El Ciclo PDCA es la sistemática más usada para 

implantar un sistema de  mejora continua. A continuación

vamos a explicar qué es lo que representa, cómo funciona y su estrecha relación con algunas normas ISO,
concretamente con la ISO 9001 “Requisitos de los Sistemas de gestión de la calidad”, donde aparece
mencionado como un principio fundamental para la mejora continua de la calidad.
  
¿Qué es el Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA)?
El nombre del Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA) viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en inglés
“Plan, Do, Check, Act”. También es conocido como Ciclo de mejora continua o  Círculo de Deming, por ser
Edwards Deming su autor. Esta metodología describe los cuatro pasos esenciales que se deben llevar a
cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento
continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento de la eficacia y eficiencia, solución de problemas,
previsión y eliminación de riesgos potenciales…). El círculo de Deming lo componen 4 etapas cíclicas, de
forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma
que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicación de esta
metodología está enfocada principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones.

PDCA Cycle: Plan, Do, Check, Act.

Ciclo PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.

 
¿Cómo implantar el Ciclo PDCA en una organización?
Las cuatro etapas que componen el ciclo son las siguientes:

1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a
alcanzar. Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones de los
trabajadores, buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están usando ahora, etc. (ver Herramientas
de Planificación).
2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer
una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.
3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un periodo de prueba para verificar
su correcto funcionamiento. Si la mejora no cumple las expectativas iniciales habrá que modificarla para
ajustarla a los objetivos esperados. (ver Herramientas de Control).
4. Actuar (Act): Por último, una vez finalizado el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y
compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los
resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son habrá que decidir si
realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al
primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar.
Hay varias formas de aplicar los principios de “Planificar, Hacer, Controlar y Actuar”. Para saber más
puedes leer este artículo sobre cómo implantar Programas de Acciones (Correctivas, Preventivas y de
Mejora), y también puedes consultar nuestro apartado de Herramientas de mejora.
  
Ejemplo de implantación del Ciclo PDCA
Vamos a poner un ejemplo sencillo: Una fábrica que produce piezas de aluminio. Suponemos que en la
empresa se introduce la sistemática de la mejora continua, y para ello  se basan en el Ciclo PDCA
conjuntamente con otras herramientas (como Lean, Seis Sigma, 5S o Kaizen …). Aplicando la mejora
continua pasaría lo siguiente:
1º) Se analizan posibles mejoras, ya sea porque se han detectado problemas, porque los trabajadores han
propuesto formas distintas de realizar alguna tarea, porque en el mercado han salido máquinas más
eficientes que permiten ahorrar costes, etc.
2º) Se estudian las posibles mejoras y su impacto. Se eligen las que mejor van a funcionar y se decide
implantarlas en una prueba piloto a pequeña escala.
3º) Una realizada la prueba piloto, se verifica que los cambios funcionan correctamente y dan el resultado
deseado. Si los cambios realizados no satisfacen las expectativas se modifican para que funcionen
conforme a lo esperado.

4º) Por último, si los resultados son satisfactorios se implantan a gran escala en la línea de producción de la
fábrica. Una vez finalizadas e implantadas las mejoras, las actividades en la fábrica de piezas de aluminio
funcionarán más eficientemente. No obstante, periódicamente habrá que volver a buscar posibles nuevas
mejoras y volver a aplicar el círculo de Demming de nuevo.

En el mundo empresarial actual, dominado por la competitividad y en que la excelencia hace la diferencia,
cada vez más empresas buscan formas de mejorar sus procesos con el fin de reducir los costos, aumentar
los beneficios y también la satisfacción del cliente.

En este contexto, la planificación estratégica es una necesidad, y para ejecutarlo con eficacia y de forma
continua, los gerentes utilizan muy frecuentemente una metodología conocida como ciclo PDCA.

Pero ¿qué es el ciclo PDCA? ¿Cómo funciona y para qué sirve específicamente?

El ciclo PDCA facilita la toma de decisiones y el logro de objetivos

El ciclo PDCA fue creado en los años 20 por Walter Andrew Shewhart un físico estadounidense conocido
por ser pionero en el control de calidad estadístico.

En los años 50 se popularizó en todo el mundo por el trabajo de otro estadounidense, el profesor William
Edwards Deming, conocido como el gurú de la gestión de calidad y reconocido por su importancia para la
mejora de los procesos de producción en los EE.UU. durante la Segunda Guerra Mundial y también por su
trabajo de asesoramiento con ejecutivos japoneses.

