Las 11 partes de un correo electrónico

En este artículo analizaremos las partes más importantes del correo

electrónico. Conocer cada uno de sus elementos ayudará a que utilicemos
mejor la herramienta. La estructura de los mensajes consta de varias
partes, aunque no siempre emplearemos todas; por lo tanto, en esta
entrada aprenderemos cómo y cuándo utilizarlas.

 
No todos los mensajes necesitan un saludo
inicial
La mayoría de los mensajes comienzan con un saludo. Sin embargo,
siempre es necesario. Por ejemplo, está de más en mensajes de respuesta
que se consideran una segunda parte de la comunicación. Añadirlo en estos
casos puede resultar incluso inadecuado. Ahora bien, si por alguna razón la
respuesta no es inmediata, puedes añadir un saludo a modo de disculpa. 
Tras el saludo inicial, preséntate
Tanto si te comunicas por primera vez con esa persona como si lo haces
solo de manera ocasional, preséntate. De esta manera, el destinatario te
identificará por tu nombre o por el rol que ocupas en la comunicación
(cliente, compañero, responsable…).

El cuerpo del mensaje: es la parte mas

importante En el cuerpo del mensaje redacta lo que deseas
comunicar a tus destinatarios. En este espacio la escritura debe ser correcta
desde el punto de vista gramatical y, además, clara y comprensible, ya que
el fin de todo mensaje es que se entienda. 

Para fragmentar el texto, se recomienda emplear párrafos y listas con el fin

de que el lector localice y comprenda la información con facilidad.

En cuanto a las formas personal e impersonal, cabe decir que cualquiera de

ellas es correcta según el contexto. Nos dirigimos a la ciudadanía de
manera impersonal cuando hablamos en nombre de nuestra organización,
y damos al texto una expresión oficial y despersonalizada:

                     El IVAP puso en marcha el servicio de consultas telemáticas

Duda-muda en junio de 1998. Desde entonces, se han recibido más…

 Al elegir la primera persona del plural (nosotros), subrayamos la

importancia de la organización y del trabajo en común:

                    Tras haber estudiado su reclamación, hemos decidido

aceptarla.

 Con la primera persona del singular (yo) se personaliza lo escrito, y se

añade un matiz de autoridad:

                     Por medio de la presente autorizo la…

 También se pueden combinar:

                    Me complace comprobar que vuelve a estar entre nosotros
dispuesto a colaborar en nuestro proyecto.

 Las dos últimas formas confieren al texto naturalidad y son más cercanas
al ciudadano. Por ello, conviene priorizar su uso y evitar la utilización
desmedida de formas impersonales. 

La despedida

La despedida delimita el texto, anuncia que en ese punto termina el cuerpo

del mensaje. En consecuencia, no conviene utilizar posdatas.

Asunto igual a título

El asunto cumple con la función de título y debe ofrecer la mayor

información posible sobre el contenido.

Nunca enviaremos un mensaje sin título y no utilizaremos formas como

"Hola", "Duda", etc. que no dan ninguna pista sobre el contenido del
mensaje.

Si adjuntas, avisa.

Mediante el correo electrónico también puedes enviar archivos adjuntos,

cuando sea realmente necesario. Quizá esa información la puedas incluir en
el texto del mensaje, mediante un enlace al contenido de una web o
compartiendo un documento en la nube (computación en la nube).

Si crees que es preciso adjuntar, avisa de ello al destinatario,  indícale

cuántos archivos anexas y déjale claro qué contiene cada uno de ellos, ya
que algunos servidores de correo electrónico muestran los adjuntos de
forma más visible que otros.

Además, procura enviar archivos que «pesen» poco y en formatos

habituales, para que se puedan abrir sin problemas.
Con la firma cerramos el mensaje

La firma es un elemento muy importante que tiene la finalidad de identificar

al emisor, y, además, difunde esa identidad a otros usuarios cuando se
reenvía el mensaje. La mayoría de los servidores ofrecen la opción  de
personalizarla y adjuntarla automáticamente.

El bloque de firma suele contener estos datos:

 nombre completo de la persona

 cargo que desempeña

 nombre de la organización

 teléfono y dirección de correo electrónico

 dirección postal

 logo y página web de la empresa

 enlaces de las cuentas en redes sociales de la empresa y del firmante