“Año del Fortalecimiento de la

Soberanía Nacional”
UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS
GONZAGA”
FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA
TEMA:
Tipo de documentos de gestión se desarrollan
en el sector publico

ASIGNATURA: DERECHO ADMINISTRATIVO

CICLO: V
SECCIÓN: A
 ICA – PERÚ
2022
LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Ninguna institución gubernamental u organización privada podría sobrevivir sin documentar

sus actividades. Oficina alguna podría funcionar bien si tuviera que depender solamente de la
memoria de sus funcionarios para recordar las transacciones efectuadas.

Sin documentos cualquier administración organizada dejaría rápidamente de funcionar. Los

documentos y específicamente la información que contienen, son uno de los recursos
fundamentales que las instituciones necesitan para poder realizar sus operaciones
eficazmente.

Así como una organización podría seguir funcionando con escasos recursos humanos,
económicos o materiales, no podría funcionar si no mantuviera sus documentos y fuera
posible el acceso a los mismos.

En el sector público los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. La

información documentada apoya la protección de los derechos humanos, el estado de derecho
y el trato justo e igual de los ciudadanos. Los ciudadanos tienen derecho a esperar que habrá
pruebas documentales confiables y precisas de las decisiones y acciones del gobierno.

LAS CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos espejan las actividades de las que son producto. Debido a que derivan de
sucesos reales, representan una imagen congelada la que fija una acción en su contexto
particular de: función, autoridad, lugar y momento. Es posible establecer ciertas características
esenciales.

Los documentos:

• son estáticos en su forma

• tienen autoridad

• son singulares cuando están en su contexto

• son auténticos

LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Así como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar una prueba
documental, esos documentos tienen que tener calidad e integridad suficientes. Para que las
instituciones estén en condiciones de realizar sus funciones administrativas eficientemente y
puedan ser responsables, tienen que mantener documentos íntegros y fieles. Sin ellos los
funcionarios no podrían realizar sus cometidos adecuadamente. La puesta en marcha de ese
cometido no podría ser convenida y los derechos financieros, legales y de otra índole de la
organización, sus clientes y otras personas afectadas por sus acciones y sus decisiones no
podrían ser protegidos.
Para llevar a cabo su propósito de proporcionar una prueba confiable, los documentos deben
ser fieles, completos e integrales.

Los documentos, ya sean en papel o en forma electrónica deben ser:

integrales: deberá producirse un documento para cada transacción administrativa, de la que

dará testimonio.

fiel: un documento debe registrar con precisión la transacción para la cual fue creado.

adecuado: un documento debe ser adecuado para los propósitos para los cuales se conserva
(es decir, el documento debe contener la información necesaria para dar prueba de la
transacción que documenta).

completo y significante: así como debe contener información suficiente para documentar una
transacción, un documento debe incluir información suficiente sobre el contexto en el cual fue
creado y usado, sobre su estructura o su forma física y sobre sus vínculos con otros
documentos, para que sea posible comprender su contenido.

comprensible y utilizable: debe ser posible extraer del documento la información que
contiene y que pretende comunicar; y ser posible usarlo sin que se pierda información.

auténtico: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser.

inalterado: ninguna información del documento habrá sido borrada, alterada o perdida, bien
sea intencionalmente o por accidente, una vez que la transacción que dio origen al mismo se
ha finalizado (en otras palabras, los documentos se mantendrán seguros y se evitará el acceso
a ellos o a su uso, no autorizado).

El documento, además cumplirá con cualesquier requisitos de regulación y de responsabilidad

de la organización que lo creó, por ejemplo, requisitos de auditoría. De esto se desprende que
los documentos deben ser integrales y completos, confiables y auténticos, deber ser
administrados con sistemas de gestión que los controlan durante su ciclo de vida, desde su
creación hasta su disposición final y su tratamiento en los archivos históricos.

Documentos de gestión organizacional

El diseño organizacional de las entidades comprende el análisis reflexivo de una serie de

criterios y principios en materia organizacional, el cual les permite identificar la estructura que
más se ajusta a sus necesidades y contribuya a la creación de valor público.

Dependiendo del tipo de entidad, las entidades cuentan con un Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) o con un Manual de Operaciones (MOP).

Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

Este documento formaliza la estructura orgánica de las entidades que cumplen funciones de
carácter permanente, han sido creadas por ley o mandato constitucional y cuentan con
personería jurídica de derecho público otorgada por ley.

El ROF contiene:

 La estructura orgánica de la entidad.

  Las competencias y funciones generales: aquellas que la ley o norma con rango de ley
le asigna a la entidad, y que provienen de su ley de creación y normas sustantivas.
 Las funciones específicas: aquellas que se derivan de las funciones generales de la
entidad y que esta asigna entre sus unidades de organización.
 El organigrama de la entidad: representación gráfica de la estructura orgánica.

Manual de Operaciones (MOP)

Este documento formaliza la estructura funcional de algunas entidades sin personería jurídica
(como los programas y proyectos especiales), y la estructura orgánica de los órganos
desconcentrados o académicos, y los órganos desconcentrados especiales.

El MOP contiene:

 La entidad de la cual depende o bajo cuyo ámbito se encuentra.

 La estructura orgánica o funcional.
 Las funciones generales.
 Las funciones específicas de las unidades de organización, y la interrelación interna y
externa de estas.
 Los procesos operativos o misionales, estratégicos y de apoyo en su nivel agregado.
 El organigrama.

