10 Reglas de Oro Power Point

Power Point es una herramienta informtica creada por Microsoft para realizar presentaciones grficas con sonido, animaciones, colores llamativos y cuya misin es facilitar la exposicin de un tema en multitud de campos (empresarial, educativo, cientfico, etc). Aprender a utilizarlo correctamente es clave para lograr conseguir con xito el efecto deseado en el auditorio . A continuacin se resumen las 10 reglas de Oro que cualquier persona debe tener en cuenta a la hora de preparar y exponer una presentacin en Power Point:

1. Apoyarse en fundamentos slidos, robustos

La herramienta de apoyo Power Point no es ms que eso, un apoyo. Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerde que

lo principal es usted y su mensaje.

Los asistentes a una presentacin desean escucharle a usted, no contemplar un espectculo de diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estn.

Construya argumentos slidos con los que poder convencer al auditorio, exponga ideas contundentes que logren persuadir
y conseguir as realizar entonces una presentacin con xito.

2. Sencillez.

Las presentaciones ms eficaces son aquellas con grficos sencillos y fciles de comprender con no ms de 5
lneas de texto por diapositiva.

No sature de informacin una diapositiva

accesorios que no sean imprescindibles. Recuerde que lo ms importante, lo discurso, no lo que aparece en la pantalla.

ni incorpore

imprescindible, es su

3. Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente imprescindibles.

Resulta difcil transmitir un mensaje de un modo conciso si bombardeamos al espectador con un sinfn de cifras y datos.

No abrume a los asistentes con estadsticas.

Siempre puede distribuir notas o incluso un pequeo informe al final de la presentacin para que lo estudien.

4. Evitar la lectura literal de diapositivas. Uno de los hbitos negativos ms comunes es limitarse a realizar una lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce unos efectos muy negativos y hace que la
presentacin acabe aburriendo a los asistentes. Lo ms importante de una presentacin es usted y su mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interprete lo que aparece reflejado en la pantalla, no lo lea. Mantenga as un mayor contacto con la audiencia.

5. Emplee solamente observaciones oportunas.

No realice comentarios que ya aparezcan reflejados en las diapositivas. Deje un tiempo para que los presentes que lean el texto
y a continuacin exponga alguna observacin que pueda ampliar su contenido.

6. No fatigue a los asistentes.

Emplee ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de informacin a los asistentes. De esta forma se conseguir adems lograr una mayor atencin del pblico, lo cual resultara ser una tctica muy eficaz.

7. Utilice el contraste de colores. usar un contraste marcado entre el color del texto y el de los grficos y el fondo.
Resulta muy eficaz para transmitir emociones el

8. Incluya imgenes y grficos novedosos. Dele mayor atractivo visual a sus exposiciones
incluyendo grficos e imgenes exportadas. No se limite a utilizar simplemente los recursos que ofrece la herramienta de Power Point.

Resulta muy atractivo incluir breves secuencias de video

que adems de transmitir un mensaje de manera eficaz, amenizan y relajan el ambiente.

9. Distribuya notas e informes al final, no durante la presentacin.

A menos que sea imprescindible, no distribuya documentos en el transcurso de una presentacin. Esto har que desven su atencin a la lectura de los mismos. Espera a que termine la exposicin para distribuirlos.

10. No tenga reparos en realizar modificaciones antes de exponer. No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Despus de
confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagnese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar la presentacin.

Preparar la Intervencin

Recomendaciones para la preparacin de un Discurso:

1. Es conveniente escribir unos das antes de la exposicin un esquema que recoja los aspectos ms importantes que se van a tratar y desarrollarlo. 2. Es importante preparar en profundidad el discurso en todos sus aspectos con antelacin: -seleccin del tema a tratar y los objetivos que se persiguen -recoger toda la informacin acerca del tema -organizar adecuadamente las ideas -preparar todo el material de apoyo que se va a utilizar

3. Conviene preparar las respuestas a las posibles cuestiones que pueda tener el auditorio. 4. Es muy recomendable ensayar la conferencia varias veces ante un espejo o alguien de confianza. De esta forma se conseguir una mayor fluidez verbal y se ejercitar la voz para conseguir que esta sea firme y sonora. 5. No se debe memorizar la charla ya que le quitar toda la expontaneidad y naturalidad.

