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SENA EMPRESA
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG
Fecha de vigencia:
Código: ASIG-M-001 Versión: 005
28/02/2019
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 6
2. OBJETIVO 7
3. ALCANCE 7
4. REFERENCIAS NORMATIVAS 7
5. TERMINOS Y DEFINICIONES 7
6. EXCLUSIONES 7
7.1. MISIÓN: 9
7.2. VISIÓN: 9
7.4. ORGANIGRAMA 10
7.6. POLÍTICAS 12
7.6.1. Política del Sistema Integrado de Gestión: 12
7.6.2. Política del Subsistema de Calidad: 12
7.6.3. Política del Subsistema Ambiental: 13
7.6.4. Política del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: 14
7.6.5. Política del Subproceso de Gestión Documental: 14
7.7. OBJETIVOS 14
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
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Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG
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7.8. ALCANCE 16
7.9. PROCESOS 16
8.2. LIDERAZGO 21
8.2.1. Liderazgo y compromiso 21
8.2.1.1. Generalidades: 21
8.2.1.2. Enfoque al cliente (NTC-ISO 9001:2015): 22
8.2.2. Política: 22
8.2.2.1. Establecimiento de la política del sistema integrado de gestión: 22
8.2.2.2. Comunicación de la política del sistema integrado de gestión: 22
8.2.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización: 23
8.3. PLANIFICACIÓN 23
8.3.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades 23
8.3.1.1. Generalidades: 23
8.3.1.2. Aspectos ambientales: 23
8.3.1.3. Identificación de peligros y valoración de los riesgos y las oportunidades. 23
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Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG
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8.4. APOYO 25
8.4.1. Recursos: 25
8.4.1.1. Generalidades (NTC-ISO 9001:2015): 25
8.4.1.2. Personas: 27
8.4.1.3. Infraestructura: 28
8.4.1.4. Ambiente para la operación de los procesos (NTC ISO 90012015): 29
8.4.1.5. Recursos de seguimiento y medición: 29
8.4.2. Competencia: 30
8.4.3. Toma de conciencia: 30
8.4.4. Comunicación: 31
8.4.5. Información documentada: 31
8.4.5.1. Generalidades: 31
8.4.5.2. Creación y actualización: 31
8.4.5.3. Control de la información documentada: 32
8.5. OPERACIÓN 33
8.5.1.1. Eliminar Peligros y Reducir los Riesgos para la SST (45001:2018) 33
8.5.2. Requisitos para los productos y servicios (ISO 9001:2015) 34
8.5.2.1. Comunicación con el cliente 34
8.5.3. Preparación y respuesta ante emergencia (ISO 14001; 2015 e ISO 45001:2018) 34
8.5.4. Diseño y desarrollo de los productos y servicios (ISO 9001:2015) 35
8.5.5. Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente 35
8.5.6. Producción y provisión del servicio (ISO 9001:2015) 35
8.5.7. Liberación de productos y servicios (ISO 9001:2015) 35
8.5.8. Control de salidas no conformes (ISO 9001:2015) 35
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8.7. MEJORA 38
8.7.1. Generalidades: 38
8.7.2. No conformidad y acción correctiva: 38
8.7.3. Mejora continua: 38
9. CONTROL DE CAMBIOS 38
1. INTRODUCCIÓN
El presente manual es un documento guía sobre la estructura, los roles y las responsabilidades
de SENA Empresa, como un Sistema Integrado de Gestión – SIG, basado en los estándares de
los Subsistemas de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, y articulado con el
Subproceso de Gestión Documental, para generar resultados que atiendan al contexto
estratégico institucional y satisfagan los requerimientos de los grupos de valor e interés.
El Manual del SIG está estructurado de conformidad con los requisitos aplicables de las normas
vigentes NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018. Así mismo, se
constituye en una muestra del compromiso y liderazgo para alcanzar niveles que aseguren una
óptima prestación del servicio, por lo que, se encuentra a disposición de las partes interesadas
en el SIG, como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y
desempeño del modelo de gestión integral implementado por SENA Empresa.
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2. OBJETIVO
Recopilar los elementos que definen y componen el Sistema Integrado de Gestión de SENA
Empresa, con base en los estándares de las normas vigentes NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO
14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018, y la normativa nacional aplicable a cada uno de los
sistemas mencionados previamente.
