Manual Asistente administrativo /recepción

Funciones:

 Contestar llamadas y derivación de estas (anexos en escritorio computador ACER)

 Control ingreso. Personas particulares (clientes), personal empresa, proveedores
(camiones a bodega) personal en capacitación.
 Creación Órdenes de Compra (SOFTLAND)
 Recepcion y tramitación de facturas para enviar a contabilidad.
 Pedido materiales Oficina (PRISA, Vital Insumos)
 Asistencia Test antígenos (Maxma, Precorp)
 Control Radio taxis (Cabify, El Golf)
 Inventario Celulares (Entel)
 Solicitudes viajes y alojamiento. Personal empresa, Congreso doctores (Travel Security)
 Solicitudes Alimentación (deliciascarolina22@gmail.com, Ricardo Zúñiga)
 Realización notas de cobro para empresas hermanas.
 Ingresos nuevos médicos (Sismed)
 Reservas salas de reuniones (salón directorio y sala taller).
 Servicios (TEPILLE, PARCUATRO, EXPRESS MATIC).

Control ingresos.

1. Toda persona ajena al equipo Med para entrar a las oficinas, deben siempre identificarse,
mencionando expresamente con quién del equipo tiene reunión. El acceso de estas
personas debe ser sólo por Manuel Montt, donde deben controlar la temperatura y se
deben anotar en documento de registro de temperatura y usar alcohol gel.
2. Por seguridad los deliverys deben esperar en la calle a la espera que quien solicitó este
servicio salga. Toda entrega personal ajena a la empresa de debe realizar por EMILIO DEL
PORTE 1284.
3. Para la entrega de paquetes, encomiendas o encargos, deben siempre venir identificado el
destinatario Med de forma expresa. Entregas a bodega, dejar entrar a los camiones
abriendo el primer y segundo portón, una vez adentro cerrar el portón que da a la calle
por seguridad (no abrir portones si proveedores no se identifican por citófono)
4. Todo quien haga ingreso o salida por Emilio Delporte o Manuel Montt se debe preocupar
de dejar bien cerrada las puertas.
5. Todo quien entre o salga de los estacionamientos se debe preocupar de que quede
cerrado los portones (estacionamiento de Manuel Mont es para jefes o clientes, si hay
capacitación este estacionamiento debe ser pedido con anticipación a los jefes).

Cámaras de seguridad de entrada Manuel Montt se pueden ver atreves del notebook HP, WEB
SERVICE (usuario y clave se encuentra en escritorio del mismo equipo) consultas con IT.
Creación Órdenes de Compra:

Para realizar órdenes de compra hay que tener los siguientes datos:

 Cotización
 Correo solicitando la OC o una cotización impresa aprobada por algún jefe.
 Para el caso de los correos, estos deben venir con el VB de algún jefe, por ejemplo,
Francisco Sweida.

Paso:

1- Abrir Softland (clave ingreso en notas rápidas)

2- Ingresar a carpeta Softland ERP
3- Ir a órdenes de compra
4- En la barra superior hacer click en EMPRESA
5- Escoger alternativa MED2012
6- Usuario y clave (área de informática debe crear una cuenta).
7- Ir a botón en barra superior OC (Hoja amarilla)

Llenado OC:

Proveedor: agregar Rut sin guion ni digito verificador (usar siempre tecla TAB del teclado para
avanzar).

Condición de pago: 03 es a 30 días, 02 Contado. Para otra alternativa buscar en la lupa.

Moneda: aparece por defecto

Cctos: 02-03 Artroscopia

02-04 Prótesis

02-06 Lifenet (Aloinjertos)

04-01 Administración

(Cualquier otro buscar en lupa o revisar la información en la pared del escritorio)

Entrega final: fecha del día.

Cotización o nota de venta: numero de la cotización o factura.

