Auditoría Ecopetrol Calidad Datos

Presentación de los Resultados de una Auditoría Administrativa para la Toma de Decisiones y
el Mejoramiento de la Calidad, Propios de las Necesidades de los Grupos Sociales
Carmen Helena Pachón Villamil
Juan Diego Burgos Gómez
Sandra Milena Vargas Cardona
Sandra Yanira Rodríguez
Docente:
Diego Leonardo Cruz Serrano
Fundación Universitaria del Área Andina
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Pregrado en Administración de Empresas, Modalidad Virtual
2020
1
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................3
JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................4
OBJETIVOS .........................................................................................................................5
Objetivo general .................................................................................................................5
Objetivos específicos ..........................................................................................................5
ECOPETROL .......................................................................................................................7
Composición de capital ......................................................................................................7
Planta física ........................................................................................................................7
Exploración y Producción...................................................................................................7
Refinación y Energía ..........................................................................................................8
Comercialización................................................................................................................8
Misión ................................................................................................................................8
Visión ................................................................................................................................9
Estrategia y Plan de Negocio ..............................................................................................9
Organigrama Administrativo de Ecopetrol ........................................................................ 10
INFORMACIÓN DE MÉTODO ....................................................................................... 11

Resultados con Base a las Encuestas ................................................................................. 13
Encuesta realizada ............................................................................................................ 13
Aplicación en General de Auditoria Administrativa .......................................................... 15
MEDICIÓN DEL AMBIENTE LABORAL ...................................................................... 20

Objetivo ........................................................................................................................... 20
Ficha Técnica ................................................................................................................... 22
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL SOCIOGRAMA INTEGRAL DE

ECOPETROL ......................................................................................................................... 22
Matriz Sociometríca ......................................................................................................... 23
INTERPRETACIÓN Y RESULTADOS ........................................................................... 25
INFORME RESULTADOS AUDITORÍA ........................................................................ 26

Planeación en el Proceso de Capacitación ......................................................................... 28
2
Recomendaciones. ........................................................................................................ 29
Organización en el Proceso de Capacitación ..................................................................... 30
Dirección en el Proceso de Capacitación .......................................................................... 32
Control en el Proceso de Capacitación .............................................................................. 34
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 36
BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................... 37
ANEXOS ............................................................................................................................. 38
3
Introducción
Siguiendo con el proceso de la actividad de los ejes 2,3,4, presentamos como final la presentación
del informe de Auditoría Administrativa en la empresa ECOPETROL. Toda organización debe
considerar el proceso de auditoría como una fuente de información importante que permita
identificar los posibles problemas y riesgos que se pueden generar en sus procesos y de esta manera
contribuir para que la organización obtenga resultados favorables. De allí que, en las pequeñas y
medianas organizaciones, se ha ido incrementado en los últimos años la implementación de
controles que permitan a la organización mejorar los procedimientos y necesidades, así como
resguardar y proteger los activos, verificar la eficiencia, productividad y custodia en las
operaciones.
La empresa no contaba con ningún proceso de auditoría que le permitiera identificar fallos en
el proceso de gestión de calidad de datos, se aplicó la metodología seleccionada, realizando la
auditoría al proceso en el área de servicios profesionales, con el fin de verificar la eficiencia y
eficacia de este. En este trabajo se presentan las evidencias, los hallazgos obtenidos y las
sugerencias realizadas. El proceso de auditoría administrativa consta de cuatro fases; “planeación,
examen, evaluación e informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o
instrumentos de medición, como cuestionarios, entrevistas y observaciones”.
La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de
aplicación que consta desde los antecedentes de la empresa, la recolección de la información a
través de la observación y aplicación de herramientas, así como la elaboración de estas y de un
amplio análisis de la información recolectada, para poder llegar finalmente a los resultados y con
ellos se elaboran las recomendaciones.

4
Justificación
Ecopetrol tiene falencias en la estructura organizacional de la empresa, con la cual sus
directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes sean
promovidos en ella.
El uso de las TIC hace parte fundamental en las organizaciones. Los sistemas de información
se constituyen como herramientas fundamentales para el apoyo en la toma de decisiones lo cual
genera un alto grado de dependencia y elevados costos de inversión para este tipo de herramientas.
Debido a la importancia que los sistemas de información están ganando hoy en día en las
organizaciones se hace necesario la generación de controles y evaluaciones que garanticen que
estos sistemas funcionen de manera adecuada y correcta
Este proyecto tiene como finalidad ejecutar un proceso de auditoría, teniendo en cuenta la
importancia que hoy en día tiene para las organizaciones la correcta ejecución de sus procesos. Por
esta razón la ejecución de este proyecto permitirá identificar oportunidades de mejora en la
Empresa Ecopetrol para reducir el alto impacto en retrocesos y tiempos de ejecución.
Por otra parte, aplicar una auditoría permitirá a Ecopetrol obtener herramientas necesarias
frente a la ejecución de su proceso y aplicar acciones de mejora y es una propuesta innovadora
para la empresa Ecopetrol.

