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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

SENA EMPRESA
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG
Fecha de vigencia:
Código: ASIG-M-001 Versión: 005
28/02/2019

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 6

2. OBJETIVO 7

3. ALCANCE 7

4. REFERENCIAS NORMATIVAS 7

5. TERMINOS Y DEFINICIONES 7

6. EXCLUSIONES 7

7. CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 9

7.1. MISIÓN: 9

7.2. VISIÓN: 9

7.3. PRINCIPIOS Y VALORES: 9

7.4. ORGANIGRAMA 10

7.5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 10


7.5.1. Subsistema de Calidad: 10
7.5.2. Subsistema Ambiental: 11
7.5.3. Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: 11
7.5.4. Subproceso de Gestión Documental: 11

7.6. POLÍTICAS 12
7.6.1. Política del Sistema Integrado de Gestión: 12
7.6.2. Política del Subsistema de Calidad: 12
7.6.3. Política del Subsistema Ambiental: 13
7.6.4. Política del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: 14
7.6.5. Política del Subproceso de Gestión Documental: 14

7.7. OBJETIVOS 14
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7.7.1. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión: 14


7.7.2. Objetivos del Subsistema de Calidad: 15
7.7.3. Objetivos del Subsistema Ambiental: 15
7.7.4. Objetivos del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: 15
7.7.5. Objetivos del Subproceso de Gestión Documental: 16

7.8. ALCANCE 16

7.9. PROCESOS 16

8. ESTRUCTURA DE LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2015 (SGC), NTC-ISO 14001:2015


(SGA) Y NTC-ISO 45001:2018 (SGSST). 19

8.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 20


N
8.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas: 20
8.1.3. Determinación del alcance del sistema integrado de gestión: 21
8.1.4. Sistema integrado de gestión y sus procesos: 21

8.2. LIDERAZGO 21
8.2.1. Liderazgo y compromiso 21
8.2.1.1. Generalidades: 21
8.2.1.2. Enfoque al cliente (NTC-ISO 9001:2015): 22
8.2.2. Política: 22
8.2.2.1. Establecimiento de la política del sistema integrado de gestión: 22
8.2.2.2. Comunicación de la política del sistema integrado de gestión: 22
8.2.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización: 23

8.3. PLANIFICACIÓN 23
8.3.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades 23
8.3.1.1. Generalidades: 23
8.3.1.2. Aspectos ambientales: 23
8.3.1.3. Identificación de peligros y valoración de los riesgos y las oportunidades. 23
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8.3.1.4. Determinación de los requisitos legales aplicables y otros requisitos 24


8.3.1.5. Planificación de acciones: 24
8.3.2. Objetivos del sistema integrado de gestión y planificación para lograrlos: 25
8.3.3. Planificación de los cambios: 25

8.4. APOYO 25
8.4.1. Recursos: 25
8.4.1.1. Generalidades (NTC-ISO 9001:2015): 25
8.4.1.2. Personas: 27
8.4.1.3. Infraestructura: 28
8.4.1.4. Ambiente para la operación de los procesos (NTC ISO 90012015): 29
8.4.1.5. Recursos de seguimiento y medición: 29
8.4.2. Competencia: 30
8.4.3. Toma de conciencia: 30
8.4.4. Comunicación: 31
8.4.5. Información documentada: 31
8.4.5.1. Generalidades: 31
8.4.5.2. Creación y actualización: 31
8.4.5.3. Control de la información documentada: 32

8.5. OPERACIÓN 33
8.5.1.1. Eliminar Peligros y Reducir los Riesgos para la SST (45001:2018) 33
8.5.2. Requisitos para los productos y servicios (ISO 9001:2015) 34
8.5.2.1. Comunicación con el cliente 34
8.5.3. Preparación y respuesta ante emergencia (ISO 14001; 2015 e ISO 45001:2018) 34
8.5.4. Diseño y desarrollo de los productos y servicios (ISO 9001:2015) 35
8.5.5. Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente 35
8.5.6. Producción y provisión del servicio (ISO 9001:2015) 35
8.5.7. Liberación de productos y servicios (ISO 9001:2015) 35
8.5.8. Control de salidas no conformes (ISO 9001:2015) 35
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8.6. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 36


8.6.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 36
8.6.1.1. Generalidades: 36
8.6.1.2. Satisfacción del cliente (NTC-ISO 9001:2015): 36
8.6.1.3. Análisis y evaluación: 36
8.6.2. Auditoría interna 37
8.6.3. Revisión por la dirección 37

8.7. MEJORA 38
8.7.1. Generalidades: 38
8.7.2. No conformidad y acción correctiva: 38
8.7.3. Mejora continua: 38

9. CONTROL DE CAMBIOS 38

10. CUADRO DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO 39


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1. INTRODUCCIÓN

El presente manual es un documento guía sobre la estructura, los roles y las responsabilidades
de SENA Empresa, como un Sistema Integrado de Gestión – SIG, basado en los estándares de
los Subsistemas de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, y articulado con el
Subproceso de Gestión Documental, para generar resultados que atiendan al contexto
estratégico institucional y satisfagan los requerimientos de los grupos de valor e interés.

El Manual del SIG está estructurado de conformidad con los requisitos aplicables de las normas
vigentes NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018. Así mismo, se
constituye en una muestra del compromiso y liderazgo para alcanzar niveles que aseguren una
óptima prestación del servicio, por lo que, se encuentra a disposición de las partes interesadas
en el SIG, como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y
desempeño del modelo de gestión integral implementado por SENA Empresa.
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2. OBJETIVO

Recopilar los elementos que definen y componen el Sistema Integrado de Gestión de SENA
Empresa, con base en los estándares de las normas vigentes NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO
14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018, y la normativa nacional aplicable a cada uno de los
sistemas mencionados previamente.

3. ALCANCE

Este manual aplica para las actividades que forman parte del Sistema Integrado de Gestión y
están comprendidas en el Mapa de Procesos de SENA Empresa.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Las referencias normativas aplicables al Manual del SIG se presentan en la Matriz de


Requisitos Legales (ASIG-MT-007) del SIG de SENA Empresa.

5. TERMINOS Y DEFINICIONES

Para permitir el entendimiento del presente manual, se incluyen los términos y definiciones
contenidos en las normas vigentes NTC-ISO 9000:2015, NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO
14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018.

6. EXCLUSIONES

Algunos requisitos de las normas no se pueden aplicar en SENA Empresa debido a la


naturaleza de la entidad y de su(s) producto(s) o servicio(s), por tanto, son excluidos del
Sistema. Ellos son:

Tabla 1, Exclusiones.

EXCLUSIÓN DE REQUISITOS DE LAS NORMAS

Normas Numerales Justificación

NTC-ISO 9001:2015, NTC- 7.1 Recursos.


ISO 14001:2015 y NTC-ISO Los recursos de SENA Empresa, son suministrados
45001:2018. directamente por el SENA, el cual aporta todos los
recursos técnicos y económicos, sin embargo, el
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talento humano si es propio, debido a que los


aprendices hacen parte de su estrategia para la
correcta operación y control de los procesos; cabe
resaltar que SENA Empresa no cuenta con dinero
propio, todo recurso financiero que se necesita para
la implementación, mantenimiento y mejora del
Sistema Integrado de Gestión, se realiza mediante
solicitud directa a coordinación académica.

La estrategia SENA Empresa no cuenta con


equipos propios de medición y calibración que
requieran control documental y seguimiento, debido
a que, si es necesario, se utilizan las herramientas
de las unidades productivas para ejecutar las
actividades correspondientes, los equipos o
maquinaria que se utiliza para ejecutar actividades
en Sena Empresa son del SENA el cual presta los
equipos para desarrollar las actividades de SENA
7.1.5 Recursos de Empresa y para realizar seguimiento y medición lo
NTC-ISO 9001:2015.
seguimiento y medición. realiza el instructor líder de cada área, quien se
encarga de la calibración de los equipos, los cuales
serán utilizados por los aprendices,; además,
aquellas que requieran de mantenimiento
preventivo o correctivo, se reportaran al SIGA, con
el fin de que el SENA tome las acciones necesarias
para preservar los equipos, máquinas y
herramientas que se encuentran disponibles para la
formación profesional.