3. ALCANCE
Este manual aplica para las actividades que forman parte del Sistema Integrado de Gestión y
están comprendidas en el Mapa de Procesos de SENA Empresa.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
5. TERMINOS Y DEFINICIONES
Para permitir el entendimiento del presente manual, se incluyen los términos y definiciones
contenidos en las normas vigentes NTC-ISO 9000:2015, NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO
14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018.
6. EXCLUSIONES
Tabla 1, Exclusiones.
7.1. MISIÓN:
7.2. VISIÓN:
SENA Empresa será reconocida como la estrategia de formación por proyectos, líder en la
región Sur colombiana bajo un modelo Empresarial pedagógico, basado en formar aprendices
líderes con ideas innovadoras, pensamiento crítico, toma de decisiones y que impacten
positivamente el sector productivo bajo la orientación de los sistemas de gestión de Calidad,
Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los principios corporativos de SENA Empresa en las áreas administrativas y productivas están
enmarcados en la satisfacción de los clientes y en la creación de un ambiente de trabajo
propicio para sus colaboradores, algunos de estos son:
En SENA Empresa está conformada por áreas administrativas y productivas las cuales están
bajo el sistema de gestión ambiental y fueron documentadas.
❖ Respeto por las diferencias: En SENA Empresa ninguna persona es rechazada por su
diferencia sexual, religiosa, política entre otras, cada uno es consciente de la existencia de un
mundo global enmarcado por muchas diferencias y se aceptan las mismas.
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7.4. ORGANIGRAMA
Es una estrategia que le permite a SENA Empresa planear, ejecutar y controlar las actividades
necesarias que contribuyen al logro de los objetivos, a través de la prestación de bienes y/o
servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores;
el encargado de este Subsistema es denominado según el organigrama establecido, Líder
Subsistema de Gestión de Calidad, quien se responsabiliza de administrar, direccionar y
controlar todo lo referente al Subsistema de Calidad incluyendo el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora de los procesos pertinentes, además, de promover la
activa participación en el diseño y ajuste de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
apoyando en la revisión de estos, dando cumplimientos a los requisitos establecidos en la NTC-
ISO 9001:2015.
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Abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, además de la protección y promoción de la salud de los empleados.
Tiene el objetivo de mejorar las condiciones laborales y el ambiente en el trabajo, además de la
salud en el trabajo, que conlleva la promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y
social de los empleados; el encargado de este subsistema es denominado según el
organigrama establecido, Líder del Sistema Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, quien se
responsabiliza de administrar, direccionar y controlar el Subsistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, realizando actividades como revisar y actualizar la matriz de identificación
de peligros y riesgos, de esta manera establecer medidas de intervención para cuidar y
conservar la salud de las personas que se vinculan a SENA empresa basándose en el principio
de la prevención, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la NTC-ISO 45001:2018.
Tiene como propósito custodiar, controlar, organizar, clasificar y distribuir los documentos de
cada proceso de la estrategia SENA Empresa; el encargado de este subproceso es
denominado según el organigrama establecido, Líder de Gestión Documental, quien se
responsabiliza de garantizar la inmediatez de consulta y salvaguardar la información de manera
físico y/o digital, manteniendo la reserva y confidencialidad de la información, y cumpliendo los
requisitos legales como la Ley 594 del 2000 (Ley de Archivos).
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7.6. POLÍTICAS
SENA Empresa, es una estrategia formativa de aprendizaje por proyectos en la cual los
aprendices desarrollan conocimientos propios de su formación durante la ejecución de la etapa
lectiva; contribuyendo al fortalecimiento de habilidades a través de la ejecución de funciones en
las áreas administrativas y productivas mediante el modelo empresarial de formación
pedagógica, de tal forma que los aprendices logren desarrollar las competencias necesarias
para su desempeño laboral.
SENA Empresa es una estrategia formativa de aprendizaje por proyectos en la cual los
aprendices desarrollan conocimientos propios de su formación durante la ejecución de la etapa
lectiva; contribuyendo al fortalecimiento de habilidades empresariales a través de la ejecución
de funciones en las áreas administrativas y productivas mediante el aprender haciendo, de tal
forma que los aprendices logren desarrollar las competencias necesarias para su desempeño
laboral.
