INFORME DE AUDITORÍA DE ETAPA 1 PARA SISTEMAS DE GESTIÓN

1 INFORMACION GENERAL
EMPRESA
CENTRO DE EVALUACION Y SERVICIOS INTEGRALES - CESI - LTDA

Sitio web: NA
LOCALIZACIÓN DEL SITIO PRINCIPAL:
Dirección, ciudad o municipio, departamento o provincia y en el caso de fuera de Colombia,
Calle 6 No. está
país donde 12 - 54 Buenaventura,
ubicada Valle Del Cauca, Colombia
la empresa.

Dirección del sitio Localización (ciudad – país) Actividades del alcance o

permanente incluyendo procesos desarrollados en
al principal este sitio
Única sede

ALCANCE VERIFICADO Y VALIDADO PARA LA CERTIFICACIÓN:

( VERIFICADO Y VALIDACVE
Prestación del servicio de educación informal de normas de tránsito y seguridad vial.

Provision of informal education of traffic rules and road safety in accordance with the
regulations issued by the Ministry of Transport.

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad)

7.3 Diseño y Desarrollo. Este requisito se excluye ya que el servicio ofertado al usuario infractor no lo
diseña o desarrolla la Empresa CESI LTDA sino que está diseñado y desarrollado por el Ministerio de
Transporte mediante la Resolución 3204 de 2010 o la(s) que la modifique(n), donde el Ministerio de
Transporte define directrices de contenidos, intensidad horaria, instalaciones, perfiles de los instructores,
objeto de la capacitación y la naturaleza y funcionamiento de los CIA.

7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición. Se excluye este requisito debido a que en la
prestación del “Servicio de educación informal en normas de tránsito” no se utilizan equipos que
requieran ser calibrados o ajustados.

CÓDIGO SECTOR: AT 37 Educación

REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: ISO 9001:2008
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN
Nombre: Luis Angel Ortiz Cardona
Cargo: Gerente
Correo electrónico: ciabuenaventura@gmail.com
FECHA DURACIÓN (total días auditoría)
2 de mayo
Etapa 1 0.5
de 2’013
EQUIPO AUDITOR
Audito Líder: Ing. Nancy Peñaranda R.
Experto Técnico NA

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2 OBJETIVOS
 Confirmar el alcance propuesto para la certificación.
 Auditar la documentación del sistema de gestión.
 Evaluar la ubicación y las condiciones específicas del sitio e intercambiar información con el
personal con el fin de determinar el estado de preparación para la etapa 2 de la auditoría.
 Recopilar la información necesaria correspondiente al alcance del sistema de gestión, a los
procesos y a las ubicaciones de la organización, así como a los aspectos legales y
reglamentarios relacionados y su cumplimiento
 Evaluar la compresión de la organización en lo concerniente a la identificación y análisis de
peligros para la inocuidad de los alimentos, el plan HACCP y los PPR
 Revisar la asignación de recursos para la etapa 2 y acordar con el cliente los detalles de la etapa
2 de la auditoría.
 Proporcionar un enfoque para la planificación de la etapa 2, obteniendo una comprensión
suficiente del sistema de gestión y de las operaciones del sitio en el contexto de los posibles
aspectos significativos.
 Evaluar si las auditorías internas y la revisión por la dirección se planifican y realizan, y si el nivel
de implementación del sistema de gestión confirma que la organización está preparada para la
etapa 2 de la auditoría.
 Elaborar el informe de la Etapa 1 de la Auditoría que incluya los hallazgos y conclusiones
relacionados con la viabilidad de realizar la Etapa 2.
 Establecer el plan para la Etapa 2 de la auditoría, si los resultados lo ameritan
 Verificar la adecuación de la información reportada por el cliente en el Formulario de Solicitud de
la Certificación y en la Guía de Cotización.
 Definir el plan de muestreo a seguir durante el otorgamiento, el primer y el segundo seguimiento
de acuerdo a las directrices definidas en el ES-P-SG-002, sí el alcance solicitado para la
certificación corresponde a varios sitios permanentes.
 Definir el programa de auditorías, el cual cubre el ciclo completo de la certificación (otorgamiento,
primer seguimiento y segundo seguimiento)