NTC-ISO 9001:2015. 8.3 Diseño y Desarrollo de ❖ La estrategia SENA Empresa fue


los productos y servicios. implementada de acuerdo con los lineamientos
establecidos en la guía para la implementación de
SENA Empresa en los Centros Agropecuarios y
Agroindustriales del SENA, por lo tanto, son
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directrices a nivel Nacional.

❖ La estrategia SENA Empresa cada


trimestre cuentan con nuevas titulaciones con
diferentes competencias, por lo cual los procesos y
actividades cambian lo cual hace muy difícil definir
un diseño específico.

❖ SENA Empresa es una estrategia


formativa de aprendizaje por proyectos en la cual
los aprendices desarrollan conocimientos propios
de su formación durante la ejecución de la etapa
lectiva.

La estrategia SENA Empresa no cuenta con


autonomía presupuestal, administrativa, ni
contractual, por lo tanto, los recursos destinados
8.4 Control de los Procesos,
NTC-ISO 9001:2015 y NTC- para el mantenimiento de la estrategia SENA
Productos y Servicios
ISO 45001:2018. Empresa son proporcionados directamente por el
suministrados externamente.
SENA a nivel Nacional y administrado por
coordinación académica del Centro de Formación
Agroindustrial La Angostura (CEFA).

7. CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

7.1. MISIÓN:

SENA Empresa, ubicada en el Centro de Formación Agroindustrial La Angostura en el


municipio de Campoalegre – Huila, es una estrategia formativa de aprendizaje por proyectos,
en la cual los aprendices desarrollan conocimientos propios de su formación durante la
ejecución de la etapa lectiva; contribuyendo al fortalecimiento de habilidades Empresariales a
través de la ejecución de funciones en las áreas administrativas y productivas mediante el
aprender haciendo, incentivando el desarrollo sostenible ambiental, promoviendo el
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autocuidado, impulsando el emprendimiento, la innovación, la investigación, el liderazgo y el


trabajo en equipo, de tal forma que los aprendices logren desarrollar las competencias
necesarias para su desempeño laboral.

7.2. VISIÓN:

SENA Empresa será reconocida como la estrategia de formación por proyectos, líder en la
región Sur colombiana bajo un modelo Empresarial pedagógico, basado en formar aprendices
líderes con ideas innovadoras, pensamiento crítico, toma de decisiones y que impacten
positivamente el sector productivo bajo la orientación de los sistemas de gestión de Calidad,
Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.

7.3. PRINCIPIOS Y VALORES:

Los principios corporativos de SENA Empresa en las áreas administrativas y productivas están
enmarcados en la satisfacción de los clientes y en la creación de un ambiente de trabajo
propicio para sus colaboradores, algunos de estos son:

En SENA Empresa está conformada por áreas administrativas y productivas las cuales están
bajo el sistema de gestión ambiental y fueron documentadas.

❖ Servicio: La prestación de un buen servicio contribuye a la satisfacción del cliente y a la


permanencia del mismo.

❖ Responsabilidad: El equipo de colaboradores es consciente de la importancia de


cumplir con cada una de sus obligaciones, teniendo en cuenta que en este principio radica el
buen porvenir de la organización.

❖ Puntualidad: Ser puntuales en los compromisos adquiridos en SENA Empresa es uno


de los aspectos más importantes, de esta manera se garantiza el cumplimiento de lo pactado y
la confianza con el cliente interno y externo.

❖ Respeto por las diferencias: En SENA Empresa ninguna persona es rechazada por su
diferencia sexual, religiosa, política entre otras, cada uno es consciente de la existencia de un
mundo global enmarcado por muchas diferencias y se aceptan las mismas.
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7.4. ORGANIGRAMA

Ilustración 1, Organigrama del Proceso ASIG.

7.5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

7.5.1. Subsistema de Calidad:

Es una estrategia que le permite a SENA Empresa planear, ejecutar y controlar las actividades
necesarias que contribuyen al logro de los objetivos, a través de la prestación de bienes y/o
servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores;
el encargado de este Subsistema es denominado según el organigrama establecido, Líder
Subsistema de Gestión de Calidad, quien se responsabiliza de administrar, direccionar y
controlar todo lo referente al Subsistema de Calidad incluyendo el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora de los procesos pertinentes, además, de promover la
activa participación en el diseño y ajuste de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
apoyando en la revisión de estos, dando cumplimientos a los requisitos establecidos en la NTC-
ISO 9001:2015.
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7.5.2. Subsistema Ambiental:

Herramienta cuya implantación persigue mejorar el comportamiento ambiental de SENA


empresa, basándose en la identificación de aspectos e impactos ambientales, y el
establecimiento de controles que permitan minimizar y mitigar los efectos negativos generados
al medio ambiente a través del uso de diversas estrategias; el encargado de este subsistema
es denominado según el organigrama establecido, Líder Subsistema Ambiental, quien se
responsabiliza de administrar, direccionar y controlar el Subsistema de Gestión Ambiental,
incluyendo la revisión y actualización de la matriz de aspectos e impactos, de igual manera
formular e implementar medidas necesarias para minimizar o eliminar las causas de los
impactos generados incluyendo la socialización a los diferentes procesos de los aspectos e
impactos significativos y los controles asociados, dando cumplimiento a los requisitos
establecidos en la NTC-ISO 14001:2015.

7.5.3. Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, además de la protección y promoción de la salud de los empleados.
Tiene el objetivo de mejorar las condiciones laborales y el ambiente en el trabajo, además de la
salud en el trabajo, que conlleva la promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y
social de los empleados; el encargado de este subsistema es denominado según el
organigrama establecido, Líder del Sistema Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, quien se
responsabiliza de administrar, direccionar y controlar el Subsistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, realizando actividades como revisar y actualizar la matriz de identificación
de peligros y riesgos, de esta manera establecer medidas de intervención para cuidar y
conservar la salud de las personas que se vinculan a SENA empresa basándose en el principio
de la prevención, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la NTC-ISO 45001:2018.

7.5.4. Subproceso de Gestión Documental:

Tiene como propósito custodiar, controlar, organizar, clasificar y distribuir los documentos de
cada proceso de la estrategia SENA Empresa; el encargado de este subproceso es
denominado según el organigrama establecido, Líder de Gestión Documental, quien se
responsabiliza de garantizar la inmediatez de consulta y salvaguardar la información de manera
físico y/o digital, manteniendo la reserva y confidencialidad de la información, y cumpliendo los
requisitos legales como la Ley 594 del 2000 (Ley de Archivos).
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7.6. POLÍTICAS

7.6.1. Política del Sistema Integrado de Gestión:

SENA Empresa, es una estrategia formativa de aprendizaje por proyectos en la cual los
aprendices desarrollan conocimientos propios de su formación durante la ejecución de la etapa
lectiva; contribuyendo al fortalecimiento de habilidades a través de la ejecución de funciones en
las áreas administrativas y productivas mediante el modelo empresarial de formación
pedagógica, de tal forma que los aprendices logren desarrollar las competencias necesarias
para su desempeño laboral.

A través del Sistema Integrado de Gestión se compromete a mantener la mejora en sus


procesos y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los aprendices que se vinculan
a la estrategia en cuanto al servicio de formación por proyectos, preservando y protegiendo el
medio ambiente mediante la implementación de medidas de manejo ambiental para prevenir,
mitigar, compensar y corregir los impactos ambientales ocasionados por las actividades
realizadas, además de proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables mediante la
identificación de peligros y valoración de riesgos para prevenir lesiones y deterioro de la salud,
facilitando los espacios y los mecanismos de participación y consulta de los aprendices de
SENA Empresa.

Estos compromisos serán cumplidos basados en principios éticos y responsabilidad social,


reiterando el compromiso gerencial cumpliendo con los requisitos aplicables legales y
normativos como la NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018 y la
resolución 1238/2022 Por medio de la cual se dictan medidas para prevención, promoción y
conservación de la salud con ocasión de infecciones respiratorias, incluidas las originadas por
la COVID-19 y los relacionados a la ejecución de la formación, apoyados en los recursos y en
un equipo humano proactivo, competente y motivado en pro de la mejora continua.

