4.contabilidad Computarizada

1/7/22, 17:26 Curso: INFORMATICA CONTABLE (Contabilidad AGY 2022-I)
Semana III
CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Video de compras y ventas
https://drive.google.com/file/d/1Q6dF-4ZjXJi-uDMKGbOZhxtZ43hJ-pqA/view?usp=sharing
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA.
Los conceptos de los diarios especiales y los mayores y los auxiliares se aplican los sistemas de contabilidad computarizada,
como también a los sistemas manuales. En consecuencia, los diarios especiales y los mayores auxiliares operan mucho más
fácilmente en los sistemas computarizados. Se ha hecho énfasis en los dos propósitos de los diarios especiales consiste en
reducir la cantidad de tiempo destinado a escribir los asientos de diarios y trasladarlos a las cuentas de mayor. En un
sistema computarizado, el contador solamente los asientos de diarios. Todas las escrituras y el traslado a la cuenta de
mayor general y del mayor general lo maneja la maquina sin ningún esfuerzo humano adicional.
Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar a cabo los movimientos
contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las
decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y
control de las actividades de la organización.
La complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el
tratamiento y presentación de la información financiera.
Un sistema de información contable está compuesto por los siguientes elementos: los métodos y procedimientos, el
software de aplicación, las bases de datos, el hardware o equipos de cómputo y lo más importante, el personal capacitado,
los cuales interactúan entre sí de manera coordinada para llevar un control de las actividades financieras y generar
información resumiéndolas, en forma, útil para la toma de decisiones.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos en
esta nueva economía se debe hacer uso de computadores, antes se utilizaban los registros manuales e informes
manuscritos.
¿QUES ES EL UN SISTEMA CONATBILIDAD COMPUTARIZADO?
Es un sistema computarizado usado por empresas a nivel nacional o internacional. A este programa cada año le son
realizados modificaciones, y le son agregadas nuevas versiones. Cumple con los principios de contabilidad generalmente
aceptados (PCGA). En este sistema computarizado se pueden utilizar para las diferentes empresas existentes de servicios,
comerciales y manufacturas.
¿COMO FUNCIONA UN SISTEMA CONTABILIDAD COMPUTARIZADO?
Este programa funciona a través de las principales tareas que realiza, como son:
1) Crear varias empresas
2) Crear su propio catalogo de cuenta
3) Posibilidad de trabajar con multiuso
4) Tiene dos años fiscales abiertos
5) Tiene entrada recurrentes
6) Tiene un modulo de contabilidad general
7) Impresión y visualización de reportes
8) Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias
9) Crear su propia empresa
10) Se tiene la opción de elegir un catalogó de cuentas o crear uno nuevo
https://ucayali.mrooms.net/course/view.php?id=4983#section-7 1/13
11) Balance inicial
12) Control de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos de la empresa
13) Crea su cuenta interfases y delimita los años
¿CUALES SON LOS MODULOS QUE CONTIENE EL SISTEMA CONTABLE Y QUE FUNCION REALIZAN?
Está formado por módulos con los que se pueden trabajar integrados o de manera individual.
Estos módulos son:
1) Contabilidad general
2) Efectivo
3) Compras
4) Facturación
5) Cuentas por cobrar
6) Inventario
7) Cuentas por pagar
Estos módulos ofrecen las ventajas de que cuando un usuario aprende a manejar un modulo aprende a manejar los otros
debido a la gran consistencia y similitud que existe en cada uno de ellos.
VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO
La ventaja principal del computador es su increíble velocidad. El tiempo requerido para que un computador mayorice una
transacción o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas millonésimas de segundo. Esta
velocidad origina varias ventajas comparativamente con los sistemas de contabilidad manuales, como los siguientes:
• SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS: Las empresas grandes
pueden tener cientos de miles de transacciones por día. Al procesar volúmenes tan grandes de datos los computadores
pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el registro de transacciones, su
traslado a las cuentas del mayor y la preparación de registros contables, informes y reportes.
• SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS: La velocidad con la que un computador puede
procesar los datos, permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros de
inventarios permanentes y las mayorías de las cuentas del mayor general.
• SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA: Con un sistema de contabilidad se
puede llevar un diario de ventas. Más aun el computador puede además reordenar esta información para mostrar los
totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto.
• SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS
TRANSACCIONES: En los sistemas computarizados en línea de tiempo real (OLRT), el empleado que ejecuta la transacción
puede disponer de un Terminal en comunicación directa con el computador. Por tanto, el empleado tiene acceso inmediato
a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO: La

