Ciclos de Mejora

Una característica importante dentro del concepto de mejora continua es que sea
importante representarlo como un concepto de nunca acabar, o lo que es lo mismo,
como un proceso de cuestionar y re-cuestionar el funcionamiento detallado de una
actividad. Un ciclo. En la práctica se utilizan muchos y diferentes ciclos, pero a
continuación se describen dos de los ciclos más importantes que se emplean hoy en día
en las actividades de las organizaciones, y que están sujetos a las actividades de mejora.

Ciclo de Schuart PDCA:

Plan (P = plan), hacer (D = do), verificar (C = check) y hacer (A = act). Este ciclo es
muy simple y fácil de seguir. En la primera parte, Planificación, tratamos de encontrar,
extraer, recopilar y analizar los datos necesarios para implementar un plan de acción
destinado a mejorar el desempeño de un proceso. En el siguiente paso, "Hacer",
intentamos implementar el plan de desarrollo que fue pensado en el paso anterior para
mejorar dicho proceso. Posteriormente checkeamos si el proceso nuevamente
implementado es una buena solución y si cumple con los objetivos planificados y esta
dando resultados y por ultimo la etapa de Actuar donde si en el caso de que tenemos los
resultados esperados y los cambios han mejorado el desempeño del proceso actuaremos
de tal forma que apliquemos los cambios en todas las partes que usen el mismo proceso
pues a mejorado el desempeño, en caso contrario que los cambios sean
contraproducentes y no aporten a la mejoría del proceso significa que debemos actuar
de otra forma pues no vamos a aplicar cambios que nos perjudican y viendo los
resultados obtenidos podremos planificar otro proceso o otros cambios que puedan
mejorar el desenpeño del proceso. Y asi termina y vuelve a comenzar el ciclo.
El ciclo DMAIC: Definir (D=Define), Medir (M=Mesure), Analizar (A=Analyze),
Mejorar (I=Improve), Control (C=Control). Este enfoque también es conocido como el
enfoque Six Sigma Improvement Cycle, y es un enfoque un poco más intuitivo y obvio,
ya que sigue un proceso un poco más empírico. El primer punto empieza con la etapa de
– Definición – del problema en donde se intenta comprender el alcance de lo que va mal
y lo que hay que hacer para poder llegar a definir con exactitud los requisitos de la
mejora de procesos. Identificación del proyecto y selección del equipo adecuado.
Después de la etapa de definición nos movemos a la etapa de – Medición –. Este es un
punto importante en este enfoque, porque la idea general es asegurarse de que el
problema es realmente un problema que merece la pena resolver, y que al realizar las
mediciones establecemos pruebas contundentes de que esto es así. Establecemos
requisitos, características clave y parámetros de funcionamiento. Una vez se ha medido,
ya podemos pasar a la siguiente etapa de – Análisis –. Generalmente esta etapa se utiliza
para desarrollar hipótesis sobre cuales son las causas del problema en realidad.
Relaciones causa efecto, análisis de históricos y reales, etc. Una vez que las causas del
problema se verifican e identifican, el trabajo puede comenzar el proceso de – Mejora –.
Las ideas que se han desarrollado para eliminar los problemas y las causas de estos,
pasan a probarse y las soluciones que parecen funcionar se acaban implementando y
estandarizando, midiendo los resultados finales. Una vez que se ha implementado el
proceso mejorado, debemos – Controlar –, monitorizar, documentar su rendimiento y su
funcionamiento para comprobar que la mejora se mantiene y es fiable. Después de
llegar a esta etapa, el ciclo comienza de nuevo y define nuevos problemas que puedan
impedir una mejora adicional.

Recordemos que lo importante de estos ciclos de mejora, es la llegada al último punto

en ambos casos. Ese punto en donde el ciclo comienza de nuevo y literalmente nunca
para, por lo que se convierte en parte del trabajo de cada persona.
Ejemplo: ¡Por supuesto! Aquí hay otro ejemplo donde se puede aplicar el ciclo de
mejora PDCA:

Una empresa de ventas de productos de belleza quiere mejorar el proceso de control de

calidad para reducir los defectos de sus productos.

1. Planificación: La empresa decide que es necesario mejorar el proceso de control de

calidad para reducir los defectos y melhorar la experiencia del cliente. Se establecen
objetivos claros y medibles para el proceso, como la reducción de defectos y el aumento
en la soddisfaction del cliente.
2. Ejecutar: La empresa ejecuta las acciones necesarias para mejorar el proceso de
control de calidad, como la capacitación de los empleados en técnicas de control de
calidad más efectivas y la implementación de nuevas herramientas de control de
calidad.
3. Revisión: La empresa revisa el resultado de las acciones y analiza cómo ha afectando
la cantidad de defectos y la satisfacción del cliente.
4. Actuar: Basándose en la revisión, la empresa toma acciones adicionales para
continuar mejorando el proceso de control de calidad. Por ejemplo, se implementan
pruebas más exactas y se actualizan las herramientas de control de calidad.

Este ciclo PDCA se puede repetir tantas veces como sea necesario para lograr los
objetivos deseados en el proceso de control de calidad.

¡Claro! Aquí hay un ejemplo donde se puede aplicar el ciclo PDCA:

Un negocio de venta minorista de productos electrónicos quiere mejorar su proceso de

atención al cliente para aumentar la fidelidad.

1. Planifica: La organización decide que wants a mejorar el proceso de atención al

cliente para aumentar la satisfacción del cliente. Además, se establecen objetivos claros
y medibles para el proceso, como la satisfacción del cliente y la lealtad de la marca.
2. Ejecuta: La organización implementa cambios en el processo de atención al cliente,
como una mejor comunicación con los clientes y un mejor seguimiento de los
problemas de los clientes.
3. Revisar: La organización revisa el resultado de la acción y analiza cómo afectó la
satisfacción del cliente y la lealtad de la marca.
4. Actuar: Basándose en la revisión, la organización toma acciones adicionales para
mejorar el proceso de atención al cliente. Por ejemplo, capacita a los empleados en
comunicación más efectiva o implementa un sistema de seguimiento de problemas más
avanzado.

Este ciclo PDCA se puede repetir tantas veces como sea necesario para lograr los
objetivos deseados en el proceso de atención al cliente.
El ciclo de mejora PDCA es un enfoque structurado para mejorar la efectividad y
eficiencia de los procesos de la organización. El ciclo PDCA se compone de cuatro
etapas: Planificar, Ejecutar, Revisar y Actuar. En cada etapa, se realiza una acción
efectiva para mejorar el proceso.

1. Planificar: En esta etapa, se planea la acción que va a mejorarse y se establecen los

objetivos de la acción.
2. Ejecutar: En esta etapa, se lleva a cabo la acción planeada y se analiza el resultado.
3. Revisar: En esta etapa, se revisa el resultado y se identifican las áreas de mejora.
4. Actuar: En esta etapa, se llevan a cabo las acciones necesarias para mejorar el
proceso.

El ciclo PDCA se repite hasta que se alcanza la mejora deseedada en el proceso. Este
ciclo puede aplicarse a cualquier tipo de proceso, desde la producción hasta los servicios
de atención al cliente, y permite identificar y resolver problemas de manera efectiva en
la organización.