La directora del archivo general de protocolo, (cuando alguno notario fallece) el

protocolo de ese notario es depositado en el archivo general de protocolos, entonces

cualquier persona que quiere ir a consultar ese protocolo, pues el archivo se lo muestra
y le dice: necesito un testimonio o una copia de esta escritura ¿Quién se la extiende?
La directora del archivo general de protocolo, entonces ella esta realizando funciones
notariales al extender esos documentos, pero ella no es que este o en este caso “las
que no podrán ejercer con carácter particular”, es decir que la directora no puede tener
su oficina y bueno no puede firmar.
La directora únicamente puede ejercer funciones notariales, pero por el ejercicio
de su cargo, solo puede: 1) extender certificaciones de testimonios especiales, 2)
testimonios de notarios que hayan fallecido o de notarios que ya no quieran ejercer el
notariado. Ella su función es notarial, pero ya fuera de su cargo no puede tener oficina.
PROTOCOLO.
El Protocolo es la colección ordenada (siempre va ir de forma ordenada y bajo los
elementos que establece el Código de notariado) de las escrituras matrices, de las
actas de protocolación, razones de legalización de firmas, y documentos que el Notario
registra (se refiere al art. 962 del Código civil), de conformidad con esta ley.
Los notarios solo son depositarios del protocolo, ya que el protocolo pertenece el
estado, los notarios solo lo tienen en calidad de depósito, porque cuando fallecen los
notarios o cuando ya no quieren dedicarse a ejercer el notariado estos deben de
entregarlos a esta institución del estado (archivo general de protocolos). Lo único que
va ser suyo el notario: es la responsabilidad de lo que le pase o de lo haga el notario de
algún cuate.
La intención del protocolo es garantizar la protección los instrumentos públicos que se
hacen constar, por lo tanto, el empastado o encuadernado es una buena opción para la
protección del protocolo.
CLASES DE PROTOCOLO.
- El protocolo del notario, art. 13 CN.
- El protocolo del escribano del gobierno, art. 10 CN.
- El del cónsul o agente diplomático, art. 10 CN.

Esos protocolos están en el sótano de la Corte suprema de Justicia, ahí está una
delegación del archivo general de protocolos. (ahí es la ubicación o donde se
encuentran todos los protocolos de todos los notarios fallecidos, desde el primero y
hasta el que fallezca hoy, ahí pueden ira a depositar).
Sótano de la corte suprema de justicia ahí está una delegación (ahí están los sótanos).
¿Cuánto se paga por el derecho de apertura de protocolo? R// son 50 quetzales
cada año, art. 11 del Código de Notariado y por el formulario son 5 quetzales. (en
realidad 50 quetzales es el costo que el código de notariado regula, pero el formulario
de apertura de protocolo establece que: tarifas 5 quetzales de conformidad con el
artículo 1 literal q del acuerdo número 24-2011 de la Corte Suprema de Justicia).
Esos 5 quetzales que cobran a los notarios es por la elaboración por lo que les
representar al archivo al elaborar el formulario de apertura de protocolo (para eso
serian los 5 quetzales extras que nos dice en ese formulario).
Entonces cuando el notario vaya a pagar al banco, pagara 50 quetzales por la apertura
de protocolo y 5 quetzales por derecho al formulario (por derecho a utilizarlo.
Para que sirven esos 50 quetzales: Los fondos que se recauden por este concepto,
se destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales enviados por los
Notarios al Archivo General y a la conservación de los protocolos (art. 11 del CN).
Hojas de papel sellados especial para protocolos:
- ¿Dónde las vende? En la SAT.
- ¿a quien se las venden? A los notarios (para si o por encargo de otro notario). Los
requisitos: 1) credencial; 2) colegiado activo; 3) autorización del notario interesado. Art.
14 del Reglamento de la Ley de timbres.
- ¿Cómo se compra esas hojas? Por medio de un formulario: SAT 7130.
- ¿Por cuánto se vende? En lotes de 50 hojas más comisión. Art. 14 del Reglamento de
la ley de timbres.
- ¿de cuánto es esa comisión? El 10% y se refleja dándole al notario 5 hojas más. (art.
28 de la ley de timbres fiscales)
- ¿valor de la hoja? 10 quetzales por cada hoja y el lote cuestan 500 quetzales. (art. 6
de la ley de timbres).
- Las hojas solo se lo venden al notario y no a cualquier persona.
Ley de timbres:
- La tarifa general 3% art. 4 L.T.
- Especificas
- Quien Compra los timbres fiscales: los patentados.

Requisitos para la compra de timbres (no patentados): art. 14 del R.L.T.

- Autorización del notario.
- Credencial del notario.
- Colegiado activo.
- DPI.