aprobación de cada venta a crédito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las
capacidades únicas del computador.
Tal procedimiento del control puede no ser práctico en un sistema manual, especialmente si el mayor auxiliar de cuentas
por cobrar no se mantiene permanente.
DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES
Los sistemas computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que
son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado
• El costo de mantenimiento es alto y complejo
• El alto costo en el entrenamiento del personal
• Los programas deben ser confiables
• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas
• Elevado costo de desarrollo
• Limitado número de reportes y consultas
• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada
• Necesidad de mantenimiento del sistema, debido a las modificaciones que habrá tenido la aplicación en las
actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones
En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole
económica, lo cual para muchos no es preocupante.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Mencionamos las Importancia de la Contabilidad Computarizada
- La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz.
- ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores
hasta antes propias de los contadores.
- Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual,
- Porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en
forma manual.
- Se puede manejar un volumen de operaciones mayor.
- Se reduce mucho el número de errores,
- Porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano;
- El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una
cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
- En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como:
Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
- Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada más
deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA
La contabilidad financiera: Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos
económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación
con dicha entidad económica.
La Contabilidad de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para
determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el
control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante
una situación dada.
La contabilidad Administrativa: Es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por
las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta
(directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan todas las empresas.
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CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE COMPUTARIZADO.
Se sintetizan en cuatro fases el ciclo de vida de un Sistema de Información Contable Computarizado,
las cuales se desarrollan a continuación:
a) Identificación de la Necesidad
La organización debe ser consciente de la necesidad de actualización o cambio en su visión tecnológica, para posibilitar la
mejora en sus procesos de negocio.
Demostrar como un Sistema de Información Contable Computarizado ofrece una nueva forma de entender el negocio y,
fundamentalmente, identificar debilidades a ser superadas con la nueva visión de los procesos automatizados.
b) Selección del Sistema.
Un Sistema de Información Contable Computarizado que no solo cubra los procesos típicos del negocio, sino que vaya
más allá, adicionando valor agregado a los procesos de negocio.
La selección de un Sistema de Información Contable Computarizado deberá seguir procedimientos adecuados para la
selección de un software, destacando la posibilidad o el potencial para el moldeamiento de los procesos, mediante el
levantamiento de información previo, permitiendo validar la funcionalidad del software y confirmando el Sistema de
Información Contable Computarizado como soporte a la secuencia de procesos determinados.
c) Implementación del sistema.
Una vez seleccionado el producto (software), la fase de implementación podrá comenzar.
Una de las tareas críticas es la configuración de los parámetros del sistema.
La metodología de implementación es fundamental dentro del proceso, ya que de esta dependerá gran parte del éxito y
óptima utilización del nuevo sistema.
d) Uso del nuevo sistema.
Una vez ejecutada las fases precedentes, los usuarios finales se han de beneficiar de la adecuada documentación de los
procesos y de la optimización que se haya logrado con la evaluación de los mismos. La etapa más crítica, dentro de esta
fase, es la lógica reacción al cambio por parte de los usuarios finales y el periodo de estabilización del nuevo sistema.
Con la operación del sistema, un Sistema de Información Contable Computarizado empieza a convertirse en un generador
de conocimiento, del cual se podrá extraer, fácilmente, valiosa información para la toma de decisiones.
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ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTABLE
a) Utilización de la Información Contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la
utilización de esta información, su análisis e interpretación.
Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen.
Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo, la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren
lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información
contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que estas significan. Una parte
importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciará hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones
precisas y exactas.
b) Objetivos de la información contable.
La información contable debe servir fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el período.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica
representa para la comunidad.
c) Cualidades de la Información Contable.
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos
se requiere que, además, la información sea comparable.
• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
• La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción
y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida que represente
fielmente los hechos económicos.
d) Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información
La contabilidad es de gran importancia, porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas
los cuales utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea
grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función
contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una
declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un
automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario.
Las grandes compañías de acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el
público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos deben utilizar la contabilidad como base para
controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio,
una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.
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SEGURIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
a) Análisis de Riesgos
El activo más importante que se posee es la información y, por lo tanto, deben existir técnicas que la aseguren, más allá de
la seguridad física, establecer previsión sobre los equipos en los cuales se almacena. Estas técnicas las brinda la seguridad
lógica que consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguardan el acceso a los datos y solo permiten
acceder a las personas autorizadas para hacerlo.
Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta: "lo que no está permitido debe estar prohibido", y esto es lo
que debe hacer esta seguridad lógica.
Los objetivos para conseguirlo son:
- Restringir el acceso (de personas de la organización y de las que no lo son) a los programas y archivos.
- Asegurar que los operadores puedan trabajar, pero que no puedan modificar los programas ni los archivos que no
correspondan (sin una supervisión minuciosa).
- Asegurar que se utilicen los datos, archivos y programas correctos por el procedimiento elegido.
- Asegurar que la información transmitida sea la misma que recibe el destinatario al cual se ha enviado, y que no le llegue
a otro.
- Asegurar que existan sistemas y pasos de emergencia alternativos de transmisión, entre diferentes puntos.
- Organizar a cada uno de los empleados por jerarquía informática, con claves distintas y permisos bien establecidos, en
todos y cada uno de los sistemas o software empleados.
b) Las amenazas
Una vez que la programación y el funcionamiento de un dispositivo de almacenamiento (o transmisión) de la información

