UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Económicas

Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria

Reestructuración del sistema contable para una empresa

distribuidora de productos ferreteros
Practica Empresarial Dirigida -PED-

Walter Paiz Aldana

Guatemala, julio del 2,010

Reestructuración del sistema contable para una empresa
distribuidora de productos ferreteros
Practica Empresarial Dirigida –PED-

Walter Paiz Aldana

Lic. Manuel S. Arrazola Aguilar, Asesor

Licda. Malfi Piedad Morales de Reyes, Revisora

Guatemala, julio del 2,010

 Autoridades de la Universidad Panamericana

Ing. Abel Antonio Girón Arévalo

Rector

Licda. Alba Rodríguez de González

Vicerrectora Académica

Lic. Mynor Herrera Lemus

Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas

Lic. César Augusto Custodio Còbar

Decano

Licda. Lucrecia Cardoza

Coordinadora
Tribunal que practicó el examen general de la
Práctica Empresarial Dirigida-PED-

Lic. Elfego Lòpez

Examinador

Lic. Francisco Escobar

Examinador

Lic. Hugo Lòpez

Examinador

Lic. Manuel S. Arrazola Aguilar

Asesor

Licda. Malfi Piedad Morales de Reyes

Revisora
 Agradecimiento a:

Dios Ser supremo que gobierna nuestras vidas y de quién viene la

sabiduría e inteligencia. AMEN.

Mis Padres Por sus principios y valores inculcados, con su ejemplo me

enseñaron a tomar decisiones firmes y correctas. (Q.E.P.D.)
CON AMOR.

Mis Hermanos Con el apoyo incondicional, orientación y consejos en todos

los momentos necesitados. CON CARIÑO.

Mi Familia La paciencia y comprensión en todas las atenciones

brindadas. CON RESPETO.

Mis Compañeros y amigos Por las experiencias, comentarios y sugerencias compartidas.

EXITOS.

La Universidad En la preparación y culminación de mis estudios

profesionales. GRACIAS.
 Índice

Resumen 1
Introducción 3

Capítulo 1
Antecedentes, marco teórico y planteamiento del problema
1 Antecedentes y descripción de la empresa 5
1.2 Marco teórico 9
1.3 Planteamiento del problema 23
1.3.1 Justificación 24
1.3.2 Pregunta de investigación 24
1.3.3 Objetivos del plan de práctica 24
1.3.1.1 Objetivo general 24
1.3.1.2 Objetivos específicos 25
1.4 Alcances y límites 25

Capítulo 2
Metodología de la investigación
2 Metodología aplicada a la investigación 27
2.1 Tipo de investigación 27
2.2 Sujetos de la investigación 28
2.3 Instrumentos 28
2.4 Procedimientos 28
2.5 Aportes a la investigación 28
Capítulo 3
Resultados y análisis de la investigación
3.1 Resultados de la investigación 30
3.2 Análisis de los resultados 33

Capítulo 4
Propuesta y viabilidad
4 Propuesta de mejora y viabilidad 35

Conclusiones 67
Recomendaciones 68
Bibliografía 69
Anexos 70
 Cuadros

Cuadro Página
No.

1 Estructura organizacional 6
2 Análisis de fortalezas, debilidades, amenazas y
Oportunidades del sistema contable FODA 34
3 Estructura de costos indirectos por centro de costos 48
4 Estructura de la tabla de clasificación de las actividades 50
5 Departamentalización de costos por tienda 53
6 Existencias por tienda 57
7 Flujograma del proceso de compra y venta de mercadería 65

Anexos

Anexo
No. Página

1 Cuentas utilizadas en la distribuidora de productos ferreteros 71

2 Catalogo de cuentas a utilizar 93
3 Entrevista 97
4 Cuestionarios 98
 Resumen

El presente documento, contiene la evaluación integral que se realizó en la empresa ferretera,

para mejorar el desempeño y el rendimiento de sus operaciones.

La empresa ferretera se dedica a la compra y venta de ferretería en general, materiales de

construcción, prestación de servicios, arrendamientos, en el territorio nacional, constituida bajo
las leyes guatemaltecas y con un capital propio. Por falta de procesos y funciones específicas en
el departamento de contabilidad, se ha incurrido en pagos atrasados y una mala administración de
los recursos en el departamento.

Al realizar el diagnostico, reflejó que la empresa ferretera, no cuenta con un registro contable
profesional, por lo que es necesaria una investigación presencial, la aplicación de cuentas y la
reestructuración del registro contable plenamente establecido y con principios financieros,
brindando estabilidad a la empresa, para continuar con sus actividades, ya que de momento se
presentan dificultades financieras.

El departamento de contabilidad, no cuenta con procesos establecidos por escrito de sus

funciones, por lo que se le recarga trabajo al contador y secretaria, esto no les permite cumplir
con algunos procesos contables.

No existe información exacta de la situación financiera de la empresa y el personal desconoce las

funciones de su cargo a desempeñar, como tampoco a quien rendir informes, ya que las
actividades contables, no las realiza la misma persona.

No cuenta con un responsable de informes, por lo que no tienen todos los datos reales de
inversiones que realiza la empresa.

Los procesos en la adquisición de productos para la venta y el departamento de contabilidad

tienen centralizado todas las actividades de la empresa, por lo que se propone una

1
reestructuración contable que consiste, en una revisión fundamental y un rediseño de los
procesos, para alcanzar mejoras en medidas de rendimiento.

Lo que llevó a una codificación de todos registros contables y de los productos que se
comercializan en la empresa ferretera para lograr sistematizar los registros y movimientos que se
realizan.

2
 Introducción

El presente informe se desarrolló en la actividad comercial ferretera, el cual identificó los

hallazgos más serios de la empresa referida, con el fin de minimizarlos de forma inmediata, para
una adecuada administración y control sobre la empresa.

Dentro de la propuesta, se encuentra la reestructuración de un sistema contable para una empresa

distribuidora de productos ferreteros, con el fin, que pueda llevar y manejar mejor sus registros
contables, fiscales y financieros.

Como una de las condicionantes en la globalización de las empresas actuales, tener las
herramientas necesarias para ser competitivas en sus actividades comerciales, esta empresa, se
dedica a la compra y venta de productos ferreteros, prestación de servicios y arrendamientos,
sería de pronta acción reestructurar y tecnificar, para que los involucrados en la administración y
atención al público sean eficientes y eficaces.

No está de más recordar lo indispensable, del uso de las herramientas tecnológicas y

reestructuración del registro contable apropiado, para establecer información necesaria y
procesos que se deben de realizar, que permitan la obtención de resultados garantizados y saber
con certeza donde se encuentra posicionada la empresa durante la gestión administrativa.

Uno de los objetivos de este informe, es dar a conocer una propuesta a la gerencia administrativa,
indicando la importancia de reestructurar el sistema contable y los beneficios que se pueden
obtener por medio de dicha reestructuración.

Para ello se procede a determinar que procesos y funciones no están establecidos y el impacto
que tienen sobre la empresa ferretera, identificar los puestos relacionados directamente con el
departamento de contabilidad que pueden asumir ciertos procesos en beneficio de la empresa,
determinar las funciones que no se están llevando a cabo por los excesivos compromisos que

3
tiene cada elemento del departamento de contabilidad y establecer los procedimientos contables
que no se están llevando a cabo en el departamento de contabilidad de la empresa.

El informe contiene cuatro capítulos donde se encuentra toda la investigación realizada: Capítulo
uno contiene información inicial presentando antecedentes, marco teórico, planteamiento del
problemas, justificación pregunta de investigación, objetivos, alcances y límites. Capítulo dos
metodología aplicada, sujetos de la investigación, procedimientos y aportes. Capítulo tres
resultados y análisis de la investigación. Y el capítulo cuatro propuesta de mejora y viabilidad
del proyecto.

4
 Capítulo 1

Antecedentes

1. Antecedentes y descripción de la empresa

La empresa ferretera tiene como fin, proveer a la clientela, la más variada gama de artículos de
las mejores marcas y con atención personalizada, la empresa que se diagnostica, busca garantía y
mejorar la distribución de sus productos, todas las personas que laboran en esta empresa, tienen
experiencia en toda la línea de productos ferreteros y sus usos. La mayoría de sus productos son
nacionales y un pequeño porcentaje es de importación; para la conveniencia de los clientes se
cuenta con los mejores horarios, excelente ubicación, amplio parqueo con seguridad, espacio
necesario para carga y descarga de los productos, reparto a domicilio y asesoría técnica. Los
productos que han crecido son los pisos cerámicos y material eléctrico, estos son los buscados
por los clientes, que prefieren la calidad y garantía, ya que cuenta con el respaldo de marcas de
alto prestigio. Se ha lanzado al mercado nuevas herramientas eléctricas importadas, las cuales
también son muy solicitadas, todas las herramientas cubren garantía y son de la mejor calidad.

La actividad principal es la venta a minoristas y mayoristas de ferretería en general, materiales de

construcción, prestación de servicios, arrendamientos y toda actividad comercial licita.

Fue inscrita bajo el Régimen Optativo de la ley del Impuesto Sobre la Renta, el Impuesto de
Solidaridad es acreditable al Impuesto Sobre la Renta y cuenta con capital propio.

La empresa valuó sus inventarios en relación al precio del bien.

Cuenta con instalaciones propias, las cuales poseen un tamaño aproximado de 100 metros de
ancho por 50 de largo, las bodegas y oficinas se encuentran ubicadas en este lugar, ocupando
cada una su respectivo espacio, para llevar a cabo sus actividades.

5
1.1 Estructura organizacional

Gerente
General

Administracion Contabilidad Logistica

Bodega

Gerente de Contador Encargado Asistente de

Tienda de Bodega Logistica

Secretaria Secretaria Secretaria

Bodeguero
s

Encargado Conductor
de Tienda Camion

Dependientes Conductor
de Tienda Trailer

Seguridad de Ayudantes
la empresa

6
1.1.1 Valores organizacionales

- Honestidad: Ser autentico, congruente entre lo que se piensa, se dice y se hace. Cumplir
con los valores establecidos, darle valor a la palabra y seriedad con los compromisos
adquiridos.

- Respeto mutuo: Aceptación de uno mismo y de los demás, independientemente de sus

creencias y jerarquías.

- Comunicación: Política de puertas abiertas a todos los niveles de la organización.

- Disciplina: Seguir las normas, políticas y procedimientos establecidos.

- Calidad: Superar las expectativas del cliente interno y externo, en el servicio, productos e
instalaciones.

- Trabajo en equipo: Unir los esfuerzos y capacidades en una misma dirección,

aprovechando la sinergia para el logro de una meta común.

- Responsabilidad: Responder a las expectativas que demandan a la organización, los

clientes internos y externos, los proveedores, accionistas y la comunidad.

1.1.2 Visión y misión

1.1.2.1 Visión

Ser una empresa comercial de bienes y servicios líderes del mercado, llenando las expectativas de
los clientes internos y externos, buscando una actualización en ferretería en general, materiales de
construcción las cuales cubran las garantías sobre productos y prestación de servicios.

7
1.1.2.2 Misión

Satisfacer a los clientes con productos y prestación de servicios, brindando un servicio de calidad
y capacitaciones constantes al personal.

1.1.3.1 Objetivo general

- Posicionar el nombre de la empresa en los nuevos mercados, concentrados en los

alrededores.

1.1.3.2 Objetivos específicos

- Identificar nuevos espacios de mercados que estén siendo acaparados por la

competencia.
- Incrementar las ventas al por mayor para finales del año.
- Conocer la posición de los competidores en función a productos de ferretería.
- Definir estrategias en función a ventajas competitivas.
- Generar y comunicar información contable útil para la oportuna toma de decisiones.

1.1.3.3 Estrategias

- Realizar una fijación de precios de acuerdo a costos y competencia.

- Implementar publicidad agresiva en precios y productos.
- Realizar marketing directo, realizando encuestas en cada entrega sobre calidad,
garantía y satisfacción del cliente.
- Tomar decisiones a la velocidad con que evoluciona la economía para no quedar
rezagado, como consecuencia, la información contable debe ser de calidad para poder
cumplir con su objetivo.

8
1.2 Marco teórico

En el mundo de los negocios, todos los días se generan un sin número de situaciones que pueden
afectar o no, lo cual depende de diversos factores. Por ejemplo, una devaluación del quetzal con
respecto al dólar estadounidense afectaría si se tienen deudas en dólares, mientras que otra sin
deudas en dicha moneda no se vería afectada por dicho evento económico.

