Atención: los textos en azul son instrucciones y/o recomendaciones para

desarrollar cada numeral. Mantengalas como referencia. No las borre sino

hasta que tengan el documento final de entrega.

<ACADEMIC-SOFT>
El nombre debe aportar información sobre el proceso, problema y/o institución donde se
desarrolla. Ayuda a diferenciar el proyecto de otros y a anunciar el contenido del proyecto.

<SENA>
<CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
COORDINACIÓN UTI>
<ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN>

Equipo de Desarrollo:

<Melissa Tatiana Lemus Fonseca>

<Jaime Andrés Lozada Zúñiga>
<Israel Arias>
<Luis Alejandro Pulido>

Presentado a:

<Juan Manuel Castañeda Isaza>

Documento Plan de Proyecto

<Bogotá, Colombia>
<2021>
Versión 3.1. Marzo de 2015

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 TABLA DE CONTENIDO
1. FICHAS TÉCNICAS DEL PROYECTO.............................................................3
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...............................................................4
3. OBJETIVOS.......................................................................................................4
3.1 Objetivo General – Propósito...................................................................4
3.2 Objetivos Específicos...............................................................................4
4. JUSTIFICACIÓN................................................................................................4
5. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD...........................................................................4
5.1 Factibilidad Técnica..................................................................................4
5.2 Factibilidad Económica y Financiera (Fase 2).......................................4
5.3 Factibilidad Legal y Ética.........................................................................4
6. ANTECEDENTES..............................................................................................5
7. MARCO DE REFERENCIA................................................................................5
8. DIAGRAMA DE PROCESOS............................................................................5
9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................................5
10. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Fase 2)................................................6
11. RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS..........................7
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................7
13. RESUMEN HOJAS DE VIDA.........................................................................7
14. BIBLIOGRAFIA..............................................................................................7

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1. FICHA TÉCNICA DEL PROYECTO (Conserve el tamaño de la ficha en una
sola página)

Informaciòn del Proyecto

Título del proyecto Boletines - Gestión de información
Entidad beneficiaria Colegio el maravilloso mundo de los niños
Entidad ejecutora GAES II
Otras instituciones participantes NO APLICA
Duración del proyecto (Meses) 18 MESES
Costo Total del proyecto APLICA PARA FASE II

Lugar de ejecución del proyecto Ciudad Puerto Carreño Departamento

Palabras Clave / Keywords
Las (máximo 5) palabras que sean altamente significativas dentro del proyecto. Deben únicamente enumerarse.
Boletín, académico, gestión, tecnología, automatización.

Abstract
Resumen del proyecto en inglés, máximo 10 líneas.
El Colegio el Maravilloso mundo de los niños en Puerto Carreño - Vichada, presenta un problema en su
gestión administrativa, por este motivo, se decide desarrollar un sistema de información enfocado en los
procesos administrativos que afectan el correcto funcionamiento de la institución. El problema se aborda
para optimizar y sistematizar la información que se representa en los boletines del colegio.

Objetivo General
Transcripción del Objetivo definido en el numeral 3.1 pero aún mas concreto, no más de 4 líneas.

Desarrollar un sistema de información que permita generar un registro unificado de materias, gestionar un
registro de las calificaciones, administrar información personal y control de ingresos económicos en el
colegio el maravilloso mundo de los niños en Puerto Carreño Vichada.

Objetivos Específicos
Transcripción de los objetivos definidos en el numeral 3.2 pero aún mas concretos, ojalá una línea por objetivo.

1. Generar un registro unificado de materias para el control académico de los alumnos en la institución.
2. Gestionar un registro de las calificaciones periódicas de cada alumno.
3. Administrar información personal de cada uno de los alumnos y los grupos.
4. Control de ingresos económicos del colegio representados en la matrícula y pensión de los
estudiantes.

Justificación
Resumen de la Justificación del punto 4. Máximo 10 líneas.
Este proyecto surge de la necesidad de implementar un sistema de información que ayude a optimizar los
procesos administrativos y académicos en el Colegio el Maravilloso Mundo de los Niños en Puerto Carreño
– Vichada, para generar una mayor eficiencia y eficacia en los procesos. El desarrollo del proyecto permitirá
suministrar rápida y eficientemente la información, ayudando así a reducir tiempos y a tener mayor contro de
cada uno de los procesos.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En máximo dos párrafos deben expresar de forma concreta: (a)el proceso que se
intervendrá, (b)la falla o fallas que presenta el proceso, la oportunidad de mejora
identificada o la necesidad latente que se quiere satisfaser, (c)la causa o causas
principales del problema y (d)las consecuencias o resultados negativos que genera el
problema.

