TEMA 11 - EL PROTOCOLO –SEGUNDA PARTE

Contenido:

Según el artículo 8 Código de Notariado, el protocolo contiene:

-Escrituras matrices, -Actas de protocolación, -Razones de legalización de firmas y documentos que

el Notario registra, de conformidad con esta ley (en éste último caso encontramos como único
antecedente el establecido en el art. 962 del Código Civil).

También se encuentra en el protocolo, la razón del cierre, el índice (este se puede elaborar en las
hojas de papel protocolo o en hojas de papel bond) y los atestados. Sin dejar de considerar que
también se encuentran dentro del protocolo, las escrituras canceladas, pero no hacen a la vida
jurídica, sin embargo ocupan un espacio en el.

Formalidades:

Las formalidades del protocolo se encuentran reguladas en los artículos 12 y 13 del

Código de Notariado. También artículo 3 del Reglamento de la Ley de Timbres Fiscales y Papel
Especial para Protocolos (Acuerdo 737-92) Errores en el Protocolo:

Existen errores de forma y de fondo en el Protocolo.

Si el error cometido es de fondo y aun no se autorizó la escritura pública, lo procedente es

cancelarla. Si es autorizada puede ser objeto de nulidad.

Si el error es de forma, se pueden dar tres presupuestos. Error previsto en el artículo 77 del Código
de Notariado, puede ampliarse y aclararse la escritura pública. Si el error consiste, en uno de los
presupuestos establecidos en el artículo 96 del Código de Notariada, deberá acudirse al Juez de
Primera instancia Civil (enmienda del Protocolo). Si el error fue en la redacción del instrumento y
no ha sido autorizado puede testarse y entrelinearse (art. 14 del Código de Notariado).

Cierre del Protocolo:

Código de Notariado, Artículo 12º- El protocolo… Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si
el Notario dejare de cartular. La razón de cierre contendré: la fecha; el número de documentos
públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas de protocolación; número de folios
de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la firma del Notario.

Si el cierre lo efectúa el Notario antes del 31 de diciembre, puede deberse a varios aspectos,
dentro de ellos se indican los siguientes:

a) Ha sido contratado por el Estado y su nombramiento o cargo lleva aneja jurisdicción

(inhabilitación para el ejercicio de la Profesión).
b) Viaja al exterior y no se encontrará en el país en la fecha de cierre del protocolo, por eso lo
cierra antes de viajar.
c) Porque va residir en el en el extranjero.

d) Desea retirarse, jubilarse, se encuentra enfermo.

El cierre del protocolo puede efectuarse en las hojas de papel protocolo o bien en papel simple.
Índice del Protocolo:

Al respecto el Código de Notariado, establece:

Artículo 15º- El índice del protocolo se extenderá en papel sellado del mismo valor del empleado
en él, y contendrá en columnas separadas: 1º. El número de orden del instrumento; 2º. El lugar y
fecha de su otorgamiento; 3º. Los nombres de los otorgantes; 4º. El objeto del instrumento; 5º. El
folio en que principia. En el índice podrán usarse cifras y abreviaturas.

Artículo 16º- El índice irá fechado y firmado por el Notario y antes de suscribirlo, podrá hacer las
observaciones pertinentes.

El papel sellado relacionado en el artículo 15 ya no se utiliza (existe), se dejó de imprimir (Decreto

97-92). En sustitución de éste papel, se utiliza papel bond o español, a cada hoja debe adherirse un
timbre fiscal del 50 centavos y deberá ser inutilizado, según los artículo 5 de Ley del Impuesto de
Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos y 8 del Reglamento de dicha Ley.

Atestados del Protocolo:

Código de Notariado, Artículo 17º- El Notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo,
los atestados referentes a los instrumentos que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la
constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de esta ley.

Los atestados, son los documentos relacionados con los instrumentos públicos, que autoriza el
Notario, que han sido expedidos por autoridades competentes y que constituyen un principio de
prueba para demostrar algo.

Dentro de los atestados del protocolo, se puede mencionar:

-El recibo de pago de derecho de apertura de Protocolo, certificaciones de nacimiento, fotocopias

de DPI, pasaportes sin son extranjeros, certificaciones del Registro de la Propiedad, Fotocopia de
testimonios de escrituras públicas, informes y avisos entregados a oficinas públicas, avisos (de
cancelación, de ampliación de escrituras, de protocolación de documentos provenientes del
extranjero, de testimonios especiales y trimestrales entregados, de que ha salido del país (deposito
del protocolo), etc.

