V096449859 Ing. Luis L.

Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

HOTEL LAS VILLAS, C.A

PROCESOS NUEVOS SISTEMAS PROFIT PLUS
EJERCICIO FISCAL 2017

Para todos los usuarios.

Podrán ingresar al sistema con su usuario, la cual le permitirá acceso a las Empresas activas y
Sucursales, (la cual actuara como su centro de costo de control interno), de uso para los usuarios
por Dpto. o gerencia.

Podra acceder a la Empresa:

HOTEL_VA = Es la empresa activa y que quedara de historico para el cierre 2016.

HTVCA01 = Es la empresa nueva para iniciar operaciones para el Ejercicio Fiscal 2017.
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

Importante saber:

1. Cada clave de usuario tendrá asociado la Sucursal correspondiente para

evitar errores u omisiones en los Documentos que se generan por cada una.
2. Solo la Sucursal Código: 0000001 – Araure Acarigua es de uso global para los usuarios
administrativos.
3. Solo algunos Gerentes con su clave autorizada podrán desplegar y ver más de una sucursal
cuando la situación lo amerite.

Los Usuarios de Administración con su acceso podrán continuar sus operaciones cotidianas en el
Sistema administrativo, ya que los parámetros de la empresa están ajustados con sus respectivos
correlativos.
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

USUARIO: DPTO. DE ALMACEN

Opciones que debe tomar en cuenta en los módulos a los cuales tiene acceso:
Módulo de Compras
Módulo de Inventario
Relación con otros Módulos: Cuentas por Pagar. (dpto. Administración / Ctas. Por Pagar).

1. En los cambios previstos el Usuario de Almacén debe tomar en cuenta lo siguiente:

2. Registrará las facturas de Compras de Mercancía por el Modulo de Compras “Facturas de
Compras”, la cual le permitirá cargar directamente costo, stock.
3. Podrá crear Artículos nuevos de inventario bajo las normas establecidas de Códigos, Líneas
y Sub-líneas.
4. Podrá establecer por artículos Punto mínimo y máximos para reposición en compras.
5. Activara la Opción Lotes y Vencimientos para el control de alimentos Vencidos.
6. Realizara traslado entre almacén a las Bodegas correspondientes.
7. Recibirá y entregara mercancía de acuerdo a las solicitudes de Requisiciones (pedidos) por
dpto. o Gerencia, generadas en el sistema administrativo.
8. Despachara por Notas de entrega desde el sistema todas las solicitudes o Requisiciones
aprobadas.
9. No tendrá acceso a procesar facturas por la opción “Documentos CxP” del sistema, ya que
esa opción es solo facultad del usuario del Dpto. para corregir y registrar otras facturas de
Gastos o Servicios.
10. Deberá estar coordinado con el responsable de Cuentas x Pagar para realizar las
Devoluciones o aplicar Notas de Créditos a Proveedor según sea el caso, ya que estas
opciones afectan los documentos relacionados y que además se le hayan aplicado
retenciones de IVA.

Nota: Estos procedimientos podrán cambiar desde el momento que se delegue a un analista de
compras la responsabilidad de Evaluar, procesar, negociar según cotizaciones de proveedores la
logística y gestión de adquisición de Bienes y Servicios.
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

Consideraciones que debe aplicar al Crear Artículos desde el Modulo de

Inventario.

La nueva codificación le orientara el Correlativo de acuerdo a los tipos de clasificación de

Alimentos y Bebidas, Aplica igual para los artículos de Servicios y demás.

Por ejemplo la serie:

10000000001 – le permitirá identificar las Frutas

20000000001 – Legumbres y Hortalizas
30000000001 - quesos, lácteos, Charcutería, carnes, pollo, cerdo, pescado, dulces, etc. Sin obviar
a la línea a la que pertenece.
El grupo de códigos:
40000000001 – en adelante Esta reservada para los Artículos de servicio de la gerencia de
Eventos.
50000000001 – quedo reservado para Eco-Market y relacionados.
60000000001 – disponible para todo lo que es bebidas Alcohólicas y no alcohólicas.

Los códigos lo debe realizar manualmente, además que el sistema le indicara si esta
repetido, no tendrá problemas al crear ya que podrá hacer uso de la opción “Heredar
características” en la ficha de Crear Artículos.
La Creación de Artículos estará delegada por Dpto. posiblemente (se definirá con la
practica la responsabilidad en cada uno de ellas)-
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

CREAR ARTICULOS NUEVOS

Alimentos y Bebidas.

Todas las Tablas principales y secundarias ya se encuentran definidas. Solo tiene que
familiarizarse para crear nuevos códigos.
Podrá consultar si existe o no por la búsqueda avanzada como podrá observar en las
imágenes.
Tome en cuenta que si los alimentos con empaques o enlatados tienen la identificación de
las fechas de vencimientos, tiene la potestad de activar la opción LOTE, para luego generar
reporte sobre la materia y controlar para la desincorporación a la que haya lugar.