Bajo nivel de gestión en el proceso administrativo y académico en el colegio el

maravilloso mundo de los niños de Puerto Carreño Vichada, que ha tenido
dificultades en la gestión de la información y presenta retrasos en diferentes
procesos. Poder optimizar el manejo de la información es la oportunidad de
resolver la necesidad que tiene la institución por medio de un sistema de
información en donde se sistematice los procesos a mejorar. Complementar

3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General – Propósito
Enuncien el propósito del proyecto, es decir lo que se pretende lograr para solucionar el
problema, en un párrafo, que para nuestro caso iniciará con: “Desarrollar un Sistema de
Información que….”. El objetivo general es la manifestación contraria al problema
identificado y debe ser uno solo.

Desarrollar un sistema de información que permita generar un registro unificado de

materias, gestionar un registro de las calificaciones, administrar información
personal y control de ingresos económicos en el colegio el maravilloso mundo de
los niños en Puerto Carreño Vichada.

3.2 Objetivos Específicos

Son la desagregacion del Objetivo General. Se refieren a lo que hará el Sistema de
Información para cumplir el Objetivo General. Se relacionan con los módulos del
sistema. La suma de los objetivos específicos llevan a la solución del problema.

No deben ser muchos (saturación de objetivos o que se confundan con actividades) pero
si suficientes.

3.2.1 Generar un registro unificado de materias para el control académico de los

alumnos en la institución.
3.2.2 Gestionar un registro de las calificaciones periódicas de cada alumno.
3.2.3 Administrar información de cada uno de los alumnos y los grupos.
3.2.4 Control de ingresos económicos del colegio representados en la matrícula
y pensión de los estudiantes.

4. JUSTIFICACIÓN
Contestar a la pregunta de porqué se realiza el proyecto, cuales son los beneficios y
ventajas que se obtendrán luego de su culminación, de haber solucionado el problema.
Es posible que se requieran varios párrafos pero se recomienda siempre ser concretos.

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Este proyecto surge de la necesidad de implementar un sistema de información
que ayude a optimizar los procesos administrativos y académicos al interior de la
institución. Esto se debe a la baja gestión de la información y descentralización de
la misma que genera una baja eficiencia en los procesos administrativos y
académicos del colegio.

La implementación generará una mayor eficiencia y eficacia en los procesos. El

desarrollo del proyecto permitirá suministrar rápida y eficientemente la
información, ayudando así a reducir tiempos y a tener mayor contro de cada uno
de los procesos.

5. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
A través del análisis de información prelimiar se busca reducir al máximo la incertidumbre
sobre el desarrollo del proyecto frente a varios aspectos (confirmar que frente a cada uno
de estos aspectos no hayan impedimentos para el desarrollo del proyecto), o en otras
palabras que si es posible su desarrollo.

El sistema de información se desarrolla en conjunto con la empresa para poder

cumplir de manera satisfactoria el desarrollo del proyecto. El proyecto dará como
resultado una herramienta que ayudará al colegio El maravilloso mundo de los
niños en la automatización e integración de las materias, calificaciones, listado de
estudiantes y control de matrículas y pensiones.

5.1 Factibilidad Técnica

El uso de programas dentro de la institución es una manera de reducir costos de
facturación, notas, materias e incentivar la automatización de diferentes procesos.
Debemos tener en cuenta que la inversión para la automatización no es alta
porque para el uso del programa requiere hardware tales como, computadores o
tablets que el colegio tiene a disposición de estudiantes y administrativos.

 Academic – Soft mejorará la gestión administrativa, académica y

documental sisitematizando procesos que serán más eficientes y eficaces
con recepción de documentos, la formalización de matrículas, control de
ingresos y gestión academíca de los estudiantes
 El sistema de información se adapta a las necesidades del cliente y a las
fallas que ha venido presentando los diferentes procesos al interior de la
institución
 El colegio tendrá que hacer muy poca inversión para la implementación del
software; unicamente necesitará un servidor que almacene toda la
información en la nube para tener la información centralizada.