7.6.2. Política del Subsistema de Calidad:

SENA Empresa es una estrategia formativa de aprendizaje por proyectos en la cual los
aprendices desarrollan conocimientos propios de su formación durante la ejecución de la etapa
lectiva; contribuyendo al fortalecimiento de habilidades empresariales a través de la ejecución
de funciones en las áreas administrativas y productivas mediante el aprender haciendo, de tal
forma que los aprendices logren desarrollar las competencias necesarias para su desempeño
laboral.
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A través del Sistema de Gestión de Calidad se compromete a mantener la mejora en sus


procesos y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los aprendices que se vinculan
a la estrategia en cuanto al servicio de formación por proyectos; con ética y responsabilidad
social, reiterando el compromiso gerencial cumpliendo con los requisitos de la Norma ISO
9001:2015 y otros requisitos aplicables a la formación, apoyados en los recursos, en la
capacidad y energía de un equipo humano responsable y motivado en pro del mejoramiento
continuo.

7.6.3. Política del Subsistema Ambiental:

SENA Empresa en pro de mejorar continuamente sus procesos y acorde con su


responsabilidad social, implementa un Sistema de Gestión Ambiental basado en la NTC ISO
14001:2015, para preservar y proteger al medio ambiente, identificando, controlando y
mitigando los impactos ambientales ocasionados por las actividades desarrolladas, cumpliendo
con la normatividad vigente aplicable, teniendo en cuenta el uso razonable de los recursos
naturales y controlando la contaminación, se compromete a:

❖ Sensibilizar a todo el personal mediante capacitaciones para que puedan influir en


forma positiva y mantengan una relación sostenible con el medio ambiente.

❖ Prevenir la contaminación y conservar los recursos naturales a través del control de los
efectos de los impactos ambientales más significativos derivados del desarrollo de sus
actividades.

❖ Controlar el consumo de energía eléctrica y papel, a través de la implementación de los


Programas Ambientales de Uso Eficiente de Energía y Cero Papel.

❖ Actualizar la matriz de requisitos legales ambientales vigentes y aplicables, y otros


requisitos propios de la organización.

❖ Mejorar continuamente los procesos de gestión, el desempeño ambiental y el sistema


de Gestión Ambiental.

Esta Política Ambiental será publicada y difundida a todo el personal en las diferentes áreas de
la organización y demás partes interesadas por medio de carteleras, correo interno y otros
medios de comunicación, para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo
manifestado y demostrado por la Alta Dirección.
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7.6.4. Política del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo:

SENA Empresa a través del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se


compromete a proporcionar las condiciones de trabajo seguras y saludables a los aprendices,
para la prevención de lesiones y deterioro a la salud, promoviendo el autocuidado mediante la
identificación de peligros, evaluación, valoración de riesgos y determinación de controles para
llevar a cabo la implementación, así mismo se compromete a proporcionar mecanismos para la
consulta y participación de los aprendices, mediante el comité paritario de seguridad y salud en
el trabajo, para la representación de estos mismos, cumplimiento así con la normatividad
vigente, aplicable y el logro de la mejora continua del sistema.

7.6.5. Política del Subproceso de Gestión Documental:

SENA Empresa cumple con estándares relacionados al Subproceso de gestión documental,


como la optimización de la adecuada información pertinente, contemplando como objetivo el
flujo de información. Las unidades productivas y tecnológicas del Centro de Formación
Agroindustrial La Angostura adoptaran las mejores prácticas del Subproceso de Gestión
documental y archivística, para asegurar la información producida en el ejercicio de sus
funciones y actividades, garantizando el ciclo vital de los documentos en las diferentes etapas
de los procesos archivísticos de planeación, producción, recepción, distribución, tramite,
consulta, conservación y disposición final de los documentos, preservación y valoración
garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y
recibida por el Subproceso en sus diferentes medios y soportes, en el marco de la Ley de
Archivo (Ley 594 2000) y sus normas reglamentarias.

7.7. OBJETIVOS

7.7.1. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión:

❖ Realizar sensibilizaciones y capacitaciones a los aprendices que conforman la


estrategia SENA Empresa, con el fin de promover la toma de conciencia sobre la importancia
del Sistema Integrado de Gestión.

❖ Asegurar el cumplimiento de los requisitos de las NTC ISO 9001/2015, NTC ISO
14001/2015 y NTC ISO 45001/2018.

❖ Realizar actividades para promover la toma de conciencia en el buen manejo de la


información documentada y garantizar la trazabilidad en la documentación.
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❖ Realizar actividades de prevención de accidentes, Promoviendo el autocuidado,


mejorando las condiciones de trabajo, ejecutando y promoviendo campañas de estilo de vida
saludable.

❖ Promover el cuidado de los recursos naturales creando toma de conciencia para


Prevenir y mitigar los impactos ambientales negativos en el centro de formación, Desarrollando
una cultura ambiental que garantice la protección del medio ambiente.

7.7.2. Objetivos del Subsistema de Calidad:

❖ Realizar capacitaciones a los aprendices de V trimestre con el fin de promover la toma


de conciencia sobre la importancia del Sistema de Gestión de Calidad.

❖ Conocer el grado de satisfacción de los aprendices que se vinculan a SENA Empresa.

❖ Asegurar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.

7.7.3. Objetivos del Subsistema Ambiental:

❖ Ejecutar las actividades programadas con la finalidad de brindar sensibilizaciones sobre


los aspectos e impactos ambientales que se generan.

❖ Realizar actividades de promoción en el cuidado e importancia de la conservación del


medio ambiente y de los recursos naturales los cuales se integran con la comunidad para a su
vez sirvan para crear conciencia en generaciones actuales y futuras.

❖ Prevenir, mitigar y reducir los impactos ambientales negativos, y potenciar los impactos
positivos.

❖ Desarrollar una cultura ambiental en nuestros colaboradores que se trasmita a nuestro


entorno laboral, social y a la comunidad en general que permita una mejora continua de
Sistema de Gestión Ambiental.

7.7.4. Objetivos del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo:

❖ Identificar los peligros y mejorar las condiciones de Seguridad y salud en SENA


empresa.
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❖ Implementar y promover campañas de estilo de vida y trabajo saludables generando


cultura del autocuidado.

❖ Ejecutar actividades de los programas de riesgos y pausas activas.

7.7.5. Objetivos del Subproceso de Gestión Documental:

❖ Desarrollar adecuadamente el subproceso de Gestión Documental en SENA Empresa


el cual permita velar por la conservación y protección del acervo documental, además fijar
lineamientos y pautas para estructurar y fortalecer el archivo de la Estrategia y las Unidades
Productivas.

❖ Generar herramientas documentales y facilitar herramientas tecnológicas, con el


propósito de optimizar tiempos de operación permitiendo establecer controles a la
documentación gestionada en SENA Empresa.

❖ Garantizar la preservación de la información a largo plazo, permitiendo la migración de


estas en el momento en que se requiera.

7.8. ALCANCE

El Alcance del Sistema Integrado de Gestión conformado por los subsistemas de calidad,
ambiental, seguridad y salud en el trabajo basado en las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y
45001:2018, aplica a todos los procesos determinados en el mapa de procesos que conforman
la estrategia SENA Empresa.

Los procesos que aplican a la estratégica de SENA Empresa para la planeación y ejecución de
actividades son: Gestión Administrativa, Gestión fábrica de software, Asesoría, Producción de
Bienes y Prestación de Servicios, Mercadeo y Ventas, Gestión de Talento Humano, Gestión
Contable y Financiera, Gestión de la Información y Comunicación, y Administración del Sistema
Integrado de Gestión, los cuales fortalecen las competencias laborales de los aprendices.

SENA Empresa, tiene la capacidad de ejercer autoridad e influencia en su Sistema Integrado


de Gestión a partir de la definición de responsabilidades en los diferentes niveles de su
estructura, considerando las actividades del proceso ASIG, el cual, tiene como propósito
direccionar y fortalecer la estrategia SENA Empresa mediante la implementación del SIG.
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7.9. PROCESOS

SENA Empresa está organizada por procesos donde la interacción de los Macro-Procesos
Estratégicos, de Valor y Apoyo, está encaminada a agilizar el desempeño y perfeccionar la
calidad de servicio, a la identificación de los aspectos e impactos ambientales significativos, a
la mitigación de riesgos a los que se encuentra expuesto el área de trabajo; así
comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción de las partes
interesadas a través de un conjunto ordenado de métodos, tareas y actividades relacionadas
entre sí, y que contribuyen a determinar las diferentes funciones y la orientación para realizar
las mismas dentro de un ámbito ordenado de aplicación.