3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS:
Describir las actividades desarrolladas durante la auditoría de etapa 1 en cuanto a:
- Esta auditoría, se realizó en las instalaciones de la empresa, de acuerdo a lo planificado.
- Se recorrieron las instalaciones con las que cuenta la organización para la prestación del servicio.
No se requirió plano para ello.
- Se verificó y validó el alcance previsto para la certificación, ajustándolo de acuerdo a la solicitud
inicial.
- Se identificaron los clientes de la organización, sus requisitos y la identificación de partes interesadas.
Los clientes contratantes es público en general, de manera especial personas a las que han sido
reportadas infracciones de tránsito. La prestación del servicio de educación, se hace en las mismas
instalaciones de la empresa.
- Hay una sede única por lo que no se requirió la aplicación de muestreo para la visita de sedes a
visitar.
- Se identificaron los requisitos legales o reglamentarios aplicables, pertinentes al alcance, basados en
la resolución 3204 de 2010 del Ministerio de Transporte.
- Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables por medio de la
identificación por la organización y la planificación del cumplimiento por parte de la organización. Al
respecto la organización cuenta con:
- La Resolución 001130 de 2012 con la cual se habilita a la organización, como Centro Integral de
Atención. CIA – CESI LTDA.
- Matrícula mercantil 56508-2 de propiedad del CENTRO DE EVALUACION Y SERVICIOS
INTEGRALES - CESI - LTDA
- No aplica plan de muestreo, por ser sede única.
- Se dio cumplimiento a la agenda programada.
- Se acuerdan las condiciones de logística necesarias para la etapa 2
- Se realizaron las explicaciones y aclaraciones necesarias para que la organización tenga claridad de

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todas las actividades realizadas y por hacer para la auditoría inicial.

Información sobre los sitios por auditar en el alcance del sistema de gestión

Número de sitios permanentes diferentes al principal que estarán cubiertos por la certificación 0
Número de sitios que se tomaran como muestra en la Etapa 2, si es aplicable la toma de muestra como
múltiple sitio NA

3. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION

Fecha de aprobación ó número de versión del manual de gestión o documento Manual de calidad
que describe los elementos centrales del sistema de gestión: versión 1 de octubre de
2012
Exclusiones de requisitos reportadas en el manual de Gestión (aplicable a SGC): indicar las exclusiones de
requisitos reportadas por la organización

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto. Este requisito se excluye parcialmente
en el inciso 7.2.1 a) en el sentido de que en el CIA no se tienen requisitos especificados por el Cliente para
las actividades posteriores a la entrega.

7.3 Diseño y Desarrollo. Este requisito se excluye ya que el servicio ofertado al usuario infractor no lo
diseña o desarrolla la Empresa CESI LTDA sino que está diseñado y desarrollado por el Ministerio de
Transporte mediante la Resolución 3204 de 2010 o la(s) que la modifique(n), donde el Ministerio de
Transporte define directrices de contenidos, intensidad horaria, instalaciones, perfiles de los instructores,
objeto de la capacitación y la naturaleza y funcionamiento de los CIA.

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. Este requisito se excluye parcialmente en
los incisos 7.5.1 f) en lo relativo a las actividades posteriores a la entrega, debido a que el “Servicio
de educación informal en normas de tránsito” declarado en el SGC, termina con la entrega del certificado
de asistencia al usuario infractor y su respectivo cargue al Registro Único Nacional de Transito - RUNT, y
por lo tanto, no existen actividades posteriores que se puedan controlar.

7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio. Se excluye este
requisito debido a que el “Servicio de educación informal en normas de tránsito” se puede verificar
mediante mediciones posteriores en la aplicación de Encuestas de Satisfacción a un porcentaje de los
usuarios infractores formados en nuestro CIA, igualmente el impacto en el usuario Infractor de recibir
nuestro “Servicio de educación informal en normas de tránsito” al saber que representa para él costos en
términos de dinero y tiempo, igualmente que el “Servicio de educación informal en normas de tránsito”
genera en los usuarios infractores conciencia de cultura ciudadana en pro de la Seguridad Vial y el
Respeto de las Normas de Tránsito siendo susceptible a acciones de seguimiento por parte de
Organismos Externos como la Policía Nacional.

