Caso 1 - Presentación de proyecto

En su organización, la gerencia ha decidido que se hagan unas jornadas divulgativas sobre el contenido
de los proyectos asignados, al resto de equipos de trabajo para mejorar la comunicación en la empresa.
Usted hace la presentación en segundo lugar. Unos días antes de que sea su turno escucha estos
comentarios en el café entre dos asistentes a la primera presentación:

“¿Qué te pareció la jornada divulgativa? ¿Te gustó la charla del proyecto A?”

“Un poco fastidiosa. Tengo un montón de trabajo ahora como para dedicarle tres horas de mi
tiempo”.

“Sí, el tiempo parecía estar congelado. Además, no sé si es el audio de la sala, pero se escuchaba
bastante poco”.

“No, el audio está bien. Es que somos demasiados asistentes, incluso vino gente de otras gerencias, y
personal no técnico. El caso es que el proyecto parecía interesante, pero no me quedó claro qué quería
contarnos”.

“Si al menos hubiéramos podido preguntar…”.

Se pide:

En base a estos datos informales sobre la presentación del proyecto A, enumere

recomendaciones a tener en cuenta para la redacción de la presentación de su proyecto.
Caso 2 - Preparación de presentación

En una reunión de trabajo en un proyecto internacional le es encomendada la tarea de presentar la

contribución de su equipo de trabajo como Jefe de Proyecto, y ha de hacerlo en un idioma en el que
tiene un buen nivel como lector y oyente pero una menor fluidez oral, lo cual le genera nerviosismo. El
proyecto que dirige va bien y los resultados está seguro de que serán interpretados satisfactoriamente
por la audiencia. Dispondrá de diez minutos y le consta que no es el único con dificultades con el
idioma. La agenda está muy cargada en la reunión y actuará en último lugar.

Se pide:

En base a estos datos, dé directrices para la preparación de la presentación, su contenido y técnicas para
mejorar su calidad.
Solución 1

Los comentarios son indicativos de aspectos básicos mejorables a la hora de redactar una presentación a
tener en cuenta cuando tenga que elaborar la de su proyecto:
El auditorio: la presentación se hace a un grupo heterogéneo y numeroso, y es de carácter divulgativo.
En ese sentido, la idea básica a transmitir (que les llegue a todos) habrá de ser por fuerza accesible para
el común del auditorio, evitando decantar la presentación hacia una profundidad técnica excesiva o
centrarse en aspectos comerciales, económicos o de un único tipo.
El lugar: es importante revisar las instalaciones porque la presentación puede ser relativamente larga
(horas) y existen dudas sobre el audio; cabe pensar si no sería un problema referente al uso de la voz
del presentador del proyecto A, puesto que si el audio está bien el problema ha de ser otro.
La motivación: es evidente que si bien había una motivación de base “el proyecto parecía interesante…”
ésta no fue suficiente para enganchar a los oyentes. Por otro lado, la presentación fue tildada de
excesivamente larga. En este sentido cabe trabajar en tres frentes:
La claridad del discurso y las conclusiones. Una idea general básica que sea accesible, que deberá ser
subrayada en la conclusión; puede ser útil, al ser una jornada formativa, remarcar las enseñanzas como
Jefe de Proyecto que ha aprendido.
El ritmo. “El tiempo parecía congelado…”. Evitar la monotonía excesiva.
Los detalles que puedan interesar a grupos particulares. Asegurada una idea clave del proyecto,
puede ser beneficioso entresacar algunos detalles que lleven poco tiempo dedicado a segmentos
particulares del auditorio, de modo que capten especialmente su interés, motivándoles.
Vigilar la duración del discurso, porque tres horas son en cualquier caso mucho tiempo, y más si no hay
descansos.
La participación. Si el tiempo asignado lo devora la presentación, y no hay participación del auditorio,
bajará la motivación de éste.
Solución 2
El aspecto básico en esta presentación es que, al no tener fluidez oral en el idioma en que se hace, y ser
un problema compartido, es especialmente importante tener claro qué palabras se van a utilizar y
evitar la improvisación. Esto, además, es posible porque la duración de la misma es corta y se centra en
exponer unos datos concretos y objetivos, los del proyecto.
Para mejorar las posibilidades de éxito en relación al idioma empleado:
Conviene redactar el discurso que se va a emplear, tenerlo anotado como material complementario a la
presentación, que no aparezca en los contenidos proyectados de la misma. Si bien no se recomienda
leer notas, al ser la presentación corta, ser el proyecto exitoso y estar centrado en los datos el discurso,
esto es más probable que se pase por alto. Y en cualquier caso, es mejor leer que trabarse o generar
confusión. Las notas reducirán los nervios.
Las técnicas de previsualización, ensayos previos, relajación… ayudarán a reducir el nivel de tensión
antes de realizarla.
Sobre el contenido:
La escasa duración asignada puede que sea incluso menor en la práctica al ser el último punto del orden
del día, si se alargan los anteriores, que son muchos (agenda densa). Por lo tanto, ha de estar
preparado para reducir aún más el tiempo empleado en la misma; además, el nivel de atención y
motivación puede ser bajo.
A diferencia de en otros escenarios, al no tener dominio del idioma, puede ser arriesgado motivar al
auditorio con el uso de anécdotas que podrían perder la gracia al no usar el lenguaje con fluidez, y
probablemente no habrá tiempo para ello: es más importante centrarse en la claridad, brevedad y
concisión de los datos, que juegan a su favor, cuidando la pronunciación.
El valor de la presentación es que su proyecto es de éxito y a todos les va a complacer saberlo: Estos
datos, expresados claramente y de forma visualmente atractiva (ya que el idioma no es su aliado, ha de
buscar ayuda en la imagen), han de ser el núcleo de la presentación y el discurso.