5
Objetivos
Objetivo general
Evaluar el proceso Gestión de la Calidad de Datos de la Ecopetrol con el fin de establecer una
propuesta de mejoramiento en las etapas del proceso administrativo.
Objetivos específicos
• Identificar las falencias que se dan en cada área, identificados uno a uno de los
integrantes de esta.
• Comparar las metodologías de referencia de auditoría bajo el método Delphi para
seleccionar la adecuada.
• Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.
• Medir la aplicación de la metodología para ofrecer una realimentación y
recomendaciones a la empresa.
6
Alcances y Limitaciones
La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos de
acuerdo con los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de esta, y a su vez
reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.
La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa Ecopetrol para apreciar el
panorama y determinar de manera correcta lo problemas potenciales, áreas de oportunidad, así
como las funciones administrativas.
La factibilidad de la aplicación del método de investigación para la auditoria administrativa y
diagnóstico, no hubo necesidad de traslados, ya que se pudo hacer el proceso en la oficina central
que es precisamente donde prestan sus servicios diariamente por la utilización de las nuevas
tecnologías se reduce al mínimo los costó que implica

7
Ecopetrol
La Empresa estatal colombiana Ecopetrol, uno de los cuatro principales productores de
petróleo de América Latina, se dedica a la producción, refinación y transporte de petróleo y gas,
así como a actividades petroquímicas. Sus activos comprenden también una amplia gama de
productos refinados como gasolina, diésel, combustible de aviación, gas licuado de petróleo y
combustible residual pesado. Además de su operación local, Ecopetrol explora y produce en Perú,
Brasil, Angola y la costa Del golfo estadounidense.
Composición de capital
Con corte al 31 de diciembre de 2016, la composición accionaria de Ecopetrol S.A. era: Nación
88,49%, personas naturales 3,29%, fondos de pensiones 2,89%, Fondo Ecopetrol-ADR Programa
2,13%, personas jurídicas 1,78%, fondos y compañías extranjeras 1,42%.
Planta física
La Empresa cuenta con moderna infraestructura de laboratorios y plantas piloto que soportan
los procesos de soluciones tecnológicas. Estos son algunos de los equipos científicos, algunos de
ellos únicos en Latinoamérica.
Exploración y Producción
Centro de Procesamiento Sísmico: Su grupo de geofísicos ofrece soluciones para optimizar y
modelar parámetros de adquisición sísmica, mejorar imágenes sísmicas en áreas complejas –
Procesamiento PSDM e interpretación cuantitativa.
Laboratorio de Geoquímica: Análisis de distribución de producción en mezclas provenientes
de diferentes horizontes en un mismo pozo.

8
Laboratorio de Recobro Mejorado: El ICP ofrece soluciones para conceptualizar y ejecutar
procesos de Recobro Mejorado - EOR.
Litoteca Ecopetrol: Solución para catalogación física e implementación de procesos de
verificación física de los datos.
Refinación y Energía
La empresa cuenta con laboratorios calificados con nivel de excelencia en RoundRobin de
Shell, ASTM e IP. Transporte y Sostenibilidad
Selección y aplicación de Polímeros para encamisado de tuberías de acero para control de
corrosión y desgaste en líneas de producción para superficie y fondo de pozo. 7
Comercialización
Ecopetrol S.A. atiende una parte importante de la demanda nacional favoreciendo la calidad de
vida de la comunidad y aportando valor para sus clientes a través de la oferta de gas natural de
campos de producción mayores (Cusiana, Cupiagua, Gibraltar y Guajira), menores (Cupiagua Sur
y otros), aislados (Floreña y otros), entre otros. Así mismo, gestiona el desarrollo de nueva oferta
de gas natural onshore y en el extranjero y viabiliza la creación de nueva demanda a nivel nacional.
El objeto del proceso competitivo consiste en la adjudicación de cantidades de gas natural de
Ecopetrol S.A. declaradas como Producción Total Disponible para la Venta en Firme (PTDVF) de
las fuentes Cusiana y Cupiagua y la posterior suscripción de contratos de suministro1.
Misión
Trabajamos todos los días para construir un mejor futuro:
• Rentable y sostenible
• Con una operación sana, limpia y segura

