Proyecto de análisis de procesos organizacionales

Docente: Claudia Johanna Serrano

Politécnico Grancolombiano

Bogotá D.C.

2020

Tabla de contenidos:

1. Diagnóstico

1.1 Introducción

1.2 Justificación

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1.3 Objetivos

1.4 Contexto

1.5 Matriz PEST

1.6 Matriz DOFA

1.7 Estrategias

1.8 Descripción del problema

1.9 Cronograma

Referencias

1.1 Introducción

Después de un diagnóstico enfocado en analizar el conjunto de debilidades, oportunidades,

fortalezas y amenazas en la empresa Transoriente S.A.S, localizamos situaciones las cuales

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comprometen las competencias que tienen los individuos para trabajar en equipo, dificultando

e impidiendo su actividad normal laboral, enfrentándose a sentimientos de ansiedad, ira o

tristeza y a su vez creando un ambiente de indisposición, entorpeciendo el crecimiento

interno de la empresa.

Se seleccionó Transoriente S.A.S. puesto que es una empresa con un crecimiento

exponencial que necesita fortalecer sus procesos organizacionales en recursos humanos. Por

esto y mucho más es crucial responder a esta nueva necesidad del mercado laboral,

proponiendo actividades como Beast Team o creación y utilización de grupos de apoyo, que

mejoren y aumenten las habilidades de sana convivencia del grupo.

1.2 Justificación

Según Martha Alles, el trabajo en equipo es una de las competencias más importantes a

desarrollar dentro de una organización y hace parte de la gestión de la misma (2016). Por

medio de esta investigación se descubrirá el o los motivos del por qué se presenta dicha

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falencia en la organización Trans Oriente S.A.S. y de este modo, poder generar estrategias

para mejorar la productividad y el ambiente laboral.

Las competencias laborales se consideran como aquellas “características de personalidad

devenidas en comportamientos” que terminan ayudando a que el desempeño en una labor

específica sea mejor (Alles, 2016). Por lo tanto, se expone que las personas, pese a que

tengan un conocimiento adecuado en el campo donde se desarrollan profesionalmente y sean

eficientes, si no cumplen con ciertas competencias esenciales, entre ellas el trabajo en equipo,

la labor se verá frustrada y así disminuirá la efectividad y productividad de la organización.

1.3 Objetivos

General

Generar estrategias para mejorar la problemática hallada en la empresa Trans Oriente

S.A.S. en lo que respecta al trabajo en equipo por parte de los trabajadores y empleadores.

Esto con el fin de mejorar esta competencia en la organización.

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Específicos

Identificar el motivo central por el cual no se evidencia el trabajo en equipo entre los

trabajadores.

Proponer estrategias que permitan a los trabajadores relacionarse de la mejor manera.

Realizar ejercicios grupales donde se pueda puntualizar y trabajar cada una de las falencias

halladas.

1.4 Contexto

Transportes Especiales de Oriente SAS es una empresa de transporte especializado, que

brinda transportes turísticos, acompañamiento empresarial, transporte VIP, entre otros. Surgió

en el año 2013 en la región del Magdalena medio, más específicamente en Samaná Caldas.

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 En la actualidad cuenta con 51 vehículos propios tipo camioneta Duster, más una flota de

vanes tercerizadas para la prestación de servicios, ofreciendo al cliente una cobertura a nivel

nacional.

Algunos de los clientes más destacados son: Caracol, Aval, Teleset, Sony Mapfre, AXA,

canal 1, Politécnico Gran Colombiano, AOA y Rappi.

La oficina principal está ubicada en la calle 69 b # 98 a – 43 Barrio Morato en Bogotá,

Colombia.

Misión

Somos una empresa prestadora de servicios especiales de transporte en el área empresarial,

contando con tecnología diseñada para satisfacer las necesidades de movilidad de nuestros

usuarios, generando bienestar y confort, contando con un amplio parque automotor y un

equipo humano capacitado, fundado en el respeto, la cultura de cambio y el mejoramiento

continuo.

Visión

Transoriente se proyecta como la empresa de transporte especial de pasajeros, preferida

por los usuarios, reconocida por su servicio con calidad humana y tecnología de punta.

