Manual SIANIESP 2018-2020

MANUAL DEL USUARIO SISTEMA Versión: 06
PROCESO
VIGILANCIA Y ANALISIS DEL APLICATIVO Sivigila
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RIESGO EN SALUD PÚBLICA
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ANEXO No. 4
MANUAL SIANIESP RIPS
Sivigila
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA Y ANÁLISIS DEL RIESGO EN SALUD PÚBLICA
AUTORES: EQUIPO SIVIGILA
CLAUDIA MARCELLA HUGUETT ARAGÓN

WILSON EDUARDO AGUILAR LANDINEZ
MARTHA LANCHEROS
Enero de 2018
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TABLA DE CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN ......................................................................................................................................................................... 3
2. CARGA Y CONSOLIDACION DE LOS RIPS .......................................................................................................................... 3
2.1. CARGA DE UN ÚNICO JUEGO DE ARCHIVOS RIPS............................................................................................................ 3
2.2. CARGA MASIVA DE VARIOS JUEGOS DE ARCHIVOS RIPS .............................................................................................. 8
2.3. CONSIDERACIONES IMPORTANTES .................................................................................................................................. 11
3. NOTIFICACION DE REGISTROS DE RIPS CORRESPONDIENTES A EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA .. 13
3.1. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ................................................................................................................................... 14
4. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL – BAI....................................................................................................................... 19
5. CONFIGURACIÓN DE UNA BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL ............................................. 29
5.1. CONFIGURACIÓN DE EVENTOS DE INTERÉS LOCAL PARA HACER BAI ..................................................................... 29
5.2. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR EL USUARIO ...... 31
5.3. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES DESDE UN ARCHIVO EXCEL 5.0/95 ............................................ 33
5.4. ASIGNACIÓN DE PROCEDIMIENTOS A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR EL USUARIO ............................... 35
6. BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL ............................................................................................ 38
7. CORRESPONDENCIA SIVIGILA ........................................................................................................................................... 41
8. RESUMEN DE ATENCIONES ................................................................................................................................................ 50
9. REPORTES DE MORBILIDAD POR IRA – EDA ................................................................................................................... 54
10. NOTIFICACIÓN POR UPGD/UNM/UND ................................................................................................................................ 59
11. TOTAL DE REGISTROS RIPS CONSOLIDADOS ................................................................................................................ 62
12. GENERACIÓN DE BACKUP (COPIA DE RESPALDO) ........................................................................................................ 64
13. REINICIALIZAR LA BASE DE DATOS .................................................................................................................................. 66
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1. DESCRIPCIÓN
El módulo SIANIESP RIPS del Sistema SIVIGILA está enfocado a facilitar el procesamiento y consolidación
de la información de los RIPS por parte de cada uno de los actores del sistema para la notificación de los
mismos de acuerdo con los lineamientos establecidos para la operación del sistema de vigilancia.
2. CARGA Y CONSOLIDACION DE LOS RIPS
Se deben cargar los RIPS que cumplan con la estructura definida en el anexo técnico de la resolución 3374
de 2000 del Ministerio de la Protección Social, según Ítem 2: Archivos de datos que transfiere la institución
prestadora de servicios de salud a la entidad administradora de planes de beneficios y previamente a este
proceso deben haber sido sometidos a un proceso de validación de estructura y datos.
Importante…
Con el objeto de que la carga de archivos RIPS sea útil para la vigilancia en salud pública, se debe
contar con un mínimo de archivos a cargar: CT= Control, AF= Transacciones, US= Usuarios y al menos
uno de los siguientes: AC= Consultas, AU= Urgencias, AH= Hospitalización, AP = Procedimientos. No
obstante, el módulo está en capacidad de funcionar únicamente con los archivos CT y AF, aunque un
escenario como éste, no sería útil para la vigilancia.
Los archivos RIPS traen columnas que tienen datos tipo monetario, estos datos no serán cargados en la
base de datos del módulo SIANIESP.
2.1. Carga de un único juego de archivos RIPS
Para efectuar la carga y consolidación de un único juego de archivos RIPS proceda así:
1. Ingrese al Sistema SIVIGILA en la forma usual. El sistema le desplegará su pantalla principal.

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2. Haga click en el botón “SIANIESP RIPS”, el sistema le mostrará el panel de control del componente
SIANIESP-RIPS
3. Ahora haga clic en el botón “Importar RIPS”, el sistema despliega la siguiente Pantalla:
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Esta pantalla le permite hacer la carga de uno o más juegos de archivos RIPS. También le permite
especificar si el módulo debe cargar los registros RIPS que correspondan exclusivamente a eventos de
interés en salud pública (EISP) o si debe cargar todos los registros que se encuentren en los archivos
planos, independientemente de que ellos correspondan o no a eventos de interés en salud pública. Si
solamente desea procesar los eventos de interés en salud pública deberá hacer clic en la casilla de
verificación que está en la parte izquierda del mensaje “Procesar SOLO eventos de interés en Salud
Publica” y el sistema ignorará los archivos: AD (Descripción Agrupada), AN (Recién Nacidos), AM
(Medicamentos) y AT (Otros Servicios).
4. Si usted quiere cargar todos los registros que vengan en los archivos RIPS, deje inhabilitada la opción
“Procesar SOLO eventos de interés en salud Pública”; si lo que quiere es cargar únicamente registros
que correspondan a EISP, deje habilitada esta opción.
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5. Elija el botón “1-Archivo CT” para cargar un solo juego de archivos RIPS: el especificado en el archivo
CT que usted haya seleccionado. Esta acción le permitirá a Ud., buscar la carpeta en la cual se
encuentra el archivo de control cuyo nombre tendrá que ser de la forma CT……txt y demás archivos
que conforman el juego de archivos RIPS:
6. Seleccione el archivo CT…..txt y haga clic en el botón “Seleccionar”, esta acción desplegará la
siguiente pantalla en la cual Ud. debe hacer clic en la opción “2-Iniciar” para importar los registros de
RIPS. Una vez se han cargado los registros RIPS, la siguiente pantalla es desplegada:
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Esta pantalla muestra en la columna “importados”, el número de registros que fueron encontrados en el
juego de archivos RIPS, la columna “Consolidados” muestra el número de registros que después de ser
importados pudieron ser cargados en la base de datos del módulo SIANIESP RIPS. Estos registros están
numerados por tipo de archivo RIPS, por ejemplo, para el tipo de archivo AP - “Procedimientos” el
resultado fue: Importados: 32.424 y consolidados solo 5.283.
En términos generales, cuando se selecciona la opción de “Procesar solo eventos de interés en salud
pública”, el módulo SIANIESP RIPS consolidará una cantidad menor de registros en relación a los que se
encuentran en los archivos RIPS a no ser que en los archivos a cargar, todos los registros correspondan a
eventos de interés en salud pública; en este último caso, el número de registros consolidados será igual al
número de registros importados.
Finalizado el proceso, el siguiente mensaje es desplegado:
Para terminar el proceso Ud. debe hacer clic en el botón “Aceptar”.

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2.2. Carga masiva de varios juegos de archivos RIPS
Para importar más de un juego de archivos RIPS a la vez, siga el siguiente procedimiento:
1. Guarde las carpetas de juegos de archivos RIPS bajo otra carpeta; por ejemplo, si usted quiere
cargar en una sola operación los juegos de archivos RIPS de los departamentos de ARAUCA y
AMAZONAS, tendrá que tener dos carpetas, digamos RIPS_AMAZONAS y RIPS_ARAUCA, que
contendrán los archivos RIPS de esa entidades territoriales, y tendrá que guardar esas carpeta en una
tercera del nombre de su preferencia; en este ejemplo, supondremos que esa tercera carpeta se llama
_AAASIANIESP.
2. Haga clic en el botón “1-Ruta / Carpeta” de la pantalla “Carga y consolidación de RIPS”
3. Al hacer clic en esta opción, el sistema le permitirá buscar la carpeta en la cual tiene los juegos de
archivos RIPS que va a cargar, en este caso _AAA_SIANIESP. Una vez localizada la carpeta ponga el
cursor sobre ella y haga clic en el botón “Aceptar”,
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El sistema dará inicio a la carga de todos los juegos de archivos RIPS que se encuentren en la carpeta
seleccionada y los cargará uno tras otro en su base de datos. Al final del proceso, el sistema mostrará la
siguiente pantalla que le informará al ususario que los juegos de archivos RIPS han sido cargados en el
sistema. En el ejemplo que se está siguiendo, el sistema habrá cargado los archivos RIPS de los
departamentos de Arauca y de Amazonas. Para terminar, haga clic en “Aceptar”.
4. El sistema le mostrará el resultado de la carga correspondiente al último juego de archivos RIPS

cargado:
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Aun cuando en la pantalla “Carga y consolidación de RIPS”, el módulo SIANIESP RIPS solo muestra las
cifras correspondientes al último juego de archivos RIPS cargados, tenga en cuenta que el sistema habrá
cargado la totalidad de registros que encuentre en cada carpeta.
Una carga masiva de RIPS genera un archivo .txt (ResultadosCargaArchivosPlanos_aaaa_mm_T......txt) en

la misma carpeta en la que se encuentra el juego de RIPS. Este archivo contiene el número de archivos
importados y el número de registros cargados en la base de datos. También contiene los errores
encontrados en el proceso en caso de que se hubieran presentado.
Tal como puede verse en la figura anterior, la estructura del archivo de resultados es la siguiente: la primera
línea tiene el nombre de la carpeta procesada, en la línea siguiente está el error encontrado al momento de
ser cargada (si lo hubiese) y finalmente tres columnas: la primera tiene las iniciales de los nombres de los
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archivos RIPS procesados: AD, AF, US, AP, AC, AU, AH, AN, AM y AT., la segunda columna (Importados),
tiene el número de registros importados y la última columna (Consolidados), tiene el número de registros
consolidados, es decir, aquellos registros que fueron validados positivamente y por tanto cargados en la
base de datos. Como se han procesado varias carpetas, el archivo muestra el resultado neto de carga por
cada carpeta, separando uno de otro mediante una línea punteada.
Para finalizar el proceso, haga clic en la opción “3-Terminar”, el sistema le mostrará nuevamente el panel de
control de SIANIESP-RIPS
2.3. Consideraciones importantes
1. Si Ud. vuelve a cargar exactamente los mismos archivos RIPS que ya había cargado, es decir,
indicando al sistema que utilice la misma carpeta de juegos de RIPS que utilizó, el sistema no vuelve a
cargar ningún registro de los que contienen los archivos RIPS por cuanto ellos ya se encuentran en la
BD.
2. Esta versión de SIANIESP realiza una validación mínima a los RIPS y, según sean las inconsistencias
encontradas, NO permitirá la carga de un juego de RIPS cuando se presenten alguna situación de
error.
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3. En caso de que ocurra un error durante la carga de archivos, el aplicativo despliega un mensaje
relacionado con el error y activa un botón en la parte inferior derecha del formulario que le permitirá
conocer qué tipo de error ocurrió, a la vez que le permitirá enviar esta información a un archivo Excel.
Al hacer clic en el botón “Enviar a Excel” el sistema generará un archivo en excel con los errores
encontrados, desplegando la siguiente pantalla:
Los errores que se pueden encontrar durante el proceso de carga de archivos RIPS, son los siguientes:
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 Si falta un archivo que está relacionado en el archivo CT, el sistema despliega el siguiente
mensaje:
 En caso de que el nombre de uno de los archivos relacionados en el archivo de control “CT” tenga
un nombre diferente a los establecidos (AD, AF, US, AP, AC, AU, AH, AN, AM, AT), el siguiente
mensaje será desplegado:
3. NOTIFICACION DE REGISTROS DE RIPS CORRESPONDIENTES A EVENTOS DE INTERÉS EN