9
• Asegurando la excelencia operacional y la transparencia en cada una de nuestras
acciones
• Construyendo relaciones de mutuo beneficio con los grupos de interés
Visión
Ecopetrol será una compañía integrada de clase mundial de petróleo y gas, orientada a la
generación de valor y sostenibilidad, con foco en Exploración y Producción, comprometida con
su entorno y soportada en su talento humano y la excelencia operacional.
Estrategia y Plan de Negocio
La actualización del Plan de Negocio 2019 – 2021 del Grupo Ecopetrol es una actualización de
la Estrategia 2020+ gracias al cumplimiento anticipado de la promesa de valor del Plan 2020 en
materia de reservas adicionadas (MBPE), expansión internacional, flujo de caja disponible, adición
de recursos contingentes, ahorros por transformación, y la relación entre deuda bruta y EBITDA,
entre otros temas.
Estas son sus principales características:
El plan de negocio se cimienta en tres pilares (Crecimiento de reservas y producción, Estricta
disciplina de capital y Protección de la caja y eficiencia en costos) que posibilitan cuatro áreas de
crecimiento (Campos existentes, Exploración en Colombia, No convencionales e
Internacionalización).
10
Organigrama Administrativo de Ecopetrol

11
Información de Método
La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento o
área de la organización o de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.
En este método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria
administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos
fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de
una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe
incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que
mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.
Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante
vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa
de la Auditoria son:
Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes
y objetivos.
Organización.
• la estructura de la organización en el área que se evalúa.
• Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama.
• Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y
departamentalización.
✓ Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de
mejoramiento.
✓ Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y
nacionales.
12
✓ Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan
deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.
✓ Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.
✓ Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control,
organización o comunicación para lograr mejores resultados.
✓ Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área
evaluada.
✓ Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la
disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.
✓ Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las
soluciones más convenientes.

13
Resultados con Base a las Encuestas
Conocimientos del grupo de la junta directiva responsable de administrar la compañía
Ecopetrol realizadas a cada uno de los administradores encargados
Encuesta realizada
14
En la pregunta 1 Las vicepresidencias tiene información pertinente de las funciones de cada
una.
En la pregunta 2, las vicepresidencias responsables de cada dependencia están de acuerdo con
sus funciones.
En las preguntas 3,4,5 estuvo de acuerdo con las respuestas ya que tienen objetivos generales,
para su mercado en los próximos 2 años, así como metas específicas para el siguiente año, siendo
estos objetivos realistas y entendidos por los empleados.
Conocimientos
Pregunta si No
0%
21%
79%
* Fuente Propia
En la pregunta 1 Las ramas vicepresidenciales de desarrollo de producción, refinación y
procesos industriales, operaciones y mantenimiento transporte y planeación operativa mencionan
no tener una clara determinación de sus actividades y funciones.
En la pregunta 2, 3, 4, 5 en Las ramas vicepresidenciales de desarrollo de producción, refinación
y procesos industriales, operaciones y mantenimiento transporte y planeación operativa menciono

15
estar conforme con el puesto que desempeñan, ya que cuentan con incentivos, el personal idóneo
y manejo de la información adecuada para los demás empleados de la compañía, delegando
autoridad suficiente para el desempeño adecuado del área.
Conocimientos Si No
0%
25%
75%
* Fuente Propia
Aplicación en General de Auditoria Administrativa
En este parte se evalúa brevemente los resultados obtenidos en la encuesta general de la
auditoria administrativa ya que en esta se encuentran registrados los resultados de que tanto conoce
el empleado la misión, visión, valores y objetivos de la compañía funciones y desempeño laboral.
Donde apreciamos gráficamente a continuación:

16
ENCUESTA
35% 35%
30%
25%
25% 25% 25%
20%
15%
10% 10%
5% 0%
0%
Pregunta. 1
2
3
4
5
*Fuente Propia
¿Tiene buena opinión y concepto de la empresa?
¿Se siente satisfecho de sus funciones?
¿Cree que es justo lo que le pagan con lo que usted realiza?
¿Existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía?
¿Sienten suficiente seguridad en su futuro en la empresa?
-En la pregunta 1, solo 5 de los 16 empleados tienen una buena imagen de la empresa, en la
pregunta 2, solo 4 empleados están satisfechos con sus puestos.
-En la 3 el 35% de los empleados no están de acuerdo con lo que se les paga en la empresa ya
desearían que se les incrementara el sueldo. En la pregunta 4 solo dos empleados consideran que
existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía.
En la 5, 12 empleados se sienten inseguros dentro de la compañía ya que no se sienten con la
estabilidad económica suficiente, esto por no tener un contrato de planta.

