Manual Dentalstudio

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Artconsulting Gerencia Administrativa y Financiera. Gerente General.
Fecha: Fecha: Fecha:
Septiembre 2022. Septiembre 2022 Septiembre 2022
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

INTRODUCION
SIMBOLGIA Y
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS CONTABLES
Introducción:
DENTAL STUDIO 3D., se ha dispuesto el establecimiento de Procesos y Procedimientos

contables que será de aplicación general a la Entidad.
El Manual de Procesos y Procedimientos contables, es una herramienta que permite a la

Entidad garantizar la organización y mejorar la calidad del servicio. La estructura de este
manual relaciona los principales macroprocesos contables identificados en la Entidad,
los cuales están conformados por procesos y procedimientos; información que se
presenta a través de los diagramas de flujo, los cuales describen los procedimientos de
cada actividad. La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir
los objetivos y principios de la Entidad, ya que permiten determinar los niveles de
responsabilidad de cada funcionario de DENTAL STUDIO 3D., en cada una de las
actividades ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de los procesos.
Los objetivos que busca el presente manual de los principales Procesos y

Procedimientos contables es ofrecer a la organización una herramienta de trabajo que
contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión, las políticas y los objetivos
de la Entidad.
La Gerencia Administrativa Financiera se encargará, entre otras actividades, de recibir,

validar, publicar y mantener actualizados los procedimientos contables de DENTAL
STUDIO 3D,.
Misión
Visión
Simbología utilizada:
Pool, Participante en el proceso.
Lane; Subdivisiones del Pool representan

diferentes participantes.
Inicio del Proceso.
Tarea o actividad del Proceso.
Decisión
Evento de enlace (Envía el enlace)
Evento de enlace (Recibe el enlace)
Anotación
Conector de tarea
Fin de Actividad
Fin del Proceso
Tarea de envío
Tarea de recepción
Contenido:
PROCESO DE REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA................................................4

PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA......................................................................9
PROCESO DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS........................................................18
PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS........................................................................22
PROCESO DE REGISTRO DE PROVEEDORES...............................................................26
PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES........................................................................30
PROCESO DE DECLARACION DE IMPUESTOS.............................................................34
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL..........................................................38
PROCESO DE PAGO DE NOMINA................................................................................42
PROCESO DE INGRESOS.............................................................................................46
PROCESO DE COMPRAS.............................................................................................51
HISTORIAL DE CAMBIOS:
Versión Motivo Preparado por Revisado por Aprobado por

(Rubrica /fecha (Rubrica /fecha (Rubrica /fecha
/Cargo) /Cargo) /Cargo)
Creación del
manual de
29-09-2022
procedimientos
contables
DENTAL STUDIO 3D
PROCEDIMIENTO CONTABLE
REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA
PROCESO DE REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA.
1. OBJETIVO.
 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración,

seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control de la caja
chica.
 Servir como instrumento normativo de apoyo y consulta, a todas las unidades
administrativas de DENTAL STUDIO 3D., que requieran hacer uso de este
procedimiento; así como en la toma de decisiones.
 Establecer las responsabilidades operativas en los procedimientos de reposición
de la caja chica, así como brindar las orientaciones requeridas para una correcta
aplicación
2. ALCANCE.
El proceso de reposición de fondos de caja chica es de observancia general y

obligatoria para todas las Unidades de DENTAL STUDIO 3D., siendo sus titulares los
responsables de su debido cumplimiento; y en los términos de las normas
contenidas en el presente documento.
3. RESPONSABLES.
 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

 CONTADOR GENERAL
 CUSTODIO (AMBAR SE SIGUE ENTRENANDO)
4. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES.
El responsable del Fondo de Caja Chica será la área la cual designe el Gerente
Financiero, no obstante, el Gerente Financiero podrá asignar como responsable del
mismo a un funcionario distinto al Jefe de la Unidad, cuando en consideración de la
fluidez de operatividad de la entidad, así lo considere conveniente.
El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación fija de Ciento cincuenta dólares
($150.00), y el monto de cada gasto a ser cancelado con cargo a los Fondos de Caja
Chica no podrá ser superior a veinticinco dólares ($25,00) en todos los casos los
gastos deberán contar con el documento de respaldo.
Cuando existan gastos de funcionamiento para atender conceptos de gastos

específicos, como: pasajes, mantenimiento, compra de repuestos para
mantenimiento de servicios generales, etc., y que superen el monto máximo de
veinticinco dólares de manera excepcional podrán ser cargados al Fondo de Caja Chica, en cuyo caso se necesita la autorización del
Gerente Financiero y el gasto deberá ser justificado con documentos de respaldo.
No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, bienes o servicios de los cuales se vaya a requerir por más de una vez
debido a que se convierte en un bien o servicio recurrente y para eso la entidad mantiene la cuenta contable de proveedores.
Se deberá realizar un arqueo de caja chica semanal o cada dos semana por el Contador y validar que todos los egresos estén
soportados con comprobante con validez tributaria y previamente autorizados.
DENTAL STUDIO 3D.
Artconsulting Gerencia Administrativa Financiera Gerente General
Septiembre 2022 Septiembre 2022 Septiembre 2022
5. DIAGRAMA DE FLUJO
DENTAL STUDIO 3D
6. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD
Por lo menos dos veces a la semana debe
contar el efectivo con el que dispone en el
Custodio 1 fondo de caja chica y establecer si se debe
reponer el fondo de la misma una vez el
fondo se haya consumido el 50% para su
reposición.
Una vez establecido que el fondo de caja
chica necesita ser repuesto elabora el
respectivo documento solicitando la
Custodio 2 reposición del fondo al cual deberá adjuntar
todos los documentos de respaldo
(facturas) de los gastos realizados y
procederá a enviar al Asistente contable de
la entidad.
Recibe la solicitud de reposición del fondo
de caja chica y revisa que exista
concordancia entre los gastos realizados y
los documentos de respaldo entregados
(facturas y autorizaciones cuando aplique).
Asistente Contable 4 Si no existen diferencias enviará al Gerente
Financiero para que autorice la reposición.
En el caso de que existan diferencias o la

documentación este incompleta devuelve al
custodio para que revise las mismas y
realice las correcciones necesarias.
Recibe la solicitud de reembolso e
inspecciona los gastos realizados con el
Gerente Financiero 4 fondo, en el caso de que existan motos
superiores al monto fijado por la entidad
($25,00) verifica que cuente con la
respectiva autorización.
Una vez revisada la solicitud emite la orden
Gerente Financiero 5 de pago para realizar la reposición al fondo
de caja chica.
Recibe la orden de pago de parte del
Analista Contable 6 Gerente Financiero y elabora el cheque
respectivo para reponer el fondo de caja
chica.
DENTAL STUDIO 3D
Recibe el cheque y revisa que los datos