Código Producto:

 ESP# código genérico que sirve para cualquier compra en donde el sistema
automáticamente agrega el IVA.
 00000214 código en donde el sistema no agrega IVA, Sirve para las Boletas de honorario
(para este caso ir a totales y en descuento total 1 escribir 12.25)

 Para otros códigos hacer clic en flecha hacia abajo

Cantidad: Cantidad de productos.

Precio unitario: valor por unidad.

TAB hasta detalle de producto: Agregar descripción de cotización.

Para una nueva línea TAB y realizar el ejercicio nuevamente.

Al terminar con el cuerpo de la OC, ir a datos generales, agregar solicitante y el motivo.

Una vez realizado esto, revisar que la OC se encuentre con todos los campos requeridos y la
información solicitada.
Al terminar para imprimir en PDF la OC ir a botón impresora y seleccionar imprimir a pantalla,
orden de compra, se abrirá la OC en un Excel ir a imprimir y seleccionar Microsoft Print to PDF
(redirected).

PFD de OC se descargará en carpeta de documento, el cual hay que trasladar a carpeta de

recepción en OC DIGITAL y crear una carpeta con el número de la OC (en la carpeta se agrega la OC
+ cotización).

Al tener ambos documentos SOLICITAR APROBACIONES desde el correo de la solicitud de OC.

Ejemplo:

Adjuntar OC y cotización (si la OC se realiza desde una factura que llego anticipada también
adjuntar esta).

Cambiar asunto empezando con “APROBACION OC X” manteniendo lo que sigue en el asunto.

Las aprobaciones se solicitan a Jonathan Camhi y Francisco Sweida o dependiendo del

requerimiento a Farid Rubio.

Siempre registrar OC en archivo de drive llamado CONTROL OC (se encuentra compartido con
cuenta de recepción e INFO).
Al llegar las aprobaciones guardar en PDF en la carpeta de la OC correspondiente y quedar a la
espera de la factura.

Facturas:

Al recibir facturas, estas como lo mencionado deberían venir asociadas a una OC. Si es el caso
juntar con carpeta asociada (si no es el caso, como se menciona realizar OC de acuerdo a factura) y
unir con programa UNIR PDF lo siguiente:

Factura, OC y Aprobaciones (en ese orden lo solicita Contabilidad) y cargar a carpeta de

contabilidad cambiando el nombre a: numero factura, proveedor y entre paréntesis si es contado
agregar modalidad de pago y a la vez actualizar archivo Control OC.

Si es necesario entregar más información a contabilidad se recomienda enviar correo con factura a
la vez de cargar en carpeta de contabilidad.

Para correos a contabilidad, enviar a: Juan Montupil CC a Daniela Muñoz, Francisco Sweida,
contabilidad y Tesoreria.

Pedido de materiales

 PRISA (ejecutiva Prisa, Francia Carrancio).

Pedido siempre se intenta realizar el primer día hábil del mes.

Ingresar a página de PRISA con usuario 76901400-4 y clave: arenysmed299

Se puede ingresar con cualquier Cctos, pero el único pedido que tenemos que ingresar mes a mes
es el de ASEO Y MANTENCION. Solo se debe imprimir un documento llamado formulario artículos
de aseo que debe ser llenado por Anibal Lara.

Pedidos que llegan para ser confirmados: Administración y ventas, Logística, bodega y facturación.
Al confirmarlos se genera un pedido que llega al correo de INFO y está listo para que despachen de
PRISA lo cual no debería demorar más de 3 días hábiles.

Se pueden realizar pedidos hasta el 20 de cada mes. Después de esa fecha ejecutiva debe enviar
un archivo con todos los pedidos del mes que deben ser ingresados a archivo CONTROL DE
LIBRERÍA (siempre hay artículos que no leen las fórmulas por lo que hay que volver a agregarlos en
la Base dentro del mismo archivo igual como están agregados los otros artículos).

Una vez llenado el archivo, guardar y abrir RPT compra librería e higiene y actualizar.

