judiciales, Auditoría Interna y Externa.

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11. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos la asignación


de la prioridad de atención (Alta, Media o Baja), de acuerdo a lo que se
detalla a continuación:

 ALTA

 por disposiciones legales y de organismos de control.


 por políticas internas de aplicación inmediata.
 situaciones que impliquen riesgos para el Banco, que deban ser
solucionados de forma urgente.
 por implementación de nuevos productos y servicios.
 por información solicitada por Auditores externos y Calificadoras de
Riesgos.
 por reclamos de clientes.

 MEDIA

 incorporación de nuevas funcionalidades.


 modificación de las aplicaciones, por mejoras en los procesos.

 BAJA

 mejoras a listados, consultas,  transacciones,  procesos.


 incorporación de nueva funcionalidad, que no impliquen mayor riesgo
para el Banco o que los clientes se vean afectados.

12. De ser necesario se adjuntarán al Documento de Especificaciones de


Requerimientos y Aceptación de Software (DERCAS): documentos
técnicos/operativos, fórmulas, prototipos, formularios, pantallas, flujos,
esquemas contables, entre otros; a un nivel de detalle que especifique
claramente el resultado final deseado.

13. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos conjuntamente


con el Dueño del Proceso o su Delegado, elaborar el Plan de Pruebas (Ver
Anexo # 3) que será incluido en el Documento de Especificaciones de
Requerimientos y Aceptación de Software (DERCAS) y contendrá los
escenarios o casos de uso que se verificarán en la etapa de certificación,
siendo susceptible a actualización durante la etapa de desarrollo.

14. Los plazos en días laborables, para el levantamiento de la información y


elaboración del Documento de Especificaciones de Requerimientos y
Aceptación de Software (DERCAS), se detallan en la siguiente tabla,
evaluando la prioridad.

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DIAS
PRIORIDAD
LABORABLES

Alta 7

Media 10

Baja 15

15. Una vez finalizado el Documento de Especificaciones de Requerimientos y


Aceptación de Software (DERCAS), será responsabilidad del Ingeniero de
Procesos o Proyectos solicitar la revisión de sus respectivos Coordinadores
y el tiempo máximo de esta revisión será 2 días laborables.

16. Habiendo finalizado la revisión de los Coordinadores, el Ingeniero de


Procesos o Proyectos deberá convocar, en un máximo de 3 días
laborables, a una reunión de Aceptación del Documento de
Especificaciones de Requerimientos y Aceptación de Software (DERCAS)
al Dueño de Procesos Solicitante, Líderes de Desarrollo correspondientes,
Gerente de Procesos y Gerente de Desarrollo. En dicha reunión se
explicará el alcance e impacto del requerimiento solicitado y se firmará la
aceptación del DERCAS por los asistentes.

4.2 Políticas para Ingresar Solicitud de Control de Cambios

1. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos la elaboración


de la Solicitud de Control de Cambios (Ver Anexo # 4), en caso de
requerirse un cambio de alcance al Documento de Especificaciones de
Requerimientos y Aceptación de Software (DERCAS), debiendo ésta,
contar con las mismas aprobaciones del DERCAS original.

2. Los Controles de Cambios se receptarán mientras se esté desarrollando el


requerimiento, sin embargo de ser necesario, los tiempos de finalización
serán replanteados por los Líderes de Desarrollo y dichos tiempos deberán
ser comunicados al Usuario Solicitante por Ingeniero de Procesos o
Proyectos.

4.3 Políticas para Certificar Requerimientos Tecnológicos

1. Será responsabilidad de los Ingenieros de Procesos o Proyectos solicitar al


Área de Desarrollo un set de datos con los cuales se deberán a realizar las
Pruebas de Proceso.
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2. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos convocar a


certificación al usuario solicitante en los próximos 2 días laborables
después de haber realizado las pruebas internas.

3. Una vez finalizada la certificación con el usuario, se deberá de firmar el


Acta de Finalización de Requerimiento (Ver Anexo # 5) por los Usuarios
involucrados.

4. Será responsabilidad del Coordinador de Requerimientos Tecnológicos o


Proyectos solicitar el pase a producción mediante correo electrónico, y
deberá adjuntar lo siguiente:

 Acta de Finalización de Requerimiento debidamente firmada.

 Evidencia de la pruebas realizadas y cualquier otro documento que


respalde la certificación.

5. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos coordinar la


asignación de roles a perfiles de usuario con seguridad de la información
como mínimo 2 días laborables previo al pase a producción.

4.4 Políticas para Validar Requerimientos Tecnológicas En Ambiente De


Producción

1. Posterior al pase a producción, será responsabilidad del Ingeniero de


Procesos o Proyectos en conjunto con los usuarios involucrados verificar
que el pase se haya realizado exitosamente, caso contrario, notificará del
particular a las instancias correspondientes.