ingresados en el sean correctos y procede
Gerente Financiero 7
con la respectiva firma para continuar con
el proceso.
Recibe el cheque verifica que cuente con la
Asistente contable 8 firma del Gerente Financiero, adjunta la
orden de pago, se cambia el cheque en
efectivo y remite al custodio del fondo
de caja chica.
Recibe el efectivo y la orden de pago en la
cual debe firmar el respectivo comprobante
Custodio 9
de la recepción de la reposición y remite la
orden de pago a contabilidad
Recibe la orden de pago verifica que cuente
con las firmas de responsabilidad, adjunta el
Asistente contable 10 detalle de gastos y los respectivos
documentos de respaldo y procede al
registro y archivo correspondiente.
Se deberá realizar un arqueo de caja chica
11 semanal o cada dos semana por el Contador y
Asistente contable validar que todos los egresos estén soportados
con comprobante con validez tributaria y
previamente autorizados
DENTAL STUDIO 3D.
CONCILIACION BANCARIA
PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA.
1. OBJETIVO.
 Establecer requerimientos, actividades necesarias, y condiciones generales que

deben seguirse para verificar, comparar y conciliar la información de las cuentas
bancarias.
 Determinar responsables y delimitar funciones del personal involucrado en el

proceso de realizar la conciliación bancaria.
2. ALCANCE.
Este procedimiento involucra al personal del área de DENTAL STUDIO 3D., y se

aplica a todas las cuentas bancarias de la entidad.
3. RESPONSABLES.
 GERENTE ADMINISTRATIVO FINACIERO

 ASISTENTE CONTABLE
El proceso de conciliación bancaria será realizado diariamente por el Asistente

contable de la entidad.
No deben existir partidas conciliatorias con una antigüedad mayor a (12) meses. El
área de Contabilidad adelantará las gestiones necesarias ante los bancos y
entidades financieras tendientes a la aclaración de partidas sin soporte y solicitud de
devolución de valores erradamente descontados de las cuentas de DENTAL STUDIO
3D.
Todo crédito o débito efectuado por el banco en las cuentas bancarias de la

entidad, deberá estar justificado y soportado, y no se permitirán cruces por parte de
la entidad bancaria sin la respectiva autorización por parte de DENTAL STUDIO 3D.
Las partidas conciliatorias deben ser depuradas permanentemente para que la

información contable sea útil, oportuna y confiable.
El contador revisara la conciliación cada 15 días o al cierre de cada periodo.
El Gerente financiero recibirá el 10 de cada mes la conciliación bancaria y sus

anexos para su correspondiente revisión.
DENTAL STUDIO 3D.
DENTAL STUDIO 3D
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Ingresa a la página web de la Institución
Financiera con el usuario y clave.
Asistente Contable 1 En la sección de estados de cuenta elige el
(Contabilidad) mes y descarga el archivo formato excel del
cual va a realizar la conciliación
bancaria.
Ingresa al sistema contable con el usuario y
Asistente Contable 2 clave asignado por la entidad al módulo de
(Contabilidad) Gestión de Bancos y se van comparando los
movimientos del Bancos vs los movimientos
reflejados por el Módulo.
Se imprime la conciliación diaria y se va
Asistente Contable 3 archivando por mes en su carpeta de
(Contabilidad) conciliación bancaria, también se le envía
por correo a la Gerencia Financiera para su
revisión.
En el extracto bancario identifica el saldo
disponible según la Institución Financiera
Asistente Contable 4 con el saldo disponible según el libro
(Contabilidad) auxiliar del banco identificando partidas
no
registradas por la institución financiera.
Si existen partidas no registradas por la
institución financiera la entidad debe
ajustar el saldo del extracto bancario de la
siguiente manera:
Asistente Contable 5 Saldo del estado de cuenta
(Contabilidad)
Ajustes:
 Sumar: depósitos en transito
 Restar: cheques en transito
 Sumar /Restar: errores del banco
DENTAL STUDIO 3D

En el libro auxiliar de bancos identifica el

saldo disponible según la Institución
Asistente Contable 6 Financiera con el saldo disponible según el
(Contabilidad) libro auxiliar del banco identificando
partidas no registradas por la Entidad
Si existen diferencias entre el saldo final del
libro auxiliar de bancos y el extracto
bancario debe ajustar el saldo en los
registros contables de la siguiente manera:
Saldo en libros
Asistente Contable 7
Ajustes:
(Contabilidad)
 Restar cargos por servicios bancarios
 Restar cheques sin fondos y sus cargos
 Sumar intereses ganados
 Sumar cuentas por cobrar cobradas por
el banco
 Sumar o restar: errores del banco en la
cuenta de la entidad
Después de ajustar el saldo según el extracto
del banco y de ajustar el saldo según los
registros de la entidad estos deben coincidir
(Contabilidad)
en su saldo final ajustado
Si los saldos del extracto bancario y el saldo
del libro auxiliar de bancos no coinciden en
Asistente Contable 9 necesario volver a identificar las partidas no
(Contabilidad) registradas por La institución financiera y la
entidad, hasta que los saldos sean idénticos
Una vez que se han conciliado los saldos se
debe imprimir la conciliación bancaria y
adjuntar a esta los extractos bancarios y
(Contabilidad)
remitirlos al Contador para su revisión.
El 10 de cada mes el Gerente Financiero debe
recibir de parte de Contabilidad la
conciliación bancaria en la cual analiza el
Gerente Financiero 11 movimiento del efectivo del mes, solicita
aclaración sobre alguna partida, revisa que
los saldos ajustados del extracto bancario
del libro auxiliar sean iguales y que conste la
DENTAL STUDIO 3D

respectiva firma de elaboración de la

conciliación bancaria.
Una vez realizado el análisis a la conciliación
bancaria procede a la aprobación de la
conciliación mediante su firma o rubrica en
dicho documento.
Recibe de parte del Gerente Financiero la
Asistente Contable 15 conciliación bancaria en al cual deberá
(Contabilidad) constatar que se encuentra firmada por el
mismo como signo de aprobación.
Procede con el archivo de la conciliación
Asistente Contable 16 bancaria y sus anexos de manera
(Contabilidad) cronológica
en la carpeta destina para ello.
DENTAL STUDIO 3D
PPROCEDIMIENTO CONTABLE
COMPRAS DE ACTIVOS
PROCESO DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
1. OBJETIVO.
Definir los procedimientos que BADENT CÍA. LTDA., utiliza para realizar las compras
de bienes y llevar el control permanente de los mismas verificando que estos
cumplan con las especificaciones y exigencias determinadas por la entidad.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a todos los activos fijos de BADENT CIA.LTDA., verificando
de la necesidad de la compra de esta previa aprobación por parte de la Gerencia
Financiera.
3. RESPONSABLES.