Se genera lo siguiente:

En Archivo seleccionar exportar y RPT se descargará como PDF. Con esta información generar OC
donde cada línea va con un Cctos.

Pedir Aprobaciones adjuntando RPT, OC y guías escaneadas y unidas (Revisar correos antigua
como guía).

Al tener las aprobaciones enviar OC a ejecutiva para que generen factura y seguir conducto
regular.

Cuando se reciben los productos cada encargado de realizar el pedido debe revisar y firmar su guía
de despacho.

 VITALINSUMOS:

vitalinsumos1@gmail.com

Ejecutiva: Paulina Guzmán.

Toallas de papel para dispensadores.

Solicitantes: Anibal Lara y Daniel Rodriguez.

Proveedor nuevo por lo que las OC se generan al contado, pero se debe hablar con proveedor para
que sea a 30 días.

Al tener OC y aprobaciones realizar solicitud de despacho a ejecutiva y deben enviar factura.

Información de pedido y factura se debe ingresar en el archivo CONTROL DE LIBRERÍA.

Test Antígeno:

Esto se realiza cada miércoles desde las 7 am hasta las 9:15 am. Imprimir listado de test y para
trabajar usar resultado test de antígeno (ambos se encuentran en drive).

Los martes se debe dejar lista la caja para el test. Esta debe incluir: listado impreso con los
participantes la cual deben firmar cuando pasen por la toma de muestra, por lo menos unas 3
cajas de test, alcohol gel, toallas desinfectantes, pechera enfermer@, computador para ir
anotando en archivo Test antígenos cada persona que pase y marque negativo así como los
ausentes (personal que regularmente está en oficina debían tomarse el test y no llegaron) y los NA
(personal que no asiste con regularidad a oficina o personal que informo con anticipación su
ausencia).

Una vez completado el archivo filtrar fecha, ausente y enfermero asistente. Copiar cuadro y pegar
en un nuevo correo Informando los resultados generales, en asunto test de antígenos más la fecha
y Adjuntar el archivo al día descargado de Google Drive (cualquier duda revisar correos antiguos).

Enviar a: jefes de área + RH.

Proveedores:

Precorp: encargados de la asistencia en el test por parte de enfermeros. Normalmente 4

asistencias mensuales. Envían factura mensual por lo que se debe tramitar OC.

Maxma: venta de test antígenos, se piden 200 test mensuales (siempre solicitar isopos pequeños).

Radiotaxis:

El Golf: Ejecutiva wendy.feijoo@rtgolf.cl

Ejecutiva envía los 4 de cada mes archivo con los viajes del mes anterior + vales generados +
factura.

En el archivo enviado sumar los cobros extras.

Cargar la información enviada por la ejecutiva en el archivo de radio taxis, tal como los meses
anteriores (filtrar El Golf y revisar que agregar).

Pasar el mes anterior a texto.

Corregir los N/A, se recomienda copiar el nombre en usuarios y pegar en pasajero.

Para todo viaje sobre 20 mil SE DEBE JUSTIFICAR EL MOTIVO.

Revisar que voucher enviados por ejecutiva sean igual al archivo enviado.
PARA SUBIR ARCHIVO A SISMED:

Importe Excel, se descargan 2 archivos de Sismed (maestro y detalle) en donde se debe pasar la
información del detalle considerando pegar con 123% (si archivo se encuentra bloqueado, la clave
es: 12345), y siempre las fechas deben ser modificadas a fechas cortas.

Cargar los archivos:

Si archivos no cargan correctamente se debe forzar importe: CONTROL R

Archivos quedan bien cargados cuando el mes de carga cambia al actual.

Abrir Power Bi, actualizar y descargar RPT.

Si se utiliza Power Bi, sacar detalle por jefatura y enviar a cada encargado por separado para su
aprobación. De lo contario filtrar en archivo Excel y realizar el mismo ejercicio copiando cada
detalle por jefatura en un nuevo archivo.