¿Qué son los documentos de gestión pública?

Los documentos de gestión pública son todos los instrumentos públicos en los cuales se
consignan la distribución de funciones del personal del estado, las responsabilidades asignadas
a cada área, los procedimientos para la gestión de trámites, la legislación aplicable, etc.

Ejemplos de documentos de gestión de una entidad pública

1. Reglamento de organización y funciones:

En él se define la naturaleza jurídica del ministerio en cuestión, la competencia del órgano de

gobierno, sus funciones, el marco legal regulatorio de su funcionamiento, la estructura
orgánica y las funciones de cada uno de los órganos que lo integran, etc.

2. Organigrama:

Establece cuál es la estructura orgánica del Ministerio de Economía y Finanzas, cuáles son sus
dependencias y las relaciones formales que se establecen entre ellas.

3. Manual de Organización y Funciones:

Este documento describe con minuciosidad qué tareas desempeñan todos y cada uno de los
puestos de trabajo que existen en el Ministerio de Economía y Finanzas, en la totalidad de sus
dependencias. Está definido como: “instrumento de alcance a todos los trabajadores del
Ministerio de Economía y Finanzas que proporciona información sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización.

4. Manual de clasificación de cargos:

Allí se consignan en forma detallada todos los cargos existentes en las dependencias del
Ministerio de Economía y Finanzas, como así también la naturaleza, actividades que realiza,
normativa aplicable y requisitos mínimos para cubrirlos.
5. Cuadro para Asignación de Personal:

Este documento se publica en el diario de publicaciones legales del Perú, detallando los cargos,
códigos, situación de revista y graduación de confianza.

6.Manual de perfiles de puestos:

En este documento se describen los organigramas de las dependencias del Ministerio de

Economía y Finanzas, como así también las funciones generales y específicas del ministerio,
descripción de la visión y la misión, marco jurídico aplicable.

7. Puestos y perfiles de personal altamente calificado:

En este documento se definen cuáles son aquellos cargos que requieren una mayor calificación
de sus ocupantes.

8. Presupuesto analítico personal:

Anualmente se aprueba el presupuesto para gastos de personal, correspondiente a todas las

dependencias ministeriales. Se detallan todos y cada uno de los cargos con los montos de los
haberes presupuestados.

9. Dotación de servidores civiles:

En este documento debidamente aprobado anualmente por resolución ministerial, se detallan

los cargos y el número de puestos de trabajo asignados, roles, categorías y niveles.

10. Manual de Procedimientos:

Este documento de gestión realiza una descripción minuciosa de las operaciones a seguir para
la ejecución de los diferentes procesos en cada uno de los puestos de trabajo del Ministerio de
Economía y Finanzas.

11. Mapa de procesos:

Tiene por finalidad determinar los procesos que se ejecutan con el fin de contribuir en la
ejecución de la gestión y modernización del estado peruano. Otorga una visión detallada del
funcionamiento, organización e interacción del Ministerio de Economía y Finanzas. Facilita el
planeamiento, permite adecuar la estructura organizacional orientándola a la satisfacción al
cliente interno y externo, mejora el diseño de los sistemas de información, otorga un acabado
conocimiento del funcionamiento de la interrelación con las restantes dependencias del
estado peruano.

12.Manual de operaciones:

Su objetivo consiste en describir cuáles son las funciones generales y particulares de cada uno
de los sectores del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también las relaciones que
existen entre las áreas internas y los vínculos con el resto del aparato estatal.

13. Texto único de procedimientos administrativos (TUPA):

En este documento se describe minuciosamente los procedimientos necesarios para realizar

los diferentes tipos de trámite en la administración pública peruana.

14. Reglamento Interno de Trabajo (RIT):

Su principal objetivo es regular las relaciones laborales y condiciones generales de trabajo a las
que deben estar sujetos los dependientes y el Ministerio de Economía y Finanzas, en su
carácter de empleador. En él se describen las condiciones para la incorporación de nuevos
empleados, cómo se materializa el ingreso al puesto de trabajo, jornadas laborales, registros
de asistencia, horas extraordinarias, controles de ausentismo, licencias y permisos especiales,
etc.

15. Manual de políticas de gestión de tecnologías de la información:

Este documento trata las normativas inherentes a la administración y uso de los recursos
informáticos, en pro de la mejora continua de la supervisión y control de las actividades que se
realizan en todos los órganos dependientes del Ministerio de Economía y Finanzas.

16. Manual de identidad gráfica:

En este documento se determinan las características de diseño, logos, formatos de escritura,

etc. que se deben utilizar en la documentación y papelería emanada de las dependencias del
Ministerio de Economía y Finanzas.

17. Manual para la elaboración de Comunicaciones Escritas:

Tiene por objeto definir cuáles son las formas en que se deben elaborar las comunicaciones
escritas en todo el ámbito ministerial, describiendo el contenido, estructura, estilo de
redacción y momento en que cada escrito debe utilizarse.

18. Programación multianual de inversiones:

Se refiere a la proyección de inversiones para los ejercicios fiscales siguientes. Por ejemplo, en
la página web del Ministerio de Economía y Finanzas aparecen los presupuestos elaborados
hasta el año 2024.

19. Actas e informes de transferencia gestión y rendición de cuentas