Una transacción, desde el punto de vista contable, se genera siempre y cuando un evento
económico afecte, alguna o algunas de las cuentas básicas de la contabilidad. La identificación
de una transacción es muy importante porque la transacción del registro contable depende de ese
hecho. Como ejemplo de transacciones podemos mencionar la venta de un producto. Cada
transacción puede afectar el activo, pasivo, capital, ingreso o egreso en cualquiera de sus
modalidades.

La contabilidad revela la importancia que encierra para los propietarios, acreedores y

administradores la información que contiene, siendo importante para la toma de decisiones y para
el buen desempeño operacional de la empresa. Es por ello que el análisis financiero es un punto
clave al finalizar el periodo.

1.2.1 Contabilidad

Es la técnica por medio de la cual producimos información financiera basada en normas

internacionales de contabilidad expresado en unidades monetarias de una entidad económica, con
el objeto de presentar estados financieros que muestren a sus diversos usuarios la situación
financiera de la misma para toma de decisiones.

9
1.2.2 Auditoría

Es un procedimiento mediante el cual se examinan los registros contables para prevenir fraudes y
errores, proporcionando la seguridad de que los estados financieros se han manejado de forma
razonable con base a principios contables y políticas de la compañía.
Es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados
financieros, es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la
razonabilidad de las cifras que se revelan en los estados financieros.

1.2.3 Reestructuración

La reestructuración de una organización consiste en modificar su tamaño u otras características

para permitirle cumplir mejor con sus objetivos.

1.2.4 Distribuidora

Instalaciones que son utilizadas por los comercializadores o consumidores para la venta u
obtención de ciertos objetos mediante la introducción de efectivo o equivalentes de efectivo.

1.2.5 Productos ferreteros

Existencia que se tiene a la venta en una ferretería, en cambio de dinero o equivalentes de dinero.

10
1.2.6 Administración

Es la ciencia social, que se ocupa de la planificación, organización, control, dirección de los

recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible, este puede ser económico o
social, dependiendo de los fines que persiga la organización.

1.2.7 Planeación

Constituye el desarrollo de una estrategia para el alcance y la conducción del examen, implica
prever los procedimientos que van a emplearse, la extensión y oportunidad en que van a ser
aplicados y el personal que debe intervenir en el trabajo.

1.2.8 Control

Constituye un mecanismo de verificación del cumplimiento de la planeación general, es el medio

el cual la dirección comprueba que se han cumplido los objetivos. Existen diferentes métodos
para comprobarlo, normalmente a través de funciones de supervisión a cargo de diferentes
niveles de mando y operación o como función.

1.2.9 Control interno

Comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro
de un negocio (función típica de auditoría interna).
- Salvaguardar sus activos.
- Verificar confiabilidad y corrección de los datos contables.
- Promover la eficiencia operativa.
- Fomentar la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

11
1.2.10 Proceso

Constituye una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de una entidad. Los
procesos de negocios, que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de la organización,
se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y
supervisión.

1.2.11 Supervisión

Todo proceso requiere supervisión, es decir, comprobar que se mantiene el adecuado

funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de
ambas cosas. La supervisión continua en el transcurso de las operaciones, incluye las actividades
normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realización de sus funciones. El alcance y frecuencia de las evaluaciones dependerá de la
evaluación de riesgos y de la eficiencia de los procesos de supervisión.

1.2.12 Responsabilidad

Cualquier denominación para el máximo ejecutivo, en el cual recae, la responsabilidad del

control, el cual debe liderar y revisar la manera en que los miembros controlan el negocio, estos a
su vez, designa responsabilidades de cada función y establecen políticas y procedimientos de
control interno más específicos.

12
1.2.13 Procedimiento

Puede considerarse, como el modo que deben producirse los actos administrativos. Es un
complejo de actos que, normalmente, incluye la introducción de un acto final. Acción o modo de
obrar. Procedimiento ingenioso. Modo de proceder con justica.

1.2.14 Ejecución

Comprende la etapa en donde la influencia del administrador en la realización de los planes,

obteniendo una respuesta positiva de sus empleados. Acción y efecto de ejecutar. Realizar un
proyecto. Interpretar una idea.

1.2.15 Funciones

Se inicia con el diseño de actividades implementadas por una institución para que cada elemento
conozca su situación y ejecute con eficiencia y eficacia evitando atrasos a la misma. Actividades
ejercidas por un elemento, obligaciones que se tienen en un empleo.

1.2.16 Establecer

Estrategia de un grupo comercial para fundar una idea con el fin de lograr propósito.

Valoración

El departamento de contabilidad, se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas,

sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y
registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a
efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia

13
y eficacia del control de gestión, evaluación de actividades y facilitar la fiscalización de las
operaciones, realizándola con documentos que prueben y justifiquen las acciones, todo al margen
de la ley, normas y reglamentos aplicables.

La importancia que tiene el inventario recae en lo que es, la principal fuente de ingresos,
manteniendo una estrecha relación con las compras y pagos, lo cual, al ser afectada cualquiera de
las cuentas relacionadas, se refleja en la de inventarios con la cual, no cuenta con un registro
confiable de lo que debe adquirir en el momento oportuno.

Critica

No existe un departamento especializado en compras y servicios, por lo que, contabilidad es el

que funge con esta función, dependiendo de bodega, el cual pasa un reporte cada día lunes, el
departamento de contabilidad cuenta solamente con un contador y una secretaria, muchas veces
los pedidos se pierden o se olvidan, el abastecimiento de productos se ve afectado, pese a que
existe un buen control en bodegas.

No se solicitan con tiempo las facturas por servicios prestados, lo que incurre en la generación de
cheques atrasados y planillas desordenadas.

En el ambiente en que se desenvuelve es dinámica como la economía de un país. Para la empresa

es de vital importancia tomar decisiones con prontitud para no quedar rezagado.

En consecuencia, la información contable debe ser de calidad para poder cumplir con su objetivo,
y en el caso de analizar, que no cumple con los principios, no será dinámica.

Es importante que se concentre en el registro, procesamiento y elaboración de información

financiera para la toma de decisiones.

14
Partes fundamentales del sistema de contabilidad

- Registros y formularios del sistema contable.

- Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta responderá a la naturaleza de la
misma.
- Normas y procedimientos del sistema contable a realizar.
- Estados y Reportes.

Nomenclatura de cuentas

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una

codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se
incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

Esquema de nomenclatura de cuentas

Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de
acuerdo con las necesidades de cada organización, así:
1= Activo.
2 = Pasivo.
3 = Patrimonio o Capital Contable.
4 = Ingresos.
5 = Gastos.

División de la nomenclatura

La división de las nomenclaturas, es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de

la contabilidad, reflejada básicamente en el balance general. Las tres grandes áreas, generalmente
que se utilizarán, serán: activo, pasivo y patrimonio.

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Clasificación de los activos

Están constituidos por las cosas de valor que se poseen, como:

- Dinero en efectivo.
- Cuentas por cobrar menos su estimación de cuentas incobrables.
- Documentos por cobrar menos documentos descontados.
- Mercancías.
- Terrenos.
- Edificios menos su depreciación acumulada.
- Mobiliario y equipo menos su depreciación acumulada.
- Vehículos menos su depreciación acumulada.
- Herramientas menos su depreciación acumulada.
- Equipo de cómputo incluyendo software menos su depreciación acumulada.

Se clasifican en:
- Activos corrientes.
- Activos no corrientes.

Activos corrientes

Son aquellos activos, que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un
plazo no mayor a doce meses, que utiliza la empresa ferretera. Para efectos de ubicación, en el
balance se presentará en orden de liquidez de la siguiente forma:

- Caja.
- Bancos.
- Cuentas por cobrar menos su estimación de cuentas incobrables.
- Documentos por cobrar menos documentos descontados.
- Inventarios.

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Activos no corrientes

Inmuebles, maquinarias y equipos.

En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:
- Ser propiedad de la ferretería.
- Ser de naturaleza duradera.
- No estar destinados para la compra/venta o fin del negocio de la ferretería.
- Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la ferretería.
- Dentro de estos activos, se mencionan: terrenos, edificios, mobiliario, vehículos, equipo
de cómputo incluyendo software, menos sus depreciaciones acumuladas etc.

Clasificación del pasivo

Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con
el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: pasivos corrientes, pasivos
no corrientes y otros pasivos.

Pasivos corrientes

Son aquellas obligaciones que deberán cancelarse en un plazo menor a un año.

En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:
- Proveedores.
- Cuentas por pagar.
- Otras cuentas por pagar.
- Impuestos por pagar.
- Obligaciones bancarias.
- Asignaciones a proyectos.

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Pasivos no corrientes
En esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.
- Documentos por pagar.
- Cuentas por pagar.
- Asignaciones a proyectos.

Patrimonio o capital

Constituye el aporte inicial de constitución de la organización y lo que ha acumulado como,

utilidades derivadas de las operaciones a través del tiempo, constituyéndose en un capital que
será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.
Este fondo se conforma por:
- Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado entre los ingresos y
egresos.
- Las cuotas que los socios aportan a la sociedad.

Ingresos y egresos

Registro de un ingreso

Son los que la empresa recibe como consecuencia del giro para que la empresa fue constituida y
otros.
- Ingresos de operación.
- Otros ingresos.

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Registro de un gasto

Son los gastos que la empresa efectúa como consecuencia del giro para la cual fue constituida y
otros.
- Gastos de operación.
- Gastos de distribución.
- Gastos de administración.
- Otros gastos.

Procedimientos contables

Los procedimientos contables determinan cómo, cuándo y por qué, aplicar determinada cuenta
contable en una transacción de la ferretería. Se dará una descripción detallada de la naturaleza de
cada cuenta existente en la nomenclatura de cuentas.

Libro inventario

El inventario es una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el
patrimonio de una empresa.

El partir de un adecuado inventario es fundamental para una correcta puesta en marcha de la

contabilidad, y los tipos posibles de aplicar son:
- Extraordinario: Como su nombre indica es excepcional, se realiza si hay quiebras, cierres
de negocio, y otras razones especificas para realizarlo.
- General: Incluye la totalidad del patrimonio.
- Parcial: Incluye solo una parte del patrimonio. Por ejemplo el inventario de existencias
que se hace a fin de año es un inventario parcial.

19
Estructura de un inventario

- Encabezamiento: Contiene los siguientes datos: Inventario (general o parcial) de la

empresa (datos de la empresa) en la fecha (poner la fecha) unidad monetaria (cifra en
quetzales).
- Cuerpo: Contiene todo el detalle del inventario.
- Pie: Suele ser una diligencia donde la persona competente (gerente, dueño, etc.) certifica
que está conforme con el inventario.

Libro diario

Es un documento numerado, que permite registrar en forma cronológica todas las transacciones
realizadas por la empresa. El libro diario, es el registro contable principal en cualquier sistema
contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la ferretería, en el
orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.).
Éste libro consta de dos columnas: la del debe y la del haber. Para que los registros sean válidos
deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el
diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica, qué cuentas deben cargarse y cuáles deben abonarse
posteriormente en el mayor. Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período
de tiempo se le llama libro diario. Este simplemente nos informa del movimiento en sí, qué
cuentas han intervenido, fecha, cantidades y el concepto.

20
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el diario todas las operaciones que se
realicen. Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan
los empleos de la operación, desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad y
las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.

En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la
suma de los valores de las cuentas abonadas.

El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste
en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.

Libro mayor

Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa y operaciones

por los resultados de operación de un periodo dado.

Es el libro contable en donde se registran, centralizan y clasifican las diferentes cuentas que
moviliza la empresa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos
deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el
propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y abonos a las
distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante
el proceso llamado pases al mayor.

Cuenta es un concepto individual, que registra las cantidades de un activo, pasivo, ingresos ò
gastos en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo
que hace es eso, anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente
cuenta del libro mayor, representada por una T grafica.

21
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será
objeto de continuas variaciones.

El mayor contiene todas las cuentas que se han registrado en el diario hasta cierta fecha, en éstas
se habrán anotado las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el
valor por el que figuran las distintas cuentas, siendo éste el objetivo del mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste
viene dado por la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber de la correspondiente
cuenta.

El saldo puede ser:

- Deudor, si la suma del debe es mayor que la del haber.
- Acreedor, si la suma del debe es inferior a la suma del haber.
- Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro mayor se cumplirá, que la suma de los saldos deudores coincidirá
con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del debe será igual al
importe total de las sumas del haber.

Libro balance

Contablemente se denomina balance a cualquier estado numérico, derivado de operaciones

contables, que permite comprobar la exactitud de las mismas.