SALUD PÚBLICA
La información de los eventos de salud pública provenientes de los RIPS (Registros Individuales de
Prestación de Servicios de Salud) que ya ha sido cargada en el sistema debe ser notificada al nivel
superior con la opción notificación.
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3.1. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
 El módulo SIANIESP – RIPS solamente notifica registros que correspondan a interés en salud
pública; es decir, selecciona de su base de datos solamente aquellos registros que el Instituto
Nacional de Salud ha establecido que son de interés en salud pública. En ningún caso, este
proceso notifica otros registros de RIPS que, aún cuando puedan ser útiles para realizar otros
procesos –como la BAI-, el INS no haya establecido explícitamente para efectos de notificación.
 El archivo AF siempre se notifica completo1 independientemente de las fechas de inicio y final que
haya podido especificar el usuario en la pantalla de notificación.
 Los archivos planos de notificación producidos como resultado de este proceso quedarán
almacenados en una carpeta de nombre “SIANIESPRips\ARCHIVOS PLANOS” ubicada dentro de
la carpeta de documentos del usuario.
 Siempre que se ejecuta el proceso de NOTIFICACIÓN, se exportan solo registros que no han sido
notificados con anterioridad.
 En el conjunto de planos generados, los archivos AM, AN, AT y AD siempre tienen 0 líneas por
cuanto ninguno de esos archivos RIPS tiene información correspondiente a EISP.
 Una vez que se ejecuta el proceso de notificación, el sistema declarará que todos los registros que
estaban pendientes por notificar en la base de datos SIANIESP, han quedado notificados; por
tanto, NO es posible hacer una notificación e intentar volver a hacer la misma notificación
posteriormente dado que, al segundo intento de notificar, el sistema ya no encontrará registros
pendientes por notificar.
Importante…
Con el objeto de que la carga de archivos RIPS sea útil para la vigilancia en salud pública, se debe
contar con un mínimo de archivos a cargar: CT= Control, AF= Transacciones, US= Usuarios y al menos
uno de los siguientes: AC= Consultas, AU= Urgencias, AH= Hospitalización, AP = Procedimientos. No
obstante, el módulo está en capacidad de funcionar únicamente con los archivos CT y AF, aunque un
1. Hagacomo
escenario clic en la no
éste, opción
sería¨Procesos
útil para laRIPS¨, opción que está en el menú situado en la parte
vigilancia.
superior izquierda de la pantalla, acción que desplegará la siguiente pantalla:
Los archivos RIPS traen columnas que tienen datos tipo monetario, estos datos no serán cargados en la
base de datos del módulo SIANIESP.
1
Exceptuando, claro está, los registros que de ese archivo ya se hayan notificado
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Para ejecutar el proceso de notificación de registros RIPS de interés en salud pública hacia el siguiente
nivel, proceda así:
1. Haga clic en la opción ¨Procesos RIPS¨, opción que está en el menú situado en la parte superior
izquierda de la pantalla, acción que desplegará la siguiente pantalla:
2. De estas opciones elija Notificar / Enviar RIPS al siguiente nivel:
3. Haga clic en la opción “Notificar / Enviar RIPS al siguiente nivel” para iniciar la notificación, el sistema
desplegará la pantalla “Notificación de RIPS”:
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4. Digite en los campos “Desde” y “Hasta” el rango de fechas para el cual va a generar la notificación de
RIPS; el sistema tendrá en cuenta estas fechas para la extracción de los registros RIPS que sean de
interés en salud pública y que deba notificar.
Importante…
El módulo SIANIESP – RIPS solamente notificará los registros que se encuentren entre las fechas
“Desde” y “Hasta”, utilizando para ello alguno de los campos de fechas existentes en ellos; por ejemplo,
del archivo RIPS AC, notificará los registros cuya fecha de consulta se encuentre entre las fechas
establecidas en la pantalla “Notificación de RIPS” y siempre y cuando ellos sean de interés en salud
pública, según se ha indicado previamente.
5. Haga clic en el botón “Generar”, para iniciar el proceso. Dentro de la carpeta SIANIESPRips,
subcarpeta ARCHIVOS PLANOS, el módulo SIANIESP RIPS creará otra cuyo nombre está
conformado por la palabra PLANOS, el rango de fechas elegido para la notificación y la hora en la cual
se ejecutó el proceso.
En la imagen siguiente se puede ver el esquema del nombre de los archivos que fueron creados en el
proceso de notificación. Ej. PLANOS_RIPS_01_02_2017_a_30_02_2017T16_02_30, donde la palabra
PLANOS está seguida por un guión bajo, la fecha inicial del rango elegido para la notificación, la fecha
final del rango, la letra T que significa Tiempo y la hora en que fue ejecutado el proceso de producción
de archivos para notificar al siguiente nivel.
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6. Haga clic en esta carpeta, para encontrar el juego de archivos RIPS que el módulo produjo para
notificar. También se genera un archivo comprimido con los mismos archivos planos antes
mencionados. Los archivos generados se muestran en la siguiente imagen.
El nombre de estos archivos planos está conformado de esta manera: las dos letras iniciales
describen el contenido del archivo (AC, AD, AF, etc), los cinco siguientes, el código de la unidad
notificadora (UPGD, UNM, UND) según se haya configurado en el sistema SIVIGILA Escritorio, las
dos siguientes, corresponden al número de la semana epidemiológica en que se genera la
notificación y termina con guión bajo e INS y extensión txt.
Una vez terminado el proceso de notificación, el sistema muestra el siguiente mensaje
También le mostrará un mensaje adicional en donde se le recomienda que efectúe un backup

preventivo de la base de datos del sistema (Si no recuerda cómo hacerlo, consulte la sección
“GENERACIÓN DE BACKUP (Copia de respaldo)” de este manual).
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En caso de que el módulo SIANIEESP-RIPS no encuentre ningún registro para notificar que
corresponda a las fechas inicial y final especificadas por usted en la pantalla “Notificación de RIPS”,
se lo indicará mostrándole el siguiente mensaje:
7. Haga clic en el botón “Aceptar” para cerrar el mensaje desplegado y luego clic en el botón “Terminar”
para finalizar el proceso de notificación.
El módulo SIANIESP RIPS, desplegará nuevamente el panel su control

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Una vez terminado el proceso de notificación con ayuda del explorador de archivos de Windows
puede verificar que se han generado los archivos planos en Documentos\SIANIESPRips\Archivos
Planos, los cuales deberán ser notificados al siguiente nivel.
4. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL – BAI
La búsqueda activa institucional (BAI) se genera tomando como fuente los RIPS cargados y consolidados
en el sistema; para saber cómo se cargan y consolidan RIPS, por favor remítase en este mismo manual al
capítulo que habla de carga de RIPS.
Importante…
Cuando el módulo SIANIESP – RIPS efectúa la BAI en el archivo de consulta (AC), solo tiene en cuenta
registros cuyo tipo de diagnóstico sea 1 (Impresión diagnóstica) o 2 (Confirmado nuevo).
Para efectuar una búsqueda activa institucional – BAI, ejecute los siguientes pasos:
1. Ingrese al aplicativo Sivigila en la forma usual; el sistema desplegará su panel de control:

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2. Haga clic en el botón “SIANIESP RIPS”, acción que desplegará el panel de control del SIANIESP
3. Haga clic en el botón “Búsqeda Activa Institucional”, el sistema mostrará la pantalla titulada “Búsqueda
activa institucional” que se indica en seguida.
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4. Desde esta pantalla, usted puede hacer una de las siguientes búsquedas activas: enfermedades
transmisibles, no transmisibles, relacionadas con la salud bucal o seleccionar eventos específicos en
una o más de estas categorías. En lo que sigue de este manual, utilizaremos a manera de ejemplo, la
opción de búsqueda activa de eventos “Transmisibles”, por cuanto la búsqueda por las demás
opciones (no transmisibles, salud bucal o eventos específicos) sigue exactamente el mismo patrón de
interacciones que mostraremos acá.
5. Haga clic en el botón “Seleccionar eventos” para elegir los eventos específicos para los cuales desea
hacer la búsqueda. El sistema le mostrará la pantalla titulada “BAI – Selección de eventos a procesar”
6. Haga clic en él o los eventos que desee buscar. Si desea buscar todos los eventos transmisibles
definidos en el sistema, haga clic en el botón “Transmisibles”, si desea hacer la búsqueda de todos los
eventos no transmisibles, haga clic en el botón “No transmisibles” y si desea buscar eventos
relacionados con salud bucal, selecciónelos de la lista que el sistema le muestra, ubicándolos dentro
de la categoría “Salud bucal” de la columna BAI. Cuando termine su elección haga clic en el botón
“Continuar”
7. El sistema despliega nuevamente la pantalla de “Búsqueda activa institucional”:

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8. Ahora haga clic en el botón “Transmisibles” para continuar con el proceso de búsqueda de
transmisibles; el sistema desplegará la siguiente pantalla, en donde tendrá que configurar los
parámetros necesarios para iniciar el proceso, según se definen a continuación:
 Dep/Mun/UPGD: Código DANE del municipio o del departamento o código de la UPGD en

donde se han reportado los casos.
 Año - Semana: año y semana epidemiológica que determinan automáticamente un rango de

fechas inicial y final según el calendario epidemiológico, de tal forma que en la BAI se tendrá
en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas.
 Desde y Hasta: fechas inicial y final que usted puede fijar manualmente de tal forma que en la
BAI se tenga en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas. Tenga en cuenta
que si usted digitó Año y Semana, el sistema calculará automáticamente las fechas “Desde” y
“Hasta” pero usted puede cambiarlas digitándolas directamente en estas casillas; en cualquier
caso, el módulo SIANIESP, tendrá en cuenta las fechas especificadas en las casillas “Desde” y
“Hasta”
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9. Haga clic en el campo “Local” para hacer una búsqueda local (Ver numeral 3.1.). Esta opción permite
hacer búsqueda de los eventos que hayan sido agregados y configurados por parte del usuario al
módulo SIANESP RIPS del Sistema SIVIGILA2.
10. Haga clic en el botón “Procesar” para iniciar el proceso de búsqueda. El Sistema Sivigila iniciará la BAI
de acuerdo con los criterios especificados por el usuario. Una vez finalizada la operación, el Sistema le
avisará al usuario indicándole en una ventana los resultados encontrados.
11. Si desea generar un informe con los casos encontrados, haga clic en el botón “Imprimir”.
12. También puede optar por generar un conjunto de archivos Excel haciendo clic en el botón “Generar
XLS”. Estos juegos de archivos se pueden además desagregar por departamento o Municipio, o se
puede producir un solo juego General con todos los casos encontrados en la BAI.
2
Los detalles de cómo agregar eventos al módulo y configurarlos, se pueden consultar en la sección BUSQUEDA ACTIVA
INSTITUCIONAL – BAI LOCAL de este manual.
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Los archivos generados quedarán guardados en la carpeta documentos\SIANIESPRips\ARCHIVOS XLS

