SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

José Badillo
Edwin Amín
Programación de software
2708496

ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS

1. Introducción

La tienda requiere un sistema automatizado para realizar un seguimiento preciso de sus ganancias y pérdidas, con el
objetivo de proporcionar al propietario una visión clara de la situación financiera del negocio. El sistema debe eliminar la
necesidad de realizar cálculos manuales propensos a errores y permitir una toma de decisiones informada sobre
inversiones y reducción de gastos.
2. Objetivos del sistema

- Reducir las falencias que hay en la tienda y garantizar una mejor decisión de en qué invertir más y en qué invertir
menos.
- Hacer seguimiento a las transacciones de la tienda.
- Gestionar las compras y las ventas de la tienda.
3. Requisitos funcionales
Registro de ingresos:

El sistema debe permitir el registro de los ingresos de la tienda, incluyendo información como la fecha, el concepto y el
monto.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Debe ser posible categorizar los ingresos en diferentes tipos, como ventas de productos, servicios, ingresos adicionales,
etc.
El sistema debe realizar cálculos automáticos para determinar el total de ingresos por categoría y período de tiempo.

Registro de gastos:

El sistema debe permitir el registro de los gastos de la tienda, incluyendo información como la fecha, la descripción y el
monto.
Debe ser posible categorizar los gastos en diferentes tipos, como gastos de personal, alquiler, suministros, publicidad,
etc.
El sistema debe realizar cálculos automáticos para determinar el total de gastos por categoría y período de tiempo.

Cálculo de ganancias y pérdidas:

El sistema debe realizar cálculos automáticos para determinar las ganancias o pérdidas totales de la tienda, restando los
gastos totales de los ingresos totales.
Debe ser posible ver las ganancias o pérdidas en tiempo real, así como para períodos de tiempo específicos (día,
semana, mes, trimestre, año).

Generación de informes:

El sistema debe ser capaz de generar informes detallados sobre las ganancias y pérdidas de la tienda.
Los informes deben incluir gráficos y tablas que muestren la distribución de ingresos y gastos por categoría, así como el
resultado final (ganancias o pérdidas).
Debe ser posible generar informes para períodos de tiempo específicos y realizar comparaciones entre diferentes
períodos.

Análisis financiero:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema debe proporcionar herramientas de análisis financiero para ayudar al propietario a tomar decisiones
informadas.
Debe ser posible identificar las áreas específicas donde se generan ganancias o se incurre en pérdidas, y analizar las
tendencias a lo largo del tiempo.
El sistema puede ofrecer análisis de rentabilidad, ratios financieros u otros indicadores relevantes para evaluar el
desempeño financiero del negocio.

Seguridad de los datos:

El sistema debe garantizar la seguridad de los datos financieros de la tienda.

Debe implementar medidas de autenticación y autorización para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan
acceder y modificar la información financiera.
Los datos deben estar encriptados y se deben realizar copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de
información.

Seguimiento de transacciones:

El sistema debe ser capaz de registrar y hacer un seguimiento detallado de todas las transacciones realizadas en la
tienda, tanto compras como ventas.
Debe capturar información como la fecha, hora, productos involucrados, cantidades y precios.

Gestión de inventario:

El sistema debe permitir llevar un control preciso del inventario de la tienda, incluyendo productos disponibles, cantidades
en stock y movimientos de inventario.
Debe registrar las compras de productos y actualizar el inventario en consecuencia.
Debe permitir la búsqueda y consulta de productos por categoría, nombre o código.

Análisis de ventas

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema debe proporcionar herramientas de análisis que permitan evaluar las ventas de la tienda y determinar qué
productos tienen un mejor desempeño.
Debe generar informes y estadísticas sobre las ventas por período, producto, categoría, etc.
Debe permitir identificar tendencias y patrones de venta para tomar decisiones informadas sobre la inversión en
determinados productos.

Gestión de proveedores:

El sistema debe permitir gestionar la información de los proveedores de la tienda, incluyendo datos de contacto, historial
de compras y condiciones de pago.
Debe tener la capacidad de generar órdenes de compra y enviar notificaciones a los proveedores cuando sea necesario.

Control de gastos:

El sistema debe permitir registrar y controlar los gastos y costos asociados a la operación de la tienda, como alquiler,
servicios públicos, salarios, etc.
Debe generar informes y análisis sobre los costos y su impacto en la rentabilidad de la tienda.

Gestión de clientes:

El sistema debe permitir registrar y mantener información de los clientes de la tienda, como datos de contacto, historial de
compras, preferencias, etc.
Debe tener la capacidad de generar reportes sobre la fidelidad de los clientes, las compras frecuentes y otros indicadores
de comportamiento.