Debido a la necesidad de bienes por parte de los distintos departamentos de

adquirir nuevos bienes ya sea por nueva implementación, desgaste por uso, desuso,
agotamiento, que presenta un activo fijo a través del tiempo se tomaran en cuenta
los siguientes parámetros para su compra.
La entidad realiza en este caso el Departamento que necesite bien debe realizar un
informe indicando los bienes necesarios para el departamento.
Organizar listado de proveedores nacionales o internacionales, por línea de productos.
Los requisitos del Informe deben contener:

 Número de Documento
 Fecha
 Ítem
DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS DE ACTIVOS
Solicitar una orden de pedido del bien.
Los requisitos de la orden de pedido deben contener:

 Número de documento
 Fecha
 Ítem
 Cantidad
 Firma de responsabilidad y Nombre
Verificar vía telefónica y por correo que proveedor tiene en existencia el bien
solicitado.
Solicitar cotización de tres proveedores, costo, cantidad, disponibilidad y tiempo de

entrega.
Confirmar logística, ratificando la política de crédito con el proveedor de existir el

beneficio.
Escoger la mejor oferta de los proveedores y realizar la orden de compra.
Los requisitos de la orden de compra deben contener:
 Número de documento
 Fecha
 Nombre del proveedor
 Ítem
 Cantidad solicitada
 Costo Unitario
 Costo Total (Cantidad solicitada por costo unitario)
 Firma autoriza
 Adjuntar proforma / cotización con la orden de compra
Solicitar la aprobación de Gerencia Financiera para la compra

DENTAL STUDIO 3D
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

PROCESO DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
5. OBJETIVO.
Definir los procedimientos que BADENT CÍA. LTDA., utiliza para realizar las
depreciaciones y llevar el control permanente de las mismas verificando que estos
cumplan con las especificaciones y exigencias determinadas por los organismos de
control.
6. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a todos los activos fijos depreciables de BADENT

CIA.LTDA., desde la verificación de la existencia del mismo hasta el registro de la
depreciación en el sistema contable.
7. RESPONSABLES.

Debido al desgaste uso, desuso, agotamiento, que presenta un activo fijo a través
del tiempo se realiza la depreciación misma que es manejada por la entidad según
lo establecido por la ley y las normas de contabilidad, utilizándose el método de
depreciación por línea recta, teniéndose en cuenta los siguientes parámetros para
su uso.
La entidad realiza el ajuste por depreciación de activos fijos al final de año.
El uso inadecuado de los bienes es una violación a las normas y políticas de la

Institución.
La entidad deprecia sus activos fijos de acuerdo a los plazos y porcentajes

establecidos por el Servicio de Rentas internas (SRI).
Para que la compra de un bien adquirido califique como activos fijos, se tomara en
cuenta que su valor supere los $1000, 00 USD.
DENTAL STUDIO 3D.
DENTAL STUDIO 3D
Antes de registrar la depreciación mensual
Asistente Contable 1 debe verificar la existencia del activo fijo
(Contabilidad) dentro de la institución.
Una vez verificado la existencia procede con
la revisión de la fecha de adquisición
Asistente Contable 2 requisito de suma importancia para realizar
(Contabilidad) el cálculo de la correspondiente
Depreciación.
Para el cálculo de la depreciación de los
activos fijos la entidad en cuanto a vida útil
y porcentaje de depreciación se basa en los
parámetros establecidos en el Servicio de
Rentas Internas (SRI) que determina lo
siguiente:
% de Vida
Activo Fijo
Asistente Contable 3 depreciación útil
(Contabilidad) Equipos de
cómputo y 33% 3
software
Vehículos 20% 5
Inmuebles 5% 20
Instalaciones, 10% 10
maquinaria,
equipos y muebles
Una vez determinado los porcentajes de

depreciación y vida útil de los activos fijos
Asistente Contable 4 de la entidad establece el método que
(Contabilidad) utilizará para depreciar sus activos fijos.
La entidad por política interna utiliza el
método de depreciación en línea recta
Calcula la cuota de depreciación de la
siguiente manera:
(Contabilidad) Depreciación= Costo - valor residual
Vida útil
DENTAL STUDIO 3D

El valor obtenido esta expresado en la

unidad de tiempo de la vida útil.
Determina el periodo del gasto a registrar
considerando:
(Contabilidad) Desde la fecha de adquisición del bien hasta
la fecha de registro.
Calcular la depreciación correspondiente
multiplicando la cuota de depreciación por
el periodo a depreciar.
(Contabilidad) Una vez realizado los cálculos de
depreciación envía al Gerente Financiero
para su revisión.
Recibe la información de depreciación y
verifica su cálculo en el caso de existir
Gerente Financiero 8 inconsistencias comunica las correcciones a
realizar, caso contrario aprueba el registro
en el sistema contable.
Con la aprobación de Gerencia Financiera
Asistente Contable 9 procede a realizar el correspondiente
(Contabilidad) registro por depreciación en el sistema
contable.
DENTAL STUDIO 3D
BAJA DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
1. OBJETIVO.
Establecer el procedimiento para definir y dar a conocer las actividades que se

realizan en el proceso de baja de bienes, disposición definitiva de bienes muebles,
bienes de consumo por rubro, hurto perdida fortuita, siniestro inutilización fortuita,
inutilización con premeditación, obsolescencia, vencimiento, deterioro de los bienes
de la entidad.
2. ALCANCE.
Es de uso y aplicación obligatoria de todos los usuarios de DENTAL STUDIO 3D.,

involucrados en el control de los Activos Fijos.
3. RESPONSABLES.

