Universidad Abierta y a Distancia de México

Técnicas de Negociación.

Unidad 1
Comunicación efectiva.

Actividad 1.
La comunicación.

Docente en línea:
Luz Del Carmen Monroy.

Alumno (a):
Williams Adolfo De León Díaz.

Grupo:
LT-LTDN-2202-B2-003

Matricula:
ES1822035748

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Introducción.

En esta actividad la comunicación es el tema central, así como los elementos en el

proceso, en la imagen 1, se observará la definición en mis propias palabras de los
elementos que conforman este proceso, considerando un pequeño ejemplo que permita
comprender de mejor forma como cada elemento se conecta con otro.

La comprensión de los elementos del proceso de comunicación resulta un factor

determinante para poder comprender, como en la logística y el transporte es
indispensable contar con una comunicación en tiempo y forma.
Hablamos de que, en la logística y transporte, es cada vez más exigente el saber en
tiempo real el proceso de las entregas, así como cualquier incidencia que pueda
presentarse, trafico, averías en las unidades, robos, direcciones incorrectas, cambios de
última hora, etc., es por eso por lo que la importancia, radica en saber comunicar la
información adecuada con mensajes claros y oportunos.

Así mismo debemos tener claro que la comunicación no solo existe en un canal, es
decir, no solo se realiza de forma interna, entre las áreas que conforman la
organización, también es de forma externa y esta comunicación y la forma en que se
recibe y se solicita debe ser de precisa, completa, con el fin de poder transmitirla en un
mismo sentido, a fin de evitar especulaciones y malinterpretaciones que repercutan en
la calidad del servicio ofrecido.

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Mapa conceptual.

Enlace mapa conceptual elaborado en CANVA,

https://www.canva.com/design/DAFNZB-Pn6k/YrES7soSk06KanXf9eUOfg/edit?
utm_content=DAFNZB-
Pn6k&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton

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Ejemplos del proceso de comunicación.

Ejemplo 1. Logística Inversa.

Estos ejemplos son basados en la poca experiencia laboral con la que cuento, en este
primer ejemplo será en el área de Atención a clientes / Logística Inversa.

1) El área de atención a clientes recibe información tanto del operador en sitio de

entrega, como de su homólogo en el destino final.
2) Esta información puede ser en tres vertientes, aceptación total de la entrega o
rechazo parcial o total.
3) Al recibir esta información, está área debe colocar la información en ciertos
documentos, que serán enviados según corresponda el caso, (particularmente
será rechazo).
4) Al ser rechazo, redacta una notificación electrónica para dar a conocer a las
áreas involucradas de este rechazo, informando, motivo, factura, O.C., producto
rechazado, cantidad, lote, caducidad.
5) Al recibir esta información el área de devoluciones comienza con la preparación
de formatos de recepción e ingreso de producto, así como el ingreso a nivel
sistema, generando los folios correspondientes.
6) Una vez recibido el rechazo el área de devoluciones, lo valida y verifica
físicamente y coloca en el área designada, lo ingresa a sistema y regresa esta
información a todas las áreas involucradas, para poder dar fin a esta actividad.

Claro está el proceso es más complejo, con un poco más de actividades según sea el
caso, pero a nivel general este es el proceso de comunicación entre el área de atención
a clientes y devoluciones, en este sentido hablo de mensajes por medios electrónicos,
pero la comunicación puede efectuarse por voz, o mensajes de texto.

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Ejemplo 2. Tren de salida (embarque).

En este ejemplo busco mostrar la comunicación por medios electrónicos, mensajes, por
voz y en medios impresos, por los cuales el área de distribución efectúa y comparte la
información para el embarque.

1. Una vez que las entregas han sido confirmadas en sistema, el área de
distribución comienza con la asignación de rutas, e itinerarios, consolidando o
asignando unidades dedicadas, esto a nivel sistema.
2. Con esta información se descarga la información del sistema, para poder llenar
un formato en Excel, el cual será compartido vía correo a los diferentes sites,
informando a los supervisores de almacén, y al área de embarques, los datos,
horarios y operadores asignados.
3. El área de distribución notifica si existe algún riesgo, custodias, y/o datos a
considerar especiales, como unidades con cierta temperatura y/o el volumen
máximo a considerar en las unidades.
4. Las áreas y/o el personal receptor de esta información comienza a valida sus
rutas, con el fin de comenzar a preparar las entregas.
5. En caso de existir errores, se le notifica sobre ese correo al área de distribución,
o se busca vía telefónica al ejecutivo que asigno la ruta, con el fin de notificar el
error y solicitar la corrección.

Tal como en el ejemplo anterior, este ejemplo, esa nivel general no a detalle, ya que de
ser así sería muy extenso, pero considero que aporta un claro ejemplo de cómo la
comunicación debe ser en tiempo y forma, y esta se produce de forma efectiva, cuando
el receptor puede descifrar el mensaje.

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Conclusiones.

La logística y transporte cada vez requiere mayor calidad en el servicio, las entregas de
última milla son de mayor exigencia por el cliente final, y esto va de la mano con el
servicio en el cual muchas empresa realizan ofertas con entregas en 24 horas, o el
mismo día. Tomando este contexto, la comunicación que viene de los directivos, de los
lideres es fundamental, y es importante que esta pueda ser recibida con claridad,
transmitida con eficiencia, de tal forma que al decodificarla pueda ser de fácil
comprensión.

Así mismo es y debe ser un tema importante que la forma de emitir el mensaje radica
hacía el tipo de emisor al cual va dirigida esta información, no es lo mismo dirigir
información financiera a un equipo operativo en el área de embarques, es decir,
debemos comprender que el mensaje debe contener el objetivo, el nivel y la claridad de
facilitar su comprensión.

La información que transmitimos y recibimos no solo viene de áreas internas, sino, del
cliente, quien es la razón de ser de la organización, y la recepción y el servicio del
receptor será de gran importancia, para poder “retransmitir” esta información al equipo
de trabajo, realizando una analogía, de forma personal, considero que en la logística y
transporte recibir información es como cuando un programador recibe de su carrera y
de los libros el código para poder compilar una secuencia de instrucciones que permitan
correr un programa, pero este código fuente, el usuario final lo recibirá como algo con
calidad y sencillo de operar, de esta forma la forma en que transmitimos la información
será parte de la calidad con la que el servicio será ofrecido al cliente.

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 Bibliografía
CADENA, A. Y. (11 de 2018). Importancia de las estrategias de la comunicación
organizacional entre el área comercial y el proceso logístico para el
mejoramiento de la cadena de valor al cliente. Obtenido de
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https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/20624/
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Obtenido de blog.wearedrew.co: https://blog.wearedrew.co/logistica/principales-
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blogs.imf-formacion.com:
https://blogs.imf-formacion.com/blog/logistica/logistica/comunicacion-direccion-
logistica/

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