Gestión de promociones y descuentos:

El sistema debe permitir la creación y gestión de promociones y descuentos en la tienda.

Debe tener la capacidad de aplicar descuentos automáticos en función de reglas predefinidas.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

4. Requisitos no funcionales
Seguridad:

El sistema debe garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos financieros.

Debe contar con medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el control de
acceso basado en roles.
Debe tener la capacidad de realizar copias de seguridad regulares de los datos y contar con un plan de recuperación ante
desastres.

Usabilidad:

El sistema debe tener una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, que requiera una curva de aprendizaje mínima para
los usuarios.
Debe ser accesible tanto para usuarios técnicos como para aquellos con menos experiencia en tecnología.
Debe ser compatible con diferentes dispositivos y tamaños de pantalla, como computadoras de escritorio, tabletas y
teléfonos móviles.

Rendimiento:

El sistema debe ser capaz de manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente y sin retrasos significativos.
Debe responder rápidamente a las consultas y generar informes en un tiempo razonable.
Debe tener una capacidad de escalabilidad para adaptarse al crecimiento del negocio y manejar aumentos en la carga de
trabajo.

Mantenibilidad:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema debe ser fácil de mantener y actualizar.

Debe tener una arquitectura modular y bien documentada que facilite la incorporación de nuevas funcionalidades en el
futuro.
Debe permitir realizar actualizaciones y parches sin interrumpir el funcionamiento normal del sistema.

Compatibilidad:

El sistema debe ser compatible con diferentes sistemas operativos, navegadores web y versiones de software comunes.
Debe tener en cuenta las limitaciones de hardware y software presentes en la infraestructura de la tienda.

5. Requisitos de interfaz
interfaz para el administrador:

Gestión de usuarios:
El administrador debe tener acceso a una sección donde pueda agregar, modificar o eliminar usuarios y sus roles dentro
del sistema.
Debe poder asignar permisos y privilegios específicos a cada usuario.

Administración de categorías:

El administrador debe poder gestionar las categorías de ingresos y gastos utilizadas en el sistema.
Debe haber opciones para agregar, modificar o eliminar categorías, así como para asignarles nombres y características
específicas.

Informes avanzados:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El administrador debe tener acceso a informes avanzados y análisis detallados sobre las ganancias y pérdidas de la
tienda.
Los informes deben permitir una mayor profundidad de análisis, como desgloses por categoría, comparaciones de
períodos y tendencias históricas.

Configuración del sistema:

El administrador debe tener acceso a la configuración general del sistema, como configurar las opciones de seguridad,
personalizar la apariencia y ajustar las preferencias globales.
Debe poder realizar cambios en la configuración de manera fácil y segura.

Gestión de respaldos:

El administrador debe tener la capacidad de gestionar las copias de seguridad de los datos del sistema.
Debe poder programar y realizar copias de seguridad regulares, así como restaurar datos en caso de pérdida o error.

interfaz para el empleado:

Inicio de sesión:

Debe haber un formulario de inicio de sesión donde el empleado pueda ingresar sus credenciales para acceder al
sistema.
El inicio de sesión debe ser seguro y requerir autenticación adecuada, como nombre de usuario y contraseña.

Registro de ingresos y gastos:

Debe haber formularios claros y etiquetados para que el empleado pueda ingresar los detalles de los ingresos y gastos
que ha registrado.
Los campos deben ser intuitivos y fáciles de completar, con opciones de selección y validaciones para evitar errores.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Consulta de registros:

Debe haber una sección donde el empleado pueda ver los registros de ingresos y gastos que ha registrado
anteriormente.
Debe haber opciones de filtrado y búsqueda para ayudar al empleado a encontrar registros específicos.

Reportes básicos:

El empleado debe tener acceso a informes básicos sobre las ganancias y pérdidas generales de la tienda.
Los informes deben ser fáciles de entender y presentar la información financiera de manera clara y visualmente atractiva.

Configuración de perfil:

El empleado debe tener la opción de actualizar su perfil, como cambiar su contraseña o actualizar su información de
contacto.
Debe ser fácil de navegar y realizar cambios en la configuración del perfil.