A los activos que se dan de baja (equipo de cómputo, muebles y enseres,

maquinaria y equipo) su procedimiento se realiza por medio de actas que pasan
tanto el área administrativa como operativa. Generalmente los activos que se dan
de baja son los que están totalmente depreciados y su control se realiza por medio
de un cuadro de Excel. Estos activos que se dan de baja se cargan a cuentas de
orden.
 El responsable del bien deberá verificar constantemente que el activo esté

operando de manera adecuada, en caso contrario deberá notificarlo al
Departamento de Contabilidad y este a su vez a Gerencia Financiera para que
tome las medidas correctivas.
 El listado de custodio de responsabilidad es individual y debe elaborarse al
momento de ingresar un usuario a la Institución y debe ser actualizada al
momento de un traslado o retiro del usuario y/o por movimiento de activos
fijos.
 Es responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios velar por la integridad de
los bienes de la entidad, aunque no estén a su cargo y reportar cualquier
anomalía o incumplimiento a la política.
DENTAL STUDIO 3D.
DENTAL STUDIO 3D.
POLÍTICA CONTABLE

Cuando un activo fijo no tenga
funcionamiento dentro de la entidad ya sea
por: hurto, perdida fortuita, siniestro
inutilización fortuita, inutilización con
premeditación, obsolescencia, vencimiento,
Usuario 1 deterioro de los bienes, donaciones
procederá a dar de baja. Realizando la
respectiva solicitud.
Nota: Antes de dar de baja un activo fijo

debe ser revisado por un especialista.
Recibe el activo fijo para determinar su
reparación o baja, En el caso de que se
reparare el activo fijo se devuelve al usuario
correspondiente.
Especialista 2
Si luego de la inspección técnica se
determina que el bien no se puede reparar
elabora el dictamen notificando que debe
darse de baja.
Recibe la solicitud de baja y el informe

técnico (puede ser verbal) detallando las
condiciones del activo fijo que fue sometido
a la revisión y procede a dar de baja en el
sistema y a elaborar la respectiva acta en la
que consta la baja del activo fijo.
(Contabilidad) Nota: los activos fijos que fueron
depreciados en su totalidad también serán
dados de baja con cargo a cuentas de
orden, si la entidad considera que ya no se
encuentran operables.
Recibe copia del registro contable en la cual

se dio de baja el activo fijo junto con el
informe técnico (cuando aplique) y firma el
acta para que sea archivada.
DENTAL STUDIO 3D.
POLÍTICA CONTABLE

Recibe el acta de baja, verifica que este

firmada por el Gerente financiero, actualiza
Asistente Contable 5 el listado de activos fijos de la entidad y sus
(Contabilidad) respectivos custodios y envía al usuario
para
que asiente su respectiva firma.
Recibe el listado de activos fijos verifica que
Asistente Contable 6 el bien reportado para su baja ya no conste
(Contabilidad) bajo su custodia y firma el documento de
responsabilidad.
Recibe el listado de activos fijos y custodios
verifica la firma del usuario y archiva
(Contabilidad)
DENTAL STUDIO 3D.
REGISTRO DE PROVEEDORES
PROCESO DE REGISTRO DE PROVEEDORES.
1. OBJETIVO.
Establecer las condiciones y pasos que se deben cumplir para la selección

clasificación aprobación y registro de proveedores que suministrarán materiales o
servicios en la Entidad.
2. ALCANCE.
Este procedimiento permitirá calificar a los proveedores, contratistas,

subcontratistas, requeridos por DENTAL STUDIO 3D, que brindan materiales y/o
servicios estratégicos a toda la entidad.
3. RESPONSABLES.

La selección de proveedores se encuentra presente en toda la entidad, debido a que

es necesaria la adquisición de bienes y servicios; este proceso está enfocado a la
búsqueda de calidad de un producto o servicio.
Para ser proveedor de DENTAL STUDIO 3D., se debe tener los siguientes requisitos:
 Ruc Actualizado
 Facturas vigentes
 No puede ser proveedor ningún empleado o trabajador de la Entidad ni su
cónyuge.
 Podrá ser proveedor un familiar de los socios siempre y cuando la requisición, la
decisión de la compra y la recepción del material o servicio, lo haga un
empleado que no sea familiar directo.
La entidad clasifica a sus proveedores como recurrentes y no recurrentes para

considerar a un proveedor como recurrente el valor del bien o servicio adquirido
debe ser igual o superior a $200,00 o haber emitido 5 facturas sin importar el
monto. Si el proveedor no cumple con esta condición se clasifica como proveedor
no recúrrete.
DENTAL STUDIO 3D.
DENTAL STUDIO 3D

RESPONSABLE No ACTIVIDAD
Cuando el área de compras (Bodega) de la
entidad necesita adquirir un bien o servicio
direcciona al área de contabilidad a la
persona natural o jurídica con el propósito
Asistente Contable 1 de registrar o actualizar sus datos
(Contabilidad) personales como proveedor, para ello el
departamento contable proporcionara la
ayuda necesaria con la creación o
actualización de una partida contable
como proveedor de la
Entidad.
Para continuar con el proceso de creación
/actualización del proveedor la persona
Asistente Contable 2 natural o jurídica debe proporcionar el
(Contabilidad) número de cédula de identidad para una
persona natural o RUC en el caso de
tratarse de una persona jurídica.
Ingresar la cédula de identidad o RUC en el
Asistente Contable 3 sistema con el fin de verificar la existencia o
(Contabilidad) no del proveedor en la base de datos.
Una vez obtenido el resultado de la
búsqueda y el contador detecta que los
datos ingresados coinciden con un
proveedor existente notifica al interesado
que no es necesario volver a realizar este
Asistente Contable 4 proceso a menos que necesite una
(Contabilidad) actualización de sus datos personales.
En el caso de que no se encuentre

registrado en la base de datos le hace
conocer que es necesario registrarlo para
que pueda ser
proveedor de bienes o servicios de la entidad
En el caso de que se necesite realizar la
Asistente Contable 5 creación o actualización del proveedor se
(Contabilidad) deberá solicitar información constante en el
punto 4 políticas de este proceso
Recibe de parte del proveedor la
Asistente Contable 6 documentación solicitada y da su
(Contabilidad) conformidad en el caso de estar completa.
DENTAL STUDIO 3D
En el caso de que no esté completa entrega

la documentación y le pide al proveedor
complete la información y vuelva a
entregarla.
Definir el tipo de proveedor para regístralo
en la base de datos para este caso la
Asistente Contable 8 entidad cataloga en dos grupos a sus
(Contabilidad) proveedores (Recurrentes o No
Recurrentes)
Registra al proveedor de acuerdo a la
política de clasificación es decir si el monto
Asistente Contable 9 es mayor a $200,00 o más de 5 facturas sin
(Contabilidad) importar el monto se clasifica como
proveedor recúrrete; caso contrario se lo
cataloga como un proveedor no recurrente.
DENTAL STUDIO 3D
PAGO A PROVEEDORES

PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES.
1. OBJETIVO.
Establecer las condiciones y pasos que se deben cumplir para el manejo de los
egresos por pago a proveedores, contratistas o prestadores de servicios, con la
finalidad de contar con información veraz y oportuna respecto a las obligaciones
contraídas conforme a la normatividad establecido para el efecto
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a Gerencia financiera y el área de contabilidad de

DENTAL STUDIO 3D., que están relacionados con el proceso de pago a los
proveedores.
3. RESPONSABLES.
 GERENTE ADMINISTRTIVO FINACIERO

Sera responsabilidad del departamento contable llevar a cabo el trámite, registro,

control interno y políticas aplicables para el pago a proveedores, contratistas o
prestadores de servicios los cuales podrán ser semanales, quincenales o mensuales.
Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la

documentación comprobada correspondiente o en su caso la justificación por
escrito del titular del área respectiva
DENTAL STUDIO 3D.
PAGO A PROVEEDORES
5. DIAGRAMAS DE FLUJO
DENTAL STUDIO 3D.
PAGO A PROVEEDORES
Recibe hasta el 30 de cada mes las facturas
Asistente contable 1 de parte de los proveedores para procesar
el respectivo pago. Facturas de caja chica se
registran el ultimo día del mes
En el caso de tratarse de proveedores de
Asistente contable 2 materiales a más de la factura el proveedor
deberá adjuntar la respectiva guía
remisión de en caso de que lo requiera para
procesar el pago.
Revisa que la documentación entregada por
el proveedor cumpla con los requisitos
legales y determina si procede o no, en el
caso de que la documentación este
Asistente contable 3 completa continua con el proceso y en el
caso de que este incompleta devuelve la
documentación informada las causas del
rechazo para que complete la misma y
pueda continuar con el
proceso.
Una vez que tenga la información completa
envia por whatsapp un a Gerencia para que
Asistente contable 4 sea revisada la factura y aprueba para que
se ingrese en el sistema contable y
determina la existencia de retenciones, en
el caso de no existir retenciones, continua
con
el proceso.
En el caso de existir retenciones realiza las
mismas de conformidad a lo establecido por
el Ente de Control (SRI).
Asistente contable 5
La política de la entidad respecto a las
retenciones es realizar las retenciones 5
días posteriores a la recepción de la factura,
lo cual lo revisa Gerencia Financiera
Programar el pago de las facturas de
proveedores la cual por política interna de
la entidad se realiza 30 días posteriores a
la
recepción de la factura
Envía documentación de proveedores cuya
Asistente contable 7 fecha según el programa de pagos esta por
vencer para el respectivo análisis y
DENTAL STUDIO 3D.
PAGO A PROVEEDORES
autorización del pago una vez realizado el
análisis se procede a realizar el cheque para
la firma de Gerencia Financiera y de ahí la
firma de Gerente.
Recibe y analiza la documentación de los
Gerente 13
proveedores a cancelar y en el caso de estar
DENTAL STUDIO 3D.
PAGO A PROVEEDORES

completa elabora el cheque o aprueba se

realice la transferencia de fondos.
En el caso de no estar de acuerdo con la
información entregada devuelve la misma a
contabilidad para que sea revisada y de ser
el caso se realicen las correcciones o
complete información necesaria para
proceder con el pago.
Elabora el cheque, verifica los datos, solicita

revisión y la firma de la Gerencia Financiera
Asistente contable y después revisa y firma el Gerente
14 Realiza la carga en el banco de la

transferencia con los documentos de
respaldo.
Procede con la aprobación del pago caso

que sean transferencias.
Gerencia Financiera 15
Firmar los cheques y comprobantes de
egresos.
Una vez aprobado las transferencias se

deberá Notificar a los proveedores los
pagos realizados vía correo electrónico.
Para la entrega de los cheques, se debe

Asistente contable solicitar la firma de recepción del pago para
que contabilidad realice el archivo
respectivo.
De acuerdo con la política interna de la

entidad los pagos se realizan los días
viernes.
DENTAL STUDIO 3D
DECLARACION DE IMPUESTOS
PROCESO DE DECLARACION DE IMPUESTOS.
1. OBJETIVO.
Establecer las condiciones y pasos que se deben cumplir para elaborar y presentar
las declaraciones tributarias, con el fin de cumplir en tiempo y forma con las
obligaciones fiscales atendiendo las disposiciones vigentes.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a las actividades que conllevan a realizar los pagos
relacionados con los impuestos y erogaciones de orden tributario desarrolladas por
IDMGCORP EC., este procedimiento empieza con la preparación de los formularios
de declaraciones tributarias, y finaliza cuando se archivan.
3. RESPONSABLES.

 OUTSOURCING
Sera responsabilidad del departamento contable la elaboración de las declaraciones

de impuestos se debe tener en cuenta las fechas establecidas por el calendario
tributario. y los pagos se realizarán mediante transferencias electrónicas o pagos en
ventanilla, a cuentas previamente registradas y debidamente habilitadas además la
entidad debe contar con los recursos financieros para hacer el pago.
La elaboración de declaraciones tributarias anexos de impuesto se efectuará

mensualmente y en el caso de la elaboración de la declaración de impuesto a la
renta se lo realizará anualmente.
Los registros de todas las transacciones contables deben estar ingresada en el

sistema máximo hasta los primeros 5 (cinco) días del siguiente mes.
DENTAL STUDIO 3D
DENTAL STUDIO 3D

RESPONSABLE N° ACTIVID
AD
Se encargará de cerrar el mes subiendo
facturas de compras, ventas y
Asistente Contable 1 comprobantes de retenciones al sistema,
teniendo en cuenta las fechas
establecidas en la que la entidad debe
realizar las declaraciones.
En la página web del portal del SRI debe
Asistente contable 2 elegir el mes del se quiere extraer la base
de documentos recibidos para la
elaboración de la declaración tributaria y
revisar que las facturas estén todas
ingresadas al sistema.
Se ingresa al sistema en el cual se
descarga el reporte de ventas, compras,
Outsourcing 3
retenciones el libro mayor y el estado de
resultados.
Se realiza el archivo para presentación de
Outsourcing 4
Impuestos con el ats y cuadrando valores
con la contabilidad
Recibir la documentación en el archivo
de la declaración de impuestos en el que
establecerá su conformidad con la
Gerente Financiero 5 información constante en ella para que
continúe con la carga al portal el ente del
control y realice el pago
correspondiente, caso contrario
establece los cambios a
Realizarse.
DENTAL STUDIO 3D

Recibe la aprobación del Gerente Financiero y

procede a la carga de la declaración definitiva en la
Outsourcing 6 página web del Ente de Control y si aplica realiza el
pago vía transferencia o pago en ventanilla.
Una vez realizada la carga en el portal del ente de
control y realizado el pago cuando aplique deberá
Outsourcing 7 descargar los documentos de respaldo de la
correspondiente declaración de impuestos y archivar
de manera digital
DENTAL STUDIO 3D
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.
1. OBJETIVO.
Establecer las condiciones y pasos que se deben cumplir para el reclutamiento y

selección de personal de DENTAL STUDIO 3D., a fin de escoger el candidato idóneo
para el cargo en referencia.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a las actividades que conllevan la selección y registro

de personal nuevo dentro de la nómina de trabajadores de DENTAL STUDIO 3D.,
3. RESPONSABLES.