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❖ Prevenir la contaminación y conservar los recursos naturales a través del control de los
efectos de los impactos ambientales más significativos derivados del desarrollo de sus
actividades.
Esta Política Ambiental será publicada y difundida a todo el personal en las diferentes áreas de
la organización y demás partes interesadas por medio de carteleras, correo interno y otros
medios de comunicación, para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo
manifestado y demostrado por la Alta Dirección.
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7.7. OBJETIVOS
❖ Asegurar el cumplimiento de los requisitos de las NTC ISO 9001/2015, NTC ISO
14001/2015 y NTC ISO 45001/2018.
❖ Prevenir, mitigar y reducir los impactos ambientales negativos, y potenciar los impactos
positivos.
7.8. ALCANCE
El Alcance del Sistema Integrado de Gestión conformado por los subsistemas de calidad,
ambiental, seguridad y salud en el trabajo basado en las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y
45001:2018, aplica a todos los procesos determinados en el mapa de procesos que conforman
la estrategia SENA Empresa.
Los procesos que aplican a la estratégica de SENA Empresa para la planeación y ejecución de
actividades son: Gestión Administrativa, Gestión fábrica de software, Asesoría, Producción de
Bienes y Prestación de Servicios, Mercadeo y Ventas, Gestión de Talento Humano, Gestión
Contable y Financiera, Gestión de la Información y Comunicación, y Administración del Sistema
Integrado de Gestión, los cuales fortalecen las competencias laborales de los aprendices.
7.9. PROCESOS
SENA Empresa está organizada por procesos donde la interacción de los Macro-Procesos
Estratégicos, de Valor y Apoyo, está encaminada a agilizar el desempeño y perfeccionar la
calidad de servicio, a la identificación de los aspectos e impactos ambientales significativos, a
la mitigación de riesgos a los que se encuentra expuesto el área de trabajo; así
comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de las partes
interesadas a través de un conjunto ordenado de métodos, tareas y actividades relacionadas
entre sí, y que contribuyen a determinar las diferentes funciones y la orientación para realizar
las mismas dentro de un ámbito ordenado de aplicación.
La estrategia SENA Empresa busca satisfacer las necesidades y requisitos de las partes
interesadas, lo cual es la entrada para el desarrollo de la interrelación de las actividades de los
diferentes Macro Procesos.
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❖ Macro-procesos Estratégicos: Son los que dan las directrices de SENA Empresa,
estableciendo los Objetivos, las Metas y dando las estrategias para su cumplimento. El Macro
Proceso Estratégico se dividen en:
● Gestión Administrativa.
● Administración del Sistema Integrado de Gestión.
● Innovación.
● Asesoría I+D+I.
● Mercadeo y Ventas.
● Gestión de Talento Humano.
● Gestión de la Información y la Comunicación.
● Gestión Contable y Financiera.
● Área Pecuaria: Está constituida por las unidades de Porcinos, Bovinos, Ovinos,
Acuícola, Apícola, Avícola y Equinos.
● Área Agrícola: Está constituida por las unidades de Plátano, Policultivo, Guanábana,
Aguacate, Guayaba, Vivero Frutal, Arazá, Maquinaria Agrícola, Cacao, Piña, Pasiflora, Cítricos,
Mangos.
● Área Ambiental: Está constituida por las unidades de Vivero Ornamental, y Forestal,
Zona Agroecológica, Planta de Tratamiento de Agua potable (PETAP), Zonas Verdes, Planta
de Abono, Laboratorio de Microbiología, Lombricultivo y Ecoturismo.
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La organización debe establecer una metodología para identificar y controlar los factores
externos e internos (Positivos y negativos), teniendo en cuenta su propósito y orientando el
logro de los objetivos del SIG.
SENA Empresa, en la identificación del contexto tanto externo como interno tiene en cuenta los
siguientes factores:
La organización debe identificar y satisfacer las partes interesadas vinculadas al SIG, teniendo
en cuenta su información y sus respectivos requisitos de acuerdo con sus necesidades y
expectativas.