El archivo general de protocolos revisa el protocolo de los notarios todos los años y lo
primero que revisa es:
- Fecha de pago de la apertura de protocolo; y
- Fecha en que autorizo la primera escritura. (si en el mismo día realice el pago y
autoriza una escritura el notario, no se puede saber cual reviso primero ya que la
escritura no lleva hora, a menos de que realice un testamento).
Art. 12 del CN. El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el
que principiara en la primera línea del pliego inicial.
- El protocolo se apertura con el primer instrumento que el notario autorice. (debe de
iniciar en la línea 1 del pliego inicial) ¿Qué significa esa línea 1? El protocolo lleva
siempre un orden.
Hay que tener en cuenta que cuando se termina el año, el notario tiene que hacer una
razón de cierre en la ultima hoja que este utilizando en ese año. Lo que provoca ese
cierre es que se dé a entender que hasta aquí llego el protocolo. Y la intención de
cerrar es que ya no se escriba nada más en el protocolo después de realizar la razón
de cierre.
Art. 12 del CN. “Se cerrará cada año el 31 de diciembre o antes si el notario dejare de
cartular”.
Obligaciones posteriores del cierre:
- Razón de cierre. la razón de cierre contendrá: 1) la fecha; 2) número de documentos
públicos autorizados; 3) razones de legalización de firmas; 4) actas de protocolación; 5)
número de folios de que se compone; 6) observaciones (si las hubiere); 7) la firma del
notario. Art. 12 del CN.
- Elaborar el índice.
- Atestados.
- Empastados.
Tenemos dos opciones para realizar la razón de cierre: (art. 12 del CN).
1. En el protocolo (siempre y cuando haya espacio en el protocolo en las líneas
restantes después de realizar la escritura). Si se puede hacer en una hoja nueva la
razón de cierre, pero recordemos que cada hoja cuesta Q.10 quetzales.
2. En una hoja de papel bond (esto se realizará si ya no tiene espacio en el protocolo).
En el indicie se extenderá en hojas de papel bond y se compone de la siguiente
manera: (art. 15 del CN y art. 16 del CN)
1. El número de orden del Instrumento.
2. El lugar y la fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres, de los otorgantes;
4. El objeto del instrumento; y
5. El folio en que principia.
6. Pueden ir observaciones
7. Ira fechado y firmado por el notario.
(son 5 columnas que se hará en la hoja de papel bond (debe de colocar los primeros 5
requisitos anteriormente mencionados), pero recordemos que cada hoja es un folio, no
cada página).
Peculiaridades del indice: se podrán usarse cifras (números) y abreviaturas. (art. 15
del CN).
Cosa que en un instrumento público no es aceptado, todo se tiene que escribir en letras
y no se podrá utilizar abreviaturas, pero hay una excepción y es que para la
transcripción de documento (ejemplo cheque) ahí sí se puede utilizar números o
abreviaturas.
Otros requisitos que debe contener el índice: fechado y firmado por el notario y antes
de suscribirlo podrá hacer las observaciones pertinentes (art. 16 del CN).
La razón no paga ningún impuesto, pero el índice si (art. 5 literal 6 de la L.T.F):
- Los índices por cada hoja de papel bond (que se utilice) se colocara un timbre de
Q.0.50. centavos (de timbres fiscales).
(no es necesario colarle el sello a la hoja, pero sin embargo la mayoría de notarios lo
hace).
Obligación posterior del índice:
1. El notario tiene 25 días hábiles posteriores al redactar el índice para dar un
testimonio especial: (art. 37 del CN).
• Se realizará un testimonio especial: que es una copia fiel de todo el índice (en el cual
ya lo fecho, lo firmo y le pego su respectivo timbre) y después en una hoja aparte o
independiente hacer la razón de testimonio y a eso se le llama testimonio especial (este
testimonio ira en medio del índice y del atestado) art. 92 del CN.
• El fundamento del testimonio especial del índice esta en el artículo 92 del CN. (en la
penúltima línea).
ATESTADOS. Art. 17 del CN.
Son aquellos documentos que le sirven al notario como soporte para la autorización de
los instrumentos públicos. (esos documentos le quedaran al notario, pero por medio de
una fotocopia).
Ejemplo: DPI, comprobantes de testimonios especiales, certificaciones de actas de
nacimiento, consultas electrónicas, fotocopias de escrituras públicas.
EMPASTADO.
- El empastar el protocolo es a gusto del notario (ya que la ley no establece la forma de
como empastarlos).
- Al realizar el empastado nos garantiza: la conservación de los protocolos y los
testimonios especiales enviados por los notarios, art. 11 del CN.
- Nos da un plazo de 30 días hábiles para empastarlo. Art. 18 del CN.
- Desde cuando empezara correr ese plazo de 30 días: a partir del cierre del
protocolo o de la razón de cierre.
FORMALIDADES DEL PROTOCOLO. Art. 13 del CN.
1) Los instrumentos públicos se redactarán: a máquina o a mano de manera legible y
sin abreviaturas.
Ejemplo: si se va la luz mientras se saca el protocolo a máquina se puede seguir a
mano, ya que no hay una restricción.
• En el protocolo no podrá utilizarse abreviaturas.
2) Los instrumentos llevaran:
• Numeración cardinal (1, 2, 3, 4…) y se escribirán uno a continuación de otro;
• Por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el espacio
necesario para las firmas.
3) El protocolo llevara: foliación cardinal, escrita en cifras.
• El número de folio nos sirve para el índice.

4) En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con

letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo
expresado en letras.
• En caso de discrepancias entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado
en letras. (pero si se equivocó en letras deberá de corregirlo a través de una razón de
ampliación).
• El cuerpo del instrumento se divide: introducción, cuerpo y cierre.
5) Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban,
se copiarán textualmente.
• Hay una excepción a este inciso, son las transcripciones de los documentos (por que
recordemos que en el protocolo no se utilizan abreviaturas, pero en las transcripciones
de documentos se rompe esta regla).
6) La numeración fiscal solo se interrumpirá:
• Intercalación de documentos que se protocolen / a través de una protocolización. (a
este se le llama interrupción material).
• En caso de que el notario hubiera terminado la serie (se le llama interrupción fiscal).
¿Qué clases de interrupción hay en la numeración fiscal? R// interrupción fiscal e
interrupción material.
7) Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes
de que sea firmado el instrumento.
- Cuanto no se llena la línea completa, se debe de llenar con una sola línea o con
guiones, para que no se incremente o se coloque algo más a la escritura que se
autorizó.
(la razón de ampliación se realiza posterior a autorizar el instrumento si en un caso se
equivocó en un nombre o cifra).