 ASISTENTE DE TALENTO HUMANO
El Reclutamiento de Personal es un proceso que permite identificar e interesar a

candidatos capacitados para llenar una vacante; este proceso se inicia con la
búsqueda de candidatos potencialmente calificados y termina cuando se reciben las
solicitudes de empleo.
Una vez que se han definido los puestos vacantes en la entidad, se debe definir
cómo serán cubiertas. Seguidamente se debe desarrollar la investigación
pertinente, para determinar el personal que reúna los requisitos para desempeñar
el cargo de satisfactoriamente.
Se realiza una publicación en los distintos portales de empleos, se selecciona al

personal.
Se le aplicaran pruebas de conocimiento y Psicológicas, el candidato que mejor

puntuación obtenga, será entrevistado por la gerencia financiera.
Se realiza una preselección y posterior el Gerente General elegirá la mejor opción

de acuerdo a sus capacidades.
El aviso de entrada de los trabajadores se realiza máximo 15 días posteriores a la

firma del contrato.
DENTAL STUDIO 3D.
DENTAL STUDIO 3D
Analiza la estructura de la Entidad
Gerente Administrativo y 1 identificando posibles vacantes que
Financiero necesita cubrir para que la misma pueda
continuar
con las operaciones normales.
Una vez identificada las vacantes define el
perfil profesional y los recursos necesarios
Asistente Talento Humano 2 para poder cumplir con los objetivos de la
entidad, este análisis es enviado a
contabilidad para que siga con el proceso
de reclutamiento.
Recibe de parte del Gerente Administrativo
Financiero un detalle de las vacantes que se
deben cubrir, el perfil profesional y el
salario para cada vacante, con esta
Asistente Talento Humano 3 información procederá a divulgar por
diferentes medios y canales de
comunicación redes sociales las vacantes
disponibles en la Entidad y fechas para la
captación de Curriculums de los
interesados.
Recibe Curriculums de acuerdo a las fechas
establecidas en la convocatoria, En el caso
Asistente Talento Humano 4 de que no se cubra con las vacantes
necesarias o los perfiles no sean los
adecuados deberá realizar una nueva
convocatoria.
Realiza una preselección de los Curriculums
recibidos esta actividad es eliminatoria ya
que implica verificar cuál de los Curriculums
Asistente Talento Humano 5 recibidos cumplen con los requisitos de la
vacante y si el perfil del candidato es
adecuado para realizar las tareas
encomendadas.
Convoca a los candidatos preseleccionados

Asistente Talento Humano 6 a una entrevista en la cual identificará el
perfil de comportamiento, aptitudes y
de ser
necesario deberá rendir una prueba técnica.
DENTAL STUDIO 3D
Únicamente los candidatos que superen los

estándares definidos para cada vacante
continuaran con el proceso. Se le aplicaran
las pruebas correspondiente de acuerdo al
cargo que ocuparan.
Solicitará a los candidatos que superaron la
Asistente Talento Humano 7 fase anterior documentación necesaria para
regularizar su ingreso a la entidad.
Recibir documentación de parte de los
candidatos y verificar que la documentación
Asistente Talento Humano 8 este completa caso contrario se notificará la
información faltante para que complete la
Misma.
Formalizara el ingreso del candidato
Asistente Talento Humano 9 mediante la elaboración y firmas
respectivas del trabajador y empleador en
el contrato de
trabajo con un periodo de prueba de 90 días.
Realizará el aviso de entrada con un máximo
Asistente Talento Humano 10
de 15 días posteriores a la firma del contrato
Archivar la documentación de cada
Asistente Talento Humano 11 trabajador en las carpetas destinadas por la
Entidad
DENTAL STUDIO 3D
PAGO DE NOMINA
PROCESO DE PAGO DE NOMINA.
1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos a seguir para procesar las novedades y modificaciones

sobre el personal de DENTAL STUDIO 3D., que se presenten con el fin de generar la
liquidación de la nómina general y así suministrar la información necesaria para
realizar el pago oportunamente.
2. ALCANCE.
El proceso de Nómina y Roles de Pago es aplicable a DENTAL STUDIO 3D., para el

área de contabilidad quien es la responsable del cálculo y documentación del pago
semanal, quincenal o mensual de las remuneraciones, salarios, subsidios,
jubilaciones, honorarios, gastos por residencia, fondos de reserva, encargos y
subrogaciones, Décimo Tercer Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo, Horas Extras y
Liquidaciones hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación
realizada.
3. RESPONSABLES.

 Las funciones y responsabilidades en el proceso de Nómina y Roles de Pago y

sus subprocesos deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los
resultados óptimos.
 Los cálculos de los pagos semanales quincenales o mensuales de las

remuneraciones, salarios, subsidios, jubilaciones, honorarios, gastos por
residencia, fondos de reserva, encargos y subrogaciones, Décimo Tercer, Décimo
Cuarto Sueldo, Horas Extra y Liquidaciones, lo realizará el departamento de
contabilidad, para revisión y aprobación de la Gerencia Financiera
Administrativa.
 A todo el personal se realiza los pagos cada 15 días de $100 USD. como anticipo a su
pago mensual.
DENTAL STUDIO 3D.
PAGO DE NOMINA
DENTAL STUDIO 3D
PAGO DE NOMINA