del usuario, según se muestra en seguida:
La estructura de los archivos XLS que detallan los resultados de la BAI, es la misma para los tres casos:
transmisibles, no transmisibles y salud bucal. En particular, la estructura del archivo llamado
bai_transmisibles_general.xls es la siguiente:
ARCHIVO
NOMBRE RIPS
DESCRIPCIÓN VALORES PERMITIDOS VALORES ENCONTRADOS
COLUMNA ORIGEN
DEL DATO
cod_pre Código asignado en el AC, AF, AD,
SGSSS a los prestadores AP, AU,
(Código del de AH,AN, AM,
prestador del servicios de salud que se AT
servicio de salud) hayan registrado en el
“Registro Especial de
Prestadores de Servicios de
Salud”
cod_con Código de la consulta Consulta médica electiva: Cuando la consulta es solicitada AC
definido por un usuario que acude al médico porque se siente
(Código de la en el Sistema, según los enfermo, presenta alguna sintomatología o
consulta, si codificadores vigentes. disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de
aplica) Corresponde al código de la agravamiento o muerte se considera que es una consulta
consulta, según disciplina electiva, de tipo resolutivo (quiere decir para resolver un
(medicina, odontología, problema de salud, un cuadro mórbido o una patología o
enfermería, nutrición, síndrome)
sicología, optometría, etc). Los códigos de consulta electiva de primera vez son los
siguientes: - Consulta de Medicina General electiva:
89.02.01 - Consulta de Medicina Especializada electiva:
89.02.02
Consulta de Medicina General de control: 89.03.01 -
Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02
Consulta de urgencia por medicina general: 89.07.01 -
Consulta de urgencia por medicina especializada 89.07.02
Consulta Médica domiciliaria o al sitio de trabajo
Consulta por medicina general: 89.01.01 - Consulta por
medicina especializada: 89.01.02
Consulta odontológica general de primera vez: 89.02.03 -
Consulta odontológica especializada de primera vez:
89.02.04
Consulta odontológica especializada de control: 89.03.04 -
Consulta odontológica general de control: 89.03.03
89.07.03: Consulta de odontología general: - 89.07.04:
Consulta de odontología especializada:
Consulta de primera vez por enfermería: 890205 - Consulta
de control o seguimiento por enfermería: 890305 - Atención
(visita) domiciliaria por enfermería: 890105
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ARCHIVO
NOMBRE RIPS
COLUMNA ORIGEN
DEL DATO
De primera vez: - Trabajo Social: 890209 - Foniatría y
fonoaudiología: 890210 - Fisioterapia: 890211 - Terapia
respiratoria : 890212 - Terapia ocupacional: 89.02.13 -
Sicología: 890208 - Optometría: 890207 - Nutrición y
dietética: 890206
Consulta de control: - 890309: Trabajo Social: - 890310:
Foniatría y fonoaudiología - 890311: Fisioterapia: - 890312:
Terapia respiratoria – 890313
Terapia ocupacional: - 890308 Sicología: - 890307
Optometría: - 890306 Nutrición y dietética
Los códigos correspondientes a las interconsultas son: Del
89.04.02 al 89.04.13
Los códigos para la Junta Médica son: 89.05.01:
Participación en Junta médica, por medicina general,
cuando la Junta Médica sea de médicos generales:
89.05.02: Participación en Junta médica por medicina
especializada, cuando la Junta Médica sea de médicos
especialistas 89.05.03: Participación en Junta médica por
otro profesional de salud, cuando en la Junta Médica
participen distintos profesionales. Consulta de Medicina
alternativa 890214: De primera vez: 890314: De control
Salud mental:
89.02.02: Consulta de primera vez por medicina
especializada 89.02.08: Consulta de primera vez por
sicología
Las consultas de control o seguimiento a la evolución y
cumplimiento de tratamiento, se codifican con: 89.03.02:
Consulta de control o seguimiento por medicina
especializada: 89.03.08: Consulta de control o seguimiento
por sicología: Las demás atenciones en salud mental se
registran como procedimientos, con los códigos: Del
94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnóstica, De la
94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad terapéutica
tip_doc CC = Cédula ciudadanía US

CE = Cédula de extranjería
(Tipo de PA = Pasaporte
documento) RC = Registro civil (Recién Nacido vivo identificado (hasta
los 30 días de nacido))
TI = Tarjeta de identidad (niños entre 7 y 17 años)
Tipo de documento de AS = Adulto sin identificación
identificación del usuario MS = Menor sin identificación (Solo se debe utilizar para el
Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de
nacido))
NU = Número único de identificación
num_doc Corresponde al número del El personal de admisión de pacientes de la IPS debe tener US
documento de identificación en cuenta la siguiente tabla de longitudes máximas según
(Número de del usuario o el que le el tipo de documento:
documento) asigne la entidad CC = 10 posiciones - CE = 6 posiciones - PA = 16
administradora del plan de posiciones - RC = 11 posiciones - TI = 11 posiciones - AS =
beneficios en salud. 10 posiciones
Cuando un vinculado no MS= 10 posiciones
presente documento de
identificación asignar el
número de historia clínica.
Fecha Fecha de consulta AC
(Fecha de la
consulta u
hospitalización)
Dx Código asignado al AC, AU, AH Si viene de AC, su valor es: Dx
diagnóstico del paciente. ppal, Dx relacionado 1, Dx
(Código CIE del relacionado 2 o Dx relacionado 3.
diagnóstico)
Si viene de AU, su valor es: Dx
relacionado 1, Dx relacionado 2, Dx
relacionado 3 o causa de muerte.
Si viene de AH, su valor es: Dx.

principal al egreso, Dx. principal al
ingreso, Dx relacionado 1, Dx
relacionado 2, Dx relacionado 3,
Dx. de la complicación o Dx. de la
causa básica de muerte.
tipo_dx Identificador para 1 = Impresión diagnóstica AC, AU, AH Si el registro ha sido tomado del
determinar 2 = Confirmado nuevo archivo de consulta y corresponde
(Tipo de si el diagnóstico es 3 = Confirmado repetido a un Dx. Principal, el campo se
diagnóstico) confirmado ó presuntivo 4 = Valor asignado por el Módulo SIANIESP según se toma tal cual aparece en ese
indica en la columna “VALORES ENCONTRADOS” de esta archivo; si corresponde a uno de
tabla. los diagnósticos relacionados 1,2 o
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ARCHIVO
NOMBRE RIPS
COLUMNA ORIGEN
DEL DATO
3, el valor siempre es 4.
-Si viene de Urgencias, el valor es

4.
-Si viene de Hospitalización, el

valor es 4.
Num_dx Nombre identificador del Ppal = Dx principal AC, AU, AH Si viene de AC, su valor es: Ppal,
diagnóstico Rel1 = Dx. Relacionado 1 Rel 1, Rel 2 o Rel 3
(Código del confirmado ó presuntivo Rel2 = Dx. Relacionado 2
diagnóstico) Rel3 = Dx. Relacionado 3 Si viene de AU, su valor es: Ppal,
Egre = Dx. Al egreso Rel 1, Rel 2 o Rel 3
Ingr = Dx. Al ingreso
Comp = Dx. De la complicación Si viene de AH, su valor es: Egre,
M/te = Dx. de la causa básica de muerte Ingr, Rel 1, Rel 2, Rel 3, Comp o
M/te.
nom_cie Nombre correspondiente al
código CIE 10 registrado en
(Nombre del la columna Dx
código CIE10
(Diagnóstico))
dx_ppal Código CIE de la afección Si la consulta es de P y P (Promoción y Prevención) AC, AP, AU,
principal que se define (finalidad 1 al 9) lleva un código “Z”, si es resolutiva AH,
(Código del como la afección (finalidad 10) no puede llevar un código “Z”. Validar
diagnóstico diagnosticada al final del referencia cruzada entre: datos de edad y sexo y los
principal) proceso de atención de la diagnósticos de la CIE 10, tabla de referencia con rangos
salud o de la consulta, como permitidos para edad y sexo
la causante primaria de la
solicitud de atención del
paciente. Si no se hace
ningún diagnóstico, se
selecciona el síntoma
principal, hallazgo anormal
o problema más importante,
como afección principal
(CIE 10 Vol 2).
nom_dx_pal Nombre correspondiente al
código CIE 10 registrado en
(Nombre del la columna dx ppal
diagnóstico
principal)
Código interno asignado al
cod_bai evento por el Módulo
SIANIESP RIPS del
(Código de la SIVIGILA
Búsqueda Activa
Institucional)
Código del subgrupo al que
nt_subgru pertenece el código CIE10,
si es que aplica.
(No transmisibles
subgrupo)
Nombre del evento o
evto_int procedimiento
(evento o
procedimiento)
s_evto_int Nombre del subgrupo al que
pertenece el código CIE10,
si es que aplica.
cod_eapb Código de la aseguradora
tip_usu Identificador para Los valores de este dato quedan así: US, AC
determinar 1: Contributivo
(Tipo de usuario) la condición del usuario en 2: Subsidiado
relación con el SGSSS 3: Vinculado
4: Particular
5: Otro
6: Desplazado con afiliación al Régimen Contributivo
7: Desplazado con afiliación al Régimen subsidiado
8: Desplazado no asegurado (Vinculado)
US
pri_ape
(Primer apellido
del paciente)
US
seg_ape
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ARCHIVO
NOMBRE RIPS
COLUMNA ORIGEN
DEL DATO
(Segundo
apellido del
paciente)
US
pri_nom
(Primer nombre
del paciente)
US
seg_nom
(Segundo nombre
del paciente)
US
Edad
(Edad del
paciente)
uni_med Unidad de medida de la 1 = Años US
edad. 2 = Meses
(Unidad de 3 = Días
medida)
Sexo F=Femenino US
M=Masculino
(Sexo del
paciente)
cod_dep Según la clasificación US
sociopolítica del DANE.
(Código del
departamento de
residencia
habitual)
Nombre del departamento
nom_departamen
correspondiente a la
to
columna cod_dep
Según la clasificación US
cod_mun sociopolítica del DANE.
(Código del
municipio de
residencia
habitual)
Nombre del municipio
nom_municipio correspondiente a la
columna cod_mun
Zona R = Rural US
U = Urbana
(Identificador
para determinar
la zona de
residencia del
usuario.)
fin_con La consulta puede ser 01 = Atención del parto (puerperio) AC
realizada al usuario con 02 = Atención del recién nacido
(Finalidad fines de resolución de 03 = Atención en planificación familiar
consulta) problemas de salud 04 = Detección de alteraciones de
(diagnósticos y 05 = Detección de alteración del desarrollo joven
terapéuticos) o de 06 = Detección de alteraciones del embarazo
Promoción de la salud y 07 = Detección de alteraciones del adulto
Prevención de la 08 = Detección de alteraciones de agudeza visual
enfermedad ( detección 09 = Detección de enfermedad profesional
temprana o protección 10 = No aplica
específica). Los valores del
01 al 09 corresponden a
una finalidad de
PROMOCIÓN Y
PREVENCIÓN. La finalidad
10 corresponde a una
finalidad RESOLUTIVA, es
decir cuando el paciente
acude al médico porque se
siente enfermo, presenta
alguna sintomatología o ha
sido víctima de un evento
de causa externa, tales
como accidentes, maltrato,
agresión, violencia.
cau_ext Identificador de la causa 01 = Accidente de trabajo AC,AU, AH,
externa que origina el 02 = Accidente de tránsito AC
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ARCHIVO
NOMBRE RIPS
COLUMNA ORIGEN
DEL DATO
(Identificador de servicio 03 = Accidente rábico
la causa de salud 04 = Accidente ofídico
Externa.) 05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrófico
07 = Lesión por agresión
08 = Lesión auto infligida
09 = Sospecha de maltrato físico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
est_salida Identificador para eterminar 1 = Vivo AU; AH,
la condición de salida del 2 = Muerto
(Estado a la usuario
salida)
Rips Letra que identifica C = Consulta
unívocamente el archivo U = Urgencias
(Registro RIPS fuente del registro H = Hospitalización
Individual de P = Procedimientos
Prestación de N = Recién nacidos
Servicios de
Salud)
Alerta Indica si el registro VERDADERO
encontrado debe FALSO
considerarse como una
alerta para el evento, según
la configuración establecida
para tales efectos por el INS
raz_soc Razón social o apellidos y AF
nombre del prestador de
(Razón social) servicios de salud
Tiene la estructura: Grupo, AP, AC Si viene de AP, es el nombre del
nombre_cup subgrupo, categoría y procedimiento.
subcategoría.
(Nombre de la Si viene de AC, es el nombre de la
Clasificación consulta.
Única de
Procedimientos
en Salud.)
cal_rips Actualmente no se utiliza,
se usará en versiones
futuras.
orden Variable de uso interno
ctrl_ Variable de uso interno
registro Variable de uso interno
La estructura de los otros dos archivos Excel generados como resultado de la BAI es autoexplicativa, por
cuanto básicamente corresponden a resultados agrupados por diferentes rangos de edad según se
muestra en seguida:
Archivo bai_transmisibles_bai_consolidado_grupos_edad.xls
Archivo bai_transmisibles_consolidado_grupos_edad.xls
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5. CONFIGURACIÓN DE UNA BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL
El sistema aplicativo Sivigila permite a los usuarios de nivel departamental, municipal o UPGD hacer una
BAI de eventos de interés local, es decir, eventos que no están configurados en el módulo SIANIESP del
sistema pero sobre los cuales la entidad territorial o la UPGD tienen interés en vigilar.
Importante…
Todo evento definido por el usuario quedará asignado en el módulo SIANIESP RIPS al grupo
“Transmisibles”.
5.1. CONFIGURACIÓN DE EVENTOS DE INTERÉS LOCAL PARA HACER BAI
Para configurar un evento de interés local para la búsqueda activa institucional siga los pasos que se
detallan a continuación:
1. En el menú del módulo SIANIESP, elija la opción “BAI” y luego la opción “Agregar un evento local”
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El sistema le mostrará la siguiente pantalla.
2. Haga [Clic] en el primer botón que está en la parte inferior de esta pantalla, con ello el sistema le
permitirá agregar un nuevo evento a la lista de eventos con la que viene configurado.
3. En el campo Código digite un número menor de 100, en caso de que el código ya pertenezca a un
evento nacional, el sistema desplegará el siguiente mensaje:
PROCESO
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En este caso deberá elegir otro código.
4. Una vez encuentre un código sin asignar3 deberá digitar el nombre del evento de interés para la BAI en
la casilla titulada “Nombre”.
5. Haga clic en el segúndo botón de la pantalla para guardar el nuevo código BAI.
6. Para terminar, haga clic en el botón de salida de la pantalla “Eventos de interés para BAI”
5.2. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR

EL USUARIO
Al evento recién creado, se le deben asignar los diagnósticos diferenciales, es decir, debe asignársele
códigos CIE10 de diagnósticos de tal forma que al hacer la BAI, el módulo SIANIES RIPS pueda buscar
pacientes que vengan asociados a esos códigos en alguno de los archivos RIPS que se utilizan para la
BAI. Para hacerlo debe proceder de la siguiente manera:
1. Haga clic en la opción BAI del menú y elija la opción “Asignar Diagnósticos a Eventos”.
3
A la fecha 30/12/2017 están libres los códigos del 62 al 99
PROCESO
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2. El sistema desplegará la pantalla “Configuración BAI Local con base CIE”:
3. En la casilla “Código” digite el código CIE-10 del diagnóstico a asignar al código del evento BAI que ha
creado en pasos anteriores.
4. Si el código digitado no existe, el sistema desplegará el siguiente mensaje:
5. Para consultar haga clic en “Sí”, acción que desplegará una pantalla de búsqueda de registros en
donde podrá buscar el diagnóstico CIE10 que desee, digitando todo o parte del nombre; por ejemplo, si
usted sabe que el diagnóstico está relacionado con “COLERA”, digite este nombre en el cuadro titulado
“Entre el texto a buscar” y pulse la tecla “Enter”:
PROCESO
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6. El sistema le mostrará todos los diagnósticos CIE10 que contengan la palabra “COLERA”; seleccione
el que corresponda al que usted está buscando, haciendo [“Clic”] sobre el registro a elegir y luego,
haciendo [“Clic”] en el botón “Aceptar”.
7. El sistema le mostrará entonces el nombre del código del diagnóstico seleccionado por usted:
8. En el siguiente campo, “Código” digite el código del evento que acaba de crear, siguiendo el ejemplo,
en este caso sería 62:
9. Para grabar la configuración haga clic en el botón “Registrar” y luego clic en “Terminar” para salir de la
pantalla “Configuración BAI local con base en CIE”.
5.3. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES DESDE UN ARCHIVO EXCEL 5.0/95
Este módulo también permite hacer la configuración para la BAI, cargando los diagnósticos desde un
archivo XLS el cual debe estar en versión 5.0 o 95 y tener dos columnas: en la primera estará el código del
diagnóstico CIE-10 y en la segunda el código del evento el cual debió ser previamente creado en el
sistema según se ha explicado antes en este manual. Para cargar el archivo XLS deberá proceder así:
1. Estando en la pantalla “Configuración BAI local con base en CIE” haga clic en el botón “Cargar desde
XLS”:
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2. El sistema le mostrará el siguiente mensaje, en el cual se indica cómo debe estar conformado el
archivo Excel y en qué versión tiene que estar grabado: el archivo deberá tener únicamente dos
columnas; la primera con el código CIE-10 y la segunda con el código del evento que desea relacionar;
estas columnas no deben tener título.
3. Haga clic en el botón “Aceptar”, ésta acción despliega la siguiente pantalla que le permite buscar el
archivo XLS a cargar:
4. Haga clic sobre el archivo que desea cargar y luego clic en el botón “Seleccionar”, acción que muestra
el siguiente mensaje informando cuantos registros fueron cargados.
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5. Haga clic en el botón “Aceptar”, acción que desplegará nuevamente la pantalla “Configuración BAI
local con base en CIE”
6. Para salir de la pantalla de configuración, haga clic en el botón “Terminar”.
5.4. ASIGNACIÓN DE PROCEDIMIENTOS A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR EL USUARIO
A los eventos locales definidos para la BAI, también es posible asignarle procedimientos de salud, es decir,
códigos CUPS de procedimientos de tal forma que al hacer la BAI, el módulo SIANIES RIPS pueda buscar
pacientes que vengan asociados a esos códigos en alguno de los archivos RIPS que se utilizan para la
BAI. Para hacerlo debe proceder de la siguiente manera:
1. Haga clic en la opción BAI del menú y elija la opción “Asignar Procedimientos a Eventos”.
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2. El sistema desplegará la pantalla “Configuración BAI Local con base en CUPS”:
3. En el campo “Código” digite el código CUPS del procedimiento que desee relacionar con el código del
evento local que ha definido previamente. Al hacer clic en la tecla Enter, el nombre del procedimiento
será desplegado y el cursor pasará a la casilla del código del evento.
4. Si el código digitado no existe, el sistema desplegará el siguiente mensaje:
5. Para consultar haga clic en “Sí”, acción que desplegará una pantalla de búsqueda de registros en
donde podrá buscar el código CUPS que desee, digitando todo o parte del nombre; por ejemplo, si
usted sabe que el diagnóstico está relacionado con “RADIOGRAF”, digite este nombre en el cuadro
titulado “Entre el texto a buscar” y pulse la tecla “Enter”:
PROCESO
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6. El sistema le mostrará todos los códigos CUPS que contengan la palabra “RADIOGRAF”; seleccione
el que corresponda al que usted está buscando, haciendo [“Clic”] sobre el registro a elegir y luego,
haciendo [“Clic”] en el botón “Aceptar”.
7. El sistema le mostrará entonces el código CUPS seleccionado por usted:
8. Pulse la tecla “Enter” para que el sistema complete el nombre del procedimiento.
9. En el siguiente campo, “Código” digite el código del evento que acaba de crear, continuando con el
ejemplo, en este caso sería el 62
10. Para grabar la configuración haga clic en el botón “Registrar” y luego clic en “Terminar” para salir de la
pantalla “Configuración BAI local con base en CUPS”.
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6. BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL
Importante…
Para realizar una búsqueda activa institucional local, primero debe hacer la “Configuración para una
búsqueda activa institucional local – BAI local”, tal como se explica en la sección correspondiente de
este manual. Recuerde que es necesario, no solamente configurar el evento sino asignarle diagnósticos
y/o procedimientos.
La búsqueda activa institucional local básicamente sigue los mismos pasos de cualquier BAI, tal como se
han detallado en la sección “BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL” de este manual, por lo tanto, en esta
sección solamente se dará una guía resumida del proceso.
Para efectuar una BAI LOCAL siga los pasos que se detallan a continuación:
1. En el panel de SIANIESP, haga clic en el botón “Búsqueda activa institucional”.

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2. En la pantalla “Búsqueda activa institucional” haga clic en el botón “Seleccionar eventos”:
3. En la pantalla desplegada, elija el evento o eventos que usted haya creado y luego haga clic en el
botón “Continuar”.
4. El sistema mostrará la pantalla “Búsqueda activa institucional”, haga clic en el botón “Transmisibles”
5. En el formulario desplegado, digite los parámetros con los cuales desea hacer la búsqueda activa local.
La especificación detallada de cada parámetro, la puede consultar en la sección “BUSQUEDA ACTIVA
INSTITUCIONAL” de este manual.
PROCESO
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6. Haga clic en la casilla “Local” y finalmente clic en el botón “Procesar”.
El formulario mostrará los registros encontrados correspondientes al evento seleccionado de acuerdo con
la configuración que usted haya establecido para él y según los parámetros establecidos. En la parte
superior muestra los datos detallados de los pacientes encontrados y en la parte inferior, el total de casos
encontrados, agrupándolos por rango de edad.
7. Seleccione la opción de salida que prefiera para almacenar los resultados de la búsqueda. Si tiene
duda sobre cuál es la opción a utilizar, consulte la sección “BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL” de
este manual en donde encontrará los detalles de cada opción .
8. Para terminar la búsqueda haga clic en el botón “Terminar”.