El objetivo es mostrar el balance ò equilibrio entre las cuentas deudoras y las cuentas acreedoras,
obteniendo así, un balance de comprobación. La determinación de los montos por cuenta, se
obtienen del libro mayor.

22
El balance es el fundamento del principio de la partida doble. Es decir, éste demuestra si
efectivamente en cada operación contable, existió un cargo y un abono.

El balance es la base para la formulación de los estados financieros, los que a su vez, sirven para
los análisis correspondientes y la toma de decisiones, de esta forma se manifiesta el proceso y los
instrumentos de contabilidad.

1.3 Planteamiento del problema

De acuerdo al diagnóstico realizado, para conocer las necesidades que podría poseer la empresa,
se llevó a cabo una entrevista y cuestionarios, que permitieron o facilitaron el obtener
información para identificar dificultades. Se confirmó que el contador, está saturado de
responsabilidades, lo que hace que no pueda cumplir a cabalidad con todo, esto genera un
debilitamiento e inestabilidad. No se tiene procesos y funciones establecidas en el departamento
de contabilidad, como tampoco se tienen funciones específicas, esto permite que se deje sin
realizar algunas funciones, por llevar a cabo otras.
A lo antes mencionado, se agrega que en el departamento de contabilidad, no se tienen
establecidos todos los procedimientos contables.

El departamento de contabilidad no respeta procesos ni funciones establecidas, únicamente

genera información sin análisis ni síntesis, no hay responsabilidad sobre la información generada.

Los encargados del departamento de contabilidad, realizan todas sus funciones, como ellos
consideran que están bien.

23
1.3.1 Justificación

La investigación pretende reafirmar la importancia de la reestructuración del sistema contable en

la empresa, demostrar la deficiencia de los procesos de contabilidad y la dependencia del
departamento de ventas, que es el que genera mucha de la información que procesa y analiza el
departamento de contabilidad. Enfatizar la necesidad de una reestructuración en este
departamento que permita retomar el control de procesos establecidos con anterioridad.
Establecer procesos que permitan producir informes que reflejan la situación real y actual de la
empresa.

La presentación de informes financieros, muestra los gastos administrativos, ventas, salarios,

bonificaciones, compras, estado del inventario, etc. Estos informes nos sirven para saber cuál es
la situación financiera actual y nos permite analizar nuevas inversiones por lo que se puede
promover nuevas oportunidades de ampliarse en el mercado o detener inversiones que pueden
desestabilizar a la misma.

1.3.2 Pregunta de investigación

- ¿Por qué es necesaria una reestructuración del sistema contable de una empresa
distribuidora de productos ferreteros?

1.3.3 Objetivos del plan de práctica

1.3.1.1 Objetivo general

- Determinar que procesos y funciones no están establecidos y el impacto que tienen sobre
la empresa ferretera.

24
1.3.1.2 Objetivos específicos

- Identificar los puestos relacionados directamente con el departamento de contabilidad que

pueden asumir ciertos procesos en beneficio de la empresa.
- Determinar las funciones que no se están llevando a cabo por los excesivos compromisos
que tiene cada elemento del departamento de contabilidad.
- Establecer los procedimientos contables que no se está llevando a cabo en el
departamento de contabilidad de la empresa.

1.4 Alcances y limites

1.4.1 Alcances

El estudio abarcó todos los departamentos involucrados directos o indirectamente con el de

contabilidad, más no creó modificaciones por completo, solamente se tomó en cuenta según su
función, se incluyó al personal y se le asignó funciones con sus respectivos procesos, sin exceder
la carga de trabajo ya impuesta. No se tuvo acceso a conocer el estado financiero de la empresa
por lo que no se pudo verificar si se está implementando bien los procesos a su término.

1.4.2 Límites

La contabilidad que se analiza, se ocupa principalmente de registrar los datos y actividades

económicas del negocio y de informar al respecto. Aunque tales informes aportan datos útiles
para los administradores de la empresa, están dirigidos principalmente a los propietarios,
acreedores y organismos gubernamentales. El sistema contable que se pretende proponer tiene
sus limitaciones ya que será propuesto para un empresa mediana y no para un empresa grande, ya
que los sistemas contables para las empresas grandes son más complejos porque recaban y
mantienen información más grande y evolucionan con forme el crecimiento de la empresa.

25
El valor histórico original establece que los bienes y derechos deben evaluarse de acuerdo con su
costo de adquisición, lo que puede provocar diferencias si no se realizan cuando corresponde.
Con la nueva reestructuración de procesos y funciones el departamento contable será capaz de
presentar un presupuesto y mostrar la existencia de información histórica, de la cual es factible
prescindir al efectuar los pronósticos. Los datos históricos contables son importantes para la
elaboración del presupuesto ya que dada la evolución de las ventas en valores absolutos o
porcentuales puede constituir un parámetro a considerar en la proyección.

Se acordó con la empresa ferretera no divulgar:

- Propietarios.
- Estados financieros.
- Localización.

26
 Capítulo 2

Metodología

2. Metodología aplicada a la investigación

La metodología empleada consistió, en el uso de entrevista, cuestionarios y observaciones, que

nos proporcionará información clara y precisa, por medio del método deductivo-inductivo, en
forma ordenada y concordante, se podrá observar, describir, analizar y sintetizar toda la
información que se produzca en la presente investigación.

Los cuestionarios fueron respondidos por ventas y bodega, las cuales contenían preguntas
abiertas y cerradas, para que por medio de las mismas evaluar al contador del sistema contable.

La entrevista fue respondida por el contador para conocer la realización de actividades o

funciones.

Las observaciones permitieron conocer las actividades de la empresa.

2.1 Tipo de investigación

La siguiente investigación es de tipo descriptivo de diseño experimental, utilizando el método

deductivo-inductivo que nos llevó a un orden lógico y progresivo de la información.

Procesar los datos detenidamente, que se llevó a cabo para el análisis y síntesis de la información
que lleve a la reestructuración del sistema contable.

27
2.2 Sujetos de la investigación

El departamento de contabilidad, proporcionó la información necesaria para poder realizar las

labores, también se tuvo acceso a unos cuestionarios con los encargados de bodega, y el de sala
de ventas, quienes fueron analizados para reconocer su papel en las funciones de los procesos de
contabilidad. Toda la información extra fue solicitada a la administración, quedando a
disposición de la investigación.

2.3 Instrumentos

- Entrevista.
- Cuestionarios.
- Observaciones.

2.4 Procedimientos

La investigación está realizada con un diseño experimental específico, que está orientado a
modificar e implementar nuevos procesos al departamento de contabilidad, al cual nunca antes se
le habían realizado procesos ni clasificado funciones al personal por escrito.

2.5 Aporte de la investigación

- A la empresa: Contribuir en el proceso y funciones de la empresa que den como resultado

el ordenamiento y registro de sus activos, pasivos, capital contable, ingresos y gastos, para
tener información confiable, el cual tendrán a su disposición para cualquier evento
ordinario o extraordinario.

28
- A la universidad: Por medio del trabajo, sea reconocida y valorada como una institución
de alto rendimiento académico, manteniendo su postura frente al alumno y a la actividad
económica.

- Al país: Optimizar por medio del conocimiento, la oportunidad de crecimiento en las

empresas, utilizando apropiadamente los recursos contables y económicos, respetando las
leyes del estado y así mantener una economía estable.

- A estudiantes: Proponer un nuevo enfoque al método de estudio y promover la realización

de proyectos con vista a mejorar los procesos que contribuyan al crecimiento de la
comercialización en Guatemala.

29
 Capítulo 3

Resultados

3. Resultados y análisis de la investigación

Luego de reunir y analizar la información sobre la situación de la empresa, la cual fue recolectada
por medio de entrevista al departamento de contabilidad y cuestionarios al departamento de
ventas y bodega, se determinó, que el departamento de contabilidad no cuenta con ningún
proceso establecidos por escrito en ninguna de sus funciones, lo que se refleja en un recargo de
atribuciones en el contador y secretaria, lo que no permite que se puedan seguir y continuar con
algunos procesos contables simples, ni la consecutividad de actividades propias del
departamento, esto se ve reflejado en los pagos de impuestos, presentación de informes
mensuales y en la poca capacidad para dar información de la situación financiera de la empresa.

3.1 Resultados de la investigación

De acuerdo a las entrevistas y análisis de las encuestas realizadas se determinó que la secuencias
de los procesos contables no presentan procedimientos claramente establecidos por escrito y el
personal ignora que funciones tiene su puesto, cuando y a quién debe de responder de su trabajo
diario, por lo que ninguna función es realizada siempre por la misma persona, la consecuencia de
esto es la poca relación entre un proceso y otro.

La falta de un responsable en los informes y fechas límites en que se deben de presentar provocan
una desestabilización del sistema financiero, no existe datos actuales y reales de las inversiones
que realiza la empresa.

30
3.1.1 Inventariar

El contador únicamente solicita la habilitación de una única serie de facturas y existen

dependientes de almacén que dividen las facturas diariamente, la entrega de facturas son cada
siete días, al retirarse a su descanso deben entregar todas la facturas utilizadas o no.

3.1.2 Cheques

Los cheques son generados por el contador, teniendo firma mancomunada con administración en
la chequera de la empresa.

3.1.3 Clientes y deudores

Tampoco existe un control exacto de cómo se cancelan las facturas, en efectivo, tarjeta de
crédito, el único control que se tiene, es que si la factura original se encuentra en poder del
vendedor es al crédito.

Se le entrega la copia al cliente y se le devuelve la original hasta que se cancele, el problema está
que algunos clientes no tienen el nombre exacto y nit, deterioran o casi destruyen las copias de
las facturas, por lo que el registro contable a veces carece de todos los datos para cumplir con sus
obligaciones ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-.

31
3.1.4 Impuestos

El cálculo y pago del impuesto lo realiza el contador mediante la herramienta Banca -SAT- y
autoliquidación del portal de la -SAT-, el cual es útil, el problema radica que no hay ningún
control de revisión lo que podría ocasionar errores en los cálculos, cuales fueron pagados, lo que
ocasionaría pagos extraordinarios, rectificaciones, multas o hasta incluso robo del mismo, ya que
hasta el mes después se verificarían las declaraciones juntamente con los cheques que regresa el
banco.

3.1.5 Prestaciones laborales

El pago de salarios se realiza cada quince días, se hace en dos partes, el área administrativa en la
mañana y el personal de operación en la tarde después de su salida ambos respectivamente, lo que
genera caos, ya que el personal espera aproximadamente 25 minutos, para que sea cancelado su
salario, y esto es porque muchos no están calculados, teniendo un salario base más comisión por
ventas. La secretaria es la encargada de realizar estos cálculos y efectuar el pago en efectivo, al
tener personas en espera, después de la hora de salida, no permite que ella realice su trabajo
eficientemente, mencionando que la secretaria no recibe horas extras por ninguna labor fuera de
su horario.

3.1.6 Calculo de indemnizaciones

El cálculo de bono 14, aguinaldo y liquidaciones lo realiza la secretaria auxiliar del contador,
estas no son programadas por la cantidad de tareas diarias que tiene la misma, por lo que son
pagadas muchas veces sin solicitar una firma de recibido o pagado, lo que incurre en no tener la
papelería necesaria que respalde el cumplimiento de obligaciones de la empresa. Se ha tenido el
inconveniente de volver a cancelar cuotas de aguinaldo y bono 14 a empleados que han sido
despedidos y presentan una denuncia ante el ministerio de trabajo.

32
3.1.7 Proveedores

Los pagos son generados por el contador quien tiene acceso a la chequera de la empresa, calcula
los pagos según facturas reportadas, quedando solamente el comprobante de los cheques que se
giran para constatar que se ha cancelado, y al tener un tiempo estimado del banco de un mes en
entregar de vuelta los cheques girados, se verifica si se cancelaron las facturas.

3.2 Análisis de los resultados

En el área de finanzas de la empresa distribuidora de productos ferreteros, no existe reporte al

día, de la situación o estado financiero, por lo que fue imposible determinarlo.

La empresa realiza un cálculo de inventario de forma empírica y en algunas ocasiones

físicamente, para invertir en compras, más no puede determinar la liquidez, para enfrentar
crisis económica interna o nacional.

El contador, tiene exceso de atribuciones, lo cual ha provocando la presentación retrasada de

los borradores existentes, esto provoca una falta de información financiera real, al departamento
de gerencia y administración, para ejecutar una oportuna y correcta toma de decisiones.

Luego de una recolección de datos físicos se determinó, que la empresa ha cumplido con todos
sus impuestos respecto a lo que exige la ley, aun cuando no existe un acceso directo a los estados
financieros.