El ciclo PDCA es llamado así debido al nombre en inglés de cada una de sus etapas:

 P: del verbo “Plan”, o planear.

 D: del verbo “Do”, hacer o llevar a cabo.
 C: del verbo “Check” comprobar, analizar o verificar.
 A: del verbo “Actuar”, para corregir los errores o fallos.

La metodología PDCA es ampliamente utilizada por las corporaciones que desean mejorar su nivel de
gestión a través del control eficiente de procesos y actividades internas y externas, por medio de la
estandarización de la información y reduciendo al mínimo las posibilidades de errores en la toma de
decisiones importantes.

Es importante destacar que, una vez implementado, el ciclo PDCA debe convertirse en una constante en la
empresa, un verdadero círculo virtuoso siempre con el objetivo de mejora continua.

Para entender mejor lo que es el ciclo PDCA, vea una breve explicación de cada una de las cuatro etapas

Planificación: Un proyecto bien diseñado es de suma importancia para el ciclo PDCA pues evita fallas
futuras y genera un enorme ahorro de tiempo. Realice la planificación de acuerdo con la misión, la visión y
los valores de la empresa, estableciendo metas y objetivos y definiendo la mejor manera para lograrlos.

Ejecución: Después de hacer una planificación cuidadosa, póngala en práctica literalmente, es decir,

intente no saltar etapas ni improvisar, para no comprometer todo el ciclo PDCA. La fase de ejecución se
divide en otras tres etapas: formación de todos los empleados y directivos involucrados en el proyecto,
seguido por la realización propiamente dicha y la “recolección” de datos para su posterior evaluación.

Comprobación: Es la etapa del ciclo PDCA en que se identifican las posibles brechas en el proyecto. Los
objetivos alcanzados y los resultados obtenidos se miden a través de los datos recogidos y del mapeo de
procesos al final de la ejecución. La comprobación se puede, y se debe hacer de dos maneras: de forma
paralela a la ejecución, con el fin de asegurarse de que el trabajo se está haciendo bien, y al final de esta,
para un análisis estadístico más amplio que permita las adaptaciones y las medidas necesarias.

Acción: La “última” etapa, en la que se aplican las medidas correctivas para perfeccionar el proyecto
siempre y continuamente. Es a la vez el final y el principio, porque después de una exhaustiva investigación
sobre la causa de los errores del pasado, todo el ciclo PDCA se vuelve a realizar con nuevas directrices y
parámetros.

¿Usted alguna vez escuchó algo sobre la tecnología BPM? Las herramientas de gestión de procesos de
negocio o gestión de procesos empresariales pueden facilitar en gran medida la aplicación del ciclo PDCA
en su empresa. Conozca a HEFLO y empiece ya a mapear sus procesos en una cuenta gratuita.

¿Cuáles son las ventajas?

En un mercado cada vez más competitivo, la búsqueda de la excelencia debe ser constante para que su
empresa se destaque entre otras tantas. Es en este proceso que el ciclo PDCA se vuelve tan importante, ya
que, además de mejorar los resultados, ofrece otras ventajas.

La principal característica del ciclo PDCA es la mejora continua. Por lo tanto, los proyectos implementados
serán seguidos y no se marchitarán. Al tener una etapa de verificación, puede corregir las fallas a tiempo,
antes de que causen pérdidas financieras.

Efectividad
Uno de los principales beneficios de este método es la confiabilidad y mayor eficiencia en el desempeño de
proyectos y actividades dentro de una empresa, lo que permite una mejor planificación en el desarrollo de
la estrategia y la detección de fallas.

Mejoras Coninuas
El ciclo PDCA proporciona una mejora continua precisamente porque funciona de forma cíclica. Cada parte
de su proyecto o actividad pasará por la misma etapa varias veces, asegurando que los errores se puedan
corregir y adaptar a las necesidades y la situación real de la empresa.

Mejor gestión de riesgos para los proyectos

Cuando se aplica de manera bien estructurada, manteniendo la identificación, el control y el monitoreo de
todas las características del proyecto y de cada paso, se amplifican los posibles riesgos, lo que permite su
gestión para reducir los impactos negativos en el plan propuesto.

El ciclo PDCA se adapta fácilmente a cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño. A

pesar de la simple adaptabilidad y aplicabilidad, los gerentes pueden optimizar el tiempo en el desempeño
de tareas y proyectos y obtener mejores resultados.

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