Ilustración 2, Mapa de Procesos del SIG de SENA Empresa.

La estrategia SENA Empresa busca satisfacer las necesidades y requisitos de las partes
interesadas, lo cual es la entrada para el desarrollo de la interrelación de las actividades de los
diferentes Macro Procesos.
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❖ Macro-procesos Estratégicos: Son los que dan las directrices de SENA Empresa,
estableciendo los Objetivos, las Metas y dando las estrategias para su cumplimento. El Macro
Proceso Estratégico se dividen en:

● Proceso de Gestión Administrativa: Es el proceso que se encarga de dar las


directrices para la estrategia SENA Empresa, el cual está conformado por los sub-procesos de
Gerencia Administrativa, a cargo del Gerente Administrativo, el cual dirige y orienta los proceso
y actividades administrativas y el Sub-Proceso de Gerencia de Producción, a cargo del Gerente
de producción, se encarga de liderar las actividades en las áreas productivas, del proceso de
Producción de Bienes y Prestación de Servicios.

● Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión: Es el encargado de


liderar el Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa, dando estrategias para el
mejoramiento de los procesos y el control de la documentación mediante el Subproceso de
Gestión Documental y Subsistema de Calidad, la protección del medio ambiente a través del
Subsistema Ambiental, y el cuidado de los trabajadores y aprendices que realizan actividades
en SENA Empresa por medio del Subsistema de SST.

● Proceso de Innovación: Es donde cada aprendiz que ingresa a SENA Empresa,


propone una idea de innovación, la cual en su etapa por la Estrategia la materializa, dejándola
implementada aportando a la mejora de SENA Empresa.

❖ Macro-procesos de Valor: Es un Modelo Empresarial de Formación Pedagógico, el


cual ayuda al fortalecimiento de los aprendices, brindándoles una experiencia similar a una
empresa, los cuales en conjunto con el Macro-proceso Estratégico trabajan en pro del
mejoramiento de SENA Empresa y el cumplimiento de los objetivos. El Macro-proceso de Valor
Está constituido por:

● Proceso Modelo Empresarial de Formación Pedagógica: Este proceso interactúa


con todos los macro procesos, ya que SENA Empresa es una estrategia formativa de
aprendizaje en donde los aprendices fortalecen conocimientos propios de su formación
durante la ejecución de la etapa lectiva contribuyendo al fortalecimiento de habilidades o
competencias Empresariales.

● Proceso de Asesoría I+D+I: Está conformada por los subprocesos Semillero de


Investigación y Emproyec.
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● Proceso de Producción de Bienes y Prestación de Servicios: Está conformada por


los sub-procesos de Producción Pecuaria, Producción Agrícola, Producción Agroindustrial y
Servicios Ambientales.

● Proceso de Mercadeo y Ventas: Es el encargado de la publicidad, marketing de SENA


Empresa.

❖ Macro-procesos de Apoyo: Está conformado por el Proceso de Gestión de Talento


Humano, Proceso de Gestión de la Información y Comunicación, Proceso de Gestión Contable
y Financiera; los cuáles son pertinentes debido a que las actividades que se realizan en estos
procesos son de ayuda para llevar acabo toda la gestión necesaria y oportuna en el desarrollo
de las actividades de los macro procesos estratégico y de valor.
❖ El área administrativa de SENA Empresa está compuestas por los Proceso de:

● Gestión Administrativa.
● Administración del Sistema Integrado de Gestión.
● Innovación.
● Asesoría I+D+I.
● Mercadeo y Ventas.
● Gestión de Talento Humano.
● Gestión de la Información y la Comunicación.
● Gestión Contable y Financiera.

❖ Las áreas productivas de SENA Empresa se encuentran en el proceso de Producción


de Bienes y Prestación de Servicios:

● Área Pecuaria: Está constituida por las unidades de Porcinos, Bovinos, Ovinos,
Acuícola, Apícola, Avícola y Equinos.

● Área Agrícola: Está constituida por las unidades de Plátano, Policultivo, Guanábana,
Aguacate, Guayaba, Vivero Frutal, Arazá, Maquinaria Agrícola, Cacao, Piña, Pasiflora, Cítricos,
Mangos.

● Área Ambiental: Está constituida por las unidades de Vivero Ornamental, y Forestal,
Zona Agroecológica, Planta de Tratamiento de Agua potable (PETAP), Zonas Verdes, Planta
de Abono, Laboratorio de Microbiología, Lombricultivo y Ecoturismo.
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8. ESTRUCTURA DE LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2015 (SGC), NTC-ISO 14001:2015


(SGA) Y NTC-ISO 45001:2018 (SGSST).

A continuación se presenta el desarrollo de Sistema Integrado de Gestión de acuerdo a la


estructura de la NTC-ISO 9001:2015 (SGC), NTC-ISO 14001:2015 (SGA) Y NTC-ISO
45001:2018 (SGSST):

8.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

8.1.1. Comprensión de la organización y su contexto:

La organización debe establecer una metodología para identificar y controlar los factores
externos e internos (Positivos y negativos), teniendo en cuenta su propósito y orientando el
logro de los objetivos del SIG.

SENA Empresa, en la identificación del contexto tanto externo como interno tiene en cuenta los
siguientes factores:

❖ Externo: Económico, social, político, tecnológico, ambiental y legal.


❖ Interno: Infraestructura, información documentada, toma de conciencia, comunicación,
competencia del personal y ambiente para la operación de las actividades.

La comprensión se realiza mediante inspecciones a las Unidades Productivas del Subproceso


de Producción Pecuaria (Proceso Producción de Bienes y Prestación de Servicios) del Centro
de Formación Agroindustrial La Angostura, donde se aplican las siguientes herramientas:

❖ Lista de Chequeo de Identificación del Contexto (ASIG-F-001): Se identifican los


aspectos que pueden beneficiar o afectar el contexto interno de las Unidades Productivas del
Subproceso de Producción Pecuaria.

❖ Matriz DOFA (ASIG-MT-003): Se identifican las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas


y Amenazas para determinar el contexto interno y externo.

8.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas:

La organización debe identificar y satisfacer las partes interesadas vinculadas al SIG, teniendo
en cuenta su información y sus respectivos requisitos de acuerdo con sus necesidades y
expectativas.
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SENA Empresa, en la identificación de las partes interesadas, sus necesidades y expectativas,


establece una Encuesta de Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas (ASIG-
SGC-F-009) dirigida a aprendices, directivos, instructores, empresarios, instituciones
educativas (Partes interesadas con mayor influencia) que visitan el CEFA para eventos de
Expo SENA, SIGA, entre otros, cuya información es consolidada en la Matriz para la
Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas (ASIG-MT-
002), la cual está diseñada bajo criterios necesarios que son aplicados para realizar la
respectiva valoración y determinar su grado de influencia.

8.1.3. Determinación del alcance del sistema integrado de gestión:

La organización debe determinar y mantener documentados los límites y la aplicabilidad del


SIG, considerando el contexto, las partes interesadas y los requisitos, para establecer las
actividades, productos o servicios incluidos en su alcance.

SENA Empresa, en cumplimiento a este requisito establece la Matriz de Priorización de


Procesos (ASIG-MT-006), la cual se evalúa teniendo en cuenta el aprendizaje, mano de obra,
producción, inversión ambiental, ganancias y maquinaria. De acuerdo al resultado de la
priorización se determina el siguiente alcance:

“El Sistema Integrado de Gestión de la estrategia SENA Empresa, involucra en su planeación y


ejecución de actividades a las unidades productivas del subproceso pecuario en pro de
fortalecer las competencias laborales de los aprendices, de mitigar los impactos ambientales
negativos, la prevención de incidentes de trabajo y el fortalecimiento de la mejora continua.”

8.1.4. Sistema integrado de gestión y sus procesos:

La organización debe planificar, implementar, controlar y mejorar periódicamente el SIG, de


acuerdo a los cambios en sus procesos (Actividades) y requisitos aplicables.