33
 Análisis de fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del sistema contable
(FODA)

+ -
DEBILIDADES OPORTUNIDADES

- No contar con un buen sistema de - La capacidad de almacenamiento

registro contable eficiente y para sus productos.
eficaz. - El servicio que presta a sus
- Un mal proceso en la adquisición clientes.
Interno

de productos para la venta. - El amplio parqueo y lugar de

- Centralización de demasiadas despacho.
actividades dentro del - Su ubicación para futuras
departamento de contabilidad. comercializaciones.

FORTALEZAS AMENAZAS
- Ubicación estratégica en la
- La apertura de nuevas ferreterías
Externo

comercialización de productos
cerca de la nuestra.
ferreteros.
- Falta de control en los precios de
- Acreditación de la empresa en el
productos para la ferretería.
ámbito ferretero.
- No tener un contrato de
- Comercialización con antiguos
exclusividad con ciertos
clientes.
proveedores.

34
 Capítulo 4

Propuesta

4. Propuesta de mejora y viabilidad

La problemática contable que se descubrió, se resolverá por medio de la reestructuración de un

sistema contable, que será dirigida para una empresa mediana y por ende todo el sistema que se
propone será útil mientras la empresa ferretera crece, ya que a medida que crece en volúmenes de
venta, deberá ir introduciendo nuevos procedimientos contables y programas de computación que
le permitan ir creciendo teniendo en cuenta el control interno.

El departamento de contabilidad juntamente con administración deberá de instrumentar y operar

las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de
consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma
de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, evaluación de
actividades y facilitar la fiscalización de las operaciones, realizándola con documentos que
prueben y justifiquen las operaciones.

4.1 Reestructuración del control interno

- Los activos estén protegidos y se usen para las actividades de la empresa.

- La información de la empresa sea exacta.
- El personal respete las leyes y reglamentos.

Para salvaguardar los activos evitando robos, fraudes, mal uso o extravío. Una de las
transgresiones más serias de los controles contables que se propone son los fraudes que comete el
personal. Fraude cometido por uno del personal es el acto intencional de engañar a la

35
administración para obtener beneficios personales. Puede ir desde exagerar intencionalmente los
viáticos asentando una cantidad mayor que la real, hasta desfalcar sumas cuantiosas mediante
complicados procesos fraudulentos.

La información resulta esencial, para operar con éxito. La salvaguarda de los activos y la
información exacta, van por lo general juntas. La razón es que el personal intenta defraudar a una
empresa también necesita ajustar los registros contables para ocultar el fraude. La empresa
ferretera debe cumplir las leyes y reglamentos aplicables, así como las normas de información
financiera.

4.2 Reestructuración contable

La reestructuración consiste en una revisión fundamental y un rediseño radical de los procesos,

para alcanzar mejoras en medidas de rendimiento, tales como: costos, calidad, servicio y rapidez.
En el sistema que se propone se establecerán procesos que se deben llevar a cabo, no se propone
programar a las personas para que se ciñan a procedimientos establecidos siguiendo la esencia de
la burocracia hasta el día de hoy, en cambio, se propongan procesos que se consideren adecuados
para llevar a la empresa a lograr fluidez en los procesos de sus operaciones para obtener
información oportuna, fidedigna y exacta. Los buenos productos no hacen ganadores; los
ganadores hacen buenos productos. Lo que se propone es reestructurar la empresa ferretera en
torno al proceso de elaborar la información contable financiera.

4.3 Proceso de reestructuración contable

Existen cuatro pasos básicos para un proceso de reestructuración contable:

- Definir qué tipo de informes, declaraciones de impuestos, pagos, facturación, régimen
inscrito y procesos hay en la empresa.
- Especificar los datos necesarios, que hace falta por definir, que procesos no han sido
creados y que procesos están siendo realizados empíricamente, estos se pueden realizar

36
 por medio de flujo gramas que permitan esclarecer cuales son los vacios que existe en
cada actividad.
- Describir los procesos es muy importante, permite que cada uno sea establecido y
analizado para su funcionamiento correcto.
- Determinar las personas involucradas en todos los procesos, que función tendrán y hasta
donde termina en cada uno de ellos.

La identificación de quiénes son proveedores y clientes, así como de lo que se recibe de

proveedores y lo que damos a clientes (material, información, documentos, instrucciones), es el
primer paso para tomar conciencia del lugar en el proceso que lleva a cabo el departamento. Esta
toma de conciencia fortalecerá la cadena proveedor-cliente interno, sobre todo si se expresan las
necesidades correctamente al proveedor interno y se ayuda, de otra parte, a que el cliente interno
exprese las suyas. Tengamos también en cuenta que lo más probable es que cada miembro de la
organización tenga más de un proveedor y más de un cliente interno.

4.4 Tecnología contable

La forma de registro de las transacciones, basadas en el método de la partida doble, comprende la

dualidad económica que muestra por una parte la estructura económica y por la otra la estructura
financiera del patrimonio de la empresa, lo que significa que por cada acreedor hay un deudor.
Toda transacción tiene un doble carácter: por cada débito hay un crédito correspondiente.

El resultado es un sistema contable general que registra o deja constancia de la historia completa
de las transacciones para cada uno de los tipos de activos, pasivos, gastos o ingresos en las
cuentas correspondientes. Se puede transformar en declaraciones o estados que muestren el
funcionamiento comercial y la situación financiera. Este método nos ayudara a captar el
acontecimiento económico de la empresa, distinguiendo en cada hecho administrativo su origen y
su destino.

37
4.5 Recolección y clasificación de documentos

La diversidad y la cantidad de transacciones que se realizan en las empresas generan una gran
cantidad de documentos mercantiles, indispensables para efectuar cualquier registro en el libro
diario, un documento, no es otra cosa que un escrito mediante el cual se hace constar el registro,
transacción o evento. Clasificaremos a los documentos internos generados por la empresa, como
facturas, recibos de caja y comprobantes de pago con cheque.

El método de procesamiento contable que se utilice puede ser manual o computarizado, los
métodos manuales se vuelven obsoletos cuando realiza un gran número de operaciones similares
y entonces se hace necesario utilizar el computarizado a partir de la necesidad y la evolución en
el mercado.

Clasificaremos los externos como los elaborados por otros entes, como las notas de débito y
crédito, que representa una venta para el que la emite y una compra para el receptor, en el
momento de la transacción, el comprador se queda con el original y el vendedor con la copia.

Todas las transacciones se registraran en el diario principal, lo que permitirá su verificación, por
lo que se deberán de archivar de acuerdo a su fecha, número de correlativo y serie. Todas las
facturas se deben de reunir al final del día, ser sumadas y ordenadas por orden correlativo.

4.6 Normas y leyes

Todos los documentos y papelería que se utilizará en la empresa, deben de estar debidamente
identificados y autorizados por las entidades correspondientes para que guarden su orden lógico,
esto corresponde a facturas, recibos, de lo contrario no podrán ser utilizados, deben corresponder
a la transacciones realizadas. Servirá para detectar posibles fallas en la documentación, antes de
que las transacciones sean registradas en el sistema. Siguiendo el orden jerárquico jurídico
siguiente.

38
 - Constitución de la República de Guatemala.
- Ley de Impuesto al Valor Agregado.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- Ley del Impuesto de Solidaridad.
- Ley de Impuestos sobre Productos Financieros.
- Ley de Impuesto Único sobre Inmuebles.
- Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos.
- Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado.
- Ley de lo Contencioso y Administrativo.
- Código de Comercio.
- Código Tributario.
- Código Penal.
- Arbitrios Municipales.

4.7 Estrategia y recursos

Se debe de implementar políticas de acción, que indiquen los límites de las funciones de cada
elemento involucrado en el departamento de contabilidad, esto a fin de satisfacer las necesidades
especificas de la organización.

Es importante conocer el camino que debe recorrer cada documento, para poder rastrearlo en el
caso de que no lleguen a su destino; los comprobantes de pago con cheque debe de estar
debidamente identificado, y como el sistema a proponer será computarizado, se deben de realizar
capacitaciones para el uso del mismo.

El conocimiento de los recursos con que se cuenta para la realización del trabajo incidirá,
también, en la forma de clasificar la documentación. Como es una empresa mediana puede
archivar la documentación referente a un mes en un solo legajo de papeles.

39
4.8 Productos

Los productos serán clasificados de acuerdo a grupos y subgrupos para un mejor control y mejor
localización dentro de la bodega de la empresa ferretera, es decir serán clasificados de la
siguiente manera: ferretería en general, material de construcción, pisos cerámicos, material
eléctrico, etc. Todo esto estará a cargo de bodega, quién pasara un control de entradas y salidas a
contabilidad.

El proceso de recolección de los datos corresponde al departamento de contabilidad, el que se

encargara de recibir los documentos, los cuales serán ordenados, clasificados y transcritos en el
momento y lugar indicado, aunque se sabe que estos dependerán si el departamento aumenta el
personal.

4.9 Área de recursos humanos y administrativos

El personal involucrado es el contador, la secretaria del departamento de contabilidad,

departamento de ventas, bodeguero, administrador quién brindará la información más general de
la empresa.

4.10 Personal competente, rotación de puestos y vacaciones obligatorias

La buena marcha de un sistema contable exige que los procedimientos garanticen que el personal
sepa desempeñarse en los puestos que se le encomiendan. Por añadidura, es necesario que toda
persona del área de contabilidad reciba capacitación adecuada y se les supervise durante su
desempeño en el puesto.

También sería aconsejable la rotación de puestos del personal de oficina y las vacaciones
obligatorias para todo el personal.

40
Estos lineamientos fomentan en el personal el apego a los procedimientos establecidos. Además,
permiten detectar errores y fraudes.

4.11 Separación de responsabilidades para operaciones relacionadas

A fin de reducir las posibilidades de que haya ineficiencia, errores y fraudes, la

responsabilidad de las operaciones debe dividirse entre dos o más personas. Por ejemplo: las
responsabilidades de compra, recibir, registrar y pagar los materiales deben dividirse entre dos
personas o departamentos. Si la misma persona pide los materiales, comprueba que se reciben y
los paga al proveedor, pueden presentarse los abusos siguientes:

- Pueden hacerse pedidos por la amistad que se tenga con un proveedor, en vez de
fundamentarlos en el precio, calidad y otros factores objetivos.
- Puede no verificarse la cantidad y calidad de los materiales recibidos, lo cual redundaría
en el pago de materiales no recibidos o de mala calidad.
- El personal puede sustraer materiales.
- Puede verificarse sin el debido cuidado la validez y exactitud de las facturas, originando
así el pago de facturas falsas o inexactas.

4.12 Área física

Se utilizara las instalaciones de la empresa donde se tendrá acceso a equipo de cómputo, internet,
papelería y útiles. Para lograr obtener la mejora dentro de la empresa en relación al sistema
contable, hemos llegado a determinar un sistema contable que le permita a la empresa poder
solucionar todos los problemas contables que actualmente tiene y para esto hemos desarrollado
un manual contable.
El sistema contable son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevarán en la
ferretería para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización, servirá para
proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional.

41
El sistema contable servirá para

- Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.

- Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
- Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma
automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos.

Explicar y justificar la gestión de los recursos, preparar estados financieros, El manual contable
es interdependiente y está interrelacionado con toda la organización. Existe una estrecha relación
entre: la operación de la organización, la contabilidad o manual contable y la toma de decisiones.

Naturaleza, funciones y principios del sistema contable

Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las transacciones de la

organización y relacionados entre sí por una serie de principios generales que le dan la fisonomía
de sistema para hacer contabilidad.

Entiéndase para ello "método" como la norma o regla, es decir, como un enunciado breve y
concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito.

El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se complementan
con la acción de las personas del personal de la ferretería en espacio y tiempo se construye un
procedimiento concreto o un sistema contable.

Dentro del sistema contable y su administración es importante mencionar que se aplicará de

acuerdo al criterio de procesos no a procedimientos, ya que al seguirse de acuerdo a procesos la
empresa ferretera se enfocará a mejorar todos sus sistemas contables para lograr una buena
satisfacción del cliente.

42
Con la aplicación del sistema propuesto para una empresa ferretera se busca avances decisivos,
descartándolos por completo y cambiándolos por otros enteramente nuevos, eliminando la
burocracia y rediseñando los procesos de manera que no estén fragmentados, es decir, hacer más
con menos.

