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Manual de
Procedimientos
P-4002 Caja Chica

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Contenido

PROCEDIMIENTO: CAJA CHICA .......................................................... 3

a. Propósito y alcance ............................................................................ 4

b. Responsables ..................................................................................... 4

c. Abreviaturas ....................................................................................... 4

d. Normativa aplicable ............................................................................ 4

Leyes y Reglamentos: ............................................................................ 4

Reglamentos y lineamientos del INTA: ................................................... 5

e. Conceptos claves ............................................................................... 5

f. Formularios o documentos de respaldo ............................................... 5

g. Detalle del Procedimiento ................................................................... 5

h. Diagrama de flujo ............................................................................. 11

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Personal involucrado en la ejecución del procedimiento:

Departamento
Cargo Firma
Dirección
BERTA Firmado digitalmente
Departamento MERCEDES por BERTA
MERCEDES DURAN
Asistente de la de DURAN QUIROS (FIRMA)
Tesorería Administración QUIROS Fecha: 2020.11.04
15:23:39 -06'00'
(FIRMA)
de Recursos
MARIELA Firmado
Departamento digitalmente por
ALFARO MARIELA ALFARO
Coordinador/a de de SOTO SOTO (FIRMA)
Administración Fecha: 2020.11.05
la Tesorería (FIRMA) 09:48:28 -06'00'
de Recursos
Firmado
JOSE PABLO digitalmente por
Jefe del Departamento
MURILLO JOSE PABLO
Departamento de de MURILLO MORALES
MORALES (FIRMA)
Administración Administración Fecha: 2020.11.04
(FIRMA) 15:12:08 -06'00'
de Recursos de Recursos
Firmado digitalmente
Dirección EVELYN por EVELYN MENDEZ
Encargada de MENDEZ ARCE (FIRMA)
Administrativa Fecha: 2020.11.11
ARCE (FIRMA) 13:40:59 -06'00'
Presupuesto
Financiera
GRACIELA Firmado
digitalmente por
Directora Dirección CHAVES GRACIELA CHAVES
Administrativa Administrativa RAMIREZ RAMIREZ (FIRMA)
Fecha: 2020.11.11
Financiera Financiera (FIRMA) 14:13:07 -06'00'

Firmado digitalmente
ALVARO por ALVARO RODRIGUEZ
Director Ejecutivo Dirección RODRIGUEZ AGUILAR (FIRMA)
Fecha: 2020.11.17
AGUILAR (FIRMA)
a.i. Ejecutiva 15:34:23 -06'00'

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PROCEDIMIENTO: CAJA CHICA

a. Propósito y alcance

Su propósito es establecer las actividades adecuadas en la operación de los fondos

fijos de las cajas chicas de las dependencias del INTA, para realizar gastos
menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir
bienes y servicios de carácter indispensable, urgente y de carácter excepcional.

b. Responsables

• Asistente de Tesorería.
• Coordinador/a de la Tesorería.
• Encargado/a de Presupuesto
• Jefe del Departamento de Administración de Recursos
• Director/a Administrativo/a Financiero/a.
• Director/a Ejecutivo/a.
• Junta Directiva.

c. Abreviaturas

• NA

d. Normativa aplicable

Leyes y Reglamentos:

• Decreto Ejecutivo 32874-H Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas

• Reglamento Interno
• Ley Administración Financiera y Presupuestos Públicos.
• Ley de control interno.

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Reglamentos y lineamientos del INTA:

• Cualquier otra normativa o directriz que a futuro se emita a lo interno del

INTA.

e. Conceptos claves

• Caja Chica: Se entiende por fondo fijo de caja chica aquella suma de dinero
fija que deposite el INTA a su nombre, en uno de los Bancos del Estado, con
la autorización del Director(a) Ejecutivo(a), considerando el criterio del
Administrativo Financiero, previa autorización de la Tesorería Nacional, para
realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que tienen
carácter de indispensable y urgente, de las partidas y subpartidas
presupuestarias autorizadas para realizar gastos por fondo fijo – caja chica,
las cuales se establecerán de conformidad con el Clasificador por el Objeto
del Gasto del Sector Público para Caja Chica. Es una pequeña cantidad de
fondos en dinero efectivo que se usa para gastos, respaldados en un lugar
seguro y controlado por quienes están autorizados.

f. Formularios o documentos de respaldo

• Adelanto de caja chica

• Justificación de la compra de bienes o servicios.
• Factura proforma cuando corresponda.
• Factura de compra del bien y/o servicio.