se consideran seguras, todavía deben ser tenidos en cuenta los circunstancias "no informáticas" que pueden afectar a los
datos, las cuales son a menudo imprevisibles o inevitables, de modo que la única protección posible es la redundancia (en
el caso de los datos) y la descentralización -por ejemplo mediante estructura de redes- (en el caso de las comunicaciones).
Estos fenómenos pueden ser causados por:
• Un operador: causa del mayor problema ligado a la seguridad de un sistema informático (porque no le importa, no se da
cuenta o a propósito).
• Unos programas maliciosos: un programa destinado a perjudicar o a hacer un uso ilícito de los recursos del sistema es
instalado (por inatención o maldad) en el ordenador, abriendo una puerta a intrusos o bien modificando los datos.
o Vírus informático
o Gusano informático
o Troyano
o Bomba lógica
o Programa espía
• Un intruso: persona que consigue acceder a los datos o programas de los cuales no tiene
acceso permitido.
Hackers, Cracker
• Un siniestro (robo, incendio, por agua): una mala manipulación o una mala intención derivan en la pérdida del material
y/o de los archivos.
• El personal interno de sistemas. Las pugnas de poder que llevan a disociaciones entre los sectores y soluciones irrisorias
incompatibles para seguridad informática y/o desarrollo y/o tecnología y/o producción y/o arquitectura. En definitiva,
nosotros mismos.
c) Copias de seguridad
En la mayoría de los casos, resulta ser una computadora pobremente armada, tanto del punto de vista de hardware como
de software.
Si el monitor, la memoria e incluso la CPU de nuestro computador dejan de funcionar, simplemente lo reemplazamos, y no
hay mayores dificultades. Pero si falla el disco duro, el daño puede ser irreversible, pudiendo significar la pérdida total de
nuestra información.
Es importante por esta razón, respaldar la información valiosa. Imaginémonos ahora lo que pasaría si esto le sucediera a
una empresa, las pérdidas económicas podría ser cuantiosas.
La tecnología no está libre de fallas o errores, y los respaldos de información son utilizados como un plan de contingencia,
en caso de que una falla o error se presente.
Asimismo, hay empresas que, por la naturaleza del sector en el que operan (por ejemplo Banca), no pueden permitirse la
más mínima interrupción informática.
Las interrupciones se presentan de formas muy variadas: virus informáticos, fallas de electricidad, errores de hardware y
software, caídas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc. Y aunque no se pueda prevenir cada una
de estas interrupciones, la empresa sí puede prepararse para evitar las consecuencias que estas puedan tener sobre su
negocio.
- La única solución es tener copias de seguridad, actualizarlas con frecuencia.
- La computadora en un lugar seguro, tanto desde el punto de vista de sus requerimientos técnicos como humedad,
temperatura, campos magnéticos, como de su seguridad física y lógica.
- La forma de recuperación sea rápida y eficiente con archivos como disco externo.
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INFORMATIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
El objetivo de la contabilidad, como sistema de información que es, se resume en transformar una serie de datos, recogidos
en las empresas, en información.
El programa de contabilidad por el ordenador está diseñado de forma que, a partir de los datos que introduce el contable,
los procesa y analiza, elaborando unos resultados o información final necesaria en la empresa.
Identificación recogida y entrada de datos
Un programa de contabilidad requiere de una serie de datos mínimos, que deben ser introducidos previamente por el
contable para poder obtener resultados.
Estos datos mínimos se enumeran a continuación:
1. Datos identificativos de la empresa
Los programas de gestión contable solicitan, al comenzar su funcionamiento, una serie de datos característicos de la
empresa, como son su nombre, una clave secreta de acceso, etc.
Esto es especialmente importante para los grupos de empresas, ya que habrá programas que permitirán llevar la
contabilidad de más de una empresa, obteniendo así estados consolidados.
La clasificación entre corto y largo plazo se realizará teniendo en cuenta el plazo previsto para el vencimiento, enajenación
o cancelación. Se considerará largo plazo, cuando sea superior a un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
2. Plan de cuentas adecuado a las características de la empresa
El profesional contable debe adaptar el plan general de cuentas a la propia empresa, añadiendo o modificando las cuentas
que son específicas para el funcionamiento de su empresa.
Al crearse un plan de cuentas específico para una empresa, se puede definir sus características cómo deben ser tratadas
por el programa.
3. La entrada de datos o asientos
Los datos a introducir, por el profesional contable en el programa, aparecen normalmente recogidos en los
documentos de uso habitual por la empresa: facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, Boucher de
depósito, cuentas bancarias, recibos, etc.
De estos documentos, el profesional contable debe ser capaz de extraer los datos más significativos, los cuales registrará
en el soporte contable elegido.
Características principales para la entrada de datos:
• Año y mes del asiento.
• Capacidad de reorganización.
• Rapidez y facilidad en el acceso a la información de las cuentas.
• Avisar de las cuentas no existentes.
• Asegurar la exactitud y corrección del asiento.
• Integridad del sistema contable.
• Permitir modificar, eliminar asientos ya introducidos.