2. Será responsabilidad del Gerente de Sistemas y Procesos la evaluación del


incidente y de ser el caso, autorizar el reverso del pase informando
posteriormente a la Comisión de Gestión de Cambios.

4.5 Políticas para Capacitar y Difundir Cambios

1. Será responsabilidad del Ingeniero de Procesos o Proyectos a cargo del


requerimiento, elaborar la correspondiente Instrucción Operativa, Manual de
Usuarios y Manual de Procedimientos según lo establecido en el Manual de
Procedimientos para Atender Requerimientos de Documentación de
Procesos.

2. Será responsabilidad el Dueño del Proceso y el Gerente de Procesos y


Proyectos definir la necesidad de capacitación por la nueva funcionalidad
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implementada. Esta capacitación deberá ser coordinada con el área de


Recursos Humanos y preparada e impartida por el Ingeniero de Procesos o
Proyectos Responsable del Requerimiento Tecnológico.

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5 PROCEDIMIENTOS
5.1 Procedimiento para Elaborar Requerimientos Tecnológicos

Dueño de Proceso o su Delegado

1. Envía memo a Vicepresidente General solicitando la implementación de un


nuevo Requerimiento Tecnológico o Proyecto.

Vicepresidente General

2. Recepta el memo de solicitud del Requerimiento Tecnológico o Proyecto,


de acuerdo al análisis realizado aprueba o niega el requerimiento.

Dueño de Proceso o su Delegado

3. Recibe memo de parte del Vicepresidente General, si la solicitud fue


aprobada, envía el memo escaneado al buzón de “Procesos y Proyectos
Solicitudes” para su atención.

Coordinador de Requerimientos Tecnológicos o Proyectos

4. Recibe la solicitud de requerimiento y redacta un correo electrónico al


Gerente de Procesos y Proyectos evaluando complejidad e impacto para
que se plantee la prioridad a los Miembros del Comité de TI.

Gerente de Procesos y Proyectos

5. Redacta un correo electrónico a los Miembros del Comité de T.I. para que
se analice la prioridad del requerimiento y sea considerando dentro del
programa de desarrollo.

Miembros de Comité de Tecnología de la Información

6. Recibe el correo electrónico de parte del Gerente de Procesos, lo analizan y


asignan la prioridad de atención.

Gerente de Procesos y Proyectos

7. Recibe la prioridad y comunica a través de correo electrónico al


Coordinador de Requerimientos Tecnológicos o Proyectos.

Coordinador de Requerimientos Tecnológicos o Proyectos

8. Asigna a un Ingeniero de Procesos o Proyectos para su atención.

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Ingeniero de Procesos o Proyectos

9. Recibe la solicitud, incluye en cronograma de atención de acuerdo a la


prioridad indicada por el Comité de TI.

10. Elabora el Documento de Especificaciones de Requerimientos y Aceptación


de Software (DERCAS) y en caso de tener consultas adicionales estas se
realizan directamente al usuario solicitante vía correo electrónico o de ser
necesario se convocarán reuniones en las cuales se deberá elaborar un
acta donde quedarán reflejados los acuerdos y compromisos adquiridos.

11. Envía DERCAS a la recolección de firmas de los Usuarios que interviene y


al Dueño del Proceso Solicitante.

12. Una vez obtenida la firma de aprobación, envía al Departamento de


Desarrollo para la atención.

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5.2 Procedimiento para Ingresar Solicitud de Control de Cambio

Dueño de Proceso o su Delegado, Analista de Desarrollo

1. Determinan la necesidad de realizar un alcance al requerimiento que se


encuentra en desarrollo.

2. Comunican al Ingeniero de Procesos o Proyectos la necesidad de realizar


el alcance.

Ingeniero de Procesos o Proyectos

3. Recibe la solicitud, y convoca a una reunión al Dueño de Proceso


Solicitante, Líderes de Desarrollo correspondientes, en la cual se analiza el
alcance al requerimiento solicitado y elabora la Solicitud de Control de
Cambios.

4. Solicita la firma de la Solicitud de Control de Cambios al Dueño de Proceso


Solicitante, Líderes de Desarrollo correspondientes y la envía al Área de
Desarrollo para su correspondiente atención y continúa con lo escrito en el
Manual de Procedimientos para Desarrollar Requerimientos Tecnológicos.