Pasos

en

la

preparacin

de

un

Discurso:

1- Definir claramente el objetivo qu quiero lograr con mi discurso? por ejemplo, que el oyente est de acuerdo, colabore o se una a un proyecto... 2- Poner un ttulo llamativo al discurso: qu palabra, frase u oracin comunicar la idea de la manera ms fcil posible o despertar la curiosidad? Es imprescindible que el discurso tenga un ttulo que lo identifique claramente, para concretar tus ideas en tu objetivo y que te sirva para armar los argumentos alrededor de una frase que recuerde constantemente la idea central Ejemplo: "Tengo un sueo" de Martin Luther King expresando la esperanza de la igualdad de derechos para la raza negra 3Preparar la conclusin del discurso

cmo terminar el discurso? El final del discurso es fundamental, es la fase en la que se pide al oyente que reflexione sobre lo que se ha expuesto o que se haga algo al respecto. La -la -la 4cmo conclusin solicitud: por qu las ideas las tiene dos qu para partes: hacer... propsito... lgica discurso?

motivacin: Ordenar

razn en ideas

que estructura el

una para

ordenar

Las ideas deben tener un orden. El orden lo determina la frmula lgica que se utiliza. Tipos -De -De -Por -Por de estructuras problema causas combinacin de varios lgicas para o a estilos de un discurso: solucin efectos contraste ordenamiento

5cmo anticipar

Preparar el tema del

la que se va

introduccin a hablar?

El orden de las ideas que se ha definido en el paso 4 es exactamente el mismo que sirve para presentar el discurso. Ejemplos: -"en primer lugar, veremos el problema de... en segundo lugar mencionaremos la solucin o las opciones ms recomendables" -"en primer lugar veremos cul fue la causa... en segundo lugar analizaremos sus efectos.." cules sern las primeras palabras?

Con las primeras palabras se pretende captar la atencin de los oyentes y despertar su inters en la explicacin que se presentar inmediatamente despus. 6Es imprescindible Ensayar ensayar un discurso el hasta poder discurso asimilarlo.

7- Redactar el discurso

La Voz y Lenguaje Corporal

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1. La Voz
-Debemos evitar un tono de voz montono y de bajo volumen ya que leva a la

audiencia

desconectar

perder

inters

en

la

exposicin.

-Conviene aprovechar cualquier oportunidad para hablar en pblico ya que dominar la voz slo se consigue con la prctica. -Es importante aprender a modular la voz, es decir, a subir o bajar el volumen, cambiar el ritmo, hacer nfasis en determinadas palabras. Con todo ello conseguiremos captar la atencin del pblico ms fcilmente. -Es muy positivo hacer nfasis en los puntos importantes del discurso, es decir, destacar las ideas, resaltar las conclusiones, etc. -Cada vez que realicemos una afirmacin, debemos hablar con determinacin, con voz firme, alta y sin titubeos. -Es imprescindible para transmitir correctamente el mensaje el hablar claro, hacer un esfuerzo en vocalizar correctamente. -Cuando hablemos en pblico hay que hacer un esfuerzo por hablar alto, lo suficiente para que nos oigan claramente todos los oyentes. -Es muy frecuente hablar demasiado rpido debido a los nervios. Debemos tener en cuenta este aspecto y tratar de hablar de una manera sosegada, sobre todo al principio del discurso. -Hablar lento facilita enormemente la comprensin y adems proyecta al espectador una imagen de seguridad.

2.

Lenguaje

Corporal

-El Lenguaje Corporal es todo aquel conjunto de movimientos, gestos, actitudes que realizamos consciente o inconscientemente cuando nos comunicamos. -A travs del lenguaje corporal, el orador transmite mensajes como pueden ser los nervios, la timidez, seguridad, confianza, dominio, entusiasmo, vacilacin, etc.

-El

pblico

capta

todo

este

conjunto

de

gestos

con

total

claridad.

-Desde el primer momento en que se empieza la exposicin, debemos utilizar el lenguaje corporal en sentido positivo. Hay que saber transmitir serenidad y espontaneidad evitando aquellos gestos, actitudes y movimientos que resulten exagerados. -Es conveniente no quedarse quieto o rgido ya que rompe la monotona y ayuda a captar la atencin del espectador. -Se debe mantener una postura cmoda, erguida, natural y no forzada. -Un factor muy importante que no conviene olvidar es establecer el contacto visual con el auditorio desde el primer momento. -Los gestos relajados del rostro ayudan notablemente a atraer la atencin del pblico. Una sonrisa agradable siempre tiene un muy buen efecto. -Los movimientos de las manos deben estar cuidados, ni inmviles ni en constante movimiento. Son tiles para enfatizar las ideas o conceptos cruciales que se estn describiendo. -La postura debe ser erguida y relajada. La posicin en el escenario debe ser aquella que permita a todos los espectadores vernos con claridad.