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Conocimientos de los colaboradores de la Misión, visión, valores y Objetivos de la empresa
Vicepresidencias finanzas, corporativa, digital, talento humano, abastecimiento y servicios y
medio ambiente
En esta grafica puede reflejarse claramente, que solo los encargados de los puestos más
importantes conocen de los aspectos antes mencionados y que a medida que sus rangos disminuyen
en igual proporción disminuyen sus conocimientos de estos aspectos.
administrativa
10%
5%
5%
85%
*Grafica Propia
Grafica 6
¿Cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones a
realizar en el área?
En esta grafica se puede mostrar que un 95% de los empleados no cuentan con un manual de
organización, donde se describan claramente sus actividades, o funciones de cada uno de los
empleados.
18
No; 14
14
12
10
8
6 Si; 2
4
2
0
Si
No
*Grafica Propia
Grafica 7
¿Existen planes de incentivos para el personal dentro de la compañía?
Esta grafica muestra que solo el administrador responsable conoce los planes de incentivos para
los empleados de la compañía. El resto los desconoce y mencionan que nunca se les han
mencionado.
Incentivos
Si
No
*Grafica Propia
19
¿El servicio que la empresa brinda Cumple con sus expectativas?
El 72% de los clientes encuestados están conformes con los servicios que les brinda la empresa,
y solo el 28% mencionaron que se encuentran insatisfechos por el servicio brindado. A este 28%
se le pidió que expresara sus inconformidades con respecto al servicio y todos mencionaron una
falta de compromiso por parte de la empresa en cuanto las entregas de los productos para sus
servicios. Esto debido a que por lo general se les entrega fuera de tiempo.
servicio prestado a clientes

servicio prestado a clientes
72%
80%
60%
40% 28%
20%
0%
SI
NO
*Grafica Propia
¿Está satisfecho con la calidad del servicio, que la compañía le brinda?
La grafica refleja claramente que una mayoría significativa de los clientes están satisfechos con
la calidad de los servicios brindados mostrando un 81% de las respuestas favorables, a los clientes
insatisfechos se les pidió que mencionaran, el porqué de sus respuestas y una mayoría coincidió
en que los higiénicos utilizados para la habilitación de sanitarios mostraban poco rendimiento por
su calidad.
20
*Grafica Propia
Medición del Ambiente Laboral
Objetivo
Conocer la situación actual del nivel de satisfacción y el ambiente laboral que prevalece entre
los trabajadores de Ecopetrol.
Este análisis servirá a la compañía para dar pauta a un punto de partida a la Dirección para
tomar medidas de mejora en los rubros donde se muestre mayor grado de insatisfacción.
Grafica 1
Condiciones de Trabajo
Resultados: Verde: 85%, Rojo: 10%, Azul: 5%
En el rubro del equipo para realizar el trabajo se muestra como la mayoría de los integrantes de
la empresa manifestaron su inconformidad y desde luego que esto presenta un problema grave para
empresa, pues esto puede justificar un desempeño pobre en sus actividades.

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En cuanto al ruido basura y desorden también se muestra en un nivel bajo de satisfacción y
esto no debe ser pasado por alto ya que el principal servicio de la empresa gira en torno a esto.
Los empleados mostraron un alto nivel de insatisfacción en referencia a los planes de seguridad,
esto porque aún no se les han dado a conocer, y se mencionó en algunos casos que no saben a qué
se refiere este rubro.
Los esfuerzos de la administración por el personal se reflejan en un nivel muy bajo de
satisfacción para los empleados pues no sienten que se hagan suficientes esfuerzos por su
superación.
Este sentimiento genera insatisfacción y falta de motivación, con lo que el trabajador decide
limitar sus esfuerzos orientándolos a las actividades mínimas necesarias que requiere el puesto.
equipo necesario para la

realizacion del trabajo
100
80
60
incentivos de la 40 ruido , desorden azul
administracion 20
0 rojo
verde
mantenimiento de programas de seguridad

equipos en el trabajo
*Grafica Propia
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Ficha Técnica
Nombre de la Empresa ECOPETROL

Iniciativa Privada
Teléfono 7849578
PRESIDENTE DE LA COMPAÑIA Felipe Bayón
Características del Cuestionario

Objetivo o criterio Saber el nivel de cohesión grupal
Tipo de Pregunta Elección-rechazo
Posibilidades de Elegir Solo a miembros de la Empresa
Numero de Elección Máximo 2
Características de la Administración de la prueba