PROCESO
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7. CORRESPONDENCIA SIVIGILA
Esta opción del aplicativo Sivigila le permite buscar los casos de eventos de interés en salud pública que
existen en los RIPS AC, AH, AU, y probablemente no se encuentran en el sistema Sivigila. El proceso,
también le mostrará los casos de eventos que existen en los dos sistemas y los casos que, aún cuando se
encuentren en los dos sistemas, en el SIVIGILA han sido reportados en años anteriores en relación con el
que se encuentra en los RIPS.
1. Ingrese al aplicativo Sivigila en la forma usual; el sistema desplegará su panel de control:
2. Haga clic en el botón “SIANIESP RIPS”, acción que desplegará el panel de control del módulo
SIANIESP
3. Haga clic en el botón “Correspondencia SIVIGILA” del panel principal del módulo
PROCESO
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4. El sistema le mostrará la pantalla “Correspondencia SIVIGILA”, en donde tendrá que configurar los
parámetros necesarios para iniciar el proceso, según se definen a continuación:
 Dep/Mun/UPGD: Código DANE del municipio o del departamento o código de la UPGD en

donde se han reportado los casos.
 Vigencia Período: vigencia y período epidemiológico que determinan automáticamente un

rango de fechas inicial y final según el calendario epidemiológico, de tal forma que en la BAI se
tendrá en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas.
BAI se tenga en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas. Tenga en cuenta
que si usted digitó Año y Semana, el sistema calculará automáticamente las fechas “Desde” y
“Hasta” pero usted puede cambiarlas digitándolas directamente en estas casillas; en cualquier
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caso, el módulo SIANIESP, tendrá en cuenta las fechas especificadas en las casillas “Desde” y
“Hasta”.
 Casos por: Personas/Consultas: no se usa en el momento, se prevé habilitarla en futuras

versiones del módulo SIANIES RIPS.
 Discriminar semanas: permite especificar si el archivo agrupado producto de este

procesamiento, debe o no salir discriminado por período y semana epidemiológicas.
El archivo detallado de resultados tiene siempre la misma información (ver. Tabla No.2 más
adelante) con independencia de lo que usted haya seleccionado en la opción “Discriminar
semanas”.
5. Haga clic en el botón “Generar” para ejecutar el proceso. Una vez terminado, el sistema despliega el
siguiente mensaje:
6. Haga clic en el botón “Aceptar” y luego en el botón “Terminar”, para para salir de la pantalla
“Correspondencia SIVIGILA”.
Como resultado del procesamiento, el módulo SIANIESP RIPS genera dos archivos XLS, uno detallado y
otro agrupado con los casos de eventos encontrados en los archivos RIPS pero que probablemente no
están en el sistema Sivigila. Los archivos generados quedarán guardados en la carpeta de Documentos
del usuario: Documents\SIANIESPRips\ARCHIVOS XLS, según se muestra en seguida:
PROCESO
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El formato del nombre del archivo agrupado es el siguiente:

“correspondencia_rips_sivigila_agrupado_”, rango de fecha para el cual se buscaron los casos en los RIPS
en formato dd_mm_aaaa(01_01_2017_a_31_12_2017), t que indica la hora con minutos y segundos en los
que se generó el XLS (t22_26_49).
El formato del nombre del archivo XLS detallado es igual al de agrupado pero sin la palabra “agrupado”:
correspondencia_rips_sivigila_01_01_2017_a_31_12_2017t22_26_41.
La estructura del archivo XLS agrupado es la siguiente:
NOMBRE COLUMNA DESCRIPCIÓN

periodo_rips Si no se ha seleccionado la opción “Discriminar semanas”, esta columna no tiene valor ya que no se
hace agrupamiento por período y semana; en caso contrario, corresponde al período epidemiológico
Periodo RIPS calculado de acuerdo con las fechas que se encuentran en los archivo RIPS
semana_rips Si no se ha seleccionado la opción “Discriminar semanas”, esta columna no tiene valor ya que no se
hace agrupamiento por período y semana; en caso contrario, corresponde a la semana epidemiológica
calculada de acuerdo con las fechas que se encuentran en los archivo RIPS
cod_evto
Código del evento en el sistema Sivigila que corresponde al caso reportado en los archivos RIPS.
Código evento
Evento
Nombre del evento en el sistema Sivigila
Nombre del evento
total
Total casos que se encontraron en los RIPS
tot_svgla
Total de casos que sí se encuentran en el Sistema SIVIGILA
Día-0a-29
Número de casos del día 0 al día 29..
Grupo de edad de 0 a 29 días
mes_1a11 Número de casos presentados entre 1 y 11 meses de edad

Grupo de edad de 1 a 11 meses
año_1 al 4 Número de casos presentados entre 1 y 4 años de edad

PROCESO
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NOMBRE COLUMNA DESCRIPCIÓN
Grupo de edad de 1 a 4 años de edad
año_5a9
Número de casos presentados entre 5 y 9 años de edad
Grupo de edad de 5 a 9 años de edad
.
. 15 columnas más correspondientes a grupos de edad quinquenales de 10 a más de 84 años que al
. igual que las anteriores, registran el número de casos presentados en esos rangos de edad,
año_85a999 Número de casos presentados en personas de 85 y más años.
Grupo de edad de 85 y más años

TABLA No. 1
La estructura del archivo XLS que detalla los resultados del proceso de correspondencia es la siguiente:
NOMBRE DESCRIPCIÓN VALORES PERMITIDOS ARCHIVO VALORES ENCONTRADOS

COLUMNA RIPS
ORIGEN
DEL DATO
AU, AC, AH
Se calcula a partir de la Si viene de AU, el valor se calcula
fecha que viene en el Año de la fecha a partir de la fecha de salida.
Año_rips archivo RIPS
Si viene de AC, el valor se calcula a
partir de la fecha de consulta.
Si viene de AH, el valor se calcula a

partir de la fecha de egreso.
AU, AC, AH
Se calcula a partir de la Si viene de AU, su valor se calcula
Periodo_rips fecha que viene en el Período epidemiológico correspondiente a la fecha a partir de la fecha de salida.
archivo RIPS
Si viene de AC, su valor se calcula
a partir de la fecha de consulta.
Si viene de AH, su valor se calcula

a partir de la fecha de egreso.
Semana_rips Se calcula a partir de la AU, AC, AH

fecha que viene en el Si viene de AU, su valor se calcula
archivo RIPS Semana epidemiológica correspondiente a la fecha a partir de la fecha de salida.
Si viene de AC, su valor se calcula

a partir de la fecha de consulta.
Si viene de AH, su valor se calcula

a partir de la fecha de egreso.
Rips Letra que identifica C = Consulta

unívocamente el archivo U= Urgencias
RIPS fuente del registro H = Hospitalización
Cod_pre Código asignado en el AU, AC, AH
SGSSS a los prestadores
de
servicios de salud que se
hayan registrado en el
“Registro Especial de
Prestadores de Servicios de
Salud”
Tip_doc Tipo de documento de CC = Cédula ciudadanía US
identificación del usuario CE = Cédula de extranjería
PA = Pasaporte
RC = Registro civil (Recién Nacido vivo identificado (hasta
los 30 días de nacido))
TI = Tarjeta de identidad (niños entre 7 y 17 años)
AS = Adulto sin identificación
MS = Menor sin identificación (Solo se debe utilizar para el
PROCESO
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COLUMNA RIPS
ORIGEN
DEL DATO
Recién Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 días de
nacido))
NU = Número único de identificación
Num_doc Corresponde al número del El personal de admisión de pacientes de la IPS debe tener US
documento de identificación en cuenta la siguiente tabla de longitudes máximas según
del usuario o el que le el tipo de documento:
asigne la entidad CC = 10 posiciones - CE = 6 posiciones - PA = 16
administradora del plan de posiciones - RC = 11 posiciones - TI = 11 posiciones - AS =
beneficios en salud. 10 posiciones
Cuando un vinculado no MS= 10 posiciones
presente documento de
identificación asignar el
número de historia clínica.
AU, AC, AH
Si viene de AC su valor lo toma de:
Dx ppal, relacionado 1, relacionado
Dx 2 o relacionado 3,
Código CIE del Código del diagnóstico Si viene de AH su valor lo toma del
diagnóstico confirmado ó presuntivo, Dx ppal al ingreso o del Dx ppal al
según la Clasificación egreso o Dx relacionado 1, Dx
Internacional de relacionado l 2 o Dx relacionado 3.
Enfermedades vigente
Si viene de AU, su valor lo toma de:
Dx a la salida o Dx Relacionado 1 o
Dx Relacionado 2 Dx Relacionado
3
AU, AC, AH
Si viene de AC lo toma de “Tipo de
Tipo_dx 1 = Impresión diagnóstica diagnóstico principal”
Identificador para 2 = Confirmado nuevo
Tipo de determinar 3 = Confirmado repetido -Si viene de AU, el valor es 4.
diagnóstico si el diagnóstico es 4 = NA
confirmado ó presuntivo -Si viene de AH, el valor es 4.
AU, AC, AH
Si viene de AC su valor lo toma de:
Dx ppal, relacionado 1, relacionado
2 o relacionado 3,
Num_dx Código del diagnóstico Si viene de AH su valor lo toma del

confirmado ó presuntivo, Dx ppal al ingreso o del Dx ppal al
Código del según la Clasificación egreso o Dx relacionado 1, Dx
diagnóstico Internacional de relacionado l 2 o Dx relacionado 3.
Enfermedades vigente
Si viene de AU, su valor lo toma de:
Dx a la salida o Dx Relacionado 1 o
Dx Relacionado 2 Dx Relacionado
3
AU, AC, AH
Fecha Si viene de AU, el valor se toma de
Fecha de la ocurrencia la fecha de salida.
(Fecha de la
consulta, urgencia Si viene de AC, el valor se toma de
u hospitalización) la fecha de consulta.
Si viene de AH, el valor se toma de

la fecha de egreso.
La consulta puede ser AC

realizada al usuario con
fines de resolución de 01 = Atención del parto (puerperio)
problemas de salud 02 = Atención del recién nacido
(diagnósticos y 03 = Atención en planificación familiar
terapéuticos) o de 04 = Detección de alteraciones de
Promoción de la salud y 05 = Detección de alteración del
Fin_con Prevención de la desarrollo joven Se toma del campo “Finalidad de
enfermedad ( detección 06 = Detección de alteraciones del la consulta”
Finalidad de la temprana o protección embarazo
consulta específica). Los valores del 07 = Detección de alteraciones del
01 al 09 corresponden a adulto
una finalidad de 08 = Detección de alteraciones de
PROMOCIÓN Y agudeza visual
PREVENCIÓN. La finalidad 09 = Detección de enfermedad profesional
10 corresponde a una 10 = No aplica
finalidad RESOLUTIVA, es
decir cuando el paciente
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COLUMNA RIPS
ORIGEN
DEL DATO
acude al médico porque se
siente enfermo, presenta
alguna sintomatología o ha
sido víctima de un evento
de causa externa, tales
como accidentes, maltrato,
agresión, violencia.
01 = Accidente de trabajo AC
02 = Accidente de tránsito
03 = Accidente rábico
04 = Accidente ofídico
Cau_ext 05 = Otro tipo de accidente
Identificador de la causa 06 = Evento catastrófico
Identificador de la externa que origina el 07 = Lesión por agresión
causa externa servicio 08 = Lesión auto infligida Se toma del campo “causa
de salud 09 = Sospecha de maltrato físico externa”
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
Consulta médica electiva: Cuando la consulta es solicitada AC
por un usuario que acude al médico porque se siente
enfermo, presenta alguna sintomatología o
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de
agravamiento o muerte se considera que es una consulta
electiva, de tipo resolutivo (quiere decir para resolver un
problema de salud, un cuadro mórbido o una patología o
síndrome) Se toma del campo “Código de la
Los códigos de consulta electiva de primera vez son los consulta”
siguientes: - Consulta de Medicina General electiva:
89.02.01 – Consulta de Medicina Especializada electiva:
89.02.02
Consulta de Medicina General de control: 89.03.01 –
Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02
Consulta de urgencia por medicina general: 89.07.01 –
Consulta de urgencia por medicina especializada 89.07.02
Consulta Médica domiciliaria o al sitio de trabajo
Consulta por medicina general: 89.01.01 – Consulta por
medicina especializada: 89.01.02
Consulta odontológica general de primera vez: 89.02.03 –
Consulta odontológica especializada de primera vez:
89.02.04
Consulta odontológica especializada de control: 89.03.04 –
Consulta odontológica general de control: 89.03.03
89.07.03: Consulta de odontología general: - 89.07.04:
Consulta de odontología especializada:
Código de la consulta Consulta de primera vez por enfermería: 890205 –
Cod_con definido Consulta de control o seguimiento por enfermería: 890305
en el Sistema, según los – Atención (visita) domiciliaria por enfermería: 890105
(Código de la codificadores vigentes. De primera vez: - Trabajo Social: 890209 – Foniatría y
consulta, si aplica) Corresponde al código de la fonoaudiología: 890210 – Fisioterapia: 890211 – Terapia
consulta, según disciplina respiratoria : 890212 – Terapia ocupacional: 89.02.13 –
(medicina, odontología, Sicología: 890208 – Optometría: 890207 – Nutrición y
enfermería, nutrición, dietética: 890206
sicología, optometría, etc). Consulta de control: - 890309: Trabajo Social: - 890310:
Foniatría y fonoaudiología – 890311: Fisioterapia: - 890312:
Terapia respiratoria – 890313
Terapia ocupacional: - 890308 Sicología: - 890307
Optometría: - 890306 Nutrición y dietética
Los códigos correspondientes a las interconsultas son: Del
89.04.02 al 89.04.13
Los códigos para la Junta Médica son: 89.05.01:
Participación en Junta médica, por medicina general,
cuando la Junta Médica sea de médicos generales:
89.05.02: Participación en Junta médica por medicina
especializada, cuando la Junta Médica sea de médicos
especialistas 89.05.03: Participación en Junta médica por
otro profesional de salud, cuando en la Junta Médica
participen distintos profesionales. Consulta de Medicina
alternativa 890214: De primera vez: 890314: De control
Salud mental:
89.02.02: Consulta de primera vez por medicina
especializada 89.02.08: Consulta de primera vez por
sicología
Las consultas de control o seguimiento a la evolución y
cumplimiento de tratamiento, se codifican con: 89.03.02:
Consulta de control o seguimiento por medicina
especializada: 89.03.08: Consulta de control o seguimiento
PROCESO
2018 – 02 – 26
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COLUMNA RIPS
ORIGEN
DEL DATO
por sicología: Las demás atenciones en salud mental se
registran como procedimientos, con los códigos: Del
94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnóstica, De la
94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad terapéutica
US
Edad
(Edad del
paciente)
1 = Años US
Uni_med Unidad de medida de la 2 = Meses
edad. 3 = Días
US
Cod_dep Según la clasificación
(Código del Diligenciable
departamento de obligatoriamente
residencia cuando los servicios se
habitual) hayan
prestado a población
vinculada
US
Cod_mun Según la clasificación
(Código del Diligenciable
municipio de obligatoriamente
residencia cuando los servicios se
habitual) hayan
prestado a población
vinculada
US
Zona Diligenciable
obligatoriamente cuando los R = Rural
(Identificador para servicios se hayan prestado U = Urbana
determinar a
la zona de población vinculada
residencia del
usuario.)
US
Cod_eapb Código de la aseguradora,
1: Contributivo US
2: Subsidiado
3: Vinculado
Tip_usu Tipo de usuario 4: Particular
5: Otro
6: Desplazado con afiliación al Régimen Contributivo
7: Desplazado con afiliación al Régimen subsidiado
8: Desplazado no asegurado (Vinculado)
Cod_evto Código del evento en el