6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
El asistente te contable deberá realizar la
carga en el banco de los valores
correspondiente a cada empleado de
Asistente contable $100,00 USD como anticipo a su pago
mensual y solicitar la aprobación de la
Gerencia Financiera para liberar los pagos.
El asistente contable será el responsable de
elaborar el listado de asistencias del
personal que se encuentra laborando, dicho
listado debe contener la hora de ingreso y
de salida, horas extras, faltas, permisos y
Asistente contable 1 cualquier otra novedad de cada uno de los
trabajadores.
Las horas extras deben notificarse a su
supervisor inmediato y previamente
autorizadas.
Al mismo tiempo el asistente contable de la
entidad deberá elaborar el listado con las
novedades del personal administrativo y
operativo.
Unificar los listados de las novedades del
Asistente contable 2 personal tanto operativo como las del
personal administrativo.
Revisión y Análisis de listas del personal de
la entidad en la cual se verificará la
asistencia, permisos, faltas, incapacidades,
Asistente contable 3 vacaciones entre otros de los trabajadores
en el caso de que existan inconsistencias en
el listado pedirá una explicación sobre
algún tema en particular. Caso contrario
seguirá con el proceso.
Registra la información de los listados en el
Asistente contable 4 sistema con el fin de poder emitir los
reportes de nómina.
Realiza el cálculo de los beneficios sociales
de cada uno de los trabajadores con el fin de
registrar contablemente la provisión
correspondiente
DENTAL STUDIO 3D
PAGO DE NOMINA
Realiza el cálculo de horas extras, y
Asistente contable 6 descuentos respectivos de cada uno de los
trabajadores en el caso de las personas que
laboran en operación y administrativos ,
DENTAL STUDIO 3D
PAGO DE NOMINA

para el cálculo deben basarse en los

listados entregados por el supervisor
inmediato.
Elabora el reporte borrador de la nómina y
Asistente contable 7 remite al Gerente Administrativo Financiero
para que realice la correspondiente revisión
y aprobación
Recibe y revisa el reporte borrador de
nómina si no detecta novedades sigue con
Gerente Financiero 8 el proceso caso contrario devuelve a
contabilidad explicando las razones para no
aprobar el reporte
Recibe el reporte con las novedades
Asistente contable 9 detectadas por el Gerente Financiero realiza
las correcciones necesarias y emite el
reporte final de nomina
Recibe el reporte final de nómina y en el
caso que haya dado la instrucción de
Gerente Financiero 10 realizar correcciones verifica que estas se
hayan realizado para finalmente aprobar el
pago de
la nómina.
Recibe la aprobación por parte de Gerencia
Asistente Contable 11 Financiera y elabora los roles de pago de
cada trabajador con la descripción de las
percepciones y deducciones.
Elabora los cheques o realiza las
Asistente Contable 12 trasferencias de pago y emite los
respectivos comprobantes de pago para
su
correspondiente archivo.
DENTAL STUDIO 3D
INGRESOS
PROCESO DE INGRESOS
1. OBJETIVO.
Definir los procedimientos que DENTAL STUDIO 3D, utiliza para llevar el control
permanente sobre los ingresos que la entidad devenga por la venta de productos y
prestación de servicios.
2. ALCANCE.
El procedimiento inicia con los pedidos y registro de los anticipos recibidos de los
clientes y termina con la elaboración del acta entrega recepción de bien inmueble.
3. RESPONSABLES.
 ÁREA DE VENTAS
 CLIENTE
 Los clientes fijos se realiza el cobro contra entrega

 Los clientes nuevos y de provincias deberán realizar la respectiva reserva con el
100% del valor total del producto o servicio.
 En algunos casos de los clientes de provincia, si el costo por el producto o
servicio supera el valor de $2000, USD se llega a un acuerdo a que cancelen el
70% del valor total.
 Se otorgan crédito a clientes máximo hasta 30 días.
 Caso que algún cliente tenga incumplimiento de pago, máximo en 2 (Dos)
oportunidades perderá el crédito.
DENTAL STUDIO 3D. PROCEDIMIENTO
CONTABLE
INGRESOS
DENTAL STUDIO 3D
INGRESOS
El personal de producción recibe el pedido,
Área de Ventas 1 se registra en el sistema My Baden y una
vez finalizado el pedido se cruza la
información por el sistema SAP y se procede
a facturar el producto o servicio.
La factura llegara a los clientes a sus correos

registrados en la base de datos.
Nota: Los por porcentajes y tiempos de

entrega establecidos por la entidad se
detallan en el punto 4: políticas generales
de este proceso.
Cuando se recibe un pedido, se deberá

registrar cada abono entregado por el
Área de Ventas 2 cliente debiendo notificarle cuando haya
cubierto la totalidad de la obligación.
Al mismo tiempo deberá notificar al área de

producción para que proceda con el
trámite de la entrega.
El cliente debe abonar la totalidad del valor
Para que pueda recibir el pedido y se les
Asistente Contable 3 hace firmar como recibido la una copia de la
factura y la misma se guarda en la carpeta
destinada para su archivo.
Nota: En el caso de que existan retrasos por

parte de los clientes que poseen crédito en
dos oportunidades perderán la línea de
crédito.
DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS

PROCESO DE COMPRAS
1. OBJETIVO.
Adquirir bienes y servicios en los mejores términos favorables para la compañía en

términos de mejor calidad, servicio y precio.
Definir los procedimientos que realiza el área de compras para la adquisición de

bienes y servicios como materiales para la producción, servicios (subcontratos y
similares), y otras adquisiciones de operación.
2. ALCANCE.
Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de

DENTAL STUDIO 3D
3. RESPONSABLES.

 GERENTE GENERAL
 DIRECTORIO
 ÁREA DE COMPRAS
 USUARIO
El proceso de compras comienza con una requisición y termina con la entrega de

materiales para la producción o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere
al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el
pago al proveedor.
Niveles de aprobación para requisiciones:
 Hasta $200,00 se hará la requisición de compras y se emitirá la orden de

compra, es necesario adjuntar una cotización (Puede ser telefónica).
 Desde $ 201,00 a $3.000,00 la requisición será aprobada por el Gerente de Área
y el Gerente Financiero, y es necesario presentar dos cotizaciones
DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS
 Desde $3.000,00 en adelante la requisición será aprobada por el Gerente de

Área, el Gerente Financiero y Gerente General. Es necesario presentar tres
cotizaciones.
Niveles de aprobación de compras:
Hasta $ 200,00 la compra será aprobada por el gerente de área

Desde $ 201,00 hasta $ 10.000,00 será aprobada por el Gerente General
Desde $ 10.001,00 en adelante será aprobada por el Directorio
DENTAL STUDIO 3D.
COMPRAS

DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS

6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Detecta la necesidad de adquirir un bien o
Área de compras 1 un servicio para determinada actividad ya
sea dentro de la producción o en el área
administrativa.
Recaba información suficiente y clara del
Área de compras 2 tipo de bien o servicio que se requiere para
cubrir la necesidad.
Prepara pedido de suministros indicando las
especificaciones técnicas o características
propias del bien o servicio el cual debe estar
Área de compras 3 firmado por el jefe o supervisor inmediato o
área respectivo. Junto con la justificación
de la solicitud luego envía físicamente esta
documentación al área de compras de la
entidad.
Recibe la solicitud de pedido y la
justificación de la misma constatando que
se encuentre con: firmas
correspondientes
Área de compras 4 especificaciones completas, fuente, función,
destino, responsable y centro de costos.
Si la documentación no cuenta con las

condiciones anteriormente descritas es
rechazada y devuelta al usuario solicitante.
Si los datos son correctos revisa el stock y

realiza una de las siguientes opciones:
1. Si se cuenta con el stock se realiza la

entrega del pedido y se registra la salida
Área de compras 5 del almacén (bodega) el cual debe ser
firmada por quien entrega y recibe.
2. Si no se cuenta con stock se procede a

generar una orden de requisición de
compra, para la autorización de
requisiciones la entidad cuenta con
DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS

niveles de autorización que se

encuentran en las políticas de compras
de este manual (punto 4 de este
proceso).
Elabora la requisición y establece el número

de cotizaciones que se debe solicitar en
Área de compras 6 base a la política interna que mantiene la
entidad (punto 4 de este proceso) y envía a
los proveedores las necesidades a cotizar
mediante correo electrónico.
Recibe las cotizaciones enviada por los
proveedores y elabora el cuadro
Área de compras 7 comparativo de acuerdo a las cotizaciones
recibidas y condiciones propuestas a los
proveedores con el fin de elegir el
proveedor
para la compra.
Envía las solicitudes y soportes para la
correspondiente aprobación por el o los
Área de compras 8 funcionarios de acuerdo a la política interna
de aprobación que la entidad mantiene
(punto 4 de este proceso).
Revisan la documentación entregada,
Gerente escogen la mejor opción basándose en
Financiero/Gerente 9 índices de calidad, servicio y precio y
General/Directorio proceden con la aprobación de la orden de
compra
Envía al proveedor adjudicado por correo

electrónico la orden de compra o
aceptación de servicios escaneada.
Valida la fecha de entrega con el proveedor

Contabilidad 10 e informa al almacén para que realice el
seguimiento y cumplimiento de la entrega
Nota: En el caso de servicios se solicitará al

proveedor el contrato para la prestación de
servicios y el área de compras se encargará
de regularizar el mismo.
DENTAL STUDIO 3D
COMPRAS
Recibe orden de compra prepara la misma y

se comunica con el área de compras y
Proveedor 11 agenda una cita para la entrega del bien o
servicio con un acta de entrega o
documentos de soporte en el lugar y fecha
pactados.
Reciben los elementos verificando que
corresponda a lo solicitado en la orden de
compra, si esta correcto procede a firmar la
remisión, acta de entrega o documento
soporte de recibido y se ingresa el pedido a
la bodega.
En el caso de que no coincidir con el pedido

Área de compras 12
solicitado se informa las razones del
rechazo para que el proveedor solucione el
inconveniente.
Recibe la factura confrontando que la
información coincida con la orden de
compra y que se encuentre adjunta la
soporte firmado a satisfacción por el
usuario o por la bodega y recibe la factura.
Contabilidad 13 No se recibirá la factura si se presenta

alguno de los siguientes casos.
1. La factura o cuenta de cobro no cumpla

con los requisitos legales o con lo
especificado en la orden de compra.
2. No se encuentre adjunta la remisión,
acta de entrega o documento soporte
firmado a satisfacción por parte del
usuario o personal de la bodega.
Se informará al proveedor porque no se

recibió la factura y realice las acciones
necesarias.
Informa al usuario que los productos ya

están en disponibilidad para ser retirados de
la bodega en los casos que aplica.
Genera la salida de almacén a través del

Área de compras 14 sistema, anexando como soporte la
soporte firmado a satisfacción por parte del
usuario solicitante. Para el caso de la
dotación el empleado firmará el documento
soporte correspondiente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

DENTAL STUDIO 3D., se ha dispuesto el establecimiento de Procesos y Procedimientos

El Manual de Procesos y Procedimientos contables, es una herramienta que permite a la

Los objetivos que busca el presente manual de los principales Procesos y

La Gerencia Administrativa Financiera se encargará, entre otras actividades, de recibir,

Pool, Participante en el proceso.

Lane; Subdivisiones del Pool representan

Tarea o actividad del Proceso.

Evento de enlace (Envía el enlace)

Evento de enlace (Recibe el enlace)

Fin del Proceso

PROCESO DE REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA................................................4

Versión Motivo Preparado por Revisado por Aprobado por

PROCESO DE REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA.

 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración,

El proceso de reposición de fondos de caja chica es de observancia general y

 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Cuando existan gastos de funcionamiento para atender conceptos de gastos

6. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

En el caso de que existan diferencias o la

Recibe el cheque y revisa que los datos

PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA.

 Establecer requerimientos, actividades necesarias, y condiciones generales que

 Determinar responsables y delimitar funciones del personal involucrado en el

Este procedimiento involucra al personal del área de DENTAL STUDIO 3D., y se

 GERENTE ADMINISTRATIVO FINACIERO

4. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES.

El proceso de conciliación bancaria será realizado diariamente por el Asistente

Todo crédito o débito efectuado por el banco en las cuentas bancarias de la

Las partidas conciliatorias deben ser depuradas permanentemente para que la

El contador revisara la conciliación cada 15 días o al cierre de cada periodo.

El Gerente financiero recibirá el 10 de cada mes la conciliación bancaria y sus

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

En el libro auxiliar de bancos identifica el

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

respectiva firma de elaboración de la

 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

4. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES.

Debido a la necesidad de bienes por parte de los distintos departamentos de

Organizar listado de proveedores nacionales o internacionales, por línea de productos.

Los requisitos del Informe deben contener:

Solicitar una orden de pedido del bien.

Los requisitos de la orden de pedido deben contener:

Solicitar cotización de tres proveedores, costo, cantidad, disponibilidad y tiempo de

Confirmar logística, ratificando la política de crédito con el proveedor de existir el

Escoger la mejor oferta de los proveedores y realizar la orden de compra.

Los requisitos de la orden de compra deben contener:

Solicitar la aprobación de Gerencia Financiera para la compra

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCESO DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Este procedimiento aplica a todos los activos fijos depreciables de BADENT

 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

8. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES.

La entidad realiza el ajuste por depreciación de activos fijos al final de año.

El uso inadecuado de los bienes es una violación a las normas y políticas de la

La entidad deprecia sus activos fijos de acuerdo a los plazos y porcentajes

10. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez determinado los porcentajes de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: