AGROINDUSTRIAL MOLINO SONORA AP S.A.

S
NIT:800.020.220-1
NTC 671:2001
Arroz Blanco
Consumo Humano

FORMATO
Acta de Reunion
Proceso: Gerencia Administrativa y Financiera Procedimiento: seguimiento area de
Seguridad y Salud en el Trabajo – SST

Acta No. 01 de 18 de mayo de 2022

TEMAS A TRATAR O ACTIVIDADES A REALIZAR
Segunda de sección de bienvenida y empalme del área de SST, gestión y avances de
pendientes entregados por el área de recurso humano el día de inicio de labores de acuerdo
1 al inicio de contratación laboral con la compañía.

Responsable: Área de SST

Lugar: Oficina de gerencia administrativa y financiera
Fecha: 18/05/2022
Hora de inicio: 2:30 pm hora final: 4:30 pm

Desarrollo de la Reunión
Orden día

1. Bienvenida y Saludo cordial entre los asistentes.

2. Conversación a mena entre los asistentes de temas varios.
3. Revisión de pendientes.
4. Próximas tareas SST.
5. Compromisos.
6. Fin.
7. Firmas asistentes.

desarrollo de la reunión:

1. La gerente administrativa y financiera Yuly Castillo y la jefe de recursos humanos Ana

maría Rodriguez brindan un cordial saludo y bienvenida al inicio de la reunión, la cual
por control y seguimiento al área se lleva desarrollando hace varios meses atrás desde
la anterior persona encargada y responsable del área y del SG-SST.
2. Dentro de la misma se realizo un amistoso dialogo entre las asistentes donde se tocaron
temas varios de la compañía y los procesos hoy en día previamente ya establecidos,
donde se adquirieron nuevos conocimientos y se aplicaron consejos tanto para el área
como personales. Y se tocaron los siguientes temas:

2.1. Informe de inspección por el proveedor SUMATEC de arnés y equipos de protección

 personal contra caídas y áreas faltantes por inspección. El proveedor SUMATEC,
según la lo hablado por medio telefónico quedo en realizar visita el día a la planta la
maría a terminar la inspección de arnés y equipos contra caídas faltantes desde la
revisión anterior la cual se desarrollo el mes 29 de marzo de 2022 y se tiene en
cuenta que las áreas faltantes a inspeccionar son mantenimiento y calidad.

Se realiza la observación a la jefe july, que teniendo en cuenta que en el almacén y

de acuerdo al informe que suministre el proveedor se puede hacer entrega de arnés
nuevos que hay en stock al personal que lo necesita como calidad, empaquetados y
mantenimiento. La jefe autoriza su entrega y se debe realizar la misma con acta de
entrega formal.

2.2. Se autoriza visita para el día 23/05/2022 en la jornada de la mañana en compañía

de Julio Cepeda, gerente de operaciones y el presupuesto para el pago de
certificados bomberiles de Molino Tolima y de bodega Espinal, de acuerdo a
cotización previa. Se estableció que las visitas a molino Tolima y bodega de insumos
de espinal se podrá realizar una vez cada 15 días.

2.3. Para la bodega de insumos de Cali, teniendo en cuenta la urgencia que se tiene de
contar con el certificado de brigadas de emergencia, se autoriza ingresar más
personal de Cali como las mercaderistas para cumplir con el grupo de 10 requeridos
por el cuerpo de bomberos de la ciudad y brindar la capacitación.

2.4. Se converso el tema de la visita de la asesora Clara Umbarila de ARL sura a la

bodega de Bogotá y se debe solicitar informe de del procedimiento de trabajos en
alturas, así mismo solicitarle visita y acompañamiento para las instalaciones de la
bodega de Barranquilla y Molino Tolima.

2.5. Se programa y se planean posibles fechas de viaje a las ciudades de Barranquilla y

Aguazul en compañía con la jefe Yuly, y se hace la observación de preguntar a los
asesores de ARL sura si ellos pueden en esas fechas pre establecidas o de lo
contrario estamos sujetos y disponibles a las fechas que ellos indiquen.

Zona Económica Fecha

Aguazul 13 al 17 de junio de 2022
Barranquilla 22 al 24 de junio de 2022

3. Se procede a revisar los pendientes:

Descripción de la tarea Estado Observación

Convocar a reunión a miembros
del COPASST y CCL. Solicitar
listado de personas a Sandra de
RH.
OK Falta convocar a la
reunión con las personas,
sin embargo, ya se cuenta
con el listado y se va a
realizar la reunión para
tratar el tema del curso de
50 horas de SST.
Seguimiento al personal que debe
realizar el curso de 50 horas de
SST
Seguimiento capacitaciones Ok
brigadas de emergencia
Seguimiento bodega espinal y
molino Tolima.
Ubicar el listado de curso de
alturas y capacitaciones en
espacio confinados.
Consultar si los permisos de
alturas se pueden dejar abiertos
Informe de inspección de arnés, OK
revisar correo y solicitar
inspección a Sumatec
Preguntar a Claudia por el
informe de Riesgo Eléctrico.
Ok Se tuvo reunión el día
17/05/2022 con Katherine
López de sura ARL y se
quedó de enviar el listado
para verificar si
exactamente están
inscritos e iniciar
capacitación.
Hay certificados impresos
de Bogotá, Medellín y
Barranquilla.
OK Se tiene visita planeada
para el día 23/05/2022 en
la mañana.
OK – alturas Se realizo el listado, se
revisaron las vigencias de
los cursos en la pagina del
ministerio de trabajo y se
identificaron que tres
personas de las
relacionadas lo tienen
vencido, uno de ellos el
proveedor manifiesta que
no se certifico porque el
examen le salió no apto
para trabajo en alturas.
Para espacios confinados
se le solicito el favor a
Rogelio de revisar de
pronto en sus
documentos una
evidencia.
OK Los asesores de la ARL del
riesgo han manifestado
por medio telefónico que
no es lo correcto.
Se encontró el informe, el
cual no es claro. Sin
embargo, el proveedor
llamo y me comunico que
venia el viernes
20/05/2022 a las 8:30 am.
OK Claudia envió el informe y
se re envió a recurso
humano y a la jefe yuly,
estoy a la espera de la
directriz que me indiquen.
 Revisar la alarma de evacuación OK Se evidencio que no están
de bascula y de administración, en buen estado, no suena
AGZ y Barranquilla y se realizo pruebas el
16/05/2022. En AGZ y
barranquilla contestan
mediante correo que no
cuentan con ellas.
Ubicar seguimiento a documentos Pendiente No se encuentra
vehículos de contratistas y
directos
Solicitar listado maestro RH OK Ya se cuenta con él, lo
enviaron por correo el
12/05/2022
Enviar correo de presentación a OK Se envió el 11/05/2022
comunicados.sonora

4. Próximas tareas SST.

Descripción de la tarea Estado Observación

1.Rectificar listado de OK Se encontró mucho personal
personas con curso de sin curso certificado y
alturas con barranquilla y vencido ejerciendo
AGZ, bodegas y tareas de alto funciones. Hay que enviar
riesgo (CARPADO Y correo de notificación a los
DESCARPADO) jefes de no realizar
actividades
2.Enviar correo a AGZ y OK Se envía correo al personal
barranquilla de sistemas de de compras y a las auxiliares
alarmas, (ACTUALIZACION DE de sst y se cuenta con las
COTIZACION, CON MAPAS DE cotizaciones.
EMERGENCIA)
3.Ubicar el seguimiento a los OK Portería compartió el
documentos de vehículos del documento.
personal.
4.Solicitar el carnet de OK La IPS Mahecha envió el
vacunación de la jefe Yuly a carnet.
la IPS MAHECHA
5.Visitar y darles prioridad a Pendiente
insumos Saldaña, revisar
orden y aseo y sistemas de
alarmas.
6.Implementar el formato de OK Se esta trabajando en el
seguimiento de casos barrido de personas, se
médicos el cual fue creado encontró el formato y se esta
por la jefe Yuly. empleando con personas que
han ingresado de post
incapacidad con mas de 30
 dias.

Igualmente, se esta haciendo

un barrido de bases de datos
de casos actuales y hasta el
momento en el molino, con
una base suministrada por
Recurso humano.
7.Con Sandra de RH, OK La asistente de recurso
preguntar cuales son las humano Sandra nos
personas que tienen compartió un archivo y con
enfermedades de origen ese se esta trabajando y con
común, laboral, accidentes lo que nos ha suministrado
de trabajo y AT. las IPS
8. Solicitar a las personas No esta al 100% ejecutada la
mediante el formato de labor con el 100% de
seguimiento casos médicos personal.
lo ultimo que dijo el médico.

5. Compromisos
Actividad o producto Responsable Fecha de Entrega
Suministrar la base de datos Ana Maria Rodriguez 20/05/2023
a SST con la que cuenta la Jefe de Recurso Humano
oficina de recurso humano
de casos médicos de acuerdo
tarea N° 7.

6. Fin.
7. Firmas asistentes.

YULY SLENDY CASTILLO ROBAYO

GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ANA MARIA RODRIGUEZ MORA

JEFE DE RECURSOS HUMANOS
CAMILA VANEZA QUIMBAYO MURILLO
COORDINADOR SST