• Identificación por códigos de los documentos.
• Permitir la gestión del IGV e impuestos.
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CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD MECANIZADA
Uno de los campos donde se han desarrollado más sistemas computarizados es el de la gestión de empresa comerciales y,
dentro del mismo, en el área contable. Seguidamente le indicaré algunos de los sistemas más generalizados:
Contabilidad General.
Contabilidad Industrial.
Facturación.
Cuenta por Cobrar.
Control de inventario.
Análisis de Ventas.
Cuentas por pagar.
Control de compras.
Análisis de Compras.
Control Activos Fijos.
Control de Bancos.
Planillas de Haberes.
Valuación de obras.
Costo de Construcción.
Administración de Inmuebles.
Administración de Condominios.
Casi todas las firmas dedicadas al desarrollo de software disponen de algunos de estos sistemas o de todos ellos. Usted
puede comprar en la firma A el sistema Contabilidad General; en la firma B el de Cuentas por Cobrar y a la firma C el de
Facturación. En este caso, no es aconsejable, cada sistema trabajará en forma independiente y será muy difícil integrarlos.
Mi recomendación es la siguiente: si ha decidido comprar sistemas en forma de
paquetes, después de haber determinado sus necesidades presentes y las posibles ampliaciones futuras, investigue
detenidamente la firma de software con la cual piensa negociar. Procure que le proporcione la dirección de algunos de sus
clientes, visítelos y compruebe resultados, si esto no le convencen o no cubren sus necesidades, investigue en otra firma,
pues una vez que adquirió uno o dos sistemas y desea seguir computarizando el área contable, suele resultar ventajoso
seguir comprándolos en la misma firma de software, especialmente si piensa integrar los sistemas.
La mayoría de los sistemas paquetes para el área contable están preparados para trabajar en dos formas diferentes:
a) Independientes
b) Interactivos (Integrados)
Sistemas Independientes
Un sistema independiente es aquél que no está interconectado o integrado a ningún otro sistema. Por ejemplo: un
sistema de planillas, controla únicamente la planilla; uno de inventarios controla solamente los inventarios, no es
necesario informarle si una venta se realizó de contado o a crédito puesto que ese sistema nada tiene que ver con el
control de efectivo o con los clientes de la empresa. Un sistema de contabilidad industrial, controlará los costos de
producción, pero no el aumento o disminución del capital social de la empresa, el cual se registrará en el sistema de
contabilidad general. Un sistema para el control de bancos y conciliaciones bancarias, no podrá controlar una
compra de activo fijos, ni las depreciaciones que deberá soportar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones
que deberá soportar ese tipo de activo, etc.
Sistemas Integrados
El avance espectacular en la tecnología de los denominados discos duros y de los microprocesadores, ha convertido a las
denominadas computadoras personales en pequeños y gigantes con una gran capacidad de almacenamiento y
permitido el trabajo de multiusuarios en base a las denominadas conexiones de Red, permitiendo el intercambio de
información de un sub sistema de información económica a otro subsiste mí, por ejemplo, el pago de un cheque a un
proveedor en el área de tesorería, permite mostrar en el área de contabilidad el asiento contable por el pago
correspondiente a través de la mecanización del libro de caja bancos.
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD MECANIZADA Y MANUAL
Actualmente el área de contabilidad ha dado un giro importante en el uso de la tecnología de información debido a que
anteriormente se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional y ahora podemos encontrar paquetes
contables desarrollados especialmente para estas áreas.
Como mencione anteriormente antes los procesos contables se realizaban sin ningún tipo de paquete computacional, todo
era a lápiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora el trabajo del contador es más eficiente y ha pasado a ser de mayor
importancia en las empresas, tomando datos en base a la información financiera que obtienen, esto gracias al uso de los
sistemas de información.
La contabilidad con su evolución ha permitido facilitar la tarea del contador a través de sistemas de software sin dejar de
lado su función doctrinaria de analizar e interpretar la situación financiera.
En este presente trabajo le voy a destacar diferentes aspectos de la contabilidad computarizada, de cómo ha ido
evolucionando a través del tiempo la contabilidad gracias al aporte tecnológico del hombre en el funcionamiento de la
misma, ya que se han ido creando sistemas que facilitan la actividad del contador dentro del organismo de una empresa.
Contabilidad Manual
Es aquella que se desarrolla en un alto porcentaje manualmente, aunque utiliza algunas máquinas sumadoras o
calculadoras, el factor hombre es la base fundamental para realizar sus operaciones.
En este sentido, los sistemas de contabilidad manual utilizan varios libros de papel para registrar las transacciones
financieras. Las empresas tienen libros de contabilidad separados para cada parte del sistema de contabilidad, tales como
cuentas por cobrar, cuentas por pagar y ventas. Los contadores luego consolidan estos libros en un libro mayor,
proporcionando el saldo de cada libro. El cuaderno del libro general ayuda a crear estados financieros.
Si bien es tedioso y requiere mucho tiempo, los sistemas manuales de contabilidad ofrecen algunos beneficios. Los libros
