Casos - Trabajo en Equipo y Reuniones y

presentaciones eficaces

Casos - Trabajo en Equipo y Reuniones y presentaciones eficaces | 1

 TABLA DE CONTENIDO

CASO 1 - PRESENTACIÓN DE PROYECTO ....................................................................................... 3

Se pide: ............................................................................................................................ 3

SOLUCIÓN ...................................................................................................................................... 3

CASO 2 - PREPARACIÓN DE PRESENTACIÓN .................................................................................. 4

Se pide: ............................................................................................................................ 5

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Caso 1 - Presentación de proyecto

En su organización, la gerencia ha decidido que se hagan unas jornadas divulgativas sobre el

contenido de los proyectos asignados a cada PMO al resto de equipos de trabajo para mejorar la
comunicación en la empresa. Usted hace la presentación en segundo lugar. Unos días antes de
que sea su turno escucha estos comentarios en el café entre dos asistentes a la primera
presentación:

“¿Qué te pareció la jornada divulgativa? ¿Te gustó la charla del proyecto A?”

“Un poco fastidiosa. Tengo un montón de trabajo ahora como para dedicarle tres horas de
mi tiempo”.

“Sí, el tiempo parecía estar congelado. Además, no sé si es el audio de la sala pero se

escuchaba bastante poco”.

“No, el audio está bien. Es que somos demasiados asistentes, incluso vino gente de otras
gerencias, y personal no técnico. El caso es que el proyecto parecía interesante, pero no
me quedó claro qué quería contarnos”.

“Si al menos hubiéramos podido preguntar…”.

Se pide:

En base a estos datos informales sobre la presentación del proyecto A, enumere

recomendaciones a tener en cuenta para la redacción de la presentación de su
proyecto.

Solución

Los comentarios son indicativos de aspectos básicos mejorables a la hora de redactar una
presentación a tener en cuenta cuando tenga que elaborar la de su proyecto:

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 El auditorio: la presentación se hace a un grupo heterogéneo y numeroso, y es de carácter
divulgativo. En ese sentido, la idea básica a transmitir (que le llegue a todos) habrá de ser
por fuerza accesible para el común del auditorio, evitando decantar la presentación hacia
una profundidad técnica excesiva o centrarse en aspectos comerciales, económicos o de
un único tipo.

El lugar: es importante revisar las instalaciones porque la presentación puede ser

relativamente larga (horas) y existen dudas sobre el audio; cabe pensar si no sería un
problema referente al uso de la voz del presentador del proyecto A, puesto que si el audio
está bien el problema ha de ser otro.

La motivación: es evidente que si bien había una motivación de base “el proyecto parecía
interesante…” ésta no fue suficiente para enganchar a los oyentes. Por otro lado, la
presentación fue tildada de excesivamente larga. En este sentido cabe trabajar en tres
frentes:

La claridad del discurso y las conclusiones. Una idea general básica que sea
accesible, que deberá ser subrayada en la conclusión; puede ser útil, al ser una
jornada formativa, remarcar las enseñanzas como Jefe de Proyecto que ha
aprendido.

El ritmo. “El tiempo parecía congelado…”. Evitar la monotonía excesiva.

Los detalles que puedan interesar a grupos particulares. Asegurada una idea clave
del proyecto, puede ser beneficioso entresacar algunos detalles que lleven poco
tiempo dedicado a segmentos particulares del auditorio, de modo que capten
especialmente su interés, motivándoles.

Vigilar la duración del discurso, porque tres horas son en cualquier caso mucho
tiempo, y más si no hay descansos.

La participación. Si el tiempo asignado lo devora la presentación, y no hay

participación del auditorio, bajará la motivación de éste.

Caso 2 - Preparación de presentación

En una reunión de trabajo en un proyecto internacional le es encomendada la tarea de

presentar la contribución de su equipo de trabajo como Jefe de Proyecto, y ha de hacerlo en un

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idioma en el que tiene un buen nivel como lector y oyente pero una menor fluidez oral, lo cual le
genera nerviosismo. El proyecto que dirige va bien y los resultados está seguro de que serán
interpretados satisfactoriamente por la audiencia. Dispondrá de diez minutos y le consta que no
es el único con dificultades con el idioma. La agenda está muy cargada en la reunión y actuará
en último lugar.

Se pide:

En base a estos datos, dé directrices para la preparación de la presentación, su contenido y

técnicas para mejorar su calidad.

Solución
El aspecto básico en esta presentación es que, al no tener fluidez oral en el idioma en que se
hace, y ser un problema compartido, es especialmente importante tener claro qué palabras se
van a utilizar y evitar la improvisación. Esto, además, es posible porque la duración de la misma
es corta y se centra en exponer unos datos concretos y objetivos, los del proyecto.

Para mejorar las posibilidades de éxito en relación al idioma empleado:

Conviene redactar el discurso que se va a emplear, tenerlo anotado como material

complementario a la presentación, que no aparezca en los contenidos proyectados de la
misma. Si bien no se recomienda leer notas, al ser la presentación corta, ser el proyecto
exitoso y estar centrado en los datos el discurso, esto es más probable que se pase por
alto. Y en cualquier caso, es mejor leer que trabarse o generar confusión. Las notas
reducirán los nervios.

Las técnicas de previsualización, ensayos previos, relajación… ayudarán a reducir el nivel

de tensión antes de realizarla.

Sobre el contenido:

La escasa duración asignada puede que sea incluso menor en la práctica al ser el último
punto del orden del día, si se alargan los anteriores, que son muchos (agenda densa). Por
lo tanto, ha de estar preparado para reducir aún más el tiempo empleado en la misma;
además, el nivel de atención y motivación puede ser bajo.

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A diferencia de en otros escenarios, al no tener dominio del idioma, puede ser arriesgado
motivar al auditorio con el uso de anécdotas que podrían perder la gracia al no usar el
lenguaje con fluidez, y probablemente no habrá tiempo para ello: es más importante
centrarse en la claridad, brevedad y concisión de los datos, que juegan a su favor,
cuidando la pronunciación.

El valor de la presentación es que su proyecto es de éxito y a todos les va a complacer

saberlo: Estos datos, expresados claramente y de forma visualmente atractiva (ya que el
idioma no es su aliado, ha de buscar ayuda en la imagen), han de ser el núcleo de la
presentación y el discurso.

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