Ausentes Ninguno
Día 26 marzo 2020
Hora 11:00 A.M
Duración 45 minutos
Aplicación Individual
Administrado por Juan Diego Burgos Gomez
Observaciones Ninguna
Análisis e Interpretación del Sociograma Integral de Ecopetrol
Se Identificar al líder dominante y los diferentes lazos que se han establecido dentro de él
servirán para detectar anomalías que interfieran con el normal funcionamiento de este grupo y sus
objetivos concretos.
Para entender que es un sociograma, lo primero que necesitamos es saber cuándo y por qué
aplicarlo. Las razones pueden ser variadas, aunque generalmente la propia naturaleza del grupo
nos dará la pista. Habremos de tener en cuenta, en primer lugar, cuáles son las razones que han
llevado a ese grupo a componerse y en qué modo se necesita la cohesión entre sus miembros para
23
que puedan llevarse a término sus objetivos. Cuando la armonía grupal es condición necesaria
para el desarrollo de las metas establecidas, el sociograma nos resultará de especial utilidad para
corregir o intervenir en las tendencias sociales surgidas de una manera espontánea.
Para realizar un sociograma se cuestiona a cada uno de los integrantes acerca de sus
preferencias sociales dentro del grupo. Entre las preguntas que se realizan se abarcan varias
categorías de preguntas acerca de sus afinidades y rechazos respecto al resto de los integrantes del
grupo. ¿A quién se elige para hacer cierta actividad? O, por el contrario, ¿con quién no harían
jamás esa misma actividad? Las elecciones y rechazos, junto con otras cuestiones atributivas, se
concretarán en números para cada uno de los miembros, y de esta manera se podrá llegar a un
resultado gráfico muy intuitivo con el que, a golpe de un vistazo, sabremos lo que está sucediendo
a nivel social. De esta forma, es posible actuar sobre el grupo para activar vínculos potenciales o
desactivar aquellos existentes.
Matriz Sociometría
En el cuadro se muestran los rechazos, la elección y el porcentaje de rechazos lo que nos puede
decir cómo se encuentran las relaciones laborales.

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SP= ELECCION RECIBIDA RN= RECHAZOS MUTUOS
SPVAL= PORCENTAJE DE ELECCION EP= ELECCIONES REALIZADAS
EN= RECHAZOS EN= RECHAZOS REALIZADOS
EP= ELECCIONES RN= RECHAZOS MUTUOS
SN= RECHAZOS RECIBIDOS
EN= RECHAZOS
SNVAL= PORCENTAJE DE RECHAZO
RP= ELECCION MUTUA
Bogotá, 23 de marzo del 2020
Doctor
Felipe Bayón
Presidente
La ciudad
Asunto. Informe de Auditoría Administrativa
Por medio del presente y de manera muy respetuosa informo que hemos terminado el proceso
de Auditoria Administrativa realizada en el área funcional y organizacional de la empresa. Lo cual
anexo en el presente el informe analítico, como fue solicitado, la auditoria se desarrolló con base
en un programa específicamente diseñado para este caso, el cual con su aceptación y la del titular
del área. El tiempo estipulado en esta labor no se excedió en relación con lo estimado.
Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados a continuación mostramos
informe con resultados y hallazgos:

25
Interpretación y Resultados
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se
enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la auditoría
al proceso de capacitación y formación por parte de Talento Humano, es decir, de verificar cómo
se comporta la empresa en cada una de las fases que componen dicho proceso. El objetivo del
trabajo realizado fue encaminado, a conseguir aclarar el panorama administrativo de la empresa a
través de una auditoría administrativa y su respectivo Diagnóstico. Lo cual se hizo a partir de
aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la
empresa o simplemente a través de la observación.

26
Informe Resultados Auditoría
Hecho por: FUAA

Auditoria Administrativa
Fecha: 16-03-20
ECOPETROL
Revisado por: S.V.
Periodo. marzo de 2020
Fecha: 30-03-20
Plan de Auditoría Administrativa
La unidad de análisis estará a cargo la División de Operaciones de la empresa Ecopetrol la cual
está comprendida por dos departamentos: Área Administrativa, y Gerencia de Operaciones.
Departamentos para examinar: Talento Humano – Proceso de Capacitación y formación
continua del personal.
Campo de aplicación: Determinar el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes,
implementados por el departamento de talento humano, puntualmente en el proceso de capacitación
y formación al personal de la compañía.
Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por
las que se hace necesario que el departamento de Auditoría Interna realice en el departamento de
talento humano, una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes,
debido a las calificaciones obtenidas en las últimas evaluaciones de desempeño y a varias
observaciones desfavorables recibidas de manera anónima por parte de algunos trabajadores.
Alcance: Evaluar las políticas y procedimientos existentes para capacitación del personal.
Control interno: Se evaluará a través de cuestionarios de Auditoría Administrativa los cuales
están adoptados a las características y cualidades del proceso a examinar.
Período por revisar: Año 2019
Técnicas para recabar información: Observación, evaluación de desempeño, encuesta,
entrevista, consulta, indagación, confirmación y recuento.
Método para utilizar en la evaluación: Los cuestionarios.