Los procesos contables se ejecutarán en orden natural, los procesos rediseñados estarán libres de
la tiranía de secuencias rectilíneas, se puede explotar la secuencia natural del trabajo más que la
artificial impuestas por la linealidad. La secuencia lineal de tareas impone una precedencia
artificial que demora el trabajo. El sistema contable es secuenciado en función de lo que es
necesario hacer antes o después.

Sistema uniforme de la contabilidad

Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite las comparaciones
de resultados y de los estados financieros. No obstante, resulta bastante difícil, considerando que
existen diversos sistemas de contabilidad como actividades, servicios y administradores.

Función básica de la contabilidad a implementar

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de la
ferretería, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:
- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables de la
ferretería.
- Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance se aplicarán las
operaciones de activo, pasivo, patrimonio, ingresos o egresos.
- Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las
leyes.
- Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un
período determinado.

43
Es importante reconocer la dependencia que tiene toda empresa de su departamento de
contabilidad, siendo el encargado de recolectar, analizar y sintetizar toda la información interna,
para poder tomar decisiones externas referentes al entorno económico y social. Por ello es
congruente realizar una reestructuración al departamento de contabilidad, que permita la
modificación total de funciones y procesos del departamento de contabilidad, bodega y ventas,
siendo los productores de la información que maneja contabilidad. Se tendrá en cuenta que se
aclarara el proceso y la función que tienen estos departamentos sin modificar o alterar ninguno de
sus procesos en relación a la naturaleza del departamento.

Método para calcular costo y utilidad

Este sistema, permite la asignación y distribución de los diferentes costos indirectos de acuerdo a
las actividades realizadas, identificando el origen del costo de la actividad, para la distribución y
venta, contribuyendo en la toma de decisiones sobre líneas de productos, segmentos de mercado
y relaciones con los clientes.

Los sistemas de costos basados en las actividades basan su fundamento en las distintas
actividades que se desarrollan, son las que consumen los recursos y las que originan los costos,
no los productos, estos sólo demandan las actividades necesarias para su obtención. Reorganizar
la gestión de sus costos, asociando estos a sus actividades. El costo del producto o servicio se
obtiene como la suma de los costos de las actividades que intervienen en el proceso.

Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no los productos. Estos pierden
protagonismo como único objetivo de costo, es decir, el ABC emerge como un sistema de gestión
integral y no como un sistema de cuyo objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto.
Los sistemas ABC imputan los costos a los productos en función de la demanda de actividades a
lo largo de todo su ciclo de vida. Las bases de imputación de los costos en un sistema ABC están
relacionadas con la medición de las actividades desarrolladas. No sólo cambia la naturaleza de los
criterios de imputación de los costos, sino también el número de bases utilizadas para imputar los
mismos a los productos.

44
El ABC mide el alcance, costo y desempeño de recursos, actividades y objetos de costo. Los
recursos son primero asignados a las actividades y luego estas son asignadas a los objetos de
costo según su uso.

Los recursos no cuestan, cuestan las actividades que hago con ellos.
Los beneficios específicos y los usos estratégicos de esta información, son costos más exactos de
los productos permitiendo mejores decisiones estratégicas relacionadas con:

- Determinar el precio del producto.

- Combinar productos.
- Elaborar compras.
- Invertir en investigación y desarrollo.
- Mayor visión sobre las actividades realizadas (debido a que ABC traza el mapa de las
actividades y remite los costos a las mismas).

Le permite a una empresa, concentrarse más en la gestión de las actividades, tal como mejorar la
eficiencia de las actividades de alto costo. Identificar y reducir las actividades que no
proporcionan valor agregado.

El modelo de costeo basado en actividad requiere desarrollar una "red" que permita comprender
como los productos "consumen" actividades y estas a su vez "gastan" los recursos.

Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no los productos. Estos pierden
protagonismo como único objetivo de costo, es decir, el ABC emerge como un sistema de gestión
integral y no como un sistema de cuyo objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto.

Los sistemas ABC imputan los costos a los productos en función de la demanda de actividades a
lo largo de todo su ciclo de vida.

45
Las bases de imputación de los costos en un sistema ABC están relacionadas con la medición de
las actividades desarrolladas.

No sólo cambia la naturaleza de los criterios de imputación de los costos, sino también el número
de bases utilizadas para imputar los mismos a los productos.

Este sistema permite realizar un análisis de la eficiencia en los procesos desde el momento que
permita definir el "mapa de actividades", que informe no solo de lo que cuesta el servicio, sino de
cómo se está prestando y de cuánto cuestan las actividades.

En la perspectiva del análisis se piensa que la consideración de las actividades como auténticos
causantes de los costos y las indagaciones de sus relaciones con sus servicios, puede ofrecer
ventajas en la eliminación de despilfarros en la utilización de los recursos, a través de una mejora
continua en su ejecución y la consecución de otros propósitos derivados del análisis de la
eficiencia y la eficacia apoyados en las actividades y en los inductores de costos.

El apoyo informático del que pueden disponer los sistemas contables, es el que propicia la
aplicación de los modelos que precisan mayor número de datos y de análisis de los mismos como
es el caso del sistema ABC.

Este mayor desarrollo de las tecnologías para el tratamiento de la información es muy importante
para solucionar algunas de las limitaciones, que en relación con el control de gestión se atribuían
a los sistemas de costos tradicionales. Se piensa que no justifica el cambio de sistema de costo
puesto que una correcta aplicación de los sistemas tradicionales, llegando hasta el grado de
desagregación que sea necesario y utilizando las potentes herramientas informáticas que se
disponen, puede proporcionar resultados tan valiosos como los del sistema ABC.

Es en el ámbito de la toma de decisiones y de la planificación estratégica donde la filosofía del

ABC tiene una aportación más relevante.

46
Para ello, se requiere que la atención, en la aplicación del sistema, se centre fundamentalmente en
la gestión de las actividades, dando lugar a un desarrollo lógico de los modelos de gestión
basados en las ideas generadas por el ABC.

Pasos a seguir para el cálculo del costo utilizando el modelo ABC.

- Localización de los Costos Indirectos en los Centros de Costo.

Hay que localizar, si no están definidos, todos los centros de costo que tiene o puede tener la
empresa, determinar todos los costos indirectos y luego localizarlos por centros de costo.

Para facilitar la explicación conformamos un cuadro donde aparece como quedaría conformada la
estructura de la tabla.

47
 Dependientes de Gastos por
Totales. Costos indirectos
almacén distribución

12,000.0 8,500.00 3,500.00 1

12,000.00 8,500.00 3,500.00 2

10,750.00 8,500.00 2,250.00 3

12,000.00 8,500.00 3,500.00 4

48
12,000.00 8,500.00 3,500.00 5

10,750.00 8,500.00 2,250.00 6

Estructura de costos indirectos por centros de costos

10,750.00 8,500.00 2,250.00 7

Centros de Costos

10,750.00 8,500.00 2,250.00 8

12,000.00 8,500.00 3,500.00 9

12,000.00 8,500.00 3,500.00 10

12,000.00 8,500.00 3,500.00 11

11,750.00 8,500.00 3,250.00 12

 - Dividir la empresa en actividades.

Para identificar las actividades de cada uno de los centros de costo de la entidad, debido a las
características de la misma, se deben realizar entrevistas y cuestionarios a los responsables de
cada centro de costo y a algunos trabajadores de más experiencia así como para identificar las
tareas que se realizan en cada área.

Los resultados facilitarán no sólo la definición de las actividades sino la mejora de la gestión del
proceso y de los recursos humanos.

El análisis operacional de cada área, permite definir un gran número de actividades.

Posteriormente con la relación de actividades definidas se procederá al estudio de una posible
eliminación, adición o integración. Los criterios con mayor concordancia son:

- Tareas que no se corresponden con el objetivo del área.

- Duplicidad de tareas.
- Omisión de tareas necesarias.

Luego de definidas las actividades y tareas se procede a clasificar las actividades de la ferretería.

49
Estructura de la tabla de clasificación de las actividades

Criterio 1 Criterio 2 Criterio3

Actividades

No Añade No añade
Principal Auxiliar Repetitiva
repetitiva valor valor

Pedidos de compras 0% 100% 0% 100% 0% 100%

Recepción y descarga de
65% 35% 35% 0% 100% 0%
productos

Totales. 65% 135% 35% 100% 100% 100%

50
Con los resultados de esta tabla se conocerá que por ciento del total de actividades representa
cada uno de los criterios de clasificación que se tuvieron en cuenta.

Tipo de inventario

En el sistema de inventario perpetuo, la ferretería mantendría un registro continuo para cada

artículo del inventario. Los registros muestran el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o
provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente
para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este
método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar,
los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a
ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:

- Inventario inicial de mercadería.
- Compras.
- Devoluciones sobre compras.
- Disponibilidad.
- Inventario final de mercadería.

El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario
disponible en cualquier momento.

51
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:

- La empresa se encuentra en expansión por lo que ayudara a saber que existencias tienen
en cada sucursal y cuál es el producto que se vende en cada una de las tiendas lo que
permitirá que no se acumule ciertos productos que en otras sucursales si se venden y no
enviar pedidos de compras innecesarios.
- Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se
muestra bajo.
- Permiten realizar estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo
muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento,
sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los
registros.

Asientos bajo el sistema de inventario perpetuo

En el sistema de inventario perpetuo, se puede registrar las compras de inventario cargando a la

cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. Registrar la
venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el
precio de las mercancías vendidas. La carga también a costo de mercancías vendidas y abona el
costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro
actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías
vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.

Asientos de fin de periodo

No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías vendidas están

actualizados.

52
Departamentalización de costos por tienda

Ferretería

Cantidad Producto Medida Marca Precio Costo Precio de Total Costo

Unitario Venta Unitario
Q. Q. Q.

326 Candados Unidad Yale 52.50 70.00 17,115.00

No. 50

150 Chapas Tilo Unidad Lane 54.00 72.00 8,100.00

146 Clavo de 3” Libra AG 3.75 5.00 547.50

35 Machetes Unidad Imacasa 21.00 28.00 735.00

89 Martillos Unidad Chinos 22.50 30.00 2,002.50

45 Serruchos Unidad Stanley 60.00 80.00 2,700.00

22 Flapers Unidad Chinos 6.75 9.00 148.50

30 Herramienta Unidad Dewalt 500 700 15,000.00

Eléctrica

134 Cintas para Pie Sista 6.00 8.00 804.00

gotera

55 Cedazo Yarda Large 17.81 23.75 979.55

12 Pintura de Cubeta Selecta 172.50 230.00 2,070.00

Agua

15 Pintura de Galón Selecta 37.50 50.00 562.50

Agua

Total 50,764.55

Fuente: Elaboración propia

53
Eléctrico

Cantidad Producto Medida Marca Precio Costo Precio de Total Costo

Unitario Venta Unitario
Q. Q. Q.

225 Cable Paralelo Metro Universo 6.19 8.25 1,392.75

10

189 Cable Paralelo Metro Universo 6.95 9.25 1,313.55

12

145 Cable Paralelo Metro Universo 7.68 10.25 1,113.60

14

36 Plafoneras Unidad B-ticino 5.02 6.70 180.72

69 Tomacorrientes Unidad B-ticino 8.51 11.35 587.19

caja doble

45 Lámparas Unidad Sylvania 100 150 45,000

Decorativas

38 Apagadores Unidad B-ticino 9.26 12.35 351.88

Baquelita

Total 49,939.69

Fuente: Elaboración propia

54
Materiales de construcción

Cantidad Producto Medida Marca Precio Costo Precio de Total Costo

Unitario Venta Unitario
Q. Q. Q.

165 Cemento Unidad Progreso 45.75 61.00 7,548.75

80 Esponja 2” Pie Varios 3.94 5.25 315.20

96 Alambre Rollo Económico 106.20 141.60 10,195.20

espigado

90 Laminas 6” Unidad AG 141.75 189.00 12,757.50

320 Madera Pie Varios 3.75 5.00 1,200.00

500 Piedrín Metro Varios 90.00 120.00 45,000.00

450 Hierro Quintal AG 210.00 280.00 94,500.00

3/8comerical

350 Arena Metros Varios 90.00 120.00 31,500.00

150 Block Unidad Multiblocks 4.00 3.00 5,400.00

Tabique

1350 Block Unidad Multiblocks 1.87 2.50 2,524.50

Tabique

850 Block Unidad Varios 19.50 26.00 16,575.00

Vidrio

200 Cal Saco Unidad Horcalsa 18.75 25.00 3,750.00

Total 231,497.15

Fuente: Elaboración propia

55
Pisos y azulejos

Cantidad Producto Medida Marca Precio Costo Precio de Total Costo

Unitario Venta Unitario
Q. Q. Q.

