10 consejos para redactar un e-mail eficaz

Resumen: Se ofrecen consejos para redactar correos electrónicos que interesen a sus
destinatarios y que consigan sus objetivos.

El mail se ha convertido en una herramienta indispensable en nuestra forma de

comunicación. Los datos son abrumadores:

 cada día en España se reciben 350 millones de mensajes por correo electrónico
 de media recibimos 23 correos por persona
 que se envían a 32 millones de direcciones de correo electrónico activas.
 El 86,8% de los internautas disponen de e-mail y, de estos, el 84,6% declara que
ha recibido información comercial en su buzón de correo.
 El 34,5% solo ha recibido la información que ha solicitado, el 32% ha recibido
SPAM y el 18,1% ha recibido información no solicitada pero que no les molesta
recibir. (fuente: red.es).

Estos datos no deberían sorprendernos, el correo electrónico no tiene actualmente

competidor. Es más barato y rápido que el correo convencional, menos intrusivo que el
teléfono y más manejable y extendido que el fax. A esto hay que sumar que puede ser
consultado desde cualquier lugar y en cualquier momento, sólo es necesario un
ordenador o dispositivo móvil con acceso al e-mail (ordenadores, pdas, teléfonos
móviles, …).

Cada vez es más común consultar el e-mail desde el móvil (foto de deltamike en flickr)

Características del e-mail eficaz

A tenor de los datos parece un medio perfecto para nuestras necesidades de
comunicación. Pero ¿qué debemos pedirle a nuestro correo para que sea realmente
eficaz en su tarea de comunicar? Debemos exigirle que:

 Nuestro correo pase los filtros anti-SPAM de los servidores de correo

 El destinatario no lo considere SPAM
 El destinatario no lo borre inmediatamente
 El destinatario abra el mensaje
 El destinatario lea nuestro mensaje
 El destinatario entienda el mensaje u oferta de nuestro correo.
 El destinatario reaccione positivamente frente al mensaje de nuestro correo

Características del receptor

Estos objetivos son difíciles de conseguir teniendo en cuenta la situación que caracteriza
a nuestros receptores:

 Reciben gran cantidad de correos (23 correos por persona/día de media)

 No tienen demasiado tiempo para leer los mails (muchas veces en el lugar de
trabajo)
 Pueden confundir nuestro mail con SPAM (más del 90% del correo es SPAM)
 Leen el correo con lectura en diagonal o escaneado (ver post Cómo lee la gente
en Internet para ampliar este tema)
 No finalizan la lectura de los mails excesivamente largos.
 Si detectan una venta adquieren una actitud defensiva (quiénes son, como
consiguieron mi mail, etc.)

He aquí un decálogo que esperamos os pueda ser de ayuda a la hora de maximizar las
posibilidades de éxito de vuestras comunicaciones mediante e-mail.

1) Piensa antes de enviar

Es importante gastar un tiempo en pensar y estructurar qué queremos comunicar para

evitar las ambigüedades. Y analizar si nuestro correo puede llegar a ser útil/necesario. Si
no estamos convencidos es mejor no enviarlo. No hay nada peor que causar una mala
impresión o molestar con correos absurdos.

2) Se breve, claro y completo

El usuario quiere saber quién le envía el correo (muchas veces desconoce al remitente) y
porqué. Así que cuanto antes nos conozca mayores serán las posibilidades de que
continúe leyendo. Debemos presentarnos en unas pocas líneas, evitando las
introducciones largas.

Una vez presentados ya podemos pasar a la acción. Si requerimos de una respuesta es el

momento de hacérselo saber. Por el contrario, si no se requiere respuesta también es
interesante comunicarlo en este momento (¡qué bien! pensará nuestro destinatario, no
hay que contestar). Si tenemos que presentar un servicio o un producto ser claros y
realistas. Si un cliente se siente engañado, perderemos un cliente y, aún peor, podemos
ganar un enemigo.
Para finalizar nuestro correo debemos dar las gracias por el tiempo prestado a nuestro
mensaje. Pero no debemos cometer el error de exagerar los agradecimientos. Uno breve
y cordial será suficiente. El exceso de adulación y cumplidos se nota rápidamente.

Un esquema simple:

Quiénes somos + contexto (si es necesario) + qué ofrecemos + agradecimiento.

Utilizar entre 3 – 5 frases (a ser posible).

3) Cómo dirigirnos a nuestros destinatarios.

En la mayoría de los casos el trato puede ser directo y cordial. Siempre guardando la
compostura y sin ser agresivo en las ofertas. Simplemente presentar la
cuestión/oferta/producto/propuesta y un agradecimiento breve.