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8.2. LIDERAZGO
8.2.1.1. Generalidades:
La alta dirección de SENA Empresa está comprometida con la implementación del Sistema
Integrado de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo,
asegurándose de la integración de la NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO
45001:2018, en los procesos de la organización, proporcionando los recursos necesarios para
la implementación y comunicando al personal la importancia del sistema para lograr los
resultados previstos y promoviendo la mejora continua.
8.2.2. Política:
La alta dirección debe establecer e implementar una Política Integrada, apropiada al contexto
de la organización, y comprometida con la calidad del producto o servicio, preservación del
entorno y protección de los trabajadores
SENA Empresa, de acuerdo a los parámetros establecidos en las normas establece la Política
del Sistema Integrado de Gestión y las Políticas tanto de los Subsistemas como del
Subproceso de Gestión Documental, las cuales se presentan en el numeral 7. CONTEXTO
ESTRATÉGICO “7.5. POLÍTICAS” del presente Manual.
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❖ Las Políticas están disponibles y documentadas para las partes interesadas pertinentes
en el numeral 7. CONTEXTO ESTRATÉGICO “7.5. POLÍTICAS” del presente Manual,
en la Página Web del Proceso ASIG y en el Mural del Proceso ASIG en las instalaciones de
SENA Empresa.
8.3. PLANIFICACIÓN
8.3.1.1. Generalidades:
(ASIG-MT-001), la cual evalúa de manera cuantitativa y cualitativa los riesgos, y con base a la
evaluación se establece un plan de acción.
SENA Empresa, determina los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios
a través del Procedimiento de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales (ASIG-
SGA-P-001) y los consolida en la Matriz de Aspectos e Impactos (ASIG-SGA-MT-001).
El SIG SENA Empresa mantiene información documentada de sus requisitos legales y otros
requisitos en el Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos
(ASIG-P-005) y la Matriz de Requisitos Legales (ASIG-MT-007).
SENA Empresa, planifica acciones a partir de los hallazgos de los aspectos ambientales y la
Identificación de peligros y valoración de los riesgos y las oportunidades, implementando los
siguientes programas:
❖ Programas Ambientales:
❖ Programas de SST:
Los objetivos del SIG de SENA Empresa según los requisitos de la normas NTC-ISO
9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018, se establecen de acuerdo al
Procedimiento de Planificación de Objetivos y Metas (ASIG-P-006) y se encuentran
identificados en la Matriz de Objetivos y Metas (ASIG-MT-004), donde se han definido los
objetivos con base a la Política Integrada, y se les hace seguimiento para determinar el grado
de cumplimiento, identificando el proceso en la que va a llevar acabo las acciones, metas,
indicadores, estrategias y responsables.
La organización debe planificar los cambios que pueden surgir dentro de la organización y que
a su vez pueden afectar la eficacia del SIG, a través de una metodología que los aborde y
permita la asignación de recursos y responsabilidades.
8.4. APOYO
8.4.1. Recursos:
La organización debe establecer los recursos necesarios para la ejecución de las actividades
de las diferentes áreas de la misma y en especial los recursos del Sistema Integrado de
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Gestión. Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión
se determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1).
SENA Empresa establece, mantiene y aplica los controles necesarios de los productos
suministrados. El tipo y grado de control a la provisión externa de los procesos, asegura que los
procesos o productos suministrados cumplen con las especificaciones iniciales determinadas,
de acuerdo con lo establecido por la organización. Cualquier cambio en los recursos este debe
ser controlado de acuerdo con lo establecido en la organización para el numeral 6.3
planificación de los cambios NTC ISO 9001:2015.
No se cuenta con un presupuesto anual para ser invertido en las diferentes actividades
programadas (no se tiene autonomía presupuestal, pero si la obligación de solicitar lo que se
requiere en las diferentes unidades que la conforman mediante la solicitud a la subdirección del
CEFA), pero el Centro de Formación tiene la autonomía presupuestal y dentro de ello tiene un
rubro para comprar EPP, de acuerdo a la solicitud que realiza cada área del Centro de
Formación y además de realizar la solicitud de EPP para contar con la disponibilidad de
elementos de protección personal para los aprendices, como por ejemplo: Caretas de cartón
para microbiológicos y polución, trajes para la aplicación de insecticidas, arnés para el trabajo
en alturas, guantes de carnaza (cortos medios), guantes de laboratorio, quirúrgicos y guantes
industriales para el manejo de las basuras, botas desechables, Filtros (para las caretas cuando
se aplican insecticidas) y batas desechables.