27
Hecho por: FUAA

Auditoria Administrativa
Fecha: 16-03-20
ECOPETROL
Revisado por: S.V.
Periodo. marzo de 2020
Fecha: 30-03-20
Miembros del equipo de auditoría: Estará a cargo del Auditor Interno quien es Coordinador
del Talento Humano y el grupo Auditor externo.
Lugar y fecha: La auditoría se realiza en las instalaciones Ecopetrol y la fecha de ejecución
será del 01 de febrero de 2020 al 16 de marzo de 2020.
Recursos por utilizar: La administración, proporcionará una computadora, dos Escritorios,
papelería, útiles y otros que sean necesarios.
Responsabilidad de la auditoría: El Auditor Interno de la entidad estará a cargo de la auditoría
y los estudiantes autores del presente informe serán los colaboradores, es importante mencionar
que el equipo auditor tendrá la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo Programado.
Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de las áreas
objeto del examen, se les ha informado que se efectuará Una Auditoría Administrativa en las fechas
programadas.
Horario de trabajo: El equipo de auditoría trabajó de lunes a viernes en horario de 7:00 a.m. a
4:00 p.m. con el propósito de obtener los datos necesarios para establecer resultados sobre la
auditoría.
Fecha de clausura: El trabajo se finalizó el 18 de marzo de 2020.
Presentación del informe: Se presentará al Consejo de Administración de la Empresa
Ecopetrol con copia a Gerencia General, el día 15 de abril de 2020 a las 15:00 Horas en el auditorio
principal de las Instalaciones de la entidad en la ciudad de Bogotá.

28
Planeación en el Proceso de Capacitación
ECOPETROL
Auditoría Administrativa
Período: Año 2020
El proceso de la planeación en Ecopetrol va encaminado a lograr sostenibilidad, crecimiento y
generación de valor integrado.
Dentro de esos objetivos internos, se evidencia la necesidad de reforzar el conocimiento del
personal para fortalecer la compañía desde su interior con el fin de lograr los macroobjetivos;
no obstante, las estrategias puntuales de planeación son de manejo interno y confidencial de la
compañía.
Hallazgos
1. Conocimiento parcial de los objetivos planteados en el Plan de Desarrollo Personal.
Causas:
• La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido
que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.
• Los imprevistos que se presentan o manera de interpretación personal requiere de
soluciones que no están claramente estipuladas.
2. La generalidad del plan de capacitación ha contribuido a que no se den a conocer de manera
formal a las coordinaciones y departamentos.
Causas:
• El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de
procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de
saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.
29
Recomendaciones.
• Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por
departamentos se formulen estrategias de Desarrollo para el personal, posteriormente
serán evaluadas por el encargado de la entidad, y una vez aprobadas sean del
conocimiento de todos los empleados, en la junta general y luego reforzadas en
reuniones de áreas.
• Para hacer del conocimiento de las políticas y estrategias a los empleados, se propone
que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.
• Auditoría Administrativa o por medio de la formación de comisiones entre el personal
de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos,
sobre todo de aquellos se realizan periódicamente.

30
Organización en el Proceso de Capacitación

ECOPETROL
Período: Año 2020
En el proceso de organización de la capacitación se presupuesta realizar capacitaciones por
áreas al interior de la compañía, también procesos de capacitación a las comunidades alrededor de
las instalaciones operativas y administrativas.
Hallazgos:
1. No se proporciona asesoría puntual del cargo al momento de ingresar a la empresa.
2. No se cuenta con Instructivos especiales para conocimiento de las funciones directas de
cada cargo.
3. No existe una correcta organización para todas las actividades que se desarrollan.
Causas
• Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer Solamente cuando se
requiere.
• No existe una organización formal para cada uno de los programas a desarrollar en su
totalidad
4. El empleado no recibe una capacitación puntual en cuanto a las funciones que debe
desempeñar en su puesto.
Causas:
• La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el
empleado ingresa a la empresa.
• No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.

31
Recomendaciones.
• Se propone que el área de Talento Humano empiece a implementar procesos claros y
consecutivos que permitan el correcto Desarrollo del personal, conforme a las
alternativas que mejor se adecuen a las necesidades de la institución.
• Es importante realizar descriptivos de cada uno de los cargos en la empresa, así mismo,
es necesario darlos a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un
manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al
que fue contratado.
• Instructivos especiales: Cada departamento nombrará comisiones para la organización
de los diversos eventos o actividades que se realizan a lo largo del año, con la finalidad
de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les
asignó, desde el diseño, el desarrollo y la evaluación de éste.
• Determinar por escrito a través de diversos formatos, los pasos del proceso de
capacitación, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por el
Administrador Responsable.
• Elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno específico a
cada departamento y puntualmente al cargo. En el cual se contemplen también las
condiciones y políticas de la empresa.

32
Dirección en el Proceso de Capacitación

ECOPETROL
Período: Año 2020
A pesar de tener un sofisticado proceso de dirección, en algunas oportunidades es deficiente la
intercomunicación entre los empleados y departamentos.
Hallazgos:
1. Son pocos los estímulos proporcionados por logro de indicadores, y cuando se otorgan,
se dan sólo en ciertos departamentos.
2. La variedad de estímulos debe diversificarse.
3. El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está
recibiendo o podría recibir.
4. En algunas oportunidades se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
empleados.
Causas:
• Los intereses de cada sección son diferentes.
• Barreras físicas, como la distancia entre sedes operativas y administrativas.
• El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.
• La empresa no hace público entre el personal los estímulos o motivaciones.
• Lo relevante para la empresa se planea con meses de anticipación, por lo que la
flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas
tomadas a nivel Administrativo.