Enviar por correo a cada encargado para su aprobación y a medida que lleguen ir descargando las
aprobaciones en PDF en la carpeta correspondiente de radio taxi.

Una vez que lleguen todas las aprobaciones usar programa UNIR PDF y unir todas las
aprobaciones.

Enviar correo a Jonathan Camhi y Francisco Sweida para solicitar la aprobación de la factura
asociada.

Debe ir el desglose del Cctos. en el cuerpo del correo, información de la factura, adjuntar
aprobaciones den PDF de aprobaciones, factura y RPT o en caso de no usar Power Bi, el detalle y
maestro descargado.

Al obtener la aprobación final de la factura, juntar aprobación con factura en UNIR PDF y enviar a
carpeta de contabilidad.

Para nuevos usurarios enviar correo a ejecutiva con nombre y Rut de nuevo pasajero.
CABIFY:

Los primeros días del mes se generan normalmente 2 facturas. Una por servicios (sin IVA) otra por
encomiendas (con IVA).

Ingresar a plataforma de Cabify y en la opción facturas descargar los archivos en formato XLS.

Filtrar archivo de radio taxis por Cabify y pegar la información requerida tal como los meses
anteriores.

Actualizar datos en REVISION COBROS (detalle) y Reg Cobros (información facturas) y realizar el
mismo ejercicio que con radio taxi el Golf (justificar los SI, corregir los NA, filtrar por jefatura y
enviar a cada encargado para aprobación).

En detalle de Cabify vienes solicitudes de Arenys Industrial (AFRANCO), una vez obtenida la
aprobación de este realizar NOTA DE COBRO (archivo notas de cobro y actualizar información
junto con seguir el número de documento).

Se realiza igual que el Golf para subir archivos a Sismed (revisar arriba) y enviar solicitudes de
aprobación para facturas igual que el Golf.

En el correo se pide aprobación a Jonathan Camhi y Francisco Sweida, adjuntando Nota de Cobro,
facturas, aprobaciones por jefatura y los detalles asociados.

Al llegar aprobación cargar factura unida a aprobaciones y nota de cobro a carpeta de contabilidad
y en este caso a la vez enviar la misma información a Contabilidad informando la Nota de Cobro y
siempre cuando haya notas de cobro se debe copiar a Elizabeth Hermosilla.

Creación usuarios Cabify:

Ingresar a pagina de Cabify, usuario, añadir y completar datos (nombre apellido, número celular,
correo + correo jefatura, Cctos, código empleador, política de viaje y crear usuario)

Una vez realizado los pasos para crear usuario, le estará llegando un correo para crear clave y
utilizar app. IMPORTANTE QUE LAS CLAVES LAS REALICEN DESDE EL CORREO QUE ENVIA CABIFY Y
NO DESDE APP.
Entel:

Stock Control:

Para actualizar Stock, desde IT envían datos de celulares asignados el cual debe ser completado en
Stock control (pestaña de Excel Control Ctos y Stock celulares, dentro del archivo ENTEL). Si se
asignan nuevas líneas estas deben ser ingresadas en usuarios.

Para asignaciones de equipo se realizan cartas de entrega las cuales también se encuentran en el
archivo de Entel (se recomienda abrir la ultima realizada, Guardar como y actualizar datos)
imprimir carta, al momento de entregar celular la persona debe firmar, luego debe Firmar Farid
Rubio y carta debe ser guardada en archivador físico “ACTAS DE ENTREGA DE CELULARES 2”

Facturas Entel:

Existen dos facturas. Internet y servicios de celulares (ambas facturas le llegan a Farid Rubio quien
debe reenviar).

Internet: se pide aprobación a jefe de informática (Rodrigo Urrutia) y se adjunta con factura para
cargar en carpeta de contabilidad.

Servicios: Se solicita archivo de factura a ejecutiva (Patricia Rodriguez) y este archivo se debe
pegar en Excel Control Ctos y Stock celulares en pestaña DETALLES COBRO POR MOBIL, la
información de la factura va en REG COBROS. Siempre revisar que los planes vengan consolidados
y si hay cargos extras revisar el motivo.