7.5.5 Preservación del Producto. Se excluye de forma parcial por las características del
“Servicio de educación no formal en normas de tránsito”, que es intangible, y no es susceptible de
almacenamiento, manipulación, embalaje y protección. Sin embargo en lo referente a la preservación de
las partes constitutivas del “Servicio de educación informal en normas de tránsito”, como son: la
documentación soporte de la capacitación, la metodología y contenidos usados en la capacitación y la
infraestructura, en lo que se refiere al certificado de asistencia entregado al usuario infractor y su
respectivo cargue al RUNT, se controla como cualquier registro de calidad aplicando el procedimiento
control de registros. El CENTRO INTEGRAL DE ATENCIÓN CIA – CESI LTDA determina, proporciona y
mantiene la infraestructura necesaria de acuerdo a las condiciones particulares y recursos disponibles para
lograr la conformidad con los requisitos aplicables al Servicio ofertado definidas en la Res. 3204:2010.

7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición. Se excluye este requisito debido a que en la
prestación del “Servicio de educación informal en normas de tránsito” no se utilizan equipos que requieran
ser calibrados o ajustados.

Se retroalimentó a la empresa al respecto. Los dos únicos requisitos de los que se justifica su exclusión
son el requisito 7.3 y el requisito 7.6.

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4. OBSERVACIONES A LA ADECUACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION

- Es importante que la redacción de los objetivos de calidad, enfaticen en actividades de

mejoramiento, no solo de cumplimiento, generando con ello un reto permanente de cambio. Sería
importante validar los verbos con los que se da inicio a la redacción de los objetivos de calidad.

- En términos generales se deben revisar la estructura de las fórmulas de indicadores de gestión,

asegurando que las mediciones sean coherentes con las metas establecidas y las fórmulas
matemáticas de donde se calculan.

- La formalización de las acciones preventivas y correctivas teniendo como base las diferentes
fuentes que las identifican.

- Las exclusiones reportadas, (7.2.1, y 7.5.1.f.) teniendo en cuenta que en lo referente a servicio de
post venta, por el tipo de servicio prestado, siempre se puede estar sujeto a enviar alguna
información o consulta adicional, o datos que no se tengan a disposición durante el curso,
Adicionalmente, hay unos compromisos formales de la empresa con los clientes, dentro de los
cuales está la disponibilidad de copia de la certificación del curso, para cuando se llegue a requerir.

De igual manera es necesario que se formalicen las actividades que actualmente tiene la
organización para validar el servicio, (requisito 7.5.2) asegurando previamente condiciones
adecuadas de instalaciones, material de formación, competencia del instructor, recursos, etc. que
garanticen la buena prestación del servicio bajo condiciones controladas.

- Sería importante que la visión de la empresa se trace a un periodo establecido, dejando una base
clara para interpretar los resultados de los logros alcanzados.

- En el listado maestro de documentos, es importante que se incluya el control de las fechas del
cambio de la última versión, el responsable del documento y quienes tienen copias físicas o
virtuales.

- En el listado maestro de registros es necesario ser mas explícitos en la ubicación de los archivos
tanto físicos como virtuales

- Es importante que se valide la frecuencia de evaluación de proveedores, evitando el desgaste en

este control. Los datos del seguimiento a cada compra se pueden hacer electrónicos en una sola
matriz, evitando el desgaste de papel e impresión. Se deben considerar críticos todos los
productos o servicios que afecten la prestación del servicio, como la disponibilidad de internet, de
energía eléctrica y de la planta eléctrica, seguridad, entre otros.

- La metodología para la determinación de competencias, para que se tenga en cuenta que al

respecto la norma refiere tener en cuenta tanto las habilidades, como los criterios de educación,
formación y experiencia. Es importante demostrar cómo es que se da cumplimiento a estos
requisitos facilitando

- Es importante que se definan formalmente las disposiciones que se tienen para hacer control y
proteger la propiedad del cliente.

- En los registros del control de los no conformes del proceso, tener en cuenta que no se confundan
con las no conformidades que dan entrada a las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

- Es importante que se tenga en cuenta establecer lineamientos, para dar respuesta escrita a las
quejas y reclamos de los clientes.