Captar la Atencin y Persuadir

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A. Captar la Atencin:
El orador debe tratar de ganarse al pblico independientemente de que este coincida con los argumentos expuestos.

Para captar la atencin del pblico debemos tener en cuenta una serie de factores...

1-Al

pblico

se

le

gana

con

simpata

amabilidad

2-Es importante saludar al auditorio desde el primer momento, estableciendo contacto visual y agradecer de forma sincera su presencia. 3-Mostrar una imagen amable, tanto en el lenguaje corporal como en el tono de la voz 4-Mirar al pblico. El contacto visual es fundamental para mantener el hilo conductivo de la exposicin. 5-Siempre resulta agradable unos toques de humor sano y sobrio que ayudan a relajar la tensin, avivar el inters y a mantener la atencin del oyente. 6-Tambin se puede dar la oportunidad al pblico de participar en la exposicin. 7- El orador deber estar atento a las reacciones del auditorio, tratando de detectar indicios de prdidas de atencin (mirar al reloj, hablar con un compaero, leer un folleto). 8-Si se observan signos de desatencin, es aconsejable cambiar el tono de la voz, enfatizar, comentar alguna ancdota curiosa, emplear el humor, etc.

B.
Persuadir es -ser -conceder -desarrollar significa convencer a las personas mediante

Persuasin:
argumentos. necesario: calmado ecuanimidad slida

moderado la razn una

en

y algunos

estar temas con explicacin

C.

Recursos

de

la

persuasin:

1.mostrar apasionamiento por el tema tratado 2.sonreir y ser agradable en el trato personal 3.- considerar con mximo inters las preguntas o intervenciones de los oyentes -transmitir valores humanos positivos (generosidad, aplicacin, honestidad, deseo, felicidad).

D.La persuasin es eficaz cuando estn en juego los temas

relacionados

con:

-el dinero ej: "este procedimiento permitir ahorrar a la empresa unos costes de.." -el tiempo ej: "la implantacin del just in time permite reducir los tiempos de fabricacin en torno a un 15%...) -el trabajo ej: "estamos comprometidos con aumentar la productividad de nuestros trabajadores..." -la ciencia (cualquier argumento que se articule apoyndose en principios cientficos obtendr muy poca oposicin)

Vencer el miedo a exponer

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Vencer el Miedo a Exponer

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La gran mayora de la gente presenta miedo a hablar enfrente de un pblico por una serie de razones entre las cuales destacan:
miedo a las CRTICAS miedo al FRACASO ANSIEDAD al sentirse el centro de atencin demostrar IGNORANCIA del tema a tratar - miedo a las posibles REACCIONES NEGATIVAS de los espectadores temor a la prdida del PRESTIGIO - etc. Gran parte de este miedo es irracional, es decir, lgicos.

no obedece a motivos

Ahora bien, tener miedo en los momentos previos a una exposicin pblica es algo natural propio del ser humano. Por esta razn no deberamos ser excesivamente crticos con nosotros mismos, ni considerarnos como una persona dbil o insegura.

Posiblemente, la mejor manera de vencer el miedo es con una preparacin adecuada. Es muy aconsejable trabajar y ensayar rigurosamente la intervencin.

Cuando se domina el tema de la exposicin, las posibilidades de cometer fallos se reduce notablemente, lo cual genera confianza y disminuye el citado nivel de ansiedad. Suele resultar muy til mantener una mentalidad positiva antes y durante la intervencin, es decir, imaginarse la enorme satisfaccin que nos producira obtener un gran xito. Conseguir desenvolverse airosamente y sin inhibiciones es en la mayora de los casos una cuestin de prctica. Es por lo tanto muy aconsejable no dejar pasar cualquier oportunidad de hablar en pblico. Por otra parte, hay que tener en cuenta que no todo el miedo es malo, sino que resulta una ventaja puesto que nos mantiene alerta y agudiza nuestro ingenio ayudndonos a superar el trance con xito.