33
Recomendaciones.
• Comunicación: La información debe de ser por escrito, en formatos previamente
diseñados y hacerse llegar a todos departamentos, bajo previa autorización del
Administrador general de la institución.
• Motivación: Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos y la
cantidad de empleados que serán premiados, así como la periodicidad; proceso que debe
darse a conocer por escrito al inicio de cada contratación del nuevo personal.
• Liderazgo: Fortalecer por departamentos algunos espacios de diálogo cada bimestre
para la exposición de ideas que surjan entre los empleados y que puedan beneficiar a la
empresa.
• Será responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas
al Administrador responsable y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento
de la resolución al interesado(a) o grupo de interesados (as).

34
Control en el Proceso de Capacitación

ECOPETROL
Período: Año 2020
En base a los resultados de capacitaciones anteriores, es necesario implementar nuevos
estándares que permitan establecer indicadores claros a cumplir con nuevos procesos.
Hallazgos:
1. La elaboración o el conocimiento de los indicadores no han sido claros. Hace Falta
supervision por parte del area encargada.
2. Se realiza de manera uniforme, se presupuesta, se realiza y se finaliza, no se tiene en
cuenta una debida organización.
3. No se realiza medición de indicadores en todos los niveles de la operación,
generalmente se aplica a procesos operativos.
Causas:
• La empresa ha priorizado aspectos netamente operativos dejando a un lado la
capacitación del personal administrativo.
• No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que
se realiza.
• La medición de indicadores se realiza sólo en los niveles operativos (producción,
plantas de extracción, etc.) con las cuales se cree pueden tener repercusiones
directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua
de la misma.
35
Recomendaciones.
• Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se rige
la empresa y qué acciones se deben implementar para mejorar los indicadores previstos
inicialmente.
• Al finalizar se evaluarán hasta qué punto fueron alcanzados y se reelaborarán
adecuándose a las necesidades de la institución y específicamente de cada departamento
y/o cargo.
• Debe ejercerse supervisión en todos los cargos del personal ya que permite tener el
control de las actividades que se realizan, por medio de formatos previamente
elaborados por el consejo Administrativo, los cuales servirán de evidencias.
• Se hará seguimiento anual del Plan de Desarrollo Personal de cada empleado.
• Cada 6 meses se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los
coordinadores y responsables de departamento por parte de la dirección general de la
institución. Dejando por escrito los resultados de ésta.

36
Conclusiones
• Cabe resaltar la importancia de las auditorias administrativas en las empresas ya que
permite ver y comprender el estado actual y así mismo permite buscar una solución en
sus procesos.
• Ecopetrol busca garantizar la optimización de sus procesos con el fin de garantizar el
bienestar de la entidad. La empresa comprendió los factores que disminuían la
productividad de las áreas auditadas. Como entidad se comprometen a mejorar sus
procesos, mediante procesos que den un crecimiento significativo en la respectiva área.
• En sus procesos administrativos se sugirió la implementación de sistemas que le
permitan a sus funcionarios poder mejorar su productividad, esto ya lo decide como tal
el área encargada. Buscamos que la empresa pueda mejorar sus procesos para optimizar
los resultados.
• Como auditores se busca la estabilidad de las entidades por eso se le hace un informe
para que las directrices puedan evaluar los resultados de las evaluaciones hechas a sus
funcionarios y junto con esto visualicen cuales son las posibles falencias. Generando
así experiencias amigables con los empleados de las distintas áreas evaluadas
• Junto con el punto anterior se solicita que el área de talento humano convoque algún
tipo de evaluaciones para el desarrollo en la cual ven las competencias, aptitudes y
conocimiento que tienen sus empleados, buscando así el mejoramiento de la entidad

37
Bibliografía.
• Algunos ciclos y métodos aplicables a la auditoría administrativa. Eje 3
• Auditoria Administrativa, Oscar Duque, Eje 4
• García, J. y Rodas, I. (2011). Auditoria administrativa y de comunicación
organizacional: el caso del Programa de Telemedicina en México. Revista de
Comunicación y Salud, 1(2), 19-31.
• https://www.google.com/search?q=cuestionario+para+medir+ambiente+laboral&tbm
=isch&ved=2ahUKEwi0mcHHvrnoAhVltTEKHSO4C50Q2-
cCegQIABAA&oq=cuestionario+para+medir+ambiente+laboral&gs_lcp=CgNpbWc
QAzoCCAA6BggAEAgQHjoECAAQGFDX8wFYnpsCYIqdAmgAcAB4AYABqAO
IAYUikgEKMC4xNS42LjAuMZgBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1n&sclient=img&
ei=6lR9XrT8AuXqxgGj8K7oCQ&bih=789&biw=1440#imgrc=iu2VJnfGyT6gMM
• http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/19843/1/T%C3%A9cnicas%20sociom%C
3%A9tricas_M.Torrado.pdf
38
Anexos
Cuestionario de Auditoría Administrativa Políticas y procedimientos.