Organigrama de la empresa.

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 Alcance

Ofrecemos un servicio de transporte especial de pasajeros en la modalidad empresarial

basados en la puntualidad, la discreción y el respeto hacia nuestros clientes generando un

clima de confianza para cumplir las expectativas de los usuarios, nuestro servicio está

dirigido a los sectores de telecomunicaciones y en general al ramo empresarial. El servicio

prestado por TRANS ORIENTES S.A.S cubre desde la solicitud del servicio por parte del

cliente, la asignación del conductor que asiste el requerimiento y el continuo seguimiento por

parte de nuestro coordinador de movilidad quien da soluciones a las novedades (PQRS) que

se pueden presentar o culminar el servicio de manera efectiva en la plataforma de movilidad.

La prestación del servicio tiene un alcance para el sistema de gestión de la calidad, en la

ciudad de Bogotá calle 98 A 69 B 43 Barrio Morato, incluyendo los procesos de Gestión

Estratégica, Gestión de la mejora, Gestión de la Movilidad, Gestión Comercial, Gestión

Operativa, Gestión Administrativa y Gestión Humana

1.5 Matriz PEST

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 POLÍTICO ECONÓMICO

- Pico y placa de los vehículos de la - Aumento del valor del combustible

empresa. De lunes a sábado, cíclico de
acuerdo con el último número de la
placa del vehículo (2 dígitos por día
según el calendario establecido).
(Decreto 248 de 2016 Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C.).
(Precio actual: $7.950)
- Incremento de tarifas por alto costo de
los insumos necesarios para reparación
y mantenimiento de los vehículos.

Regulaciones de la prestación del

servicio público de Transporte Terrestre
Automotor Especial (Decreto 431 del 14
de marzo de 2017, Ministerio de
transporte).

SOCIAL TECNOLÓGICO

- Protestas y bloqueos de las vías
- Presión e incluso posible agresión por
parte de los taxistas, cuando confunden
los servicios especiales con
aplicaciones de transporte como uber,
beat, etc.
- Vehículos con bajas emisiones de
contaminación
- Las APP que tienen otras empresas de
transporte, lo que genera más
competencia en el mercado.
- Sistemas de geolocalización modernos
para su uso en las vías.
- Modernización de los vehículos que
cuentan con nueva tecnología como
sensores anti golpes.

- Satisfacción por parte de los clientes

por un servicio de calidad brindado

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 1.6 Matriz DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

- No hay un horario establecido para los - La restricción de pico y placa para

conductores de la empresa. vehículos de servicio especial, solo
aplica 1 vez a la semana con vehículos
- No hay trabajo en equipo entre los con capacidad menor a 5 pasajeros
trabajadores de la empresa
- Cuenta con un espacio privado que se
- Falta de capacitación para el equipo de utiliza como taller automotriz de la
trabajo de los conductores en términos empresa
de mantenimiento de los vehículos
- La empresa tiene vehículos último
- Limitación de recursos financieros modelo (menores a 5 años)

FORTALEZAS AMENAZAS

- La empresa ofrece un servicio que - Existen otras empresas de transporte con

garantiza al cliente puntualidad y vehículos que tienen capacidad para
compromiso a la hora que lo necesiten más personas

- La empresa cuenta con trabajadores con - Variabilidad de demanda

experiencia en el sector de transporte
- Competidores con precios más bajos
- Es una empresa que brinda servicio VIP
y de acompañamiento empresarial - Factores de alto riesgo en la vía que
puedan generar un accidente.
- La empresa cuenta con 51 vehículos
propios en óptimas condiciones