Cada vez que este creando los artículos deberá activar o marcar las opciones que
corresponda en las pestañas, (Generales, Costos y Precios, Stock) solo lo que le competa
identificar.
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

Observe las imágenes:

Por ejemplo, selecciones Tipo “C” para consumo, Lote para activar
fechas de vencimiento.,
Como muestra la imagen seleccione las sub tablas Proveedor, Procedencia, tasa, (1) para
los productos con IVA (6) para los productos exentos.
En Costos y Precios solo identificar que es a “Ultimo Costo”.
Stock: identifique Punto mínimo, punto de pedido, punto máximo. (aplica para que el
sistema le alerte la disponibilidad y que debe preocuparse por comprar. Unidades (según
el tipo de producto).
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS FACTURAS DE COMPRAS CUENTAS X

PAGAR PROVEEDORES

Los usuarios deberán tomar en cuenta lo siguiente:

El responsable del Dpto. de Almacén es la entidad que recibe las Factura de compra y por ende la
mercancía (Alimentos y Bebidas).
Administración recibe es la entidad que recibe las Facturas de Servicios, gastos y otros.
El USUARIO: ALMAC para la Empresa HTVCA01 ya tiene definido y asociado la Sucursal por lo tanto
todos los documentos que registre será auditable como se indica.

Debido a lo anterior es el Usuario de Almacén quien debe registrar desde el Modulo de Compras
todas las FACTURAS que reciba en su departamento.
1. (opción Factura de Compras). De esta manera se estará actualizando en el sistema
el Costo y el Stock en el Inventario y el resto de las opciones que se han señalado
en este documento.
2. Cuando guarde el documento el sistema le Preguntara Si desea aplicar la
retención de IVA Automáticamente”. Le dirá aceptar.
3. Recomiendo que si el Proveedor no está registrado y para evitar omisiones, lleve
la Factura al Dpto. de Cuentas por cobrar para que registre el proveedor con todos
los datos fiscales y de contribuyente.
4. Continúe con el registro de la Factura.
5. Si recibe la mercancía sin factura de compra, siendo el caso una Guía de Despacho
o Nota de Entrega, deberá Registrar la Mercancía por la Opción NOTA DE
RECEPCION.
6. 5-A. Cuando llegue o reciba la Factura, será la usuario del Dpto. de Ctas x Pagar
que Registre en este caso por la Opción Documento cxp. Ya que de lo contrario
duplicaría el inventario. Y dicha opción le permitirá generar la retención
correspondiente.
7. Si por alguna razón existiera notas de crédito o devoluciones deben estar ambos
informados para aplicarla antes del pago. O recurrir con la administradora para
que indique procedimiento.
8. Es recomendable que sea una sola persona que realice la creación de nuevos
artículos de inventario según su uso.
9. No debe usarse ninguna otra opción que no sea las que se mencionaron para
afectar los inventarios.
10. Tome en cuenta que al registrar las Facturas de Compra el Almacén Principal de
Alimentos está identificado como ALM02.
11. Más adelante se explicar cómo se despacharan los consumos internos
aprovechando el formato manual que aun poseen, ya que no todos los usuarios de
las áreas tienen acceso a computadoras.
12. El usuario podrá hacer uso de las herramientas propias que le ofrece el sistema
para importar documentos de órdenes de compras, cotizaciones por ejemplo que
V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

esté llevando de forma ordenada y asi minimizar y optimizar el

tiempo de carga de los documentos.

IMÁGENES EJEMPLOS PROCESOS PARA REGISTRAR DOCUMENTOS.

V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

Por La opción Documentos de Compras.

Registrar las Facturas de Servicios o Gastos que no afectan el inventario.
De acuerdo a los procedimientos actuales administrativos si existen facturas que
registran por Centros de costos según se pudo apreciar en la evaluación de la empresa anterior y
la Estructura del Plan de Cuenta, será la administradora, quien defina los parámetros o
conformidad de la nueva configuración. Ya que se mantiene el mismo criterio, sola cambia es la
codificación en los artículos.

En caso de requerir siguiendo el patrón anterior crear artículos de servicios o control contable,
podrá definirlos por líneas y Sublineas como puede observar en el Ejemplo:

Linea: CCC01 , Sub- Linea: CC001

V096449859 Ing. Luis L. Pacheco
Consultor CEO de Procesos de Negocios IT
Barquisimeto Edo. Lara, Republica Bolivariana de Venezuela.

Defina el Código del Articulo siguiendo la Secuencia: Inicio en: CCC01 ubique por
listado donde quedo el ultimo para continuar.

La Codificación fue mejorada considerando la estructura actual del Plan de cuenta Contable.

Comentarios.

__________________