g. Detalle del Procedimiento

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Procedimiento Narrativo

Responsable No Paso del procedimiento Descripción

0 Inicio

1 Llena el Formulario El funcionario debe llenar completamente el

Adelanto caja chica formulario de Adelanto de caja chica con fecha
de adelanto, nombre del solicitante, la suma de
Funcionario / a dinero en números y letras, justificación del
adelanto.
2 Solicita a su Jefe Una vez completos todos los datos del
Inmediato la formulario, el funcionario debe solicitarle al
autorización de la jefe la firma y el sello, en la autorización de
compra en el Formulario adelanto de dinero.
Adelanto de Caja Chica
3 Decide si es un gasto de El Encargado/a de la Tesorería revisa que
caja chica, según vengan todos los requisitos y decide si es un
Encargado/a de
reglamento de caja gasto de caja chica.
la Tesorería
chica Si no es un gasto de caja chica, pasa al paso 4.
SI es un gasto de caja chica, pasa al paso 5.
4 Procede según P-1001 En este caso, el funcionario debe referirse al
Solicitud de Compra de procedimiento 1001 Solicitud de Compra de
Bienes o Servicios. bienes o servicios.
En el caso de ser suministros, pasa a la actividad
5, de lo contrario, pasa a la actividad 6.
Funcionario / a
5 Solicita al Encargado/a El funcionario debe solicitar al encargado de
de Suministros el sello suministros un sello en el Adelanto de Caja
de no existencia en Chica, de no existencia de suministros en
bodega bodega, para asegurar que el bien solicitado no
esté en bodega
6 Revisa el Formulario de El Encargado/a de Presupuesto le asigna
Encargado(a) de Adelanto de Caja Chica y contenido presupuestario al formulario
Presupuesto le otorga el contenido entregado por el funcionario.
presupuestario
7 Recibe el Formulario de El o la Asistente de Tesorería debe verificar que
Adelanto de Caja Chica, el formulario y la justificación del gasto vengan
Asistente
junto con la justificación con las respectivas firmas, antes de proceder
Tesorería
del gasto, y verifica las con el paso siguiente.
autorizaciones.

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Procedimiento Narrativo

Responsable No Paso del procedimiento Descripción

8 Solicita en el Formulario En el mismo formulario, el o la asistente de

Adelanto Caja Chica: la tesorería, le solicita el funcionario una firma de
firma de recibido del recibido y su número de cédula, en su
Funcionario/a y el respectivo apartado
respectivo número de
cédula.
9 Entrega el dinero al Una vez entregado el dinero, se le solicita al
Funcionario/a. funcionario que lo cuente y verifique que este
sea el monto exacto.
10 Entrega al El Asistente de Tesorería cuenta con tres
Funcionario/a la copia boletas, la original, una amarilla y la rosada se
del Formulario de la entrega al funcionario, como respaldo del
Adelanto Caja Chica dinero que se le ha entregado.
para posterior
liquidación.
11 Guarda en la caja chica Posteriormente se traslada a la caja chica, y
el original del guarda la restante copia, según el orden del
Formulario Adelanto consecutivo.
Caja Chica, y la copia en
el consecutivo.
12 Realiza la compra y hace Realiza la compra y hace el pago.
el pago.
13 Solicita la factura. El funcionario debe solicitar una factura
electrónica a nombre del INTA, cédula jurídica
3-007-320067, con fecha, el detalle de la
compra y el monto, para posteriormente
entregarla al asistente de tesorería.

Funcionario / a 14 Verifica que la factura Según la descripción del paso anterior.

cumpla con los
requisitos establecidos
por el Ministerio de
Hacienda.
15 Coloca en la factura El funcionario debe colocar sus datos
nombre, firma y número completos en la factura, según detalle anterior.
de cédula.

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Responsable No Paso del procedimiento Descripción

16 Indica el monto en El funcionario debe anotar el monto total en

letras. letras en la factura, si no viniese anotado
previamente.
17 Solicita la firma y sello Posteriormente se dirige al jefe inmediato y le
de autorización del Jefe solicita la firma y sello de autorización,
Inmediato en la factura. justificando la compra.

18 Adjunta la factura a la Junto con el Formulario Adelanto Caja Chica,

copia del Formulario debe venir grapada la factura del gasto
Caja Chica realizado.

19 Solicita la aprobación Posteriormente se traslada al Encargado/a de

del gasto real al Presupuesto y le solicita la aprobación del gasto
Encargado/a de realizado.
Presupuesto.

20 Entrega la factura y la El funcionario debe entregar ambos

copia del Formulario documentos al área de tesorería, para
Adelanto Chica al continuar con los pasos siguientes
Asistente de Tesorería
para liquidar adelanto
de caja chica.
21 Revisa que la factura Revisa que la factura cumpla con los requisitos
cumpla con los establecidos por Hacienda y completamente
requisitos. llena, con la fecha, identificación física o
jurídica del vendedor, el monto en número y
letras.
En el caso de sobrantes, pasa al paso 22, de lo
contrario al paso 23.
Asistente
tesorería Y en el caso de faltantes, pasa a la actividad 24,
de lo contrario, a la actividad 25.

22 Recibe del Verifica que el dinero entregado por parte del

Funcionario/a el dinero Funcionario/a coincida con la diferencia entre
sobrante. Pasa a la el monto entregado en el adelanto y el monto
actividad 24. real pagado.