son fáciles de revisar y los contadores pueden realizar cambios sencillos en caso necesario, las cuentas individuales son
fácilmente reconciliables porque la información está en un orden sistemático a través de cada libro. Los contadores
también tienen la ventaja de manejar físicamente cada libro y crear notas en las cuentas de los clientes con respecto a las
cuestiones que requieran aclaración o corrección.
Contabilidad Mecanizada o Computarizada
La contabilidad computarizada se refiere a la relación entre la contabilidad y la informática.
La contabilidad mecanizada o computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos
tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables para realizar las actividades contables desde el punto
de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se
suceden dentro de la organización.
En la contabilidad computarizada las hojas de cálculo y sistemas de información contable requieren contadores para
introducir los datos financieros en ellos y luego algoritmos matemáticos calcular la información en los libros de
contabilidad necesarios y estados financieros. Los sistemas computarizados permiten también a los contadores crear
análisis de tendencias y reportar cualquier variación de forma rápida y precisa. Además, las transacciones de todas las
divisiones de la compañía son accesibles a través de los sistemas contables computarizados, brindando a los contadores el
mejor acceso a la información financiera.
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DIFERENCIAS ENTRE CONTABILIDAD MANUAL Y CONTABILIDAD MECANIZADA
- La contabilidad manual requiere que todas las anotaciones, facturas y otros documentos financieros estén hechos a
mano. En cambio, la computarizada les permite a los usuarios ingresar la información en software de programas de
contabilidad.
- Con respecto a la Velocidad: La contabilidad computarizada produce información más rápido que la manual. Los
paquetes de software de contabilidad, como Quick Books y Peachtree, vienen con bases de datos incorporadas que le
permiten a los usuarios ingresar información.
- Con respecto a los Estados contables: En un sistema de contabilidad manual debes preparar el estado contable del
ingreso de tu compañía, el balance general y el estado del patrimonio del dueño. Las informaciones de tus anotaciones te
ayudan a formular los estados contables de tu compañía. Los sistemas computarizados permiten que los estados
contables se puedan crear partiendo de información almacenada en la base de datos.
- Con respecto a Los costos de los sistemas computarizados pueden variar desde cientos a miles de dólares
para las grandes empresas. Un sistema de contabilidad computarizado puede ahorrar horas de trabajo para un empleado
que debe crear estados contables y otros informes. Por esta razón, muchas empresas pequeñas y medianas utilizan
software de contabilidad computarizado.
- Los informes se pueden crear de forma puntual al utilizar un sistema computarizado. El informe generado con este
tipo de software les permite a los administradores dirigir la compañía de forma más eficiente. La creación de un informe
en un sistema manual puede llevar a una frustración mayor del personal y como consecuencia se puede llegar a
tener que trabajar con información desactualizada.
- Para la contabilidad manual se debe Emplear un lápiz y un papel. Mientras en la contabilidad Mecanizada se
utiliza una máquina para procesar transacciones.
- Para la contabilidad manual Las transacciones y compilación de informes son muy lentas. Mientras en la
Contabilidad Mecanizada Puede procesar transacciones y compilar informes a altas velocidades.
- La contabilidad Manual es menos precisa, puesto que los cálculos no están ajenos al error humano. Mientras que la
contabilidad Mecanizada es más precisa porque la mayoría de los cálculos se realizan por el programa.
- Para la contabilidad Manual Un error es mucho más difícil de encontrar, hay que revisar muchas páginas llenas de
números. Y una vez corregido, no se puede procesar informes inmediatamente, se toma tiempo. Mientras que la
contabilidad mecanizada Si se ha cometido un error en una entrada de datos del sistema informático, puede
ejecutar informes para indicar.
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¿PORQUE ES IMPORTANTE TRABAJAR EN LA NUBE?
¿por que es importante trabajar en la nube?
Cabe destacar, algunas ventajas de trabajar en la nube:
Facilidad de acceso.
El estar conectado en la nube, nos permite trabajar desde cualquier sitio y tener al equipo de trabajo distribuido en
diferentes puntos.
La actualización permanente, es uno de los beneficios más importantes, ya que los cambios están disponibles
sin la necesidad de descargar ningún tipo de actualización. Además, la gran mayoría de estos programas no
necesitan instalación.
El acceso compartido, permite trabajar al mismo tiempo a diferentes miembros de una empresa sin necesidad
de pagar licencias individuales.
En definitiva, el uso de programas contables en la nube permite a la empresa agilizar tareas, reducir costes e incluso
permite a los usuarios a trabajar desde casa. La utilización de aplicaciones informáticas dentro del área de contabilidad
ha evolucionado con el paso del tiempo, facilitándonos una nueva herramienta gracias a la cual obtenemos un gran
número de ventajas a nivel contable dentro de una Empresa. Facilitando a las diferentes organizaciones obtener informes
de forma rápida y actualizada, reduciendo costes, manejo de un mayor volumen de operaciones, etc.
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¿QUES ES EL UN SISTEMA CONATBILIDAD COMPUTARIZADO?