sistema Sivigila
Evento Nombre del evento en el

sistema Sivigila
Si : el caso se encuentra reportado

en_svgla Muestra si el registro está o Si, No, Pr en el sistema Sivigila y el año y
no en el sistema Sivigila semana epidemiológicos de
ocurrencia coinciden con los que se
determinan a partir de los RIPS
(columnas Año_rips y
Semana_rips)
No: no se encuentra en el sistema

Sivigila un caso que coincida con el
que se encuentra en RIPS (para
determinar la coincidencia se
utilizan los campos/variables
número y tipo de documento de
identidad)
Pr: el caso se encuentra reportado

PROCESO
2018 – 02 – 26
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COLUMNA RIPS
ORIGEN
DEL DATO
en el sistema Sivigila pero en años
y/o semana epidemiológicos
anteriores a los que se determinan
a partir de los RIPS (columnas
Año_rips y Semana_rips); por tanto,
probablemente el(los) caso(s)
reportado(s) en Sivigila sean
coincidentes con el reportado en
RIPS.
Si el valor de la columna en_svgla

Semana de ocurrencia en el es Pr, la semana de ocurrencia
Semana_ocurrenci sistema Sivigila (en caso de aparecerá vacía.
a que exista en ese sistema).
Si el valor de la columna en_svgla

Relación de clasificación es Pr, esta columna indicará
Ajustes_sivigila inicial del caso y ajustes solamente años y semana de
hechos a él en el sistema ocurrencia de los casos
Sivigila (en caso de que encontrados en Sivigila y
exista en ese sistema) con clasificación inicial reportada: no
la fecha del mismo. dará cuenta de los ajustes
realizados a cada caso encontrado
en Sivigila.
Nom_dx Nombre del diagnóstico

columna DX
Nom_consul Nombre del procedimiento

(CUP) correspondiente a la
columna cod_con (código
de la consulta)
Finalidad Nombre de la finalidad de la

consulta correspondiente a
la columna fin_con,
Causa_ext Nombre de la causa externa

columna cau_ext.
Municipio US
Pri_ape US
(Primer apellido del

paciente)
Seg_ape US
(Segundo apellido
del paciente)
Pri_Nom US
(Primer nombre del

paciente)
Seg_nom US
(Segundo nombre
del paciente)
Sexo F=Femenino US
M=Masculino
(Sexo del paciente)
Svgla_nomb Nombre completo del Datos
paciente en el sistema básicos del
Sivigila. Sistema
SIVIGLA
Svgla_eapb Código de la aseguradora Datos
en el sistema Sivigila. básicos del
Sistema
SIVIGLA
Tabla No. 2
PROCESO
2018 – 02 – 26
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8. RESUMEN DE ATENCIONES
Esta opción del módulo SIANIESP RIPS, le permite generar un archivo XLSX en el cual se registran las
atenciones que se encuentren registradas en los RIPS para uno o varios pacientes de su elección.
Importante…
Cada vez que usted utilice esta funcionalidad, el sistema sobreescribirá cualquier otro archivo
“resumen_atenciones.xlsx” que haya generado con anterioridad; si desea conservar un histórico, deberá
renombrar el existente o moverlo a otra carpeta antes de ejecutar nuevamente este proceso.
Para obtener el resumen de atenciones siga el siguiente procedimiento:
1. En el panel principal del SIANIESP haga clic en el botón “Resumen de atenciones”.
---------------------------------------------------------------------------------------------------
El sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde tendrá que configurar los parámetros necesarios
para iniciar el proceso, según se definen a continuación
PROCESO
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INT-R02.4000-013 Página 51 de 74
 Tipo Doc.: digite el tipo de documento del paciente que desea buscar.
 Documento de identidad: digite el número del documento de identidad del paciente a buscar.
2. Haga clic en el botón “Generar”. El sistema procederá a hacer la búsqueda de atenciones en los RIPS
y le irá dando cuenta del avance mediante un mensaje que muestra en la parte superior derecha de la
pantalla.
Una vez generado el reporte XLSX, se despliega el siguiente mensaje indicándole en donde ha
quedado ubicado el archivo generado:
3. Haga clic en el botón “Aceptar” y finalmente clic en el botón “Terminar” para salir de esta funcionalidad.
El nombre del archivo XLS generado por el módulo es “resumen atenciones.xlsx” y contiene, en siete
hojas, la información que el módulo ha encontrado en los archivos RIP: “Consulta”, “Hospitalización”,
“Urgencias”, “Nacimientos”, “Procedimientos”, “Medicamentos”y “Otros servicios”. El contenido detallado de
cada hoja corresponde con la estructura de archivos RIPS según se encuentra definida en la Resolución
3374 de 2000 del Ministerio de Salud y Protección Social.
PROCESO
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Importante…
Las columnas tipo fecha contenidas en este archivo aparecen como números; si quiere verlas como
fechas asígneles formato fecha desde Excel.
La pantalla “Resumen de atención a usuarios” permite también cargar por medio de un archivo XLS varios
números de documento de pacientes de los cuales usted requiera hacer la búsqueda de atención prestada.
Para realizar este cargue siga estos pasos:
1. Prepare un archivo en Excel versión 5.0 o 95 en cuya primera columna irá el tipo de documento de
identidad y en la segunda el número de documento de identidad.
2. En la pantalla “Resumen de atención a usuarios”, haga clic en el botón “Cargar desde XLS”
El sistema le mostrará el siguiente mensaje recordándole la versión y datos que debe tener el archivo
XLS a cargar:
3. Haga clic en el botón “Aceptar”, acción que despliega la pantalla que le permite buscar y elegir el
archivo Excel que desea cargar:
PROCESO
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4. Haga clic sobre el nombre del archivo que desea cargar. Una vez cargados el sistema muestra un
mensaje informando el número de registros:
5. Haga clic en el botón aceptar para salir de este proceso.
6. Ahora haga clic en el botón “Generar” para producir el archivo XLSX con las atenciones prestadas a
los usuarios que estaban relacionados en el archivo Excel que acaba de cargar. ”.
El sistema mostrará un mensaje informando el número de registros encontrados y la carpeta en la

cual queda el archivo XLSX de atenciones prestadas y registradas en los archivos RIPS:
PROCESO
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Archivo generado:
9. REPORTES DE MORBILIDAD POR IRA – EDA
El módulo SIANIESP RIPS permite generar la ficha de notificación de los eventos de Morbilidad por IRA y
Morbilidad por EDA a partir de los datos que se encuentren en los archivos RIPS. El siguiente es el
procedimiento:
1. En la pantalla SINIESP haga clic en el botón “Reportes de Morbilidad IRA y EDA”.
El sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde tendrá que configurar los parámetros necesarios para
iniciar el proceso, según se definen a continuación
PROCESO
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2. En esta pantalla deberá configurar los parámetros necesarios para iniciar el proceso, según se definen
a continuación:
 Prestador (IPS): Código de la institución prestadora de servicios de salud.
 Año - Semana: año y semana epidemiológica que determinan automáticamente un rango de

fechas inicial y final según el calendario epidemiológico, de tal forma que en la generación del
reporte se tendrá en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas.
generación del reporte se tenga en cuenta casos reportados en RIPS entre esas dos fechas.
Tenga en cuenta que si usted digitó Año y Semana, el sistema calculará automáticamente las
fechas “Desde” y “Hasta” pero usted puede cambiarlas digitándolas directamente en estas
casillas; en cualquier caso, el módulo SIANIESP, tendrá en cuenta las fechas especificadas en
las casillas “Desde” y “Hasta”
 Por defecto el reporte a generar corresponde al evento Morbilidad por IRA pero si desea generar
Morbilidad por EDA, haga clic en esta opción.
3. Ahora haga clic en el botón “Procesar” Una vez que el sistema ha terminado con el proceso, mostrará
el siguiente mensaje indicándole en donde ha quedado ubicado el archivo de resultados generado:
PROCESO
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4. Haga clic en el botón “aceptar” y luego en el botón “Terminar” de la pantalla titulada “Morbilidad por IRA
- EDA” para finalizar la operación.
Los archivos generados quedarán guardados en la carpeta documentos\SIANIESPRips\ARCHIVOS XLS

del usuario, según se muestra en la figura siguiente. Nótese que el nombre del archivo, contiene las fechas
“Desde” y “Hasta” que usted seleccionó en la pantalla titulada “Morbilidad por IRA - EDA” de tal manera
que usted tenga una indicación clara de qué período está cobijado por el reporte.
En el archivo Excel morbilidad_por_ira_dd_mm_yyyy_a_dd_mm_yyyy.xls, generado por el módulo

SIANIESP RIPS, encontrará información que es equivalente a la que se captura en la ficha Morbilidad por
IRA del Sistema Sivigila, según se indica en seguida:
DATOS ARCHIVO EXCEL GENERADO POR EL MÓDULO DATOS CAPTURADOS EN Sivigila