39
40
41
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43
44
45

Auditoría Ecopetrol Calidad Datos

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Presentación de los Resultados de una Auditoría Administrativa para la Toma de Decisiones y

el Mejoramiento de la Calidad, Propios de las Necesidades de los Grupos Sociales

Carmen Helena Pachón Villamil

Juan Diego Burgos Gómez

Sandra Milena Vargas Cardona

Sandra Yanira Rodríguez

Diego Leonardo Cruz Serrano

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Pregrado en Administración de Empresas, Modalidad Virtual

INFORMACIÓN DE MÉTODO ....................................................................................... 11

MEDICIÓN DEL AMBIENTE LABORAL ...................................................................... 20

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL SOCIOGRAMA INTEGRAL DE

INTERPRETACIÓN Y RESULTADOS ........................................................................... 25

INFORME RESULTADOS AUDITORÍA ........................................................................ 26

del informe de Auditoría Administrativa en la empresa ECOPETROL. Toda organización debe

medianas organizaciones, se ha ido incrementado en los últimos años la implementación de

resguardar y proteger los activos, verificar la eficiencia, productividad y custodia en las

el proceso de gestión de calidad de datos, se aplicó la metodología seleccionada, realizando la

auditoría al proceso en el área de servicios profesionales, con el fin de verificar la eficiencia y

sugerencias realizadas. El proceso de auditoría administrativa consta de cuatro fases; “planeación,

instrumentos de medición, como cuestionarios, entrevistas y observaciones”.

La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de

aplicación que consta desde los antecedentes de la empresa, la recolección de la información a

través de la observación y aplicación de herramientas, así como la elaboración de estas y de un

ellos se elaboran las recomendaciones.

Ecopetrol tiene falencias en la estructura organizacional de la empresa, con la cual sus

directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes sean

se constituyen como herramientas fundamentales para el apoyo en la toma de decisiones lo cual

organizaciones se hace necesario la generación de controles y evaluaciones que garanticen que

estos sistemas funcionen de manera adecuada y correcta

esta razón la ejecución de este proyecto permitirá identificar oportunidades de mejora en la

Empresa Ecopetrol para reducir el alto impacto en retrocesos y tiempos de ejecución.

frente a la ejecución de su proceso y aplicar acciones de mejora y es una propuesta innovadora

para la empresa Ecopetrol.

propuesta de mejoramiento en las etapas del proceso administrativo.

• Comparar las metodologías de referencia de auditoría bajo el método Delphi para

• Medir la aplicación de la metodología para ofrecer una realimentación y

reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.

La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa Ecopetrol para apreciar el

panorama y determinar de manera correcta lo problemas potenciales, áreas de oportunidad, así

como las funciones administrativas.

La factibilidad de la aplicación del método de investigación para la auditoria administrativa y

tecnologías se reduce al mínimo los costó que implica

La Empresa estatal colombiana Ecopetrol, uno de los cuatro principales productores de

petróleo de América Latina, se dedica a la producción, refinación y transporte de petróleo y gas,

Brasil, Angola y la costa Del golfo estadounidense.

2,13%, personas jurídicas 1,78%, fondos y compañías extranjeras 1,42%.

ellos únicos en Latinoamérica.

Centro de Procesamiento Sísmico: Su grupo de geofísicos ofrece soluciones para optimizar y

modelar parámetros de adquisición sísmica, mejorar imágenes sísmicas en áreas complejas –

Procesamiento PSDM e interpretación cuantitativa.

Laboratorio de Geoquímica: Análisis de distribución de producción en mezclas provenientes

de diferentes horizontes en un mismo pozo.

Laboratorio de Recobro Mejorado: El ICP ofrece soluciones para conceptualizar y ejecutar

procesos de Recobro Mejorado - EOR.

Litoteca Ecopetrol: Solución para catalogación física e implementación de procesos de

verificación física de los datos.

La empresa cuenta con laboratorios calificados con nivel de excelencia en RoundRobin de

Shell, ASTM e IP. Transporte y Sostenibilidad

Selección y aplicación de Polímeros para encamisado de tuberías de acero para control de

corrosión y desgaste en líneas de producción para superficie y fondo de pozo. 7

El objeto del proceso competitivo consiste en la adjudicación de cantidades de gas natural de