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5.3 Procedimiento para Certificar Requerimientos Tecnológicos

Ingeniero de Procesos o Proyectos

1. Una vez notificado la finalización del desarrollo por parte de los Líderes de
Desarrollo, solicita un set de datos para realizar las Pruebas de Proceso

2. Si todo está acorde a lo solicitado en el DERCAS convoca a certificación al


usuario solicitante y usuarios intervinientes en el requerimiento, caso
contrario se reportarán las incidencias detectadas al Analista y Líder de
Desarrollo.

Ingeniero de Procesos o Proyectos y Usuario

3. Ejecutan las pruebas según los casos de usos detallados en el plan de


pruebas, y paralelamente recopilan las evidencias.

Nota: De ser necesario se convocará al Analista de Desarrollo.

4. Si todo está correcto firman el Acta de Finalización de Requerimiento.

Ingeniero de Procesos o Proyectos

5. Envía al Líder y Analista de Desarrollo el Acta de Finalización de


Requerimiento y las evidencias de las pruebas realizadas, para que
proceda a coordinar el Pase a Producción según lo establecido en el
Manual Procedimientos de Gestionar Pases de Versión.

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5.4 Procedimiento para Validar Requerimientos Tecnológicos En Ambiente


De Producción

Ingeniero de Procesos o Proyectos y Usuario Solicitante

1. Verifican que lo que se haya certificado en ambiente de desarrollo se


encuentre en el ambiente de producción según lo solicitado en el
Documento de Especificaciones de Requerimientos y Aceptación de
Software (DERCAS).

Ingeniero de Procesos o Proyectos

2. Si la implementación tiene novedades, comunica el particular a los Líderes


y Analistas de Desarrollo involucrados.

3. Una vez solucionado el inconveniente detectado, recoge firma a Usuario


Solicitante en Acta de Finalización de Requerimiento en la sección de
Validación Post-Implementación.

4. Conforma una carpeta con todos los documentos del Requerimiento:


Documento de Especificaciones de Requerimientos y Aceptación de
Software (DERCAS), Plan de Pruebas y Evidencias de Certificación, Acta
de Finalización de Requerimiento y solicita a Asistente de Procesos el
respectivo archivo. Continúa con el Procedimiento de Capacitar y Difundir
cambios.

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5.5 Procedimiento para Capacitar y Difundir Cambios

Dueño de Proceso y Gerente de Procesos y Proyectos

1. Determinan que el pase a producción del requerimiento implica una


capacitación. Si no es necesario, solicita instruir al personal involucrado y
continúa con el procedimiento de Elaborar Instrucciones descrito en el
Manual de Procedimientos de Atender Requerimientos de Documentación.

2. Solicita a través del medio destinado para este fin capacitar al personal
involucrado en el pase a producción del requerimiento.

Coordinador de Requerimientos o Proyectos

3. Solicita a Ingeniero de Procesos o Proyectos que atendió el requerimiento


elaborar una presentación, paralelamente coordina con Recursos Humanos
la logística que implica la capacitación.

Ingeniero de Procesos o Proyectos

4. Elabora la presentación y está a la espera de lo que se indiqué en Recursos


Humanos de la fecha de inicio de la(s) capacitación(es).

Jefe de Recursos Humanos o Delegado

5. Coordina internamente un plan de capacitación y comunica a los


involucrados el inicio de las charlas. La descripción de la coordinación se
detalla en el Manual de Procedimientos para la Permanencia del Personal.

Ingeniero de Procesos o Proyectos

6. Procede a dar la capacitación y evaluación a todos los convocados.

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6 FLUJOS

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7 FORMATOS Y ANEXOS

Anexo # 1 Documento de Especificaciones de Requerimientos y Aceptación


de Software (DERCAS) (A-PYP-01-02-001-F1)

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Anexo # 2 Instructivo de Elaboración de DERCAS

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Anexo # 3 Plan de Pruebas (A-PYP-01-02-001-F3)

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Anexo # 4 Solicitud de Control de Cambios (A-PYP-01-02-001-F2)

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Anexo # 5 Acta de Finalización de Requerimiento (A-PYP-01-02-001-F4)

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8 GLOSARIO

 Requerimiento Tecnológico: Es toda solicitud de cambio, modificación o


mejora en un aplicativo determinado con el fin de optimizar recursos.
 Caso de Uso: Técnica usada para definir la funcionalidad requerida, los
objetivos, y para Diseñar Pruebas. Los casos de uso definen escenarios
realistas que describen las interacciones entre los Usuarios y un Servicio.
 Plan de Pruebas: Describe los casos de uso que se han certificado, donde se
detalla el éxito o fracaso de cada prueba realizada.
 Acta de Finalización de Requerimiento: Documento en el cual el ususario
solicitante, usuario de gestión y ussuario de desarrollo dan por aceptado el
pase a producción de un requerimiento tecnológico.

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