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5. RESULTADOS DE LA ETAPA 1 SI NO No
aplica
Las exclusiones son adecuadas y justificadas, de acuerdo con lo establecido en el
numeral 1.2 de la norma ISO 9001 ? (Aplica solo para Sistema de Gestión de la X
Calidad)
En el caso de sistema de gestión de la calidad existen procesos de origen externo
X
con incidencia en el alcance de la certificación?
Está definido el control sobre estos procesos de origen externo? X

Se han identificado los requisitos legales y reglamentarios aplicables en el alcance

X
de certificación previsto y la norma de requisitos de sistema de gestión?

Se evidencia la información acerca de los resultados del seguimiento (monitoreo) y

X
medición?

Se ha realizado al menos un programa de auditorías internas al Sistema de

Gestión para determinar su conformidad con los requisitos especificados y si el X
Sistema se ha implementado y mantenido eficazmente?
Se han realizado al menos una Revisión por la Dirección para asegurar la
X
conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema?
Se cuenta con resultados de acciones tomadas para los resultados de monitoreo,
X
auditorías internas y revisiones por la dirección.

Se cuenta con las condiciones y los recursos para la realización de la Etapa 2? X

El representante de la alta dirección tiene la autoridad y la responsabilidad definida

X
acorde con los requisitos establecidos en la norma de requisitos de gestión.

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6. HALLAZGOS IDENTIFICADOS

Numeral de la Descripción del hallazgo

Norma de
requisitos
4.1 a al f La organización no ha realizado documentación completa del sistema de
gestión de la calidad para demostrar cómo mejorar continuamente su eficacia
de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.
Evidencia
No hay caracterizaciones de los procesos.
4.2.4 Hay falencias en el listado maestro de registros.
Evidencia:
El listado maestro de registros no incluye la documentación de los clientes
(cédula e infracción) ni las listas de asistencia a cursos por parte de los
usuarios.
8.2.3 Hay deficiencias en la configuración de algunos indicadores de gestión

Evidencia:
El indicador de satisfacción de clientes hace un cálculo que no es coherente
con lo que se quiere medir que es el promedio. Toma la sumatoria de todos los
resultados y se divide por el máximo valor de calificación y posteriormente
vuelve a correlacionarse con este máximo valor obtenido, generando un dato
que no tiene la interpretación que se le quiere dar de promedio, dificultando el
análisis de resultados.

El indicador de quejas no es coherente con los datos reportados. El indicador

mide el número de quejas al mes y los resultados se reportan en términos de
% con valores de 200% para octubre , noviembre y diciembre de 2012. La
meta es de 5 (sin unidades). No hay coherencia.

El indicador de no conformidades acumuladas mide el número de no

conformidades acumuladas bimestral dividido en 1 (sin unidades) la meta es
del 5%. No hay datos del seguimiento al desempeño en ningún periodo y no
se encuentra la lógica del denominador para interpretar los resultados.

5.6 En la revisión por la dirección realizada en marzo 6 de 2013, falta incluir

información correspondiente a los no conformes del servicio y a las acciones
correctivas y preventivas.

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7. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA 1
RECOMENDACIÓN PARA REALIZAR ETAPA 2, Si

COMENTARIOS DEL AUDITOR LIDER,

En términos generales se considera viable la realización de la etapa 2 de la auditoria, siempre y

cuando se dé solución a las no conformidades reportadas en este informe y a las observaciones
reportadas.

En el análisis detallado de las muestras del proceso de auditoría en la etapa 2 , pueden identificarse
otras desviaciones o más oportunidades de mejoramiento.

Notas:
La decisión para la continuación del proceso y realización de la etapa 2 es de la organización al revisar los resultados obtenidos en
la etapa 1 y los riesgos que implica realizar la etapa 2 sin implementar acciones para los hallazgos detectados.
En cualquier caso, la etapa 2 de la auditoría debe ser realizada antes de 90 días a partir de la fecha de realización de la Etapa 1.
El auditor líder en la reunión de conclusiones de la Etapa 1, explicará los detalles relacionados con la continuación del proceso y
las alternativas para la organización y dará a conocer el plan de muestreo definido para el otorgamiento.

Nombre
Ing. Nancy Peñaranda R. FECHA: 2013 05 02
auditor líder:

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