Al tener actualizada la información o se carga a Power Bi (mismo ejercicio que radio taxis) o se
envía directamente un Excel con el detalle del mes + un Excel con el detalle de la factura a
Francisco Sweida y Jonathan Camhi para que aprueben el pago de la factura.

Aprobaciones se adjuntan con factura y se carga a Carpeta de contabilidad.

Solicitudes viajes y alojamiento:

Personal Med sube solicitudes atreves de Sismed, la cual llega por correo y a la vez se descarga en
archivo Drive formulario de reservas.

Desde formulario de reservas revisar información y crear una solicitud en SAR (plataforma de
Travel Security) entrando con usuario y contraseña (solicitar a ejecutiva un usuario). También para
lo que sea solo alojamiento se puede crear una OC y solicitar directamente con hotel, los
convenios los puede revisar en el mismo archivo de drive en la pestaña convenios hotel, pero los
valores no están actualizados (recomiendo consolidar todo en Travel Security, ya que hoteles no
envían todas las facturas asociadas a las OC).

Pasos en Travel Security (ejecutiva: Raquel Cabezas):

 Ingresar con usuario y clave

 Ingreso solicitud offline


 Selecciones tipo de pasajero (hay personal ya ingresado que aparece escribiendo su
nombre o pasajero invitado en donde hay que ingresar Rut y datos que se pidan) y
siempre hacer Clic en botón ingresar pasajero, aceptar y continuar.
 Siguiente paso es agregar hotel y/o pasajes dependiendo el requerimiento.


 Para pasajes, seleccionar icono de avión, ingresar ciudad de partida y destino, fecha, hora,
y pasaje económico. Siempre hacer clic en INGRESAR AEREO y aceptar.
 Para reserva de hotel ir a icono de casa e ingresar datos solicitados, ciudad, fecha check in
y check out, tipo habitación y seleccionar hotel de convenio (normalmente se utiliza Diego
de Almagro) en caso de ser un hotel sin convenio de Travel, seleccionar opción sin
convenio y escribir el hotel.

 Aceptar y continuar

 Ultimo paso son los datos contables:

Filial: aparece por defecto o en caso contrario agregar Rut empresa.

Rut pasajero
Nombre pasajero
Cuenta: solicitar clasificación de gasto contable a Francisco Sweida.
Autorizador: Jonathan Camhi.
Centro de costos. Depende de quien viaje.
País: Chile.
Motivo de viaje: siempre se debe especificar en formulario de reserva.
 Observaciones: requerimiento especial o agregar OP o dejar en blanco.
 Aceptar y continuar, con esto se genera un numero de solicitud el cual se agrega al archivo
en drive de formulario reserva.
 La solicitud se encuentra lista. Ejecutiva debe cotizar, una vez realizado esto se debe
aprobar la cotización y espera que ejecutiva envié reserva y/o pasajes para ser enviado a
solicitantes.

Congresos:

 Importante: Ir actualizando archivo “congresos” en Google Drive.

 Solicitan por correo las asistencias de congresos, estas deben venir con aprobación o en
copia de Jonathan Camhi y/o Farid Rubio.
 Para cada nueva solicitud de congreso deben enviar el link de este congreso + el doctor
(teléfono y correo) + tipo de apoyo (completo, hotel, pasaje y/o inscripción).
 Reenviar esta información a ejecutiva de Travel por correo, solicitando el apoyo.
 Actualizar archivo de congresos.
 Para congresos que ya están anotados en el archivo, solo agregar una nueva línea junto a
los doctores que asisten al mismo congreso e intentar que la solicitud a la ejecutiva sea en
el mismo correo de cada congreso.
 Ir haciendo seguimiento, ideal que tramite sean con dos meses de anticipación de la fecha
de congreso por parte de la ejecutiva.