SENA Empresa, en el enfoque basado en procesos aplica sistemáticamente a la definición y


gestión de procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados pretendidos de
acuerdo con la Política del Sistema Integrado de Gestión y su dirección estratégica. La gestión
de los procesos y el sistema en su conjunto, utiliza una metodología conocida como del Ciclo
PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) con un enfoque basado en el riesgo, destinado
a prevenir resultados no deseables.
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8.2. LIDERAZGO

8.2.1. Liderazgo y compromiso

8.2.1.1. Generalidades:

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso asegurando los recursos, y


contribuyendo a la eficacia y logro de los objetivos, al establecer, implementar, mantener y
mejorar el SIG.

La alta dirección de SENA Empresa está comprometida con la implementación del Sistema
Integrado de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo,
asegurándose de la integración de la NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO
45001:2018, en los procesos de la organización, proporcionando los recursos necesarios para
la implementación y comunicando al personal la importancia del sistema para lograr los
resultados previstos y promoviendo la mejora continua.

8.2.1.2. Enfoque al cliente (NTC-ISO 9001:2015):

Teniendo en cuenta que el cliente es de gran importancia para toda organización, y en la


búsqueda de las estrategias y mecanismos a utilizar para tener un cliente satisfecho, el
Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa establece el Procedimiento de Seguimiento
de PQRSF (ASIG-SGC-P-005) y el Formato para el Reporte de las PQRSF (ASIG-SGC-F-
005), para asegurar un servicio de formación de calidad, y cumplir con sus necesidades,
expectativas y requerimientos.

8.2.2. Política:

La alta dirección debe establecer e implementar una Política Integrada, apropiada al contexto
de la organización, y comprometida con la calidad del producto o servicio, preservación del
entorno y protección de los trabajadores

8.2.2.1. Establecimiento de la política del sistema integrado de gestión:

SENA Empresa, de acuerdo a los parámetros establecidos en las normas establece la Política
del Sistema Integrado de Gestión y las Políticas tanto de los Subsistemas como del
Subproceso de Gestión Documental, las cuales se presentan en el numeral 7. CONTEXTO
ESTRATÉGICO “7.5. POLÍTICAS” del presente Manual.
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8.2.2.2. Comunicación de la política del sistema integrado de gestión:

❖ Las Políticas están disponibles y documentadas para las partes interesadas pertinentes
en el numeral 7. CONTEXTO ESTRATÉGICO “7.5. POLÍTICAS” del presente Manual,
en la Página Web del Proceso ASIG y en el Mural del Proceso ASIG en las instalaciones de
SENA Empresa.

❖ La comunicación de las Políticas dentro de la organización se ha determinado en el


Procedimiento de Comunicación Externa e Interna (ASIG-P-002) y la Matriz de
Comunicación Externa e Interna (ASIG-MT-005).

8.2.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización:

La alta dirección debe asegurar la asignación, comunicación y entendimiento de las


responsabilidades y autoridades en cada uno de los roles y niveles de la organización.

SENA Empresa, define la estructura organizacional mediante el organigrama, el cual se


presenta en el numeral 7. CONTEXTO ESTRATÉGICO “7.4. ORGANIGRAMA” del presente
Manual, y se soporta a través del Manual de Roles y Responsabilidades (GTH-M-001), que
estructuralmente está organizado teniendo en cuenta los Macro Procesos, Procesos,
Subprocesos o Subsistemas en los que está ubicado el cargo, dando al personal una
descripción de su dependencia, jefe inmediato, actividades, responsabilidades, documentación
de referencia y competencia. También se establece La Matriz de Roles y Responsabilidades
(ASIG-MT-010) para facilitar la consulta de la información contenida en el Manual de Roles y
Responsabilidades.

8.3. PLANIFICACIÓN

8.3.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

8.3.1.1. Generalidades:

La organización debe implementar una metodología apropiada para identificar, abordar y


controlar los riesgos, oportunidades, aspectos ambientales que se generan en el
funcionamiento del SIG.

El SIG de SENA Empresa, en la planificación de las acciones para abordar riesgos y


oportunidades mediante la aplicación de la Matriz para Abordar Riesgos y Oportunidades
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(ASIG-MT-001), la cual evalúa de manera cuantitativa y cualitativa los riesgos, y con base a la
evaluación se establece un plan de acción.

8.3.1.2. Aspectos ambientales:

SENA Empresa, determina los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios
a través del Procedimiento de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales (ASIG-
SGA-P-001) y los consolida en la Matriz de Aspectos e Impactos (ASIG-SGA-MT-001).

8.3.1.3. Identificación de peligros y valoración de los riesgos y las oportunidades.

SENA Empresa, para garantizar la identificación continua y proactiva de los peligros, y la


evaluación de los riesgos y oportunidades, establece la Matriz de Identificación de Peligros y
Valoración de Riesgos - Producción Pecuaria (ASIG-SST-MT-001) - Producción Agrícola
(ASIG-SST-MT-002) - Servicios Ambientales (ASIG-SST-MT-004) - Área Administrativa
(ASIG-SST-MT-007).

8.3.1.4. Determinación de los requisitos legales aplicables y otros requisitos

El SIG SENA Empresa mantiene información documentada de sus requisitos legales y otros
requisitos en el Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos
(ASIG-P-005) y la Matriz de Requisitos Legales (ASIG-MT-007).

Nota: En la estructura de la norma NTC-ISO 9001:2015 del Sistema de Gestión de la Calidad,


este requisito se específica en el numeral 8.2.2. Determinación de los requisitos para los
productos y servicios.

8.3.1.5. Planificación de acciones:

SENA Empresa, planifica acciones a partir de los hallazgos de los aspectos ambientales y la
Identificación de peligros y valoración de los riesgos y las oportunidades, implementando los
siguientes programas:

❖ Programas Ambientales:

● Programa de Orden, Limpieza y Aseo (ASIG-SGA-PG-001).


● Programa de Uso Eficiente de la Energía (ASIG-SGA-PG-002).
● Programa de Cero Papel (ASIG-SGA-PG-003).
● Programa de Uso Eficiente y Ahorro De Agua (ASIG-SGA-PG-005).
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❖ Programas de SST:

● Programa de Riesgo Biomecánico (ASIG-SST-PG-001).


● Programa de Riesgo Biológico (ASIG-SST-PG-002).
● Programa de Inspecciones Planeadas (ASIG-SST-PG-003).
● Programa de Programa Pausas Activas (ASIG-SST-PG-004).
● Programa de Ergonómico Integrado (ASIG-SST-PG-005).

8.3.2. Objetivos del sistema integrado de gestión y planificación para lograrlos:

La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos pertinentes al SIG,


tomando como marco de referencia el contexto, la percepción de las partes interesadas, la
política integrada, los requisitos y la valoración de los riesgos y oportunidades.

Los objetivos del SIG de SENA Empresa según los requisitos de la normas NTC-ISO
9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018, se establecen de acuerdo al
Procedimiento de Planificación de Objetivos y Metas (ASIG-P-006) y se encuentran
identificados en la Matriz de Objetivos y Metas (ASIG-MT-004), donde se han definido los
objetivos con base a la Política Integrada, y se les hace seguimiento para determinar el grado
de cumplimiento, identificando el proceso en la que va a llevar acabo las acciones, metas,
indicadores, estrategias y responsables.

8.3.3. Planificación de los cambios:

La organización debe planificar los cambios que pueden surgir dentro de la organización y que
a su vez pueden afectar la eficacia del SIG, a través de una metodología que los aborde y
permita la asignación de recursos y responsabilidades.

SENA Empresa, determina el Procedimiento de Planificación y Control de Cambios (ASIG-


P-003) como el método a utilizar cuando se presenta cambios en los procesos, productos,
servicios y demás aspectos que puedan beneficiar o afectar el desempeño.

8.4. APOYO

8.4.1. Recursos:

La organización debe establecer los recursos necesarios para la ejecución de las actividades
de las diferentes áreas de la misma y en especial los recursos del Sistema Integrado de
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Gestión. Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión
se determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1).

8.4.1.1. Generalidades (NTC-ISO 9001:2015):

SENA Empresa establece, mantiene y aplica los controles necesarios de los productos
suministrados. El tipo y grado de control a la provisión externa de los procesos, asegura que los
procesos o productos suministrados cumplen con las especificaciones iniciales determinadas,
de acuerdo con lo establecido por la organización. Cualquier cambio en los recursos este debe
ser controlado de acuerdo con lo establecido en la organización para el numeral 6.3
planificación de los cambios NTC ISO 9001:2015.

