ANALISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Grupo 2

María del Pilar Castiblanco ID: 725706

Astrid Adilia Capera Yate ID: 722207

Diana Mayerly Caviedes Cifuentes ID: 730519

Daniela Alejandra Espitia Rodríguez ID: 723452

Harold Enrique Freyte Zarta

Docente tutor

NRC: 18315

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Contaduría pública

II semestre

Ibagué - Tolima
2020
 INTRODUCCIÓN

Entendiendo que un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí, con
el fin de ayudar a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y
distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada
organización; y por otra parte que, en el quehacer del profesional en contaduría pública, el
ejercicio profesional nos exige estar en permanente contacto con los diferentes sistemas de
información financiera que manejan las empresas, es indispensable que aprendamos aspectos
fundamentales en el análisis de dichos sistemas de información.

Por lo anterior, se seleccionó la empresa Escobar & Arias, de la ciudad de Ibagué, la cual maneja
el sistema de información “Syscafé”, con el ánimo de realizar un análisis, partiendo del
diagnóstico, la caracterización, el área beneficiada y el nivel de relacionamiento de los sistemas
de información utilizados en la empresa mencionada, así como la importancia que estos tienen
para el óptimo desarrollo de las funciones operativas de la empresa, aplicando los conocimientos
adquiridos en la unidad 1, los cuales se mencionan en el desarrollo del trabajo.
 OBJETIVO

Poner en práctica los conocimientos adquiridos sobre análisis de sistemas de información,

aplicándolos en el sistema de información “Syscafé” de la empresa Escobar & Arias S.A.S.

Identificar los atributos que conforman un sistema de información a nivel empresarial, en el

sistema de información “Syscafé” de la empresa Escobar & Arias S.A.S.
Nombre de la organización: Escobar & Arias S.A.S

Ubicada en Ibagué Tolima en la dirección carrera 48 sur n 106-44 el teléfono de contacto de

2738055 esta empresa está constituida como organización de economía solidaria y se dedica a
comercio al por mayor de bebidas y tabaco

NIT: 890705085-1

Actividad: Comercializadora de Licores

Forma jurídica: Comercio al por mayor de bebidas y tabaco

Teléfono: (038) 2738055

Ciudad: Ibagué

Departamento: Tolima

Dirección: cra 48 sur n° 106-44

Diagnósticos de los sistemas de información de la organización. (Tipo de sistema

implementado, usuarios, estado actual del sistema, rendimiento, desempeño y funciones)

En la empresa Escobar y Arias maneja un software contable llamado SysCafe que por sus
diferentes características; como el desarrollado en plataforma de última generación, integrado en
línea y tiempo real a la contabilidad, seguridad y ante todo su entorno amigable y fácil de usar, es
una herramienta muy eficaz para el desarrollo social de la misma.

En ella se encuentra toda la información detallada de la empresa, este sistema permite que cada
uno de sus empleados pueda realizar sus funciones eficazmente dependiendo del cargo de cada
empleado, también existe un superusuario que es el que puede manejar todos los rubros de este
sistema sin ninguna restricción, el sistema es muy eficaz y muy sencillo de utilizar y hace que la
empresa tenga un buen rendimiento en sus transacciones diarias.

Caracterización (Particularidades de cada sistema, área de operación en la organización)

Este sistema contable tiene varias funciones en los que se pueden realizar los diferentes
documentos contables que se usan en las empresas como lo son, comprobantes de egreso,
facturas, devolución de facturas, notas de contabilidad, recibos de caja, nomina, liquidaciones,
pedidos, notas crédito y débito etc… Estos hacen que sea más fácil obtener una información
contable clara de los diferentes procesos que realiza la empresa.

Así como este sistema tiene sus diferentes comprobantes, también cuenta con informes que nos
permite ver la situación de la empresa, estos datos ayudan al momento del cierre anual o en los
diferentes periodos en que se necesiten, nos arroja una información detallada de todas las ventas
en el año o periódicamente realizadas, nos indica cuantos clientes tiene la empresa y a su vez
todos los terceros que maneja , nos ,muestra un estado de la situación financiera y su estado de
resultados y de más datos que se necesitan en una organización.

Este sistema es muy útil ya que esta empresa maneja 4 sucursales en el departamento del Tolima
y en el mismo sistema se puede guardar la información de cada agencia sin ninguna dificultad.