¿COMO FUNCIONA UN SISTEMA CONTABILIDAD COMPUTARIZADO?

1) Crear varias empresas

2) Crear su propio catalogo de cuenta

3) Posibilidad de trabajar con multiuso

4) Tiene dos años fiscales abiertos

5) Tiene entrada recurrentes

6) Tiene un modulo de contabilidad general

7) Impresión y visualización de reportes

8) Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias

9) Crear su propia empresa

10) Se tiene la opción de elegir un catalogó de cuentas o crear uno nuevo

11) Balance inicial

13) Crea su cuenta interfases y delimita los años

Estos módulos son:

5) Cuentas por cobrar

7) Cuentas por pagar

VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO

• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO: La

DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Las principales limitaciones son:

• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado

• El costo de mantenimiento es alto y complejo

• El alto costo en el entrenamiento del personal

• Los programas deben ser confiables

• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas

• Elevado costo de desarrollo

• Limitado número de reportes y consultas

• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Mencionamos las Importancia de la Contabilidad Computarizada

- La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz.

- Se puede manejar un volumen de operaciones mayor.

- Se reduce mucho el número de errores,

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE COMPUTARIZADO.

Se sintetizan en cuatro fases el ciclo de vida de un Sistema de Información Contable Computarizado,

las cuales se desarrollan a continuación:

b) Selección del Sistema.

c) Implementación del sistema.

Una vez seleccionado el producto (software), la fase de implementación podrá comenzar.

Una de las tareas críticas es la configuración de los parámetros del sistema.

d) Uso del nuevo sistema.

ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTABLE

a) Utilización de la Información Contable

Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen.

b) Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

representa para la comunidad.

c) Cualidades de la Información Contable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente y confiable.