50 Lístelos Unidad Samboro 11.25 15.00 562.50

10 Inodoros Unidad American 300.00 400.00 3,000.00

Estándar

500 Azulejo Metro Samboro 37.50 50.00 18,750.00

Napoli

23 Mingitorio Unidad American 337.50 450.00 7,762.50

Estándar

10 Lavamanos Unidad American 168.75 225.00 1,687.50

Estándar

500 Piso Metro Samboro 45.00 60.00 22,500.00

cerámico
Alaska

Total 54,262.50

Fuente: Elaboración propia

56
Existencias por tienda

Ferretería

Cantidad Producto Central Sucursal Precio Costo Total Costo

Unitario Unitario
Q. Q.

326 Candados 223 103 52.50 17,115.00

150 Chapas 50 100 54.00 8,100.00

146 Clavos 106 40 3.75 547.50

35 Machetes 25 10 21.00 735.00

89 Martillos 50 39 22.50 2,002.50

45 Serruchos 20 25 60.00 2,700.00

22 Flapers 8 14 6.75 148.50

30 Herramienta 18 12 500 15,000.00

Eléctrica

134 Cintas para 35 99 6.00 804.00

gotera

55 Cedazo 36 19 17.81 979.55

gallinero

12 Pintura 6 6 172.50 2,070.00

15 Pintura 7 8 37.50 562.50

Total 50,764.55

Fuente: Elaboración propia

57
Eléctrico

Cantidad Producto Central Sucursal Precio Costo Total Costo

Unitario Unitario
Q. Q.

225 Cable Paralelo 139 86 6.19 1,392.75

No. 10

189 Cable Paralelo 143 46 6.95 1,313.55

No. 12

145 Cable Paralelo 49 96 7.68 1,113.60

No. 14

36 Plafoneras 28 8 5.02 180.72

69 Tomacorrientes 24 45 8.51 587.19

caja doble

45 Lámparas 27 18 11.06 497.70

Decorativas

Total 49,939.69

Fuente: Elaboración propia

58
Materiales de construcción

Cantidad Producto Central Sucursal Precio Costo Total Costo

Unitario Unitario
Q. Q.

2065 Cemento 1100 965 45.75 94,473.75

30 Esponjas 15 15 500.00 15,000.00

2”

96 Alambre 50 46 106.20 10,195.20

espigado

28 Nylon 12 16 8.25 231.00

Negro

90 Laminas 6” 47 43 141.75 12,757.50

320 Madera 252 68 3.75 1,200.00

250 Piedrín 200 50 90.00 22,500.00

450 Hierro 386 64 210.00 94,500.00

350 Arena 300 50 90.00 31,500.00

1350 Block 15 x 900 450 4.00 5,400.00

20 x 40

1350 Block 860 490 1.87 2,524.50

Tabique

50 Block 35 15 19.50 975.00

Vidrio

200 Cal Saco 111 89 18.75 3,750.00

Total 231,497.15

Fuente: Elaboración propia

59
Pisos y azulejos

Cantidad Producto Central Sucursal Precio Costo Total Costo

Unitario Unitario
Q. Q.

50 Lístelos 35 15 11.25 562.50

10 Inodoros 5 5 300.00 3,000.00

500 Azulejos 300 200 37.50 18.750.00

23 Mingitorio 11 12 337.50 7,762.50

10 Lavamanos 5 5 168.75 1,687.50

500 Piso 167 333 45.00 22,500.00

cerámico

70 Piso 45 25 43.50 3045.00

granito

Total 54,262.50

Fuente: Elaboración propia

60
Instrumentos básicos que se utilizarán

Como cualquier proceso, la contabilidad que la empresa reestructurará, necesita utilizar

instrumentos que le permitan llevar el control económico, a estos se les llama instrumentos
básicos.

Ciclo contable a aplicar

La estructura del ciclo contable será de la siguiente manera:

- Análisis de transacciones.
- Registro de operaciones.
- Clasificación de movimientos.
- Elaboración de balanza de comprobación.
- Registro de asientos.
- Clasificación de los movimientos generados.
- Elaboración de la balanza de comprobación.
- Preparación de estados financieros.
- Realización del procedimiento de cierre del periodo contable.
- Análisis de la información.

Sistema de información financiera a aplicar

El sistema de información financiera que se propone está constituido por los siguientes
elementos:

- Catálogo de cuentas.
- Documentos fuente.
- Diagrama de flujo.

61
 - Guía de procesamiento.
- Informes.

Documentos fuente

Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla

transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios
para su procesamiento en la contabilidad. Para captar una transacción contable que se realice en
la empresa ferretera, se toma conocimiento de ella a través de un documento que contenga, sus
mínimos, por medio de las firmas autorizadas, se compruebe la transacción y la autenticidad de la
operación. La movilización de los valores de la entidad económica únicamente con apoyo de un
documento contable, esta procura un control sobre los fondos.

Documentos fuente principales a utilizar

En la compra de mercaderías

Orden de compra
- Informe de recepción.

En la venta de mercaderías
- Pedido.
- Factura.

En la obtención de ingresos
- Recibo por pago de clientes.
- Reporte de cobranzas.
- Boleta de depósito monetario.

62
En la erogación de egresos
- Cheque.
- Comprobante de gastos.
- Vale de caja.
- Nota de crédito.
- Nómina.
- Relación de documentos fuente.
- En el manejo de caja y bancos.

Reembolso de fondo de caja

Documento en el que se relacionan los gastos menores del periodo de reembolso y las cuentas de
resultados a las que se aplican.

Recibos de cobros, pagos, anticipos y descuentos de documentos

Este documento se suscribe o recibe para justificar que se ha recibido o entregado una suma de
dinero.

Ficha de depósito bancario

Documento en el que se relaciona el efectivo y / o documento que se depositan en una cuenta de

cheques.

Cheque

Documento suscrito por el cuenta-habiente de una cuenta de cheques, y que constituye una orden
de pago al banco respectivo.

63
En el manejo de inversiones en valores

Acción o parte social. Documento que acredita la propiedad de una parte alícuota del capital de
una renta fija.

En el manejo de cuentas por cobrar

Factura

Documento que especifica las mercancías expendidas a una entidad, así como el precio de venta
correspondiente.

Diagrama de flujos

Es un esquema en el que, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica el
trámite de los documentos que maneja la entidad económica.

Diagramas de operación

Son los esquemas que muestran el origen, trayectoria y destino de las operaciones o transacciones
financieras de una entidad. Deben describir la operación que consignan y el nombre de los
documentos que la amparan.

Diagramas de documentos

Son los esquemas que muestran el origen, trayectoria y destino de los documentos que amparan
las operaciones o transacciones financieras.

64
 Flujograma del proceso de compra y venta de mercadería

Proveedor

Informe de Factura del

Orden de recepción proveedor
Compra compra Pago

Bancos
Almacén

Pedido
Cliente
Factura Pago
Venta

65
Procesamiento

Constituye un instructivo en el que se señala el procedimiento para procesar una operación en la

contabilidad partiendo de su origen.

Elementos de la guía de procesamiento

- Diagrama de procesamiento.
- Libros principales, especiales y auxiliares de contabilidad y periodicidad de registro.
- Denominación, número y periodicidad de las transacciones que celebra la entidad.

Informes

La fase de sistematización incluye la previsión del informe básico que debe proporcionarse a las
decisiones de la entidad, al igual que los informes adicionales.

El informe básico comprende

- Estado de situación financiera.

- Estado de resultado.
- Relaciones analíticas.
- Reporte de antigüedad de saldos de clientes.
- Reporte de evaluación.
- Opinión profesional.
- Recomendaciones.

66
 Conclusiones

1. Debido a la falta de procedimientos en el departamento de contabilidad, existe poco

control administrativo, lo que no permite tener información actualizada para poder
presentar información financiera confiable.

2. Los formatos de control con que se cuentan en el manejo de los productos son deficientes,
lo que ocasiona que algunos productos no tienen rotación o al estar deteriorados, no poder
cambiarlo con los proveedores, lo cual lleva a una pérdida para la empresa.

3. El departamento de contabilidad centra sus operaciones en una persona lo que ocasiona

atrasos en su sistema de facturación y pagos al personal de la empresa.

4. No existen procedimientos de incentivos al personal aunque estos tengan una experiencia

en la venta y distribución, necesitando tener la más rápida información sobre los mismos
ya que tienen experiencia empírica.

5. No existen codificaciones para el manejo del inventario, lo que ocasiona que los
productos no se puedan encontrar rápidamente, hacer cobros indebidos y diferenciarlos
entre otros de su categoría.

6. En el control sobre los ingresos, no existe control determinado, por lo que la gerencia no
se encuentra informada de sus entradas o salidas en el momento preciso, ni el origen o
finalización de estos.

67
 Recomendaciones

1. Implementar un manual de funciones para el control administrativo, para analizar, si

cumple sus funciones, se apega a las disposiciones de la gerencia y si presenta
información financiera fidedigna.

2. Establecer un procedimiento a seguir para los encargados de ventas, facturación y

despacho de mercadería, para que existan independencia de actividades y el
establecimiento de controles cruzados para evitar faltantes o pérdidas de mercadería por
cualquier motivo.

3. Reorganizar el cronograma de actividades de la asistente de contabilidad, para cuando se

hagan los pagos al personal tenga menos actividades.

4. Realizar capacitaciones técnicas al personal constantemente, tener el conocimiento de las

especificaciones, aplicabilidad de los productos, para estar seguros al momento de
preguntas por parte de los clientes.

5. Establecer en el sistema contable de nomenclatura de los productos, códigos para cada

uno, conocer existencias y saber con certeza en donde se encuentra ubicado.

6. Implementar en el sistema contable computarizado, una sección sobre la información de

las ventas. Determinar un control específico, sobre los ingresos y egresos de la empresa
para conocer a detalle y no darle mal uso a los fondos de la empresa.

68
 Bibliografía

1. Armstrong, K. (2002), Aplicabilidad del ABC En las empresas de servicios.

2. Armenteros, M. (2000), Obsolescencia de los sistemas de costos tradicionales. La

Habana.

3. Baker, M. et al (2002), Contabilidad de Costos. Un enfoque administrativo para la toma

de decisiones. / Mc Graw Hill, Interamericana S.A., México.

4. Bernal, M. (2003), Contabilidad, Sistemas y Gerencia. Los libros de El Nacional,

Colección Minerva.

5. Brimson, J. (2003), Contabilidad por actividades. / Editorial Alfa omega Grupo Editor
S.A.

6. Brock, R. (2005), Contabilidad Principios y Aplicaciones.

7. Czinkota, R. (2001), Administración de la Mercadotecnia.

8. Carranza, L. (2004), Control de gestión, información para la gestión, reducción de los

costos, costeo ABC.

9. Gill, M. et al (1996), Como Crear y Hacer Funcionar una Empresa.

10. Hernández, L. (2005), Segunda Edición, Mc Graw-Hill Interamericana, Editores, S.A.

11. Ortega, J. (2005), Introducción a la Contabilidad de Gestión, Editorial Comillas, Madrid.

12. Thompson, M. et al (2002), Contabilidad Financiera /Noven Edición.

69
Anexos

70
 Anexo 1

Cuentas utilizadas en la distribuidora de productos ferreteros

Cuentas de activo

1.1 Caja

Cargo:
- Por la existencia de efectivo al inicio del ejercicio.
- Por todas las entradas en efectivo provenientes de las operaciones propias del giro del
negocio.

Abono:
- Por el efectivo que egrese de la caja debidamente autorizado.

Saldo: Es deudor, representa dinero en efectivo, considerándose como tal los billetes, monedas,
cheques recibidos, giros bancarios, etcétera.

1.2 Bancos

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo propiedad de
la entidad depositado en instituciones financieras (bancos).
- Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques.
- Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuenta de
cheques. Según avisos de abono del banco.

71
Abono:
- Del importe del valor nominal de los cheques emitidos a cargo de la empresa.
- Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, otros servicios, etcétera, que
el banco cobra por servicios y cargados en cuenta de cheques, según avisos de cargos ò
abonos.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositada en
instituciones bancarias y financieras.

1.3 Clientes

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus
clientes el pago por la venta de mercancías y la prestación de servicios a crédito.
- Del importe originalmente pactado con los clientes por la venta de mercancías y la
prestación de servicios a crédito.
- Del importe de los intereses normales y moratorios.

Abono:
- Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidación de su adeudo
efectúen los clientes.
- Del importe de las devoluciones de mercancías.
- Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre venta concedidas a los clientes.
- Del importe de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes.
- Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el importe de ventas de mercancías y la prestación de servicios a

crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago.

72
1.4 Estimación para cuentas de cobro dudoso de clientes

Cargo:
- Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimación como resultado de los
estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los resultados del
ejercicio.
- Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono a la
cuenta de clientes.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Abono:
- Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que razonablemente se
espera no paguen los clientes, es decir que son de cobro dudoso.
- Del importe de los aumentos que se efectúen a la estimación, como resultado de los
estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes, con cargo a los resultados del
ejercicio.
- Del importe de la estimación del ejercicio y de los aumentos que se efectúen a la
estimación.

Saldo: Es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recuperara en efectivo de

las ventas de mercancías o la prestación de servicios a crédito.

1.5 Documentos por cobrar

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir de los
suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de los mismos, derivados de
la venta a crédito de conceptos distintos de las mercancías o a la prestación de servicios.

73
 - Del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagares) expedidos a favor
de la empresa.

Abono:
- Del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados por
la entidad.
- Del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente
incobrables.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito expedidos a
favor de la entidad, derivados de las ventas de conceptos distintos a las mercancías.

1.6 Documentos descontados

Cargo:
- Del importe de las disminuciones efectuadas dan como resultado que los documentos se
abonen a los resultados del ejercicio.
- Del importe de las documentos que se consideren totalmente descontados con abono a la
cuenta de documentos.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Abono:
- Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que razonablemente se
espera no se paguen, en los documentos es decir que son de cobro dudoso.
- Del importe de los aumentos que se efectúen en lo descontado, como resultado de los
estudios realizados documentos descontados, con cargo a los resultados del ejercicio.
- Del importe de la estimación del ejercicio y de los aumentos que se efectúen a lo
descontado.

74
Saldo: Es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recuperara en efectivo de
las ventas de mercancías o la prestación de servicios a crédito.

1.7 Funcionarios y empleados

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir a los
funcionarios y empleados de la empresa el pago de los préstamos efectuados.
- Del importe de los préstamos concedidos a los funcionarios o empleados.
- Del importe de los intereses normales y moratorios.

Abono:
- Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidación de su adeudo
efectúen los funcionarios o empleados.
- Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables.
- Del importe de su saldo para poder saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de los préstamos
concedidos a funcionarios y empleados; es decir representa un beneficio a futuro fundadamente
esperado.

1.8 Deudores

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir a los
deudores el pago, derivado de la venta a crédito, de conceptos distintos a las mercancías o
la prestación de servicios a crédito.
- Del importe originalmente pactado con los deudores.
- Del importe de los préstamos concedidos.

75
 - Del importe de otros conceptos de naturaleza análoga.
- Del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas.
- Del importe de los intereses moratorios.

Abono:
- Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidación efectivo de los
deudores.
- Del importe de las devoluciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de
conceptos distintos a mercancías.
- Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crédito sin garantía documental
- Del importe de los descuentos sobre ventas a crédito sin garantía documental.
- Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el importe del derecho por cobrar derivado de las ventas de crédito
de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios, sin garantía documental.

1.9 Impuesto al valor agregado-IVA acreditable

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor que representa el Impuesto al valor agregado acreditable
al inicio del ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del
fisco.
- Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios en la
adquisición de mercancías, bienes o servicios.

Abono:
- Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolución, rebaja o
descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un
servicio.

76
 - Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por
enterar al final de cada mes.
- Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco.

Saldo: Es deudor y representa el importe del derecho que tiene la entidad de acreditar el impuesto
a su cargo pagado contra el impuesto retenido o solicitar la compensación del mismo.

1.10 Anticipo de impuestos

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para solicitar lo
devolución o compensación contra otros impuestos a cargo de la entidad.
- Del importe de los pagos provisionales del Impuesto sobre la renta efectuados a cuenta
del impuesto definitivo del ejercicio.

Abono:
- Del importe de los saldos a favor cuya devolución se solicita y se hizo efectiva o la
compensación realizada contra otros impuestos.
- Del importe de su saldo, para saldarla, aplicado contra el impuesto definitivo del ejercicio.

Saldo: Es deudor y representa el importe del derecho que tiene la entidad de solicitar la
devolución a la Superintendencia de administración tributaria o la compensación contra otros
impuestos a cargo.

1.11 Anticipo a proveedores

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos efectuados a
los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios.

77
 - Del importe de los nuevos anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras
de mercancías o servicios.

Abono:
- Del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la liquidación en
pago de estas mercancías o servicios.
- Del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o el
servicio.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras
de mercancías o servicios.

1.12 Propaganda y publicidad

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor que representa el precio de costo de los materiales
publicitarios, tales como contratos celebrados con la prensa, radio, televisión, folletos,
volantes, etcétera.
- Del importe del precio de costo de las erogaciones que por los conceptos anteriores se
realicen.

Abono:
- Del importe de la propaganda y publicidad relativa a los productos o servicios lanzados al
mercado.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el precio de costo del material publicitario empleado por 1a entidad
para dar a conocer al público sus productos.

78
1.13 Alquileres pagados

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los pagos mensuales,
trimestrales, semestrales, etcétera, efectuados por anticipado, es decir pendientes de
devengarse; por lo cual se obtiene el derecho de usar locales, edificios y terrenos.
- Del importe del precio de costo de las rentas pagadas.

Abono:
- Del importe de la parte que de dichas rentas pagadas se hayan devengado.
- Del importe de su saldo para saldar el saldo.

Saldo: Es deudor y representa el precio de costo de las rentas pagadas.

1.14 Mercancías en tránsito

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, representa el costo de ventas de las mercancías propiedad
de la entidad que fueron adquiridas, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad.
- Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas.
- Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgo de accidentes.
- Del importe de los fletes y acarreos.
- En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra.

79
Abono:
- Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén, al tener
conocimiento de las mercancías llegaron a la bodega de la empresa.
- Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de
pedidos.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad, las
cuales fueron adquiridas.

1.15 Papelería y útiles

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la papelería y útiles
de oficina que se tengan almacenados y que se vayan a consumir en el periodo contable.
- Del importe del precio de costo de las compras de papelería y útiles de oficina.

Abono:
- Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se vayan utilizando.
- Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se haya empleado, consumido o
utilizado durante el ejercicio.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de la oficina propiedad de

la entidad, que está pendiente de utilizarse.

80
1.16 Primas de seguros y fianzas

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de las primas pagadas
sobre contratos de seguros y finanzas pagados por anticipado.
- Del importe del precio de costo de las primas pagadas sobre contratos de seguros y
finanzas.

Abono:
- Del importe de la parte que de dichas primas de seguro se hayan devengado.
- Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: Es deudor y representa el precio de costo de pagos efectuados por concepto de primas
sobre contratos de seguros y fianzas.

1.17 Inversiones temporales

Cargo:
- Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de las inversiones en
valores negociables a su valor neto de realización.
- Del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio de
costo.

Abono:
- Por la venta de inversiones temporales a precio de costo.
- Por el importe de su saldo para saldarla.

81
Saldo: Es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores negociables o su
valor neto de realización, el cual representa el valor de cotización en el mercado o el precio de
venta de la inversión menos los gastos que se incurran en su enajenación.

1.18 Inversiones a largo plazo

Cargo:
- Por la adquisición de valores como acciones, bonos y pagares que expidan empresas o
instituciones de crédito.

Abono:
- Por la venta y/o por la terminación del contrato.

Saldo: Es deudor y representa el monto de la inversión o valores propiedad de la empresa en

acciones e inversiones. Sus documentos de soporte, comodato de inversiones, títulos de crédito y
acciones.

1.19 Terrenos

Cargo:
- Por el valor de adquisición de los terrenos que se adquieran.
- Por el monto de actualización por inflación.

Abono:
- Por la venta del terreno; el importe del abono debe ser igual a la cantidad registrada en a
el cargo.

82
Saldo: Es deudor. Representa el importe de los terrenos propiedad de la empresa contabilizada
según el valor de adquisición y actualizada por inflación, en su caso. Sus documentos de soporte:
escritura notarial o documentos que amparen la adquisición del terreno.

1.20 Mobiliario y equipo de oficina

Cargo:
- Por el importe de las adquisiciones.
- Por el monto de actualización por inflación.

Abono:
- Por la venta o por obsolescencia; el importe del abono debe ser igual a la cantidad
registrada en el cargo.

Saldo: Es deudor. Representa las inversiones en muebles y equipos de oficina propiedad de la

empresa contabilizadas a su valor de adquisición y actualizados por inflación, en su caso.
Documentos de soporte: facturas originales o documentos que amparen la adquisición.

1.21 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina

Cargo:
- Por errores cometidos durante el registro de la depreciación del mobiliario y equipo de
oficina.
- Por la venta del activo o la baja por obsolescencia.

Abono:
- Por el incremento de la depreciación del mobiliario y equipo de oficina.
- Por el monto de actualización por inflación.

83
Saldo: Es acreedor. Representa las inversiones en muebles y equipos de oficina propiedad de la
empresa contabilizadas a su valor de adquisición y actualizados por inflación, en su caso.
Documentos de soporte: facturas originales o documentos que amparen la adquisición.

1.22 Edificios

Cargo:
- Por el valor de adquisición del edificio.
- Por el valor que se invierta en su remodelación y acondicionamiento.
- Por el monto de actualización por inflación.

Abono:
- Por la venta del edificio: el importe del abono debe ser igual a la cantidad registrada en el
cargo.

Saldo: Es deudor, esta cuenta representa el valor de los edificios propiedad de la empresa,
contabilizada según su valor de adquisición y actualizada por inflación en su caso.
Documentos soporte: escritura notarial o documentos que amparen la adquisición del edificio.

1.23 Depreciación acumulada de edificios

Cargo:
- Por errores cometidos durante el registro de la depreciación del edificio
- Por la venta del edificio

Abono:
- Por el incremento de la depreciación del edificio
- Por el monto de actualización por inflación

84
Saldo: Es acreedor. Representa la cancelación o disminución del costo del edificio o de la vida
útil estimada.

1.24 Maquinaria y equipo

Cargo:
- Por el valor de adquisición.
- Por el monto de actualización por inflación.

Abono:
- Por la venta o por obsolescencia; el valor del abono deber ser igual a la cantidad
registrada en el cargo.

Saldo: Es deudor. Representa las inversiones en maquinaria y equipo propiedad de la empresa,

contabilizadas según su valor de adquisición y actualizados por inflación en su caso.
Documentos soporte: facturas o documentos de la adquisición de la maquinaria y del equipo.

1.25 Depreciación acumulada de maquinaria y equipo

Cargo:
- Por errores cometidos durante el registro de la depreciación de la maquinara y del equipo.
- Por la venta del activo o la baja por obsolescencia.

Abono:
- Por el incremento de la depreciación de la maquinaria y equipo.
- Por el monto de actualización por inflación.

Saldo: Es acreedor. Representa la cancelación o disminución del costo de la maquinaria y el

equipo a lo largo de su vida útil estimada.

85
Documentos soporte: facturas o documentos que ampren la adquisición de la maquinaria y el
equipo.

1.26 Vehículos

Cargo:
- Por el valor de adquisición.
- Por el monto de actualización por inflación.

Abono:
- Por la venta o por obsolescencia; el valor del activo del abono debe ser igual a la cantidad
registrada en el cargo.

Saldo: Es deudor. Representa las inversiones en equipo de transporte propiedad de la empresa

contabilizadas según el valor de adquisición y actualizados por inflación, en su caso. Documentos
soporte: facturas o documentos que amparen la adquisición del equipo de transporte.

1.27 Depreciación acumulada de vehículos

Cargo:
- Por errores cometidos durante el registro de la depreciación del vehículo.
- Por la venta del activo o la baja por obsolescencia.

Abono:
- Por el incremento de la depreciación del vehículo.
- Por el monto de actualización por inflación.

Saldo: Es acreedor. Representa la cancelación o disminución del costo del vehículo a lo largo de
su vida útil estimada.
Documentos soporte: facturas o documentos que amparen la adquisición del vehículo.

86
2 Cuentas de pasivo

Representa las deudas, apreciables en dinero, que la empresa se compromete a pagar, por
cualquier monto.

2.1 Pasivos corrientes

Son todas las obligaciones, apreciables en dinero, a cargo de la empresa, las cuales deberán
cancelarse en un plazo no mayor de un año, o dentro del periodo contable. Este conformado por
las siguientes cuentas:
- Obligaciones financieras: Representa el valor de los prestamos que la empresa ha recibido
de entidades financieras; (El valor de los préstamos recibidos por las entidades
financieras).
- Proveedores: Deudas que tiene la empresa, ya sean nacionales o del exterior por compra
de mercancías a crédito; (La adquisición de mercancías a crédito, según factura, y por las
notas debito recibidas por mayor valor de mercancías, fletes, seguros y otros).
- Impuestos, gravámenes y tasas: En esta cuenta se registra el impuesto al valor agregado
que se causa sobre las ventas de mercancías, en la prestación de servicios y en las
importaciones, así como también el Impuesto al valor agregado descontable sobre
compras de mercancías, materias primas, materiales y suministros, además de los gastos
de producción y gastos de operación; (venta de mercancías al contado o a crédito,
devolución de mercancía comprada, intereses cobrados sobre ventas, prestación de
servicios gravados, ingresos de arrendamiento de bienes, ingresos por fletes, compra de
mercancías al contado o a crédito, devolución de mercancía vendida, compra de materia
prima, materiales y suministros, gastos de producción y gastos de operación).
- Costos y gastos por pagar: Representa el saldo de los gastos y costos que se cumplirán en
una fecha determinada; (sueldos, servicios públicos, honorarios y otros gastos).
- Dividendos por pagar: Representa las utilidades obtenidas por la empresa que serán
pagados a los accionistas.

87
2.2 Pasivos no corrientes

Son las deudas que debe pagar la empresa a largo plazo, o sea en un periodo mayor de un año,
comprende las siguientes cuentas:
- Obligaciones financieras: Son las deudas a largo plazo que la empresa debe cumplir con
entidades financieras por concepto de préstamos. Se maneja de igual forma que la cuenta
obligaciones financieras del pasivo corriente.
- Impuestos diferidos: Impuestos que la empresa ha recibido en forma anticipada;
(Impuestos que se entregarán en un plazo acordado).
- Pensiones de jubilación o calculo actuarial: Representa el gasto acumulado por pagar, por
concepto de pensión de jubilación que la empresa adeuda a sus trabajadores; (Valor de
liquidaciones individuales por concepto de jubilación a favor de los trabajadores.
- Emisiones de títulos.

2.3 Patrimonio

Son obligaciones de la empresa con los dueños, derechos de los asociados sobre la empresa. Está
conformado por el valor de las cuotas sociales o acciones que han aportado los dueños de la
empresa, además del superávit que contiene las utilidades retenidas y las reservas.

3 Capital

Representa los recursos que los socios o propietarios han invertido en su empresa; (El aporte
inicial de los socios y el incremento de capital efectuado por los socios según escritura publica).
- Capital autorizado: Representa el capital al cual se puede llegar, es una meta clara para los
socios.
- Capital suscrito: Es el capital que la empresa esta utilizando en el momento para realizar
sus diferentes operaciones (capital en circulación).
- Capital suscrito y pagado: Representa el capital que la empresa ya utilizo y fue pagado.

88
3.1 Superávit

Son las ganancias obtenidas en los ejercicios contables, como resultado de las operaciones
mercantiles, incluye las reservas y las utilidades por distribuir.
- Superávit ganado: Es el caso de las sociedades cuyo capital esta formado por acciones y
estas se revalúan o venden a mayor precio; y utilidades por distribuir, obtenidas en
ejercicios anteriores o en el último ejercicio realizado. Representa las actividades
ordinarias, clasificándose las reservas de la siguiente manera:

3.2 Reservas

Representa los valores que las sociedades designan de sus utilidades, en cada ejercicio contable,
para proteger el patrimonio de la empresa:
- Reserva legal y obligatoria: Se liquida anualmente el 10%, hasta completar el 50% del
capital social.
- Reserva estatutaria: Destino del beneficiario cuyo importe anual debe estar prefijado en
los estatutos de la empresa, atendiendo a sus propias consideraciones de funcionamiento
interno.

3.3 Utilidades del periodo

Representa las ganancias netas para distribuir entre los socios, obtenidas en ejercicios anteriores o
en el presente ejercicio contable, liquidadas después de calcular las reservas y los impuestos de
cada periodo contable; (Valor de las utilidades liquidadas anualmente, pagos y distribución de las
utilidades a los socios).

- Superávit de capital: Representa las actividades extraordinarias (giro ordinario del

negocio).

89
 - Prima en colocación de acciones, valorizaciones y desvalorizaciones: Superávit de capital,
y por lo tanto un componente del patrimonio social, en el cual se registran, además del
capital, todas aquellas sumas que realmente se constituyen en la ganancia o pérdida de los
aportes de dicho capital.
- Revalorización del patrimonio: Es la simple actualización del patrimonio por efectos de la
inflación. Modificación de las cuentas del patrimonio y el aumento de la cuenta del capital
suscrito y pagado.

4 Estado de resultados

4.1 Ventas

Son los ingresos que se originan de la actividad para que la empresa fue constituida, todos sus
ingresos relacionados con las ventas se registraran en la cuenta de ventas.

4.2 Costo de Ventas

El costo del inventario que el negocio ha vendido a los clientes; en la mayor parte de los negocios
comercializadores es el mayor gasto individual.

Calculo que aparece de forma separada en el estado de resultados para mostrar el costo de las
mercaderías vendidas durante el periodo.

Un método sencillo para calcularlo es sumar el costo neto de las compras del inventario inicial
obteniendo el costo de las mercancías disponibles para la venta y luego deducir de este el valor
del inventario final.

90
4.3 Ganancia marginal

El exceso del ingreso por ventas sobre el costo de las mercancías vendidas. También se le conoce
como margen bruto.

4.4 Gastos de operación

Son los gastos que se efectúan de la actividad para que la empresa fue constituida; es decir,
aquellos gastos necesarios o indispensables para que la empresa exista o funcione, se dividen en
gastos de distribución, gastos de venta y gastos de administración.

4.5 Gastos de distribución

Son los gastos que se relacionan con la distribución o venta de las mercaderías.

4.6 Gastos de administración

Son los gastos que se relacionan con la administración de la empresa y las oficinas.

4.7 Otros Gastos

Son los gatos que la empresa efectúa por razones ajenas al giro principal; es decir gastos que no
son necesarios para que la empresa exista, por ejemplo, los donativos y la pérdida de capital.

91
5 Ingresos

Son los ingresos que la empresa recibe como consecuencia del giro para la cual fue constituida,
por ejemplo si es una empresa comercial que compra y vende mercaderías su ingreso lo va a
registrar a la cuenta ventas. Si es una empresa que presta servicios lo va a registrar en la cuenta
servicios prestados.

5.1 Otros ingresos

Son los ingresos que la empresa recibe y que no tienen nada que ver con el giro para el que la
empresa fue constituida; es decir, ingresos adicionales o extraordinarios por ejemplo, alquileres
cobrados, comisiones percibidas, ganancias de capital o en ganancia de negociación de activos,
premios de lotería.

5.2 Ganancia neta del ejercicio

El exceso de los ingresos totales sobre los gastos totales. También se le conoce como utilidad
neta.

92
 Anexo 2

Catálogo de cuentas a utilizar

A continuación se presenta un catalogo de cuentas de la empresa ferretera. Observe que el

catalogo trata de incluir todas aquellas cuentas que podrían utilizarse para el registro de las
operaciones de la empresa. Asimismo, observe que independientemente de cuantos dígitos tenga
una cuenta, por lo general el número de las cuentas de activo comienza con uno, el de las de
pasivos con dos, las de capital con tres, las de ingresos con cuatro y las de gastos con cinco.

Cuentas Nombre de la cuenta y/o auxiliar

Activos
1010 Efectivo
10101 Caja chica
10102 Caja general

10103 Bancos
101031 Banco A
101032 Banco B

1020 Inversiones temporales

10201 Inversiones en renta fija
10202 Inversiones en acciones

1030 Cuentas por cobrar

10301 Documentos por cobrar
10302 Clientes
10303 Funcionarios y empleados
10304 Estimación para cuentas incobrables
10305 Clientes en moneda extranjera

1040 Deudores diversos

1050 Pagos anticipados

10501 Renta
10502 Seguros

93
1060 Activo fijo
10601 Terreno
10602 Mobiliario y equipo
106021 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo
10603 Vehículos
106031 Depreciación acumulada de vehículos
10604 Edificio
106041 Depreciación acumulada de edificios
10605 Equipo de cómputo
106051 Depreciación acumulada de equipo de cómputo

1070 Activo intangible

10701 Patentes
10702 Marcas

Pasivos

2010 Pasivo corriente

20101 Proveedores
20102 Proveedores en moneda extranjera
20103 Cuentas por pagar
20104 Documentos por pagar
20105 Obligaciones por pagar
20106 Sueldos y salarios por pagar
20107 Renta por pagar
20108 Intereses por pagar
20109 Dividendos por pagar

2030 Impuestos por pagar

20301 IVA por pagar
20302 Provisión del ISR
20303 Retención del ISR a empleados

2040 Anticipos de clientes

20401 Cobros anticipados a clientes
2050 Acreedores

94
Capital

3060 Capital Contable

30601 Capital social
30602 Capital social común
30603 Capital social referente
30604 Utilidades retenidas
30605 Utilidades de periodos anteriores
30606 Dividendos
30607 Dividendos declarados

Ingresos

4010 Ventas
40101 Descuentos sobre ventas
40102 Devoluciones sobre ventas
40103 Ingresos por servicios
40104 Ingresos y otros productos financieros
40105 Ingresos por dividendos

Gastos

5010 Compras
50101 Descuentos sobre compras
50102 Devoluciones sobre compras
50103 Fletes sobre compras

Otros gastos

5020 Gastos de distribución

50201 Sueldos del personal
50104 Seguros
50105 Teléfono
50106 Luz eléctrica
50107 Agua potable
50108 Papelería
50109 Enseres de limpieza
501010 Mantenimiento de vehículos

95
501011 Multas y remisiones
501012 Calcomanías de vehículos

5030 Gastos de distribución

50301 Sueldos del personal
50302 Publicidad
50303 Comisiones
50304 Seguros
50305 Teléfono
50306 Luz eléctrica
50307 Agua potable
50308 Papelería

5040 Gastos de administración

50401 Sueldos del personal
50402 Luz eléctrica
50403 Enseres de limpieza
50404 Honorarios por reparaciones de oficina
50405 Agua pura
50406 Teléfono
50407 Luz eléctrica
50408 Agua potable
50409 Papelería

96
 Anexo 3

Entrevista

Empresa de productos ferreteros

Departamento de contabilidad

1. ¿Cuál es su puesto en la empresa?

2. ¿Qué funciones tienen en la empresa?
3. ¿A quién debe de responder por sus labores diarias?
4. ¿Quién determina los impuestos en la empresa?
5. ¿Quién realiza el cálculo de las compras diarias?
6. ¿Quién realiza el cálculo de las compras mensuales?
7. ¿Quién realiza los pedidos diarios?
8. ¿Quién realiza los estados financieros?
9. ¿Quién realiza los cálculos de asalariados?
10. ¿Quién paga las planillas de los asalariados?
11. ¿Quién calcula las planillas de los asalariados?
12. ¿Quién es la persona que determina los pagos para los asalariados?
13. ¿Quién es la persona encargada de determinar los impuestos?
14. ¿Quién realiza los reportes para el departamento administrativo y la gerencia?
15. ¿Quién está a cargo del cálculo del inventario?
16. ¿Puede realizar un reporte del estado financiero de la empresa en este momento?
17. ¿Cuál es el estado económico actual de la empresa?

97
 Cuestionario

Empresa de productos ferreteros

Departamento de Ventas

1. ¿Qué puesto tiene?

2. ¿Quién es su jefe inmediato?
3. ¿Cuáles son sus funciones en la empresa?
4. ¿Tiene relación con facturación?
5. ¿Qué sucede cuando ya facturo?
6. ¿Quién le lleva un control a la facturación?
7. ¿Cuánto espera?
5 min.: 10 min.: mas:
8. ¿Cuándo le pagan
9. ¿Qué constancia tiene de sus pagos?
Recibo Otros:
10. ¿Quién es el encargado de los pagos?
Contabilidad Otros:

98
 Cuestionario

Empresa de productos ferreteros

Bodega

1. ¿Qué puesto tiene?

2. ¿Quién es su jefe inmediato?
3. ¿Cuáles son sus funciones en la empresa?
4. ¿A quién pasa el informe sobre el inventario?
5. ¿Quién realiza los inventarios?
6. ¿Quién es el responsable de los inventarios?
7. ¿Quién le solicita los datos del inventario?
Contabilidad: Otros:
8. ¿Es exacto el dato que da sobre su inventario?
Si: No:

99