- La empresa ofrece a sus clientes un

servicio a nivel nacional

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- La empresa brinda a sus empleados un
plan de minutos ilimitados
1.7 Estrategias
DEBILIDADES (D)
1. No hay un horario establecido para
los conductores de la empresa.
2. No hay trabajo en equipo entre los
trabajadores de la empresa
3. Falta de capacitación para el equipo
de trabajo de los conductores en
términos de mantenimiento de los
vehículos
4. Limitación de recursos financieros
FORTALEZAS (F)
1. La empresa ofrece un servicio que
garantiza al cliente puntualidad y
compromiso a la hora que lo
necesiten
2. La empresa cuenta con trabajadores
con experiencia en el sector de
transporte
3. Es una empresa que brinda servicio
VIP y de acompañamiento
empresarial
4. La empresa cuenta con 51
vehículos propios en óptimas
condiciones
OPORTUNIDADES (O)
1. La restricción de pico y placa para
vehículos de servicio especial, solo
aplica 1 vez a la semana con
vehículos con capacidad menor a 5
pasajeros
2. Cuenta con un espacio privado que
se utiliza como taller automotriz de
la empresa
3. La empresa tiene vehículos último
modelo (menores a 5 años)
AMENAZAS (A)
1. Existen otras empresas de transporte
con vehículos que tienen capacidad
para más personas
2. Variabilidad de demanda
3. Competidores con precios más bajos
4. Factores de alto riesgo en la vía que
puedan generar un accidente.
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 5. La empresa ofrece a sus clientes un
servicio a nivel nacional
6. La empresa brinda a sus empleados
un plan de minutos ilimitados

Estrategias FO:

(6,2): Tener confianza y una buena comunicación de forma constante, con el personal que

suministra el mantenimiento de los vehículos, para generar mejor productividad y menos

daños que ocasionen pérdidas financieras a la organización.

Estrategias DO:

(1,1): En horarios libres para los trabajadores y cuando no tengan la medida de pico y

placa en el vehículo que conducen, dictar talleres con la participación e invitación del

ministerio de transporte que fomenten la conciencia y la responsabilidad vial.

Estrategias FA:

(4,4): Con la ayuda de recursos humanos organizar talleres de precaución y prevención de

riesgos viales, conocimientos de limitaciones y capacidades de cada vehículo y cómo el

personal puede manejar posibles situaciones de riesgo antes de que sucedan.

Estrategias DA:

(2,4): Generar un grupo de emergencia donde los trabajadores puedan informar acerca de

accidentes, bloqueos en las vías que impidan el correcto funcionamiento de los servicios,

emergencias en vía de los conductores, posibles peligros de hurto, entre otros, en el que todos

colaboren e informen a sus compañeros.

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 1.8 Descripción del problema:

En la organización Trans Oriente S.A.S. se identificó una problemática en donde el

personal no tiene desarrollada la competencia del Trabajo en Equipo. Martha Alles (2016), en

su diccionario de competencias, define esta como:

"Capacidad para colaborar y cooperar con otras personas, tanto de su sector como de otras áreas de

la organización, con el propósito de alcanzar los objetivos fijados, y reconocer los éxitos y aportes de

otras personas. Capacidad para subordinar los intereses personales a los objetivos grupales y apoyar el

trabajo de otros sectores de la organización. Implica ser un ejemplo para sus compañeros por su

cooperación y buen trato con todas las personas" (p. 195).

Lo mencionado anteriormente hace referencia a que los miembros de esta organización no

prestan mayor relevancia a conceptos como el cooperar con los demás y el brindar apoyos

que puedan generar mayor producción y éxito en la compañía.

1.9 Cronograma:

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 Descripción de actividades que se realizarán 1 vez por semana, durante 7 semanas, en los

horarios en los que los trabajadores dispongan a su conveniencia, para fomentar el trabajo en

equipo:

El cliente imprevisible: un miembro del equipo se hará pasar por un cliente que visita la

compañía para plantear una serie de dudas. El resto del grupo debe darle las respuestas

apropiadas pero prestando atención a su estado de ánimo (en caso contrario, se perderá el

cliente).

Lo interesante de la actividad es que el empleado que interprete el papel de cliente deberá

variar sus emociones durante la conversación. Ocasionalmente, se mostrará enfadado, alegre,

triste, decepcionado, ansioso… El resto del equipo deberá cambiar rápidamente su estrategia

comunicativa para conectar con el cliente y ayudar a su compañero. Esto fortalecerá la

comunicación entre el grupo.

El equipo ideal: Esta dinámica sirve para trabajar la asunción de roles y el reparto de

tareas y responsabilidades dentro de los equipos. Cada miembro del grupo debe anotar las

tres cualidades que considera que lo definen mejor. A continuación, escribe también las tres

características que aprecia en cada uno de sus compañeros.