Así como este sistema operativo tiene sus beneficios, en algunas ocasiones presenta
inconvenientes que afectan el óptimo desarrollo de las actividades, este problema procede de un
follo interno lo que provoca que se caiga la red de internet o en algunos casos no toma bien
algunos valores de algunos documentos; para que este problema tenga solución es necesario
hacer actualizaciones las cuales se demoran mucho y esto causa algunas molestias para los
diferentes usuarios

Nivel de relacionamiento de los sistemas de información (relación entre sistemas de

información por áreas o procesos)

Mercadeo: son los encargados de todo lo que son ventas, facturación, todo lo que tiene que ver
con publicidad.

Bodega: son los encargados de la entrada y salida del inventario.

Tesorería: su función es la entrada y salida de dinero de la empresa ya sea en efectivo o por
medio de transacciones en los diferentes bancos.

Compras: está encargado de hacer sus diferentes cotizaciones para poder comprar el diferente
material utilizado a un buen precio

Auditoria: es la encargada de observar si todo está en orden, si a el inventario esta correcto o si

las diferentes transacciones realizadas son correctas

Contabilidad: es la encargada de mirar todas las cuentas contables, nomina, saldos, extractos de
los bancos etc… en este departamento es en el que utilizan más el sistema ya que todo cae en
ellos

Valor como activo informativo. (Nivel de importancia para el óptimo desarrollo de las
funciones operativas de la organización)

El costo del sistema de información SysCafe de la empresa Escobar & Arias S.A.S se aproxima a
$50.000.000
Módulos del programa syscafe

1) Sistema: en este módulo encontramos los parámetros del sistema, los usuarios creados
para sus diferentes funciones y los cambios de claves de los usuarios creados.
Propuesta de mejora: para este módulo no creemos conveniente una mejora ya que es
muy básica la información que se da y la parametrización es dependiendo de la actividad
de la empresa.

2) Archivos: aquí encontramos todos los catálogos que tiene la empresa, como el plan de
cuentas (puc), centros de costos, tipos de comprobantes, catálogo de terceros, subterceros,
vendedores, artículos, activos fijos, inventarios, catálogo de servicios, formas de pago, y
catálogo de nómina.
Propuesta de mejora: a este módulo le hace falta que todos los usuarios puedan ingresar
a los diferentes catálogos ya que estos son muy importantes y la mayoría están
restringidos.
3) Procesos: acá podemos encontrar las diferentes funciones que podemos realizar en la
empresa como facturación, compras, inventarios, cuentas por cobrar, nomina.
Propuesta de mejora: una propuesta seria que los diferentes procesos fueran más
manuales ya que como todo esta parametrizado la persona que lo valla a manejar y de
pronto no sepa de contabilidad no va a aprender porque ya todo lo hace el sistema.

4) Informes: en este módulo podemos encontrar todos los informes necesarios para llevar la
contabilidad como las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, tesorería,
ventas.
Propuesta de mejora: una mejora para este módulo es que se puedan cambiar fácilmente
los periodos necesitados porque algunas veces no deja digitar las fechas necesitadas.
5) Utilidades: en este módulo encontramos las herramientas necesarias para la mejora del
sistema como revisión de errores copias de seguridad y demás.
Propuesta de mejora: permitir que los diferentes usuarios puedan usar estas
herramientas ya que muchas veces necesitan el mantenimiento y solo lo puede hacer el
súper usuario

6) Movimiento: acá encontramos todos los comprantes que nos ofrece el sistema como lo
son notas de contabilidad, recibos de caja, notas crédito o débito, factura de venta,
pedidas, comprobantes de egreso etc.
Propuesta de mejora: para este caso no tenemos propuesta alguna ya que son los
comprantes que ya tiene el sistema y ya están parametrizados según las necesidades de la
empresa.
 CONCLUSIONES

A través de la revisión bibliográfica sobre sistemas de información y el ejercicio de aplicación de

los mismos en el sistema de información “Syscafé” de la empresa Escobar & Arias S.A.S., de la
ciudad de Ibagué, logramos adquirir ciertas herramientas para realizar el análisis de a los
sistemas de información que maneja la empresa; no obstante, es importante la retroalimentación
del docente y aclaración que al respecto pueda realizarnos.

El Sistema de información “Syscafé” en la empresa Escobar &Arias S.A.S, de la ciudad de

Ibagué, es una herramienta óptima para la sistematización de la contabilidad y el manejo de
información y toma de decisiones de la empresa.

Este sistema de información contable, le permite a la empresa, llevar a cabo los procesos
operativos y su evolución hacia fuentes importantes ya que es un sistema flexible, activo que se
ajusta a las necesidades de la empresa para dar soluciones efectivas, permite el mejoramiento de
la productividad, disminuyendo la operatividad y facilitando la toma de decisiones.