5.2 Factibilidad Económica y Financiera (No la desarrolle, se hará en Fase 2)

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5.3 Factibilidad Legal y Ética
La ley general de educación en el artículo 77, ley 1341 de 2009, ley 1450 de 2011,
ley 1753 de 2015, ley 2108 de 2021, ley 1480 de 2011, ley 527 de 1999

La ley general de educación en el artículo 77. Dentro de los límites fijados por la
presente ley y el proyecto educativo institucional, las instituciones de educación
formal gozan de autonomía para organizar las áreas fundamentales de
conocimientos definidas para cada nivel, introducir asignaturas optativas dentro de
las áreas establecidas en la ley, adaptar algunas áreas a las necesidades y
características regionales, adoptar métodos de enseñanza y organizar actividades
formativas, culturales y deportivas, dentro de los lineamientos que establezca el
Ministerio de Educación Nacional.

Ley 1341 de 2009. La presente ley determina el marco general para la formulación
de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la
protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la calidad del
servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de estas
tecnologías.

Ley 1450 de 2011. Tiene como objetivo consolidar la seguridad con la meta de
alcanzar la paz, dar un gran salto de progreso social, lograr un dinamismo
económico regional que permita desarrollo sostenible y crecimiento sostenido,
más empleo formal y menor pobreza y, en definitiva, mayor prosperidad para toda
la población.

Ley 2108 de 2021. Estableció el acceso a internet como un servicio público de

carácter esencial en Colombia. La Ley 2108 de 29 de julio de 2021 estableció de
forma expresa el acceso a internet como un servicio público de carácter esencial
en Colombia.

Ley 1480 de 2011 Esta ley tiene como objetivos proteger, promover y garantizar la
efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como
amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos, en especial, lo
referente a:

Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

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6. ANTECEDENTES
Aqui se puede hacer una descripción de la situación actual del proceso y del contexto en
que se desarrolla. Explicación mas específica del problema, sus causas y sus
consecuencias.

Igualmente información sobre sistemas de información similares existentes en el mercado.

El problema que presenta el colegio el maravilloso mundo de los niños es que la

gestión administrativa no es la más eficáz por un mal manejo de la información,
por este motivo surge la idea de desarrollar un sistema de información enfocada a
las necesidades que tiene la rectora del colegio.

Investigando sistemas de información enfocadas en el tema que desarrollamos

nos encontramos que existen varios programas mucho más grandes en donde es
importante nombrar a colpegasus que es el programa que utilizan los colegios
públicos. Estos programas se encargan de la gestión administrativa y académica
de las instituciones y es importante tenerlos en cuenta para contextualizar el
proyecto. Cuadro comparativo con ventajas y desventajas, similitudes y diferencias

7. MARCO DE REFERENCIA
Enunciar (no transcribir o describir) las reglamentaciones o normatividad en las que está
enmarcado el proceso a intervenir y/o que debe contemplarse para el desarrollo del
Sisyema de Información. Leyes, decretos o reglamentaciones externas a la empresa o
institución y también las internas de ser necesario.

La ley general de educación en el artículo 77 i habla sobre la autonomía que tienen

a la organización de áreas fundamentales, inclusión de asignaturas optativas,
métodos de enseñanza y organización de actividades formativas culturales y
deportivas. El desarrollo del software se enfoca en algunos de estos puntos a
desarrollar como la organización de las materias que toma cada estudiante o el
desempeño de cada estudiante en las diferentes áreas temáticas.

En cuanto a reglamentaciones de sistemas de información nos encontramos con

diferentes leyes que nos rigen como la ley 2108 de 2021 en donde nos habla de
accesibilidad de internet en todo el territorio colombiano y la ley 527 de 1999 que
habla de comercio electrónico.

8. DIAGRAMA DE PROCESOS
Representación gráfica del proceso a intervenir (proceso actual) mediante un diagráma de
flujo (simbología), de forma que demuestre el conocimiento del proceso y además facilite
su comprensión, de manera clara, ordenada y concisa.

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9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Las actividades planeadas para desarrollar el proyecto, en nuestra caso las diferentes
etapas que plantea el programa, desagregadas cada una en un conjunto de acciones
específicas y relaciondas de manera lógica sobre el calendario. Los tiempos están dados
de igual forma por el programa; solo deben incluirse las actividades que realizará el
GAES.