Completada esta fase, se ponen en común las cualidades de todos los miembros del equipo

hasta consensuar los tres rasgos que mejor definen a cada integrante. Con esta información,

se reparte una serie de hipotéticas tareas dentro del grupo, asegurándose de que cada

trabajador se encarga de aquellas para las que está más capacitado.

Creación y utilización del grupo de apoyo: Creación de un grupo en una app o red social

a la que todos los trabajadores tengan acceso, donde el Jefe de área junto con talento humano,

reúnen a sus equipo de trabajo y permiten la interacción, el conocimiento de la convivencia

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del núcleo familiar y una sana comunicación, lo que permitirá solicitar ayuda emocional en

un ambiente de familia organizacional y donde el trabajo en equipo se vea reflejado en la

ayuda que se puedan brindar cada uno de los compañeros, así como la resolución de

conflictos entre los mismos o malentendidos.

Tormenta de ideas: Expresar libremente ideas por equipos, sin que nadie las juzgue, y en

un breve espacio de tiempo, porque la inmediatez es muy creativa. Vale para decidir el diseño

de un folleto, o para pensar el nombre de una nueva gama de servicios, o mejoras en la

empresa, así como ideas de cómo les gustaría que mejorara su ambiente laboral. Las ideas se

anotan (en pizarra o papelógrafo) por orden de aparición, y después se analizan.

Bajo presión: Para potenciar la capacidad de respuesta de los equipos en contextos de alto

estrés. Consiste en crear dos grupos de trabajadores y someterlos a la realización de una

determinada prueba (como hacer un puzzle o solucionar un enigma) en un tiempo

determinado. De este modo, los trabajadores podrán optimizar los mecanismos de

coordinación para gestionar situaciones de alta presión.

Beast team: Dos tarjetas, una verde y una roja. Cada miembro debe escribir 3 fortalezas

en la verde y 3 cosas que debe tener un compañero para trabajar en su equipo en la roja.

Luego se juntan todas las tarjetas verdes por un lado y las rojas por otro. Entonces se

comprueba cuál sería el equipo real (verde) y cual el equipo ideal (rojo). Así estudiamos las

fortalezas y debilidades, y aprenderemos cómo mejorar y potenciar ambos. Un juego de

integración para empresas muy valorado por los profesionales de recursos humanos.

Ganador/Perdedor: El trabajador A le cuenta algo negativo de su vida al trabajador B.

Puede ser un recuerdo personal o laboral, pero tiene que ser cierto. El trabajador A tendrá que

hablar de la misma experiencia, pero centrándose únicamente en los aspectos positivos.

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Después, el trabajador B le ayudará a explorar el lado positivo de la experiencia negativa. A

continuación, los roles se cambian.

El objetivo de los participantes y del equipo es aprender a reformular juntos las situaciones

negativas, y convertirlas en experiencias de aprendizaje.

Referencias

Alcaldía Mayor de Bogotá., Decreto 248 de 2016 Pub. L. No. 5852, 3 (2016). Colombia.

Alcover, C. M., Rico, R., & Gil, F. (2011). Equipos de trabajo en contextos

organizacionales: dinámicas de cambio, adaptación y aprendizaje en entornos flexibles.

Papeles del Psicólogo, 32(1), 7-16.

Alles, M. (2016). Diccionario de competencias: La Trilogía-VOL 1 (Nueva Edición): Las

60 competencias más utilizadas en gestión por competencias (Vol. 1). Ediciones Granica.

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 Figueroa, L. A. (2004). Liderazgo y equipos de trabajo, una nueva forma de entender la

dinámica organizacional. Ciencias Sociales Online, 1(1), 53-63.

Steizel, S., Dumas, V., & As, V. P. B. (2006). El trabajo en equipos multiculturales:

particularidades y mecanismos organizacionales para facilitarlos. Asociación Argentina de

Especialistas en Estudios del trabajo, 2-31.

Transporte, M. DECRETO 431 DEL 2017, Pub. L. No. 431, 30 (2017). Colombia.

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