SIANIESP RIPS
MORBILIDAD POR IRA
PROCESO
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1- Número total de Hospitalizaciones por IRA Total hospitalización.por IRAG

2- Número total de Hospitalizaciones por todas las causas Todas las causas de Hospitalización.
3- Número total de Hospitalizaciones por IRA en UCI Total Hosp. UCI IRAG
4- Número total de Hospitalizaciones por todas las causas en UCI Todas las causas de Hosp. En UCI.
5- Número total de Muertes por IRA Total muertes por IRAG
6- Número total de Muertes por todas las causas Todas las causas de muerte.
7- Consulta por IRA Total IRA consulta externa y urgencias.
8- Consultas por todas las causas Total consulta externa y urgencias.
Después del numeral 7 el archivo Excel muestra una lista discriminada por tipo de consultas de IRA las
cuales no tienen correspondencia con el sistema Sivigila:
Los datos enumerados en la tabla anterior son generados para los siguientes rangos de edad: < de 1, 1, 2
a 4, 5 a 19, 20 a 39, 40 a 59 y >= 60.
En el archivo Excel también encontramos el número de casos por sexo (hombre, mujer) y una tercera
columna “sex_err” que muestra el número de casos que no fue clasificado dentro de una de estas dos
categorías debido a anomalías presentes en los archivos RIPS que se toman como fuente.
La última columna del archivo Excel muestra el total de casos por cada uno de los ítems relacionados en la
tabla anterior.
A continuación se muestra el formulario de captura de datos del evento Morbilidad por IRA en el aplicativo
Sivigila, con el objeto de que usted pueda comparar la estructura del archivo Excel generado por el
SIANIES RIPS y la estructura de este formulario:
PROCESO
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El archivo excel morbilidad_por_eda_dd_mm_yyyy_a_dd_mm_yyyy.xls, generado por el módulo SIANIESP

RIPS, muestra las mismas columnas que el de morbilidad por IRA, además de una en la cual muestra el
número de casos que no fueron clasificados en ningún rango de edad debido a anomalías presentes en los
archivos RIPS que se toman como fuente.
En este archivo excel, encontrará información que es equivalente a la que se captura en la ficha colectiva
del evento Morbilidad por EDA del Sistema Sivigila; específicamente, total de casos de Morbilidad por EDA
para cada rango de edad y total de casos reportados entre hombres y mujeres.
La siguiente es una vista del formulario de captura de los casos de Morbilidad por EDA, utilizado por el
sistema Sivigila.
PROCESO
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Los datos resaltados en la figura, son los que podemos obtener de los archivos RIPS; el resto de datos no
los hallamos en esos archivos: Municipio, Clasificación (Confirmado por: Sosp, Probabls, Lab., Clínica,
Nexo E, Total.), Condición final, Hospitalizados, ambulatorios, Depto/Municipio de procedencia, Barrio,
Sector o Institución.
10. NOTIFICACIÓN POR UPGD/UNM/UND
El módulo SIANESP RIPS nos permite ver qué información se encuentra cargada en la base de datos a
nivel de UPGD, UNM o UND.
Para generar el reporte siga el siguiente procedimiento:
1. En el menú del módulo SIANESP RIPS , haga clic en la opción Reportes y luego en la opción
“Notificación por UPGD/UNM/UND
2. Esta acción despliega la pantalla “Notificación por UPGD/UNM/UND” en donde tendrá que configurar
los parámetros necesarios para iniciar el proceso, según se definen a continuación:
PROCESO
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 Vigencia: año epidemiológico para el cual se desea generar el reporte

 Periodicidad: puede elegir que el reporte sea generado discriminando por semana o por período
epidemiológico
 Reporte por: puede elegir generarlo por UPGD, UNM o UND
 Consultar en: mediante esta opción, le puede indicar al Sistema que para la producción del
reporte debe tener en cuenta los registros cargados de los archivos RIPS de Consulta, Urgencia u
Hospitalizaciones o, en su defecto, todos los anteriores.
3. Haga clic en el botón “Generar”, el siguiente mensaje será desplegado:
El mensaje informa cuántos registros fueron encontrados en la base de datos RIPS del módulo
SIANIESP y en qué carpeta queda ubicado el archivo Excel generado. El nombre del archivo
generado es notificacion_por_semana.xls o notificación_por_periodo.xls, según las opciones que
usted haya configurado. El archivo “por semana” tiene las siguientes columnas:
Nombre Descripción
columna
cod_entidad
Código de la UPGD, UNM o UND
Nombre Nombre de la UPGD, UNM o UND

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Nombre Descripción
columna
sivigila Indica si la UPGD, UNM o UND existe o no en Sivigila
s01
Número de casos cargados en la base de datos SIANESP
correspondientes a la semana 1 por entidad
s02
Número de casos cargados en la base de datos SIANESP
correspondientes a la semana 2 por entidad
.
. Columnas de la S3 a la S53
.
En caso de encontrar celdas vacías en la columna cod_entidad o nombre, tenga en cuenta que ello se
debe a que en los archivos RIPS, que se han ido cargando en la base de datos, no existe la información o
está mal diligenciada.
En caso de que el reporte se haya pedido por período el nombre del archivo es “notificación_por_período” y
está conformado por las siguientes columnas:
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NOMBRE COLUMNA SIGNIFICADO

Cod_entidad
Código de la UPGD, UNM o UND
Nombre Nombre de la UPGD, UNM o UND
Sivigila
Indica si la UPGD, UNM o UND existe o no en Sivigila
Número de casos cargados en la base de datos

SIANESP correspondientes al período 1 por entidad
p01
p02 Número de casos cargados en la base de datos

SIANESP correspondientes al período 2 por entidad
p03….p12 Número de casos cargados en la base de datos

SIANESP correspondientes al período 3, 4, etc. por
entidad
11. TOTAL DE REGISTROS RIPS CONSOLIDADOS
Esta opción del módulo SIANIESP RIPS, permite ver el total de registros RIPS consolidados en su base de
datos
Para generar el reporte siga el siguiente procedimiento:

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1. En el menú del módulo SIANESP RIPS, haga clic en la opción “Procesos RIPS” y luego en la opción
“Total de registros RIPS consolidados”
2. El sistema desplegará la siguiente pantalla que muestra el total de casos cargados a la base de datos
por tipo de archivo RIPS:
3. Para generar estos totales por UPGD, digite el código de la UPGD en la casilla “Contar solo la UPGD”
4. Haga clic en el botón “Contar”. El sistema mostrará los totales para esa UPGD:
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5. Si desea generar esta información en un archivo XLS, haga clic en el ícono de Excel, el sistema
mostrará el siguiente mensaje donde informa número de registros generados y ruta del archivo Excel.
6. Haga clic en el botón “Aceptar” para terminar el proceso.
El nombre del archivo generado es “registros rips consolidados a dd_mm_aaaa” y muestra el total de casos
existentes en la base de datos por tipo de archivo RIPS:
12. GENERACIÓN DE BACKUP (Copia de respaldo)
Usted puede crear copias de respaldo (“Backup”) de todos los RIPS que han sido consolidados en el
módulo SIANIESP RIPS del sistema SIVIGILA. Estos archivos pueden ser utilizados para salvaguardar la
información a partir de la cual se ha efectuado la Búsqueda Activa Institucional y también pueden ser
utilizados para restaurar el sistema en caso de fallos catastróficos en el computador en el cual está
PROCESO
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instalado, por ejemplo, en caso de daño permanente del disco en donde se encontraba instalado el
Sistema o robo del computador.
Importante…
El módulo SIANIESP RIPS del Sistema Sivigila crea copias de respaldo que quedan almacenadas en el
disco duro del computador en donde está instalado.
El Instituto Nacional de Salud recomienda que las copias de respaldo así generadas sean trasladadas a
un medio de almacenamiento removible tal como un CD o un DVD o un Disco Duro Extraíble u otro
medio de almacenamiento magnético, de tal forma que ante la ocurrencia de eventos catastróficos en el
computador en donde está el sistema, la Organización pueda recuperar la información registrada a partir
de la copia de respaldo guardada en el CD o DVD u otro medio de almacenamiento magnético.
Importante…
Si usted planea generar un backup, debe ser la primera acción que ejecute al entrar al módulo
SIANIESP RIPS pues, si ha realizado alguna otra operación previamente, muy probablemente el
sistema desplegará el siguiente mensaje y el backup quedará incompleto o no se podrá efectuar:
Para efectuar el “Backup” de la base de datos de RIPS consolidados en el sistema SIANIESP proceda así:
1. Haga [“Clic”] en la opción “Procesos RIPS” → “Backup”(Copia de respaldo) del Menú del Sistema
SIANIESP.
2. El módulo SIANIESP RIPS del Sistema Sivigila iniciará en forma automática la generación de la copia
de respaldo (“Backup”) solicitada por el usuario.
3. Una vez finalizada la operación, el Sistema le avisará al usuario indicándole en una ventana en donde
ha generado el archivo de “Backup”.
PROCESO
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Como resultado de la operación, el Sistema generará un archivo en formato ZIP con el contenido del
“Backup” y lo dejará en la carpeta Mis documentos\SIANIESPRips\COPIAS DE SEGURIDAD con un
nombre que inicia con la expresión “Sianiesp_Rips_Backup_” seguido de la fecha y hora de realización,
según se muestra en la siguiente figura:
El archivo de “Backup” generado por el módulo SIANIESP RIPS del Sistema Sivigila es de tipo ZIP y
contiene una copia de todas las tablas de referencia y de datos que conforman su base de datos y que ha
sido el resultado de la consolidación de RIPS hasta la fecha de la realización del “Backup”.
13. REINICIALIZAR LA BASE DE DATOS
La opción “Reinicializar la base de datos” sirve para eliminar todos los datos de todas las tablas que
conforman la base de datos del módulo SIANIESP RIPS del Sistema Sivigila.
Importante…
Si usted planea reinicializar la base de datos, debe ser la primera acción que ejecute al entrar al módulo
SIANIESP RIPS pues, si ha realizado alguna otra operación previamente, muy probablemente el
sistema desplegará un mensaje indicándole que no puede efectuar la operación por cuanto existen
tablas abiertas por otros procesos o por otros usuarios.
Para reinicializar la base de datos proceda así:

PROCESO
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1. Haga clic en la opción “Procesos RIPS” del menú del módulo SIANIESP RIPS y luego en la opción
“REINICIALIZAR (Eliminar todos los RIPS consolidados). El sistema desplegará el siguiente mensaje:
2. Si está seguro de que desea eliminar en forma definitiva los RIPS que han sido consolidados haga clic
en el botón “Sí”, de lo contrario haga clic en el botón “No”. Una vez los datos son eliminados, el sistema
desplegará el siguiente mensaje:
3. Haga clic en el botón “Aceptar” para salir de esta opción.