Facturas Travel Security:

 Facturas llegan a correo de INFO.

 Solicitar a principio de mes a ejecutiva archivo con todas las facturas generadas el mes
anterior. Con este archivo se van comparando las facturas que llegaron al correo de INFO y
se van descargando a una carpeta que se crea en descarga.
 Al Archivo agregar 3 columnas, una con la aprobación de Jonathan Camhi, otra con
Clasificación contable (ir agregando por cada factura) y otra con observaciones ya sean
cancelaciones de viajes, etc. (revisar Excel anteriores e información está cargada en Drive).
 Cargar las facturas a Drive y enviar archivo Excel por correo a Jonathan Camhi + el enlace
de la carpeta Drive con las facturas para su revisión y aprobación.
 Una vez que llega la aprobación crear en carpeta de contabilidad del mes correspondiente
una carpeta con los gastos de Travel y subir facturas + archivo aprobado + correo en PDF
con aprobación.
 Para las facturas que sean de congresos, ir actualizando archivo de congresos con las
facturas.
Solicitudes Alimentación:

Existe un formulario por SISMED el cual llega por correo.

 Lo ideal es que el personal MED pida sus solicitudes directas con proveedor (estamos
utilizando deliciascarolina22@gmail.com).
 En caso de que proveedor habitual no este disponible consultar con anticipación a Ricardo
Zúñiga, caso contrario, personal Med debe gestionar su solicitud y rendir.
 En el caso de utilizar proveedor habitual, deben enviar la BH con aprobación de jefe de
área solicitando procesar pago. Realizar OC asociada a BH y seguir conducto regular de
pago.

Notas de Cobro:

Estas son realizadas a nuestras empresas Hermanas (Food, Industrial y Grupo Arenys).

Las Notas de cobro son:

 Cabify
 Gasto Gsuite (informática envía el detalle y solicitud).
 Requerimientos especiales que serán informados.

Ingresar a Archivo Notas de Cobro y se utiliza el ultimo archivo Excel del requerimiento, guardar
como y actualizar información. Se imprime en PDF y se envía.

Toda Nota de Cobro realizada debe ser enviada a la vez a Elizabeth Hermosilla.

Siempre seguir numeración de notas de cobro.

Ingresos nuevos médicos a SISMED:

Por correo llegan solicitudes para ingresar médicos a Sismed. Siempre deben enviar el nombre
completo del doctor, Rut, teléfono y correo (si no lo envían solicitar y no agregar hasta que
envíen información completa).

Se ingresa a Sismed, se va a opción tabla maestra, cirujanos. Siempre revisar que los nuevos
requerimientos no estén ingresados en la tabla de médicos (revisar con Rut y nombre de médico,
ya que hay casos de médicos que fueron creados sin rut y no se deben repetir).

Para obtener mas datos de los doctores se recomienda abrir página de REGISTRO NACIONAL.

Ingresar todos los campos requeridos en Simed y guarda. Sacar pantallazo de la línea del doctor y
pegar en correo del requerimiento.
Reservas salas de reuniones:

Ingresar a OUTLOOK o calendario de drive. Seleccionar calendario, fecha de requerimiento, clic en

la hora necesitada, escoger rangos de hora, agregar asunto e invitados.

Servicios:

Llegan 3 tipos de facturas a INFO

TEPILLE: servicios de alarma y seguridad.

PARCUATRO: aromatizadores (uno en recepción y otro en pasillo 2 segundo piso)

EXPRESS MATIC: dispensador de agua (cocina arriba).

Por cada factura hay que pedir aprobación a Francisco Sweida, unir aprobación con factura y
cargar a carpeta de Contabilidad.

 Para el caso de PARCUATRO, viene un técnico una vez al mes a cambiar el dispensador de
aromas, es importante que nunca lo dejen en la máxima potencia, ya que el aceite cae al
piso y deja resbaladiza la recepción.