Resulta más personal dirigirnos a la persona/destinatario por su nombre y firmar el

correo con nuestro nombre y el de la empresa u organización (en caso de pertenecer a
una), y no solo con el nombre de la empresa. De esta forma el destinatario sabe que hay
una persona detrás del correo y no un ente impersonal.

Excepcionalmente podemos cambiar de registro lingüístico si sabemos con certeza el

tipo de público al que nos dirigimos. Por ejemplo, no utilizaremos el mismo registro
para ofrecer un nuevo producto a ―jóvenes skaters de 15 a 20 años‖ que para un ―grupo
de inversores en capital riesgo‖. Ante la duda utiliza un registro formal y cordial.
También debemos tener un cuidado especial en no usar jerga técnica, a no ser que el
público objetivo sea también técnico.

4) Utiliza un buen título (Subject)

Es importante elegir un título que sea informativo, claro y breve. Es el primer punto de
contacto con el destinatario. Es la carta de presentación de nuestro mensaje. El primer
escollo a superar. El destinatario decide qué hacer con el correo (abrirlo o no, enviarlo a
la papelera, marcarlo como SPAM….) basándose principalmente en el título. Este,
además, debe corresponderse con el contenido de nuestro mensaje ya que no si el
destinatario se sentirá defraudado.

5) Firma tus emails

La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y
algunos enlaces relevantes: nuestra página web, blog o nuestro perfil en alguna red
social (si es relevante y adecuado en el contexto del email).
6) Da formato a tu email

Es importante dar el formato adecuado a nuestro e-mail para mejorar su legibilidad y

compresión:

 No utilizar la negrita o cursiva en exceso. Evitar el subrayado, puede

confundirse con un enlace.
 Evitar las fuentes demasiado grandes (>30 pt) o demasiado pequeñas (<8 pt).
 Utilizar un tipo de fuente que sea fácil de leer y agradable a la vista (Verdana,
Arial, Tahoma o Helvetica por ejemplo).
 Organiza tu contenido en párrafos. Cada párrafo debe resolver una cuestión
(quién/quiénes somos, qué ofrecemos, agradecimientos,…).
 Utilizar listas si tenemos que describir una serie de características, explicar una
serie de pasos o cualquier tipo de información que podamos desglosar en este
formato. El contenido será más claro y fácil de leer (escanear).
 Escribir la palabras enteras, evitando las abreviaturas y comenzar nuestras frases
con mayúsculas.
 Separar nuestros párrafos por un salto de linea (una linea blanca) para que no
quede un contenido abigarrado. Las separaciones equivalen a las pausas que
realizamos al hablar y ayudan a la comprensión del mensaje y a mejorar su
estructura.

De hecho, las normas son muy similares a las de cómo escribir para Internet.

7) Evita añadir archivos adjuntos (attachments)

En la medida de lo posible debemos evitar añadir ficheros asociados a nuestro correo.

Sobre todo si tienen un peso excesivo (mas de 1 o 2 MB). Si es necesaria la descarga de
un fichero es mejor situar ese contenido en algún lugar de Internet y añadir un enlace al
contenido para permitir que sea el usuario a voluntad quién realice la descarga.

8) Envíalos desde la dirección de una persona

Es importante utilizar un usuario de correo que te identifique a ti. Evitar enviar

mensajes con usuarios del tipo XjAtz25@hotmail.com y mensajes de orgranización tipo
info@tuorganizacion.com ya que en este caso se identifica a tu organización pero no
quién lo envía. ¿Quién es info? ¿Pregunto por info cuando os llame u os escriba? Es
mucho mas próximo y genera mayor confianza una dirección tipo
tunombre@tuorganizacion.com.

9) Revisa la ortografía

Es importante que nuestro correo no contenga faltas de ortografía. Enviar mensajes con
faltas de ortografía o incorrecciones gramaticales genera desconfianza en el destinatario
y proyecta una imagen de falta de interés y dejadez por nuestra parte ¿por qué voy a
interesarme en alguien que no se preocupa de corregir los errores ortográficos de sus
mensajes?

10) La lista de correo:

Si vamos a realizar un envío masivo debemos asegurarnos de no enviar nunca en el
campo To:/Para: toda una lista de correos ya que quedaran expuestas todas esas
direcciones. Por ejemplo, si enviamos un correo con una lista de 100 personas y
rellenamos el campo To:/Para: del correo con dicha lista, tendremos 100 personas que
recibirán un correo donde podrán leer las direcciones de correo de otras 99 que no son
ellos. Para este tipo de e-mails masivos es mejor que usemos un sistema de gestión de
campañas de e-mail.

—
¿Cuáles son tus experiencias enviando e-mails para que consigan lo que te propones?

Compilado por:

Félix Paguay

Tomado de:

http://www.wezstudio.com/blog/10-consejos-para-redactar-un-e-mail-eficaz/.
Recuperado el 28 de mayo de 2012