Logística de eventos

“Somos estudiantes para siempre” “Somos honestos y socialmente responsables”

“Somos impulsores del progreso” “Somos orgullosamente EBC”

Kennia Maricrus Rodriguez Solano

Camil Rivera Lopez
Frida Narváez Jiménez
Salma Raya Vargas
Maria Erika Aguilar

Fecha de entrega:
Viernes 22 de Abril de 2022
Logística de eventos

En esta actividad fortalecerás la competencia Sello EBC: Emprendimiento-innovación, tu

competencia técnica: Detección de oportunidades de negocio, y tu competencia laboral:
Enfoque a resultados.

Información

La logística de eventos masivos y espectáculos se refiere, principalmente, a los

procesos de gestión y organización, concretamente en su actividad administrativa de
planeación y ejecución de funciones; incluye la adquisición de recursos necesarios
para la realización del evento (compras, inversiones, rentas, entre otros aspectos).

1. Investiga en fuentes confiables y describe:

a. Características y elementos principales de la planeación logística

El plan logístico debe tener en cuenta el proceso de compra y aprovisionamiento de los

materiales imprescindibles para la fabricación y determinar las materias primas que se
necesitan, así como los recursos que deberán contemplarse, para evitar entre otras
cosas, la falta o exceso de stock.
Los principales elementos son:
● Estandarización.
● Fiabilidad.
● Interoperabilidad.
● Legalidad.
● Mantenibilidad.
● Privacidad.
● Seguridad.
● Usabilidad.

b. Características de los costos y los gastos de una empresa

La diferencia entre costo y gasto en contabilidad es que los costos son considerados
inversiones que se identifican directamente con los ingresos. Mientras que los gastos no

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se asocian con el retorno de la venta del producto o servicio. Además, los costos y los
gastos se contabilizan de forma diferente.

c. Características de la proximidad de un evento

Los eventos de proximidad se caracterizan fundamentalmente por estar enfocados a un
público local o provincial, lo que contribuye a la reducción de los desplazamientos. La
comunicación de esta tipología de actos está basada en la proximidad/ cercanía en cuanto
a la ubicación del público objetivo. Esta cercanía con los públicos meta permite al
organizador una comunicación cercana, rápida y personalizada.

2. Lee las siguientes situaciones y realiza lo que se te solicita:

Situación 1

Como experto en los negocios de la comunicación y del entretenimiento te piden

diseñar el plan de logística para un evento que se desea realizar en una empresa
importante de entretenimiento con presencia mundial. Esta organización ha decidido
que sea la Ciudad de México la sede de su festejo por sus 25 años de fundación. Se
esperan alrededor de 45,000 personas, y se pretende realizar el festejo en el Estadio
Azteca. Se debe considerar la participación de los discursos de la junta de directores, la
presentación de tres grupos musicales y la rifa de varios artículos que se hará a los
participantes. Habrá también puestos de comida y bebidas hasta tres horas después
del último evento musical.

a. Investiga, en fuentes confiables, las tareas principales en la realización de

un plan de logística.

Aprovisionamiento:Consiste en gestionar el proceso de compra y provisión de

materias primas necesarias para la producción, ya que toda empresa necesita
obtener los productos y materiales necesarios.
Producción:Establece y desarrolla los métodos, planes y tareas necesarias para
obtener un producto o servicio de acuerdo con un nivel de calidad preestablecido.
Distribución física o embarque:Le da referencia a la planificación y realización y
control del flujo físico de los productos o artículos desde el centro de producción
hasta su lugar de consumo.

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 Control de inventarios y relación oferta/demanda:Es necesario conocer el
terreno en el que se encuentra la empresa.
Aplicación de tecnología en la cadena de suministro:Existen diversas
herramientas tecnológicas que permiten tener control absoluto de la cadena de
suministro.
Uso de métricas:Debido a la complejidad que conlleva la implementación de los
planes de logística es necesario el uso de las métricas adecuadas que reflejen el
estatus en tiempo real de la distribución de los productos, el transporte, los
almacenes y demás.

b. Diseña a detalle el plan de logística del evento.

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 c. Realiza el detalle del minute by minute del día del evento.

PROVEEDORES
TIMING

HORA RUBRO ZONA CONTACTO

7:00 AM Venue Estadio Azteca 44278738278

7:30 AM Mobiliario Cancha 44727828200

escenario

7:30 AM Mobiliario mesas Media cancha 44673682130

8:00 AM Mobiliario Costados de la 83913891820

banquete cancha

9:00 AM Flores Todas las mesas 446267682091

Llegada de los Centro de la

4:00 PM invitados cancha

4:00 PM Coctel de Centro de la

A 4:45 PM bienvenida cancha

5:00 PM Hora de sentar a Centro de la

todos los cancha
invitados en las
mesas indicadas

6:00 PM Servir alimentos Centro de la

y bebidas cancha

6:00 PM Llegada del Pista montada al

primer grupo lado de la
(Grupo firme) cancha

7:00 Pm Llegada del Pista montada al

segundo grupo lado de la
(Tigres del norte) cancha

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 7:30 PM Empieza la rifa Centro de la
(Nadie se puede cancha
parar a bailar
todavía)