Actualmente SENA Empresa no tiene conformado el Comité Paritario de Seguridad y Salud en


el Trabajo-COPASST, el Comité de Convivencia, y son definidos como organismos de
promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud y seguridad en el trabajo y
asuntos relacionados a la bioseguridad, gestión ambiental y gestión de riesgos en las áreas,
mediante actividades de capacitaciones que ayuden a buen funcionamiento de dicho sistema.

No se cuenta con un presupuesto anual para ser invertido en las diferentes actividades
programadas (no se tiene autonomía presupuestal, pero si la obligación de solicitar lo que se
requiere en las diferentes unidades que la conforman mediante la solicitud a la subdirección del
CEFA), pero el Centro de Formación tiene la autonomía presupuestal y dentro de ello tiene un
rubro para comprar EPP, de acuerdo a la solicitud que realiza cada área del Centro de
Formación y además de realizar la solicitud de EPP para contar con la disponibilidad de
elementos de protección personal para los aprendices, como por ejemplo: Caretas de cartón
para microbiológicos y polución, trajes para la aplicación de insecticidas, arnés para el trabajo
en alturas, guantes de carnaza (cortos medios), guantes de laboratorio, quirúrgicos y guantes
industriales para el manejo de las basuras, botas desechables, Filtros (para las caretas cuando
se aplican insecticidas) y batas desechables.

En la actualidad SENA Empresa se delimita a entregar los EPP a los aprendices que lo
requieren en las distintas áreas haciendo énfasis en calidad de préstamo entregan lo siguiente:

❖ Overoles
❖ Botas de cualquier tipo
❖ Guantes de carnaza, industriales
❖ Recursos Físicos y Tecnológicos
Para el manejo de los EPP se utilizan las siguientes herramientas:
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❖ Formato de Fichas Técnicas de EPP (ASIG-SST-F-026): Se establecen la Fichas


Técnicas de los EPP para conocer las especificaciones de cada elemento, además de su uso,
forma de almacenar, limpieza y/o mantenimiento.

❖ Solicitud de Préstamos de EPP (ASIG-SST-F-023): Se establece un formato para


guardar la trazabilidad del préstamo de los EPP.

❖ Registro de Entrega de los EPP (ASIG-SST-F-027): Se establece un formato para


identificar a quiénes se les asignan EPP y cuáles.

❖ Formato de Inspección del Uso de los EPP (ASIG-SST-F-024): Se establece un


formato para vigilar el uso y el estado de los EPP.

❖ Matriz de Consolidado de los EPP ASIG-SST-MT-003 Se determina un consolidado


de los EPP que existen en cada área de SENA Empresa.

8.4.1.2. Personas:

SENA Empresa en busca de proporcionar el personal necesario para la implementación del


Sistema Integrado de Gestión, además, del control y operación de los procesos se utilizan las
siguientes herramientas:

❖ Procedimiento de Gestión de Talento Humano (GTH-P-001): Se establece la


metodología y las directrices para la ejecución de las actividades de Talento Humano.

❖ Procedimiento de Selección del Personal (GTH-P-002): Se establecen los criterios


para la selección y vinculación del personal idóneo y competente a cada puesto de trabajo en
SENA Empresa.

❖ Cronograma Proceso de Selección Trimestral (GTH-P-005): Se establece el


cronograma y las actividades a realizar durante la selección del personal requerido para SENA
Empresa.

❖ Programación de Entrevistas (GTH-F-004): Se estable el cronograma de cada


entrevista, estimando el cargo principal y el cargo opcional.
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❖ Preguntas Entrevista Proceso de Selección (GTH-F-018): Se establecen las


preguntas para la entrevista de del Proceso de selección.

❖ Entrevista Psicológica (GTH-F-007): Se establecen en los criterios a evaluar durante


la entrevista Psicológica.

❖ Entrevista Técnica (GTH-F-008): Se establecen en los criterios a evaluar durante la


entrevista Técnica.

❖ Propuesta Inicial del Cargo (GTH-F-019): Se establece un formato para conocer la


propuesta de trabajo con la que el aprendiz se postula al cargo principal.

❖ Matriz de Roles y Responsabilidades (ASIG-MT-010): Se establecen todos los cargos


de SENA Empresa clasificados según el Macroproceso y el Proceso en el que están ubicados,
además, de proporcionar, la información de quién desempeña cada cargo, del líder de cada
cargo y cada proceso.

❖ Procedimiento de Empalme (GTH-P-003): Se establecen los lineamientos para la


entrega de los cargos en la transición de una fase a otra, con el fin de evitar que se afecte la
ejecución de los procesos y garantizar la trazabilidad.

❖ Formato de Entrega de Puesto de Trabajo (ASIG-SST-F-010): Se Establece un


formato para cumplir con el Procedimiento de Empalme (GTH-P-003).

8.4.1.3. Infraestructura:

SENA Empresa cuenta con equipamiento de protección, equipos de cómputo, aunque la


infraestructura y ambiente de trabajo no es la adecuada para laborar. Para conocer las
condiciones de Seguridad de la infraestructura de SENA Empresa se utilizan las siguientes
herramientas:

❖ Formato para la Inspección de Condiciones de Seguridad Locativa (ASIG-SST-F-


004): Se establece un formato para conocer las condiciones de seguridad locativa de las áreas
productivas y ambientes de trabajo de SENA Empresa.

❖ Formato de Inspección de Seguridad de Botiquín (ASIG-SST-F-037): Se establece


un formato para evaluar el estado de funcionamiento y los elementos que debe contener como
mínimo un botiquín en cada área de SENA Empresa.
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❖ Formato de Inspección de Seguridad Extintor (ASIG-SST-F-038): Se establece un


formato para evaluar las condiciones y las características de los extintores de SENA Empresa.

❖ Formato de Informe y Seguimiento de Inspecciones (ASIG-SST-F-036): Se


establece un formato para relacionar las inspecciones que se le realizan a los equipos y la
infraestructura de SENA Empresa, además, de proporcionar la situación o condición insegura
identificada.

❖ Registro de Mantenimiento de Equipos (GA-GP-F-004): Se establece un formato


para el mantenimiento periódico de los equipos de SENA Empresa.

El mantenimiento de hardware y software se realiza adquiriendo los servicios del personal de


enlace del CEFA, mientras que el mantenimiento de los espacios de trabajo es realizado por
los aprendices.

8.4.1.4. Ambiente para la operación de los procesos (NTC ISO 90012015):

El personal participa en la identificación del ambiente de trabajo en las áreas administrativas y


unidades pecuarias para fomentar la cultura organizacional y el entono social. Para garantizar
un ambiente de trabajo idóneo y un clima laboral adecuado se utilizan las siguientes
herramientas:

❖ Formato de Aseo (GTH-F-014): Se establece un formato para programar jornadas y


con esto garantizar el orden y el aseo de limpieza en las instalaciones de SENA Empresa.

❖ Formato de Inspección Ergonómica a los Puestos de Trabajo (ASIG-SST-F-021):


Se establece un formato para evaluar las condiciones de los puestos de trabajo de SENA
Empresa.
❖ Procedimiento para la Atención y Reporte de Accidentes de Trabajo (ASIG-SST-P-
002): Se establece la metodología en caso de un reporte e investigación de accidentes e
incidente de trabajo en SENA empresa.

❖ Encuentro de Convivencia Laboral (ASIG-SST-F-013): Se establece un formato para


fortalecer las relaciones interpersonales de quienes participan en el proceso, y establecer
acuerdos en el marco de la sana convivencia y la resolución pacífica de conflictos, no tiene
facultades de juzgamiento o sanción de quienes participan de ella.
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❖ Formato para el Reporte de Accidentes de Trabajo (ASIG-SST-F-025): Se establece


un formato para registrar y reportar los incidentes o accidentes, además, de establecer medidas
correctivas.

❖ Planificación de Pausas Activas (ASIG-SST-F-022): Se establece un formato para


programar y agendar pausas acticas en las diferentes áreas de SENA Empresa.

8.4.1.5. Recursos de seguimiento y medición:

❖ Generalidades:

Cuando el seguimiento o medición se utilizan para la evidencia de la conformidad de los


productos y servicios para los requisitos especificados, se determina los recursos necesarios
para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados del seguimiento y la medición.

Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)

❖ Trazabilidad de las mediciones:

Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)

❖ Conocimientos de la organización:

Mediante reunión con el equipo ejecutor del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa,
donde se decide no realizar documentación con respecto al conocimiento de la organización,
por motivos de priorizar actividades de formación.

8.4.2. Competencia:

La organización debe determinar la competencia necesaria y pertinente para la realización de


actividades cognitivas y no cognitivas dentro de las diferentes áreas.

La competencia del personal de SENA Empresa se determina con las siguientes herramientas:

❖ Manual de Roles y Responsabilidades (GTH-M-001): Se determinan y se suministra


información como: responsabilidades y actividades a desempeñar de cada cargo de la
Estrategia SENA Empresa.
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❖ Formato de Evaluación de Capacitaciones y/o Sensibilización (ASIG-F-002): Se


establece un formato los conocimientos adquiridos por el personal durante una capacitación y/o
sensibilización.

❖ Formato Evaluación de Desempeño 360° (GTH-F-017): Se establece un formato para


evaluar las competencias, habilidades blandas y fortalezas que tiene cada aprendiz.

8.4.3. Toma de conciencia:

La organización debe determinar los métodos a utilizar para generar la participación del
personal.

Para contribuir con la participación del personal, en las Áreas Administrativas y Unidades
Productivas se ha establecido herramientas como:

❖ Plan de Toma de Conciencia (ASIG-PN-002): Su objetivo es promover la cultura de


participación organizacional y concientizar al personal de la Estrategia SENA Empresa sobre el
Sistema Integrado de Gestión fomentado el sentido de pertenencia.

❖ Capacitaciones SST (ASIG-SST-PN-002): Programar y agendar capacitaciones a todo


el personal de SENA Empresa sobre la SST.

8.4.4. Comunicación:

El Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa ha establecido las comunicaciones


internas y externas para las Unidades Productivas y Áreas Administrativas con las siguientes
herramientas:

❖ Procedimiento de Comunicación Externa e Interna (ASIG-P-002): Se establecen las


actividades y mecanismos para garantizar la comunicación externa e interna de los aspectos
referentes al SIG entre los diferentes niveles de SENA Empresa.

❖ Matriz de comunicación Externa e Interna (ASIG-MT-005): Se determinan los


aspectos a comunicar de manera externa e interna.
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8.4.5. Información documentada:

La organización debe determinar la documentación necesaria y pertinente para el soporte del


cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001: 2015, NTC ISO 14001:2015;45001:2018
del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa.

8.4.5.1. Generalidades:

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa se han formalizado con
su respectiva codificación (código, versión, fecha de expedición), según lo establecido en el
Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos ASIG-SGC-P-002.

8.4.5.2. Creación y actualización:

La creación y actualización de la documentación en SENA Empresa se hace de acuerdo con la


necesidad de las Unidades Productivas y Áreas Administrativas Esta documentación se crea
y/o se actualiza teniendo en cuenta las siguientes herramientas:

❖ Solicitud Documental (ASIG-SGC-F-002): Se establece un formato para hacer la


previa solicitud del documento y registrar la razón de la solicitud (Actualización, consulta, etc.)

❖ Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos (ASIG-SGC-P-002): Se


establece los lineamientos generales y específicos para la elaboración y actualización de los
documentos de SENA Empresa.

8.4.5.3. Control de la información documentada:

Para controlar y salvaguardar la información documentada de SENA Empresa se establecen


las siguientes herramientas:

❖ Procedimiento de Gestión Documental (ASIG-GD-P-001): Establece los lineamientos


del correcto almacenamiento de la documentación y los resultados en las carpetas digitales de
la Plataforma Google.
❖ Procedimiento de Mecanismos para Salvaguardar la Información (ASIG-GD-P-02):
Establece los lineamientos para salvaguardar la Información por medio de herramientas
digitales y/o físicas para prevenir la pérdida y manipulación excesiva de la información.

❖ Lista Maestra de Documentos (ASIG-SGC-F-001): Se establece un formato para


registrar los documentos que contiene cada proceso y que están aprobados.
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❖ Formato de Recepción Documental (ASIG-GD-F-004): Este formato se utiliza en el


proceso del Empalme, teniendo como objetivo registrar los documentos que recibe el aprendiz
que asume el cargo.

❖ Formato Único de Inventario Documental – Archivo Central (ASIG-GD-F-008): Se


establece un formato para registrar todos los documentos que contiene el Archivo Central de
SENA Empresa.

❖ Formato de Retención Documental (ASIG-GD-F-001): Se establece un formato para


clasificar los documentos de acuerdo con la Estructura Organizacional e indicar los criterios de
retención.

❖ Manual para la Entrega de Documentos (ASIG-GD-M-01): Establece las directrices


necesarias para controlar la recepción y el registro de la documentación dirigida a la Estrategia
SENA Empresa, con el fin de efectuar su distribución oportuna a los destinatarios, así como el
seguimiento de los asuntos correspondientes a cada caso.

❖ Programa de Gestión Documental (ASIG-SGC-PG-001): Establece los lineamientos


que permitan estandarizar la información y el debido manejo de los documentos generados en
SENA Empresa durante todo su ciclo de vida, facilitando el acceso a la información,
garantizando la seguridad y control sobre los mismos.

❖ Matriz de Ciclo de Vida de los Documentos (ASIG-GD-MT-02): Establece el ciclo de


vida de los Documentos, determinando el tiempo de almacenamiento y clasificándolos según
su entorno (histórico, investigativo, administrativo, legal o contable).

❖ Registro de los Documentos Eliminados del Drive (ASIG-GD-F-05): Se establece un


formato para registrar los documentos que son eliminado de las carpetas de la plataforma
Google Drive.

8.5. OPERACIÓN

8.5.1. Planificación y control operacional

Para dar cumplimiento a este apartado es necesario establecer los controles necesarios para
cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.
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No existe documentación para soportar este requisito.

8.5.1.1. Eliminar Peligros y Reducir los Riesgos para la SST (45001:2018)

Para dar cumplimiento a este requisito se utilizan las siguientes herramientas:

❖ Programa de Riesgo Biomecánico (ASIG-SST-PG-001): Su objetivo es prevenir la


aparición de desórdenes musculoesquelético en los aprendices, pasante e instructores de
SENA Empresa, mediante la ejecución de actividades de promoción de la salud.

❖ Programa de Riesgo Biológico (ASIG-SST-PG-002): Establece las prácticas seguras,


ante la exposición de riesgo biológico por mordeduras, picaduras, fluidos y excrementos, para
prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades laborales de los aprendices de
SENA Empresa.

❖ Programa de Inspecciones Planeadas (ASIG-SST-PG-003): Su objetivo es


programar las inspecciones en las áreas de trabajo de SENA Empresa, respecto a las
condiciones del lugar, estado de los elementos de emergencias y señalizaciones.

❖ Programa de Pausas Activas (ASIG-SST-PG-004): Establece actividades para


prevenir enfermedades laborales generadas por la carga laboral, implementando pausas
activas que generen estilos de vida saludables desde el autocuidado y con responsabilidad.

❖ Programa Ergonómico Integrado (ASIG-SST-PG-005): Su objetivo es prevenir


adecuadamente, las lesiones derivadas del manejo manual de cargas (dolencias lumbares,
golpes por/con) y evaluar el riesgo en tareas con trabajo repetitivo, para establecer medidas de
control y mejorar la eficiencia, seguridad y bienestar de los aprendices, pasantes e instructores
de SENA Empresa.

8.5.2. Requisitos para los productos y servicios (ISO 9001:2015)

8.5.2.1. Comunicación con el cliente

Para el cumplimiento de este requisito se establecen las siguientes herramientas:

❖ Procedimiento de Comunicación con el Cliente (ASIG-SGC-P-008): Establece las


directrices para asegurar que la salida que no sea conforme con los requisitos sea identificada
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y controlada para prevenir su uso o entrega no intencional, de acuerdo con los requisitos
establecidos.

8.5.3. Preparación y respuesta ante emergencia (ISO 14001; 2015 e ISO 45001:2018)

Para el cumplimento de este requisito se establecen las siguientes herramientas:

❖ Plan de Contingencia Ambiental (ASIG-SGA-PN-001): Establece información sobre


los procedimientos a seguir para enfrentar adecuadamente posibles contingencias durante el
desarrollo en las actividades en Unidad Agrícolas y Pecuarias y de esta forma minimizar los
impactos que puedan ocasionarse sobre el ecosistema, los aprendices, pasantes, visitantes y
trabajadores en operación de actividades en las Unidades.