PROCESO
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ANEXO 4.1
Notificación de RIPS para análisis de morbilidad

atendida en salud bucal
Sivigila
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA Y ANÁLISIS DEL RIESGO EN SALUD PÚBLICA
GRUPO DE VIGILANCIA DE ENFERMEDADES NO TRANSMISIBLES
AUTOR: SANDRA PATRICIA MISNAZA CASTRILLÓN
Febrero 2018
PROCESO
2018 – 02 – 26
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Propósito
El propósito del análisis de los RIPS generados mediante notificación al SIANIESP, es procurar información útil y confiable que
permita establecer los perfiles de morbilidad atendida por las principales patologías orales y de cabeza y cuello, y con base en
estos resultados soportar estrategias de promoción, prevención, intervención y control en salud bucal, al igual que procesos
administrativos de planeación en los servicios odontológicos.
Objetivos específicos
• Establecer el perfil de morbilidad atendida en los niveles municipal, departamental y nacional

mediante la notificación mensual de RIPS de las UPGD al Sivigila, de acuerdo con lo establecido
en Circular Externa 023 de 2015.
• Proporcionar información para el análisis y la planeación en salud a fin de fortalecer las acciones
encaminadas a promover la salud y prevenir la enfermedad.
Metodología
1. Carga y consolidación de los RIPS: se realiza acorde con las indicaciones del manual de SIANIESP del
Sivigila (anexo 4), ítem 1
2. Generación de la base de datos para análisis de la morbilidad atendida en salud bucal: se realiza
acorde con las indicaciones del manual de SIANIESP del Sivigila (anexo 4), ítem 3: búsqueda activa
institucional (BAI).
Tenga en cuenta las siguientes consideraciones al momento de realizar la BAI:
- El primer paso es el de “Seleccionar eventos” para elegir los eventos específicos para los cuales
desea hacer la búsqueda. En el caso de salud bucal debe seleccionar atenciones en salud bucal y
salud bucal. Recuerde previa a la selección, dar clic en “desmarcar todos”.
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- El siguiente paso es realizar la BAI de salud bucal
- Ingrese por favor los datos que identifican su departamento y delimite la fecha de la búsqueda al
año de análisis. A continuación, haga clic en procesar
- El sistema le arrojará la información resumen de los registros de interés encontrados de forma

acumulada y resumida por evento de interés (atenciones en salud bucal, procedimientos y alertas)
y por grupos de edad.
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- Para poder realizar el análisis de morbilidad atendida, genere el archivo XLS, el cual encontrará
posteriormente en documentos – SIANIESPRips – ARCHIVOS XLS – bai_salud bucal_general
3. Análisis de la base de datos de RIPS de salud bucal
La información contenida en los RIPS permite realizar entre otros, análisis de morbilidad atendida en
cuanto a la frecuencia con la cual se consulta por una determinada causa en el municipio o en el
departamento y en cuanto a la concentración de los procedimientos en odontología en el territorio
(indicadores).
Se recomienda que cada municipio genere y analice su base de RIPS y los remita al departamento antes
del 31 de marzo de cada año, para que el departamento consolide los indicadores del año inmediatamente
anterior de cada uno de sus municipios y los remitan al INS antes del 22 de julio de cada año.
Cada nivel puede realizar análisis adicionales (dada la información valiosa en términos de tiempo, persona
y lugar de los RIPS), sin necesidad de reportar sus hallazgos al INS.
Tenga en cuenta para el análisis que el consolidado de la notificación de RIPS en Excel generará un solo
archivo con dos salidas, las cuales deberán filtrarse a través de la columna N “evto_int”, las salidas son las
siguientes:
 Atenciones en salud bucal: genera la base de datos de las atenciones con diagnostico principal o
relacionado de cabeza y cuello de acuerdo con los códigos CIE 10 priorizados en los anexos 01,
02, 03, 04 y 05 de este documento. Esta base permite calcular la frecuencia de diagnósticos de
cabeza y cuello del municipio, lo cual permite estimar el perfil de morbilidad atendida de la
población.
 Procedimientos compatibles para salud bucal: genera la base de datos de los procedimientos
priorizados que pueden ser realizados en la consulta odontológica, de acuerdo con el anexo 06 de
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este documento. Esta base permite calcular la concentración promedio de procedimientos por
municipio.
La especificación detallada de la salida en Excel la puede encontrar en la sección “BÚSQUEDA ACTIVA

INSTITUCIONAL” del anexo principal.
3.1. Indicadores
Los siguientes indicadores permiten establecer la frecuencia de uso por diagnósticos y la concentración
promedio de procedimientos por municipio, de tal forma que se obtengan insumos para planear las
actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, planear el estimado de odontólogos
que se requieren para atender a la población y establecer los planes de compras, entre otros.
 Frecuencia anual de uso de RIPS por diagnóstico bucodental y de cabeza y cuello por municipio y
departamento
Tipo de indicador: Proceso
Número de consultas por diagnóstico de interés
Definición operacional:
Fuente de información: Total de atenciones de la columna I “nom_cie” del consolidado xls de RIPS
Utilidad o interpretación: Permite identificar la frecuencia de uso de servicios de odontología por evento
 UNM – UND
Niveles de desagregación
 10 primeras causas de morbilidad atendida en la población general
Periodicidad Anual
 Concentración anual promedio de procedimientos por municipio y departamento

Tipo de indicador: Proceso
Definición operacional:
Promedio de procedimientos realizados por persona en el año
Numerador: total de procedimientos realizados en total de personas atendidas
evidenciadas mediante número de identificación en la base de datos de procedimientos
compatibles para salud bucal con fuente RIPS
Fuente de información:
Denominador: total de personas con RIPS de procedimientos compatibles con salud
bucal
Permite identificar la concentración promedio de procedimientos por persona a nivel

Utilidad o interpretación:
municipal y departamental
Niveles de desagregación UNM – UND
Periodicidad Anual
La forma más sencilla de calcular los indicadores es haciéndolo mediante el uso de tablas dinámicas de la
siguiente forma:
 Indicador de frecuencia
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 Indicador de concentración (promediar al final la información)
Al INS deben remitirse las tablas resumen del análisis de los indicadores así:
 Indicador de frecuencia
Atenciones Municipio 1 % Municipio 2 % Municipio 3 % Municipio 4 % Departamento %
Caries de la dentina 19609 52,3 745 70,0 2660 73,9 935 54,0 23949 54,5
Gingivitis aguda 5765 15,4 120 11,3 148 4,1 163 9,4 6196 14,1
Gingivitis crónica 3552 9,5 21 2,0 105 2,9 133 7,7 3811 8,7
Abrasión de los dientes 1507 4,0 6 0,6 10 0,3 115 6,6 1638 3,7
Depósitos [acreciones] en los dientes 1377 3,7 3 0,3 23 0,6 80 4,6 1483 3,4
Raíz dental retenida 961 2,6 34 3,2 177 4,9 104 6,0 1276 2,9
Pulpitis 1144 3,0 12 1,1 72 2,0 46 2,7 1274 2,9
Necrosis de la pulpa 944 2,5 4 0,4 29 0,8 33 1,9 1010 2,3
Caries limitada al esmalte 404 1,1 61 5,7 99 2,8 26 1,5 590 1,3
Dientes moteados 318 0,8 26 2,4 33 0,9 9 0,5 386 0,9
 Indicador de concentración
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Departamento
Promedio Municipio 1 Municipio 2 Municipio 3 Municipio 4
2,1 0,2 0,3 0,1 2,8
3.2 Análisis de alertas en salud bucal: las alertas corresponden a los reportes de caries dental (K020-
K029) en niños y niñas de cero a cinco años, enfermedad gingival y periodontal (K050-K056) en gestantes
y los dientes moteados (K003) en niños y adolescentes menores de 19 años. Esta información permitirá
priorizar acciones de prevención, control y verificación de subregistro de notificación de exposición a flúor
al interior de los servicios de salud.

Manual SIANIESP 2018-2020

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MANUAL DEL USUARIO SISTEMA Versión: 06

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD

AUTORES: EQUIPO SIVIGILA

CLAUDIA MARCELLA HUGUETT ARAGÓN

2. CARGA Y CONSOLIDACION DE LOS RIPS

2.1. Carga de un único juego de archivos RIPS

1. Ingrese al Sistema SIVIGILA en la forma usual. El sistema le desplegará su pantalla principal.

Finalizado el proceso, el siguiente mensaje es desplegado:

Para terminar el proceso Ud. debe hacer clic en el botón “Aceptar”.

2.2. Carga masiva de varios juegos de archivos RIPS

2. Haga clic en el botón “1-Ruta / Carpeta” de la pantalla “Carga y consolidación de RIPS”

4. El sistema le mostrará el resultado de la carga correspondiente al último juego de archivos RIPS

Una carga masiva de RIPS genera un archivo .txt (ResultadosCargaArchivosPlanos_aaaa_mm_T......txt) en

2.3. Consideraciones importantes

3. NOTIFICACION DE REGISTROS DE RIPS CORRESPONDIENTES A EVENTOS DE INTERÉS EN

3.1. CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO

2. De estas opciones elija Notificar / Enviar RIPS al siguiente nivel:

Una vez terminado el proceso de notificación, el sistema muestra el siguiente mensaje

También le mostrará un mensaje adicional en donde se le recomienda que efectúe un backup

El módulo SIANIESP RIPS, desplegará nuevamente el panel su control

4. BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL – BAI

1. Ingrese al aplicativo Sivigila en la forma usual; el sistema desplegará su panel de control:

7. El sistema despliega nuevamente la pantalla de “Búsqueda activa institucional”:

 Dep/Mun/UPGD: Código DANE del municipio o del departamento o código de la UPGD en

 Año - Semana: año y semana epidemiológica que determinan automáticamente un rango de

Los archivos generados quedarán guardados en la carpeta documentos\SIANIESPRips\ARCHIVOS XLS

tip_doc CC = Cédula ciudadanía US

Si viene de AH, su valor es: Dx.

-Si viene de Urgencias, el valor es

-Si viene de Hospitalización, el

ctrl_ Variable de uso interno

registro Variable de uso interno

5. CONFIGURACIÓN DE UNA BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL

5.1. CONFIGURACIÓN DE EVENTOS DE INTERÉS LOCAL PARA HACER BAI

El sistema le mostrará la siguiente pantalla.

En este caso deberá elegir otro código.

5.2. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR

2. El sistema desplegará la pantalla “Configuración BAI Local con base CIE”:

4. Si el código digitado no existe, el sistema desplegará el siguiente mensaje:

5.3. ASIGNACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DIFERENCIALES DESDE UN ARCHIVO EXCEL 5.0/95

6. Para salir de la pantalla de configuración, haga clic en el botón “Terminar”.

5.4. ASIGNACIÓN DE PROCEDIMIENTOS A LOS NUEVOS EVENTOS DEFINIDOS POR EL USUARIO

2. El sistema desplegará la pantalla “Configuración BAI Local con base en CUPS”:

4. Si el código digitado no existe, el sistema desplegará el siguiente mensaje:

7. El sistema le mostrará entonces el código CUPS seleccionado por usted:

6. BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL LOCAL – BAI LOCAL

1. En el panel de SIANIESP, haga clic en el botón “Búsqueda activa institucional”.

2. En la pantalla “Búsqueda activa institucional” haga clic en el botón “Seleccionar eventos”:

6. Haga clic en la casilla “Local” y finalmente clic en el botón “Procesar”.

8. Para terminar la búsqueda haga clic en el botón “Terminar”.

1. Ingrese al aplicativo Sivigila en la forma usual; el sistema desplegará su panel de control:

 Dep/Mun/UPGD: Código DANE del municipio o del departamento o código de la UPGD en

 Vigencia Período: vigencia y período epidemiológico que determinan automáticamente un

 Casos por: Personas/Consultas: no se usa en el momento, se prevé habilitarla en futuras

 Discriminar semanas: permite especificar si el archivo agrupado producto de este

El formato del nombre del archivo agrupado es el siguiente:

La estructura del archivo XLS agrupado es la siguiente:

NOMBRE COLUMNA DESCRIPCIÓN

mes_1a11 Número de casos presentados entre 1 y 11 meses de edad

año_1 al 4 Número de casos presentados entre 1 y 4 años de edad

NOMBRE COLUMNA DESCRIPCIÓN

Grupo de edad de 1 a 4 años de edad

año_85a999 Número de casos presentados en personas de 85 y más años.