6. Requisitos de datos
Registro de ingresos:

Fecha y hora del ingreso

Descripción del ingreso
Monto del ingreso
Categoría del ingreso (por ejemplo, ventas, servicios, otros)

Registro de gastos:

Fecha y hora del gasto

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Descripción del gasto

Monto del gasto
Categoría del gasto (por ejemplo, compras, nómina, alquiler, publicidad)

Clientes:

Nombre del cliente

Dirección del cliente
Información de contacto del cliente (teléfono, correo electrónico)
Historial de compras del cliente

Productos:

Nombre del producto

Descripción del producto
Precio de venta del producto
Niveles de inventario del producto

Proveedores:

Nombre del proveedor

Información de contacto del proveedor (teléfono, correo electrónico)

Ventas:

Fecha y hora de la venta

Cliente asociado a la venta
Productos vendidos y cantidades
Monto total de la venta

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Método de pago utilizado en la venta

Gastos adicionales:

Descripción del gasto adicional

Monto del gasto adicional
Categoría del gasto adicional (por ejemplo, mantenimiento, reparaciones)

Informes y análisis:

Informes de ganancias y pérdidas por período (diario, semanal, mensual, anual)

Desglose de ingresos y gastos por categoría
Análisis de rentabilidad de productos y categorías
Tendencias históricas de ingresos y gastos

Configuración del sistema:

Configuración de moneda utilizada (por ejemplo, dólar, euro, peso)

Configuración de idioma del sistema
Parámetros de impuestos y descuentos aplicados

7. Requisitos de rendimiento
Tiempo de respuesta:

El sistema debe tener un tiempo de respuesta rápido para las operaciones comunes, como búsqueda de productos,
clientes y generación de informes.
Las transacciones y operaciones deben completarse en un tiempo razonable, evitando demoras significativas que afecten
la experiencia del usuario.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El tiempo de respuesta máximo para cada operación debe estar definido y cumplirse de manera consistente.

Capacidad de procesamiento:

El sistema debe ser capaz de procesar grandes volúmenes de datos y transacciones simultáneas sin disminuir su
rendimiento.
Debe manejar eficientemente consultas y operaciones complejas que involucren cálculos o agregaciones de datos.
La capacidad de procesamiento debe ser suficiente para soportar la carga esperada del sistema durante períodos de alto
tráfico, como ventas especiales o promociones.

Escalabilidad:

El sistema debe ser escalable y adaptarse al crecimiento del negocio, aumentando el número de usuarios, productos y
transacciones.
Debe ser posible agregar nuevos servidores, aumentar la capacidad de almacenamiento y distribuir la carga de trabajo de
manera eficiente.
La escalabilidad debe garantizar que el rendimiento del sistema se mantenga incluso en situaciones de crecimiento
significativo.
Disponibilidad:

El sistema debe estar disponible la mayor parte del tiempo, con un tiempo de inactividad mínimo programado para
mantenimiento o actualizaciones.
Debe contar con mecanismos de redundancia y respaldo para garantizar la disponibilidad continua en caso de fallas o
interrupciones.
La disponibilidad debe cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLA) establecidos, indicando el porcentaje de
tiempo en el que el sistema estará operativo.

Tolerancia a fallos:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema debe ser capaz de recuperarse rápidamente de posibles fallos, como caídas de red o errores en el hardware.
Debe contar con mecanismos de detección de fallos y recuperación automática para minimizar el impacto en las
operaciones y evitar la pérdida de datos.
La integridad de los datos debe mantenerse incluso en caso de fallos, asegurando que no se produzcan inconsistencias o
pérdidas de información crítica.

8. Otros requisitos
Requisitos de seguridad:

El sistema debe implementar medidas de seguridad para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los
datos del sistema, incluyendo información de clientes, transacciones y datos empresariales.
Debe contar con funciones de autenticación y autorización para controlar el acceso a diferentes funciones y datos del
sistema.
Se deben implementar protocolos de cifrado y protección contra ataques informáticos, como firewalls y detección de
intrusiones.

Requisitos de integración:
El sistema debe ser capaz de integrarse con otros sistemas de la empresa, como sistemas de inventario, sistemas de
gestión de relaciones con clientes (CRM) o sistemas de contabilidad.
Debe admitir la importación y exportación de datos en formatos estándar para facilitar el intercambio de información entre
sistemas.
Se deben establecer interfaces o Apis para permitir la comunicación y la interoperabilidad con otros sistemas.

Requisitos de auditoría y registro de actividades:

El sistema debe contar con funciones de auditoría y registro de actividades para rastrear y registrar las acciones
realizadas por los usuarios.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Debe ser capaz de registrar eventos relevantes, como la creación o modificación de pedidos, acceso a datos
confidenciales o cambios en la configuración del sistema.
La información de auditoría debe estar disponible para su revisión y análisis posterior.

