DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos que a continuación se exponen han sido confeccionados con

la ayuda de la publicación del libro "Manual de documentos administrativos".
Este manual ha sido elaborado por un equipo de funcionarios públicos
coordinado por la Subdirección General de Simplificación Administrativa y
Programas de Atención al Ciudadano, integrada en la Dirección General de
Inspección, Simplificación y Calidad de los Servicios del Ministerio de
Administraciones Públicas, como desarrollo de un proyecto de modernización
que pretende la elaboración de modelos documentales adaptados a las
necesidades específicas de las distintas unidades de la Administración General
del Estado y susceptibles de tratamiento informático.

CONCEPTO

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir,

por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa
de dichos actos.

FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos

administrativos:

1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.

2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como

medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación
es tanto interna - entre las unidades que componen la organización
administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con
otras organizaciones.

CARACTERISTICAS

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un

documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no
están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los
resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen
efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo

El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre

uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública

Su emisión es válida

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos

formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
 EL OFICIO

El oficio es un documento de carácter oficial que sirve para tratar asuntos entre
autoridades de instituciones privadas, estatales o sociales. Éstas pueden ser:
Bancos, Ministerios, Municipalidades, Clubes, Cooperativas, Embajadas, etc.

El contenido de un oficio es de diversa índole (agradecimiento, consulta,

felicitación, invitación, respuesta, etc.); así también sus fines pueden ser de
carácter variado (político, cultural, deportivo, religioso, etc.)

PARTES DE UN OFICIO

1.-Membrete.Nombre de la institución remitente

2.Lugar y fecha: Se escribe en la parte superior derecha del papel.

3.-Numeración o N° de oficio: Aquí va el número de orden del oficio, seguido

del año de expedición y las siglas de la institución. La clave: combinación de
números y letras que identifica a la oficina que formula el documento.

4.-Destinatario: contiene el tratamiento, nombre completo, cargo y lugar.

5.-Asunto: Síntesis de lo que se va a tratar.

6.-Referencia: Se escribe la identificación, el número y fecha del documento a

que se hace referencia o que hay que consultar.

Puedes consultar también en los siguientes artículos:

7.-Cuerpo: Es el contenido o desarrollo del oficio. en él se expone la materia o

motivo que da lugar el documento. Se inicia exponiendo directamente el tema
o se numeran los párrafos cuando fuere necesario.

8.-Despedida: Expresión de finalización.

9.-Firma(s)

10.-Pos firma, cargo y sello

11.-Iniciales: De los nombres del remitente (con letras mayúsculas) y del

digitador o mecanógrafo (con letras minúsculas)
Nota: Para rotular el sobre de un oficio, hay que seguir este orden: membrete,
numeración y destinatario. El reverso queda vacío.