Doc: Rev: 00

Procedimiento del Sistema de Gestión Integral Fecha: 04/01/2021

GESTIÓN DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Página 1 de 3

1 OBJETIVO