8:15 PM Entregada de los Centro de la

premios canca

9:00 PM Todos se paran a Pista montada a

bailar y un lado del
lanzamos los escenario
fuegos
artificiales

10:00 PM Llegada de Costado de la

carritos de pista
comida

10:30 PM Cantan y bailan Pista

todos los
invitados

12:00 PM FIN DEL

EVENTO

d. Describe cuáles son los elementos y áreas de seguridad que deberás tomar
en cuenta en un plan de seguridad del evento.
Es muy importante desarrollar un plan de seguridad en los eventos, ya que cualquier
problema relacionado con este área puede conllevar graves repercusiones legales para tu
empresa, así como una crisis de reputación que afecte a toda la compañía. Un ejemplo de
problema grave puede ser la lesión de un asistente o la sustracción de pertenencias a los
asistentes.

● La logística: para mantener la seguridad en este aspecto es importante conocer el

lugar donde se va a realizar el evento
● Los recursos: en función del tipo de evento necesitarás de unos elementos u
otros, ya sean detectores de metales, elementos de señalización, postes y cintas
para definir recorridos, etc.
● Seguridad en caso de incendio: debes asegurarte de que el lugar donde vas a
realizar el evento cuenta con extintores de incendios

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 ● Emergencia médica: como hemos dicho anteriormente, contar con botiquines de
primeros auxilios es indispensable. Si además se trata de eventos masivos, la
seguridad en estos casos debe reforzarse con equipos sanitarios con presencia
continua en el espacio de celebración.
● Seguridad profesional: dependiendo del tipo de evento y dimensiones del mismo,
se debe valorar la contratación de personal de seguridad profesional para controlar
los accesos y multitudes en caso de que sea necesario.

Situación 2

Para la realización del evento se han reservado $15,000,000.00 MXN de presupuesto,

que debe cubrir el hospedaje y gastos de la junta directiva de la empresa, así como lo
relacionado con el evento.

a. Elabora el presupuesto de los costos y gastos del evento, para ello toma en
cuenta:

● Gastos imprevistos del evento previos, durante y después de realizado el

evento.
Gastos de ambulancia, urgencia médica, Reparación de algún fallo técnico, Comprar
bebidas y comida para el artista, lona en caso de lluvia.
● La división de los costos y gastos en grupos.

PRESUPUESTO
Se esperan alrededor de 45,000 personas, y se pretende realizar el festejo en el Estadio
Azteca. Se debe considerar la participación de los discursos de la junta de directores, la
presentación de tres grupos musicales y la rifa de varios artículos que se hará a los
participantes. Habrá también puestos de comida y bebidas hasta tres horas después del
último evento musical.

GRUPO MUSICAL:
Grupo firme

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La agrupación cobra 2.5 millones de pesos por evento La agrupación cobra 2.5
millones de pesos por evento, una cifra que está por debajo de agrupaciones de
renombre como los Tigres del Norte, quienes cobran 4 millones de pesos y por
encima de La Arrolladora Banda Limón, la cual tiene como tarifa los 2 millones de
pesos por fiesta privada

Hospedaje.Estancia en el hotel Holiday Inn. 1,200 por persona = 30 personas x

1,200= alrededor de 40,000

Renta del Estadio Corregidora: $70,000

Equipo y estructura del evento: $45,000

Catering: $30,,000

Staff: 30,000

Equipo de ambulancia y seguridad: $60,000

Lonas y mobiliario: $10,000

Iluminación y sonido: $50,000

b. Determina para costo y gasto la forma que se llevará el control del

presupuesto.
El control presupuestario puede dividirse en diferentes fases como:
Planificación , Ejecución, Control y Monitoreo, Evaluación y Ajustes. Esto se controlará
con ayuda de la tecnología en un software especializado ya que este automatiza tareas y
facilita el monitoreo del departamento administrativo

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 Después de realizado el evento se te pide realizar el cierre, además de la liquidación del
evento y un reporte integral.

a. Investiga, en fuentes confiables, las partes que comprenden un reporte

integral de un evento.
● Recopilación de toda la información y datos.
● Las cuentas claras
● Valoración del equipo
● Impacto del evento
● Agredecimientos
● Informe final

a. Realiza, con la herramienta que prefieras, el reporte integral ejecutivo en el

que incluyas la información del cierre y la liquidación de éste.

● Número de invitados VIP, speakers y de patrocinadores.

● Número de pre-inscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas. Esta base
de datos puede ser muy apreciada también por los patrocinadores.
● Actividades, tipos y temáticas.
● DVD con material audiovisual, fotografías, videos (promocional, institucional, de
los espacios y actividades, de agradecimiento, etc...).
● Una muestra de todo el material que se entregó en el pre-evento y durante el
evento (invitaciones, acreditaciones, merchandising, programas, folletos, etc)
● Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
● El balance final con el resultado económico.

Nota: tu docente puede proponer algunos otros puntos, siempre que lo considere
pertinente. Sin embargo, es importante considerar, en un primer momento, los que
aquí se enlistan y que responden a los objetivos planteados.

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