Requisitos de notificación y alertas:

El sistema debe ser capaz de enviar notificaciones y alertas a los usuarios en situaciones relevantes, como la
confirmación de pedidos, cambios en el estado de los pedidos o recordatorios de seguimiento.
Las notificaciones pueden ser enviadas por correo electrónico, mensajes de texto (SMS) u otras formas de comunicación
definidas por el sistema.

Requisitos de personalización:

El sistema debe permitir la personalización de ciertos aspectos, como la configuración de campos personalizados, la
adaptación de flujos de trabajo o la personalización de informes y vistas.
Debe ser posible ajustar el sistema a las necesidades y procesos específicos de la empresa.

Requisitos de soporte y mantenimiento:

El sistema debe contar con documentación y manuales de usuario actualizados para facilitar su uso y comprensión.
Debe proporcionar canales de soporte técnico y asistencia para ayudar a los usuarios a resolver problemas o responder
preguntas relacionadas con el sistema.
Se deben definir procedimientos y plazos para el mantenimiento del sistema, incluyendo actualizaciones, parches de
seguridad y corrección de errores.

9. Restricciones y limitaciones
Restricciones de tiempo:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema de ventas debe estar implementado y listo para su uso dentro de la fecha especificada o el plazo determinado.
Se deben establecer restricciones temporales para la entrega de funcionalidades específicas o versiones del sistema.

Restricciones de presupuesto:

El desarrollo del sistema de ventas debe ajustarse a un presupuesto predefinido, considerando los recursos disponibles.
Se deben tener en cuenta los costos asociados con licencias de software, hardware, personal, mantenimiento y otros
gastos relacionados con el sistema.

Restricciones tecnológicas:

El sistema de ventas debe trabajar dentro de las limitaciones impuestas por las tecnologías seleccionadas, como
lenguajes de programación, bases de datos o plataformas específicas.
Debe cumplir con los requisitos de compatibilidad con sistemas o infraestructuras existentes.

Restricciones de recursos:

Los recursos humanos disponibles para el desarrollo y mantenimiento del sistema pueden ser limitados.
Puede haber restricciones en la disponibilidad de servidores, capacidad de almacenamiento u otros recursos necesarios
para el funcionamiento del sistema.

Restricciones de escalabilidad:

El sistema de ventas debe operar dentro de los límites de escalabilidad establecidos por las restricciones de hardware,
software o arquitectura.
Debe adaptarse a una infraestructura existente con limitaciones de escalabilidad.

Restricciones de seguridad y cumplimiento:

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El sistema de ventas debe cumplir con regulaciones y normativas específicas en términos de seguridad de datos,
privacidad y protección de la información del cliente.
Se deben establecer restricciones en la forma en que se almacenan, transmiten o procesan los datos del sistema para
cumplir con los requisitos de seguridad.

Restricciones legales y regulatorias:

El sistema de ventas debe cumplir con las leyes y regulaciones relacionadas con las transacciones comerciales,
impuestos, protección del consumidor u otros aspectos legales relevantes para la operación de ventas.

10. Aprobación
Elaboración de la ERS: El equipo encargado del proyecto recopila, analiza y documenta los requisitos del sistema de
ventas en la ERS. Se aseguran de que la ERS sea completa, precisa y comprensible.

Revisión interna: Una vez finalizada la elaboración de la ERS, el equipo de desarrollo y otros interesados internos llevan
a cabo una revisión exhaustiva del documento. Verifican la coherencia, claridad e integridad de los requisitos
establecidos.
Comentarios y ajustes: Durante la revisión interna, los revisores proporcionan comentarios y sugerencias para mejorar
la ERS. Estos comentarios se analizan y se realizan los cambios pertinentes en el documento para asegurar que refleje
correctamente los requisitos del sistema de ventas.

Validación con las partes interesadas: Después de la revisión interna y los ajustes, la ERS se comparte con las partes
interesadas externas, como los usuarios finales, los gerentes y otros stakeholders clave. Estas partes interesadas revisan
la ERS y pueden proporcionar comentarios adicionales.

Aprobación formal: Una vez completada la validación con las partes interesadas, se lleva a cabo un proceso formal de
aprobación. Las personas autorizadas, como el cliente, el patrocinador del proyecto o el comité de dirección, revisan y
autorizan la ERS. Puede requerirse la firma o aceptación formal para indicar la aprobación.

Liliana Socarraz Berty, Instructora

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Distribución y comunicación: Después de obtener la aprobación, la ERS se distribuye a todos los miembros del equipo
de proyecto y otras partes interesadas relevantes. Esto asegura que todos estén al tanto de los requisitos y puedan basar
su trabajo en ellos.

Liliana Socarraz Berty, Instructora