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10. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Fase 2)
Presupuesto y Fuentes de Financiación (miles de pesos)
Todos los cuadros de presupuesto del proyecto deben estar diligenciados y totalizados

EJECUTORES ENTIDAD BENEFICIARIA

RUBROS TOTAL
Efectivo Especie Efectivo Especie

PERSONAL 0 0 0 0 0
COMPRA 0 0 0 0 0
EQUIPOS1,3 ARRIENDO 0 0 0 0 0
USO 0 0 0 0 0
MATERIALES E INSUMOS 0 0 0 0 0
SERVICIOS TÉCNICOS* 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN 0 0 0 0 0
VIAJES 0 0 o o 0
SOFTWARE 0 0 0 0 0
SUSCRIPCIONES 0 0 0 0 0
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS 0 0 0 0 0
OTROS (DISCRIMINAR) 0 0 0 0 0
TOTAL $0 $0 $0 $0 $0
Tabla 1: Tabla de Presupuesto del Proyecto

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11. RESULTADOS, ALCANCES E IMPACTOS ESPERADOS
Los Impactos son los efectos que se esperan se den sobre los diferentes actores
benefiarios del proyecto. Pueden ser de diferentes tipos: sociales (mejoramiento del
bienestar o la calidad de vida), técnicos (mejoramiento de procesos), económicos
(incremento en ingresos, decremento de los costos) ambientales (conservación de los
recursos naturales)

Los resultados son los logros observables (mesurables) del proyecto ya sean materiales o
cualitativos.

El proyecto se encuenta en una etapa de planteamento de la solución a un

problema encontrado en el colegio el maravilloso mundo de los niños. Hasta el
momento tenemos un avance con wireframe, esquemas y funcionalidades
detalladas de cada módulo a desarrollar.

El alcance del proyecto se enfoca en el desarrollo de las funcionalidas descritas en

el documento de especificaciones de requerimientos basándonos en la
problemática encontrada. La definición de los módulos ya está con una estructura
definida que desarrollaremos a lo largo de las siguientes fases.

Los impactos esperados en el Colegio el Maravilloso Mundo de lo Niños serán la

disminución de papel, disminución en el primer año del 40% de archivo,
organización por medio digital, se presentará un aumento de consumo eléctrico, la
inversión en servidores y hardware para el funcionamiento del producto.

12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

13. RESUMEN HOJAS DE VIDA

RESUMEN
HOJA DE VIDA

<Espacio para Foto...>

Nombres y Apellidos: Melissa Tatiana Lemus Fonseca

Identificación No. C.C. 1.098.779.901
Fecha de Nacimiento 17 de enero de 1996
Email: Melissa.lemus@usantoto.edu.co
Descripción del Cargo Actual: Aprendiz centro de servicios financieros
Estudios Realizados:

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 Perfil Profesional:

Tabla 2: RESUMEN HOJA DE VIDA <Melissa Tatiana Lemus Fonseca>

RESUMEN
HOJA DE VIDA

<Espacio para Foto...>

Nombres y Apellidos: Jaime Andrés Lozada Zúñiga

Identificación No. C.C. 1.012.418.291
Fecha de Nacimiento 21 de enero de 1995
Email: eafite@hotmail.com
Descripción del Cargo Actual: Aprendiz centro de servicios financieros
Estudios Realizados:
Perfil Profesional:

Tabla 3: RESUMEN HOJA DE VIDA <Jaime Andrés Lozada Zúñiga>

14. BIBLIOGRAFIA
 [# REF]. <Apellidos, Nombre autor 1><Apellidos, Nombre autor 2>. “Nombre de Libro” -
<Editorial> <Número de Páginas> ISBN <Número>.
 [# REF]. <Apellidos, Nombre autor 1><Apellidos, Nombre autor 2>. “Nombre de Libro” -
<Editorial> <Número de Páginas> ISBN <Número>.
 [# REF]. <Apellidos, Nombre autor 1><Apellidos, Nombre autor 2>. “Nombre de Libro” -
<Editorial> <Número de Páginas> ISBN <Número>.

Página 12 de 13
i
https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-397381.html?_noredirect=1