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Procedimiento Narrativo

Responsable No Paso del procedimiento Descripción

23 Entrega al El o la asistente de tesorería determina la

Funcionario/a el dinero diferencia entre el monto real pagado y el
faltante. monto entregado en el adelanto, para verificar
la cantidad de dinero que se debe devolver al
funcionario.

24 Devuelve al Una vez entregado el dinero sobrante o

Funcionario/a la copia faltante, le entrega al funcionario la copia del
del Formulario adelanto documento con su respectivo sello de
caja chica con sello de liquidación.
liquidación.

25 Adjunta la factura al Se traslada a la caja chica y busca la solicitud

original de adelanto de original con su número, para adjuntar la factura
caja chica original de compra.

26 Realiza el reintegro de Inmediatamente se realiza el reintegro para

gastos de caja chica pasar al paso siguiente.
según corresponda.
27 Traslada el reintegro al Finalizado el reintegro, le informa al
Encargado/a de la Encargado/a de la Tesorería sobre el reintegro
Tesorería.
28 Revisa el reintegro. Una vez realizado el reintegro, verifica si está
correcto o incorrecto.
Si está correcto, pasa a la actividad 26, de lo
contrario pasa a la actividad 29.
Encargado/a de
la Tesorería
29 Traslada el reintegro a la
Jefatura de
Administración de
Recursos.
30 Aprueba el reintegro de Jefe del Departamento de Administración de
caja chica Recurso revisa los documentos, las cantidades
Jefe y la sumatoria; donde el monto coincide con el
Departamento del reintegro, para su respectiva aprobación.
Adm. de 31 Se precede según P- Fin
Recurso 4004 Pago SINPE o
traspaso por sistema
bancario

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h. Diagrama de flujo

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Organización Nombre Código

CAJA CHICA P-4002

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JEFE INMEDIATO
RESPONSABLE FUNCIONARIO/A FUNCIONARIO/A PRESUPUESTISTA

INICIO

1.Llena el
Formulario
Adelanto Caja
Chica Adelanto
caja chica.

5. Solicita al
2.Solicita a su Encargado/a de
3.Decide si es un
Jefe Inmediato la Suministros el
gasto de caja
autorización de la sello de no
chica, según
compra en el existencia en
reglamento de
Formulario Caja bodega.
caja chica.
Chica.

Sí

6.Revisa el
Formulario de
¿Es gasto de ¿Son Caja Chica y le
Sí No
caja chica? suministros? otorga el
contenido
presupuestario.

4. Procede según
P-1001 Solicitud 1
No
de compra de
bienes y servicios.

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Organización Nombre Código

CAJA CHICA P-4002

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ASISTENTE TESORERÍA
RESPONSABLE FUNCIONARIO/A FUNCIONARIO/A ASISTENTE TESORERÍA

20.Entrega la
11.Guarda en la factura y la copia
caja chica el del Formulario
12.Realiza la 21.Revisa que la
original del caja Chica al
compra y hace el factura cumpla
Formulario Caja Asistente de
pago. con los requisitos.
Chica, y la copia Tesorería para
en el consecutivo. liquidar adelanto
de caja chica.

10.Entrega al
Funcionario/a la
copia del
Formulario de 19.Solicita la
aprobación del 2
Caja Chica para
posterior 13.Solicita factura. gasto real al
liquidación. Presupuestista.

9.Entrega el
dinero al 18.Adjunta la
Funcionario/a. factura a la copia
del
Formulario Caja
Chica.
14.Verifica que la
factura cumpla
8.Solicita en el con los requisitos
Formulario de establecidos por el
Caja Chica la Ministerio de
firma de recibido Hacienda.
17.Consigue la
del Funcionario/a. firma y sello de
autorización del
Jefe Inmediato en
la factura.

7.Recibe el
formulario de Caja
Chica y verifica las
autorizaciones.

16.Indica en la
15.Coloca en la
factura las
factura nombre,
razones de la
firma y número de
compra y el monto
1 cédula.
en letras.

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Organización Nombre Código

CAJA CHICA P-4002

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ASISTENTE TESORERÍA
RESPONSABLE ASISTENTE TESORERÍA TESORERO/A JEFATURA DPTO. ADM. REC.

2 FIN

22.Recibe del
¿Sobro
Sí Funcionario/a el
dinero?
dinero sobrante.

No 30.Se precede
según P-4001
Trámites de
pagos.
¿Falto dinero? No

SI

24.Devuelve al
Funcionario/a la
23.Entrega al
copia del
Funcionario/a el
Formulario Caja
dinero faltante.
Chica con sello de
28.Traslada el
liquidación.
reintegro a la 29.Aprueba el
Jefatura de reintegro de caja
Administración de chica.
Recursos.
25.Adjunta la
factura al original
de adelanto de
caja chica.
Sí

26.Realiza el
reintegro de
¿Está
gastos de caja No
correcto?
chica según
corresponda.

Revisa el
27.Traslada el reintegro.
reintegro al
Tesorero/a.

14