❖ Plan de Emergencia (ASIG-SST-PN-001): Identificar las amenazas que se están


presentes en las áreas de SENA Empresa.

❖ Plan de Evacuación y Rescate (ASIG-SST-PN-003): Establece los lineamientos de


evacuación y rescate ante cualquier emergencia dentro de las instalaciones de SENA-
Empresa.

8.5.4. Diseño y desarrollo de los productos y servicios (ISO 9001:2015)

Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)

8.5.5. Control de procesos, productos y servicios suministrados externamente (ISO


9001:2015)
Mediante análisis con los integrantes de los equipos del Sistema Integrado de Gestión se
determina que este requisito no es aplicable para SENA Empresa (ver Tabla 1)

8.5.6. Producción y provisión del servicio (ISO 9001:2015)

8.5.6.1. Control de la Producción y la Provisión del Servicio

Para dar cumplimiento a este requisito se establecen las siguientes herramientas:

❖ Procedimiento para la Prestación del Servicio (ASIG-SGC-P-001): Establece los


requisitos que se deben cumplir para la óptima prestación del servicio de formación estratégica
de SENA Empresa, con el fin de garantizar el control y la trazabilidad del servicio.
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❖ Matriz para la Prestación del Servicio (ASIG-SGC-MT-001): Se establece la Matriz


para cumplir con lo establecido en el Procedimiento para la Prestación del Servicio (ASIG-
SGC-P-001)

8.5.7. Liberación de productos y servicios (ISO 9001:2015)

Para el cumplimiento de este requisito se establecen las siguientes herramientas:

❖ Procedimiento de Recepción y Liberación del Producto (MV-P-002): Establece las


actividades que se realizan desde la recepción general de productos, hasta su debida
liberación mediante las ventas.
❖ Formato de Liberación de Productos (MV-F-001): Registrar la cantidad y el valor del
producto que se libera.

8.5.8. Control de salidas no conformes (ISO 9001:2015)

Para dar cumplimiento a este requisito se establece las siguientes herramientas:

❖ Procedimiento para Identificar y Controlar las Salidas No Conformes y la


Liberación del Servicio (ASIG-SGC-P-007): Establece las directrices para asegurar que la
salida que no sea conforme con los requisitos sea identificada y controlada para prevenir su
uso o entrega no intencional, de acuerdo con los requisitos establecidos.

❖ Formato de Salidas No Conformes y Liberación del Servicio (ASIG-SGC-F-007):


Registrar las Salidas No conformes y establecer acciones para lograr liberar el servicio.

8.6. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

8.6.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación.

8.6.1.1. Generalidades:

La organización debe establecer una metodología para la evaluación del desempeño y la


eficacia del SIG.

❖ El Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa para dar cumplimiento al requisito,


establece la Matriz Integrada de Objetivos y Metas (ASIG-MT-004) con base a la Política
Integrada del sistema.
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8.6.1.2. Satisfacción del cliente (NTC-ISO 9001:2015):

La organización debe definir los métodos para verificar la percepción del cliente frente al
producto o servicio.

SENA Empresa no establece documentación para soportar este requisito.

8.6.1.3. Análisis y evaluación:

La organización debe disponer de herramientas para analizar los resultados del seguimiento
del SIG, que permitan evaluar el nivel de cumplimiento de la organización frente a los
requisitos, y tomar acciones si es necesario.

Las herramientas establecidas para el análisis y evaluación del Sistema Integrado de Gestión
de SENA Empresa son las siguientes:

❖ El Subproceso de Gestión Documental implementa la Matriz de Política, Objetivos,


Metas e Indicadores - POMI (ASIG-GD-MT-003).

❖ El Subsistema de Calidad implementa la Matriz de Objetivos y Metas del SGC (ASIG-


SGC-MT-005) con Fichas Técnicas de Indicadores como anexos.

❖ El Subsistema Ambiental implementa la Matriz de Indicadores (ASIG-SGA-MT-012).

❖ El Subsistema de SST implementa la Matriz de Indicadores SST (ASIG-SST-MT-005).

8.6.2. Auditoría interna

La organización debe planificar, implementar y mantener programas de auditoria interna que


incluyan metodologías pertinentes y proporcionen información sobre el cumplimiento de
requisitos del SIG, y se presenten los resultados a través de informes.

SENA Empresa, para determinar el grado de cumplimiento los requisitos aplicables del Sistema
Integrado de Gestión, con base a las Normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y
NTC-ISO 45001:2018, realiza auditorías internas, las cuales se soportan en los siguientes
documentos:
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❖ Programa de Auditoria Interna (ASIG-F-004).


❖ Plan de Auditoría (ASIG-F-009).
❖ Lista de Chequeo Cumplimiento de Requisitos (ASIG-F-007).
❖ Lista de Chequeo Documental (ASIG-GD-F- 002).
❖ Formato de Evaluación al Personal Auditor (ASIG-F-013).
❖ Informe de Auditoria (ASIG-F-003).

8.6.3. Revisión por la dirección

La alta dirección debe hacer revisión periódica y proponer acciones de mejorar frente a la
eficacia del SIG, teniendo en cuenta los cambios {

que se pueden generar en el contexto, dinámica y desempeño de la organización, y presentar


y comunicar los resultados, conclusiones y decisiones a través de informes.

Para dar cumplimiento a la revisión por la alta dirección de SENA Empresa, se rinden cuentas
mediante los Comités Gerenciales, obteniendo como resultado un Acta de Reunión (GA-GAD-
F-011) donde se evidencie la entrega de la información.

8.7. MEJORA

8.7.1. Generalidades:

La organización debe tener en cuenta las oportunidades de mejora para cumplir con las
sugerencias del cliente e incrementar su satisfacción frente al producto o servicio, contribuir
positivamente al entorno y mantener el bienestar del trabajador, de acuerdo a los resultados de
la evaluación del desempeño del SIG.

8.7.2. No conformidad y acción correctiva:

La organización debe establecer una metodología para hacer frente a una no conformidad y
actuar a tiempo con una acción correctiva, teniendo en cuenta las eventualidades que puedan
suceder.

SENA Empresa, de acuerdo a los resultados obtenidos en la auditoría interna, establece


acciones de mejora, con base al Procedimiento de Tratamiento de No Conformidades y Mejora
Continua (ASIG-P-004) y el Formato de No Conformidad y Mejora Continua (g).
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Se recomienda ejecutar las acciones correctivas necesarias para mejorar continuamente el


Sistema Integrado de Gestión.

8.7.3. Mejora continua:

La organización debe establecer herramientas apropiadas de acuerdo a los resultados


obtenidos del seguimiento, para proporcionar acciones de mejora y garantizar la eficacia del
SIG.

9. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio Fecha del


Descripción del cambio Nº de versión Responsable
realizado cambio

Se ajustó la estructura documental


del manual según los lineamientos Gestores ASIG,
Actualizar y del Procedimiento de Elaboración y María Alejandra
agregar Control de Documentos (ASIG-SGC- 15/10/2021 005 Castillo Carvajal
información. P-002), y se realizaron las e Ivan Andres
modificaciones de contenido que se Peña Rivera.
requirieron.

Jenny Marcela
Actualizar y Se actualizó la política, alcance del Barrios Barrios y
agregar SIG, organigrama y mapa de 22/09/2020 004 María Andrea
información procesos. Hernández
Osorio.

Actualizar y Andres Felipe


Se agregó el mapa de procesos y se
agregar 03/12/2019 003 Manrique
modificó el organigrama
información Vargas.

Ximena Toledo
Trujillo y
Alexander
Todo el manual. Actualización del documento. 28/02/2019 002 Castañeda
Campos
(Gestores de
Calidad).
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10. CUADRO DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO

CUADRO DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO

Ximena Toledo
Trujillo y
Yina Caterine Yina Caterine
Elaboró Alexander Revisó Aprobó
Silva Meneses. Silva Meneses.
Castañeda
Campos.

Instructora Líder Instructora Líder


Gestores de
Cargo Cargo del Proceso Cargo del Proceso
Calidad.
ASIG. ASIG.

Fecha 28/02/2019 Fecha 11/03/2019 Fecha 11/03/2019

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