En la actualidad SENA Empresa se delimita a entregar los EPP a los aprendices que lo
requieren en las distintas áreas haciendo énfasis en calidad de préstamo entregan lo siguiente:
❖ Overoles
❖ Botas de cualquier tipo
❖ Guantes de carnaza, industriales
❖ Recursos Físicos y Tecnológicos
Para el manejo de los EPP se utilizan las siguientes herramientas:
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8.4.1.2. Personas:
8.4.1.3. Infraestructura:
❖ Generalidades:
Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)
Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)
❖ Conocimientos de la organización:
Mediante reunión con el equipo ejecutor del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa,
donde se decide no realizar documentación con respecto al conocimiento de la organización,
por motivos de priorizar actividades de formación.
8.4.2. Competencia:
La competencia del personal de SENA Empresa se determina con las siguientes herramientas:
La organización debe determinar los métodos a utilizar para generar la participación del
personal.
Para contribuir con la participación del personal, en las Áreas Administrativas y Unidades
Productivas se ha establecido herramientas como:
8.4.4. Comunicación:
8.4.5.1. Generalidades:
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa se han formalizado con
su respectiva codificación (código, versión, fecha de expedición), según lo establecido en el
Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos ASIG-SGC-P-002.
8.5. OPERACIÓN
Para dar cumplimiento a este apartado es necesario establecer los controles necesarios para
cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.
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y controlada para prevenir su uso o entrega no intencional, de acuerdo con los requisitos
establecidos.
8.5.3. Preparación y respuesta ante emergencia (ISO 14001; 2015 e ISO 45001:2018)
Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)
8.6.1.1. Generalidades:
La organización debe definir los métodos para verificar la percepción del cliente frente al
producto o servicio.
La organización debe disponer de herramientas para analizar los resultados del seguimiento
del SIG, que permitan evaluar el nivel de cumplimiento de la organización frente a los
requisitos, y tomar acciones si es necesario.
Las herramientas establecidas para el análisis y evaluación del Sistema Integrado de Gestión
de SENA Empresa son las siguientes:
SENA Empresa, para determinar el grado de cumplimiento los requisitos aplicables del Sistema
Integrado de Gestión, con base a las Normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y
NTC-ISO 45001:2018, realiza auditorías internas, las cuales se soportan en los siguientes
documentos:
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La alta dirección debe hacer revisión periódica y proponer acciones de mejorar frente a la
eficacia del SIG, teniendo en cuenta los cambios {
Para dar cumplimiento a la revisión por la alta dirección de SENA Empresa, se rinden cuentas
mediante los Comités Gerenciales, obteniendo como resultado un Acta de Reunión (GA-GAD-
F-011) donde se evidencie la entrega de la información.
8.7. MEJORA
8.7.1. Generalidades:
La organización debe tener en cuenta las oportunidades de mejora para cumplir con las
sugerencias del cliente e incrementar su satisfacción frente al producto o servicio, contribuir
positivamente al entorno y mantener el bienestar del trabajador, de acuerdo a los resultados de
la evaluación del desempeño del SIG.
La organización debe establecer una metodología para hacer frente a una no conformidad y
actuar a tiempo con una acción correctiva, teniendo en cuenta las eventualidades que puedan
suceder.
9. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Jenny Marcela
Actualizar y Se actualizó la política, alcance del Barrios Barrios y
agregar SIG, organigrama y mapa de 22/09/2020 004 María Andrea
información procesos. Hernández
Osorio.
Ximena Toledo
Trujillo y
Alexander
Todo el manual. Actualización del documento. 28/02/2019 002 Castañeda
Campos
(Gestores de
Calidad).
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❖
10. CUADRO DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO
Ximena Toledo
Trujillo y
Yina Caterine Yina Caterine
Elaboró Alexander Revisó Aprobó
Silva Meneses. Silva Meneses.
Castañeda
Campos.