Empastado del Protocolo:

Artículo 18º del Código de Notariado, regula: El Notario mandará a empastar el protocolo dentro
de los treinta días siguientes a su cierre.

Depósito del Protocolo:

El Código de Notariado Regula, Artículo 19º- El Notario es depositario del responsable de su

conservación.

Artículo 20º- El protocolo no puede ser extraído del poder del Notario, sino en los casos previstos
por esta ley.

-Porque saldrá del país:

Artículo 27º- (Reformado por artículo lº. del Decreto 62-86 del Congreso de la República). El
Notario que tenga que ausentarse de la República por un término mayor de un año, deberá
entregar su protocolo al Archivo General de Protocolos en la capital y en los departamentos al juez
de Primera Instancia, quien lo remitirá al referido Archivo. Si la ausencia fuere por un término
menor, lo depositará en otro Notario hábil, debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos
Notarios a la Corte Suprema de Justicia. El Notario depositario podrá extender testimonios y
suministrar a quien lo solicite los informes que le sean requeridos, en relación al protocolo
depositado. Sin la constancia de haber efectuado tal depósito, no se le permitirá al Notario salir del
país. Para tal efecto, el Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá una nómina de Notarios en
ejercicio, que le proporcionará y mantendrá al día, el director del Archivo de Protocolos.

Para la apertura de protocolo de cada año, debe llenarse un formulario y entregado con las firmas
correspondientes al Archivo General de Protocolos, previo pago de la apertura referida, en el que
se indica ante que Notario (otro Notario) debe acudirse en caso de ausencia inesperada del Notario
que solicita la apertura de protocolo.

El previo a salir del país, debe entregar aviso al Archivo de Protocolos.

Al regresar al país el Notario, puede pedir la devolución del protocolo depositado (artículo 28 del
Código de Notariado).

También la entrega del protocolo por parte al Archivo de Protocolos puede ser voluntaria.

-Por inhabilitación:

El Código de Notariado, Artículo 26º-, regula: El Notario que por cualquier causa quedare
inhabilitado para cartular, deberá entregar su protocolo al Archivo General en la capital y al juez de
Primera Instancia en los departamentos, quien lo remitiré dentro de los ocho días siguientes al
referido Archivo. También podré el Notario hacer entrega de su protocolo al Archivo General si así
lo deseare. -Entrega del Protocolo distinta al depósito:

-Al fallecer el Notario (art. 23, 24 y 25 Código de Notariado). En este caso la entrega del depósito es
definitiva.

Reposición del Protocolo:

Artículo 90º- del Código de Notariado, establece que: El Notario, al enterarse de la pérdida,
destrucción o deterioro del protocolo, dará aviso al juez de Primera Infancia de su domicilio para
los efectos de la reposición. Las personas que, según el Código de Procedimientos Penales, pueden
denunciar un delito público, tienen también derecho de poner en conocimiento del juez, el hacho
que haga necesaria la reposición del protocolo.

También existe regulación al respecto en los artículos 91 al 97; existiendo también regulación en el
Código Procesal Penal, para el caso que sea intencional la perdida, destrucción o deterioro.

Estos caso pueden suceder por: Incendio, terremoto, inundación, robo, negligencia, destrucción
intencional.

Inspección y Revisión del Protocolo:

El Código de Notariado, regula:

Artículo 84º- En la capital, el Director del Archivo General de Protocolos, y en los departamentos
los jueces de Primera Instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión de los protocolos. En los
departamentos en que hubiere varios jueces de Primera Instancia, la inspección y revisión
corresponderá a todos conforme distribución que hará la Corte Suprema de Justicia. (Párrafo
adicionado según Artículo lº. Del Decreto-Ley número 113-831. Sin perjuicio de lo anterior, el
Presidente del Organismo Judicial podrá nombrar anualmente el número de notarios colegiados
activos que sean necesarios para practicar inspección y revisión de protocolos, tanto en el
departamento de Guatemala, como en los demás departamentos de la República. Las relaciones
de los notarios así nombrados, con el Organismo Judicial, serán reglamentadas por medio de
acuerdo de la Corte Suprema de Justicia.

Artículo 85º- La inspección y revisión tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado
los requisitos formales establecidos en esta ley.

CLASES DE INSPECCIÓN Y REVISION:

-Ordinaria (art. 86 del Código de Notariado)

-Extraordinaria (art. 86 del Código de Notariado)

-Especial (art. 21 del Código de Notariado).

La regulación de la inspección se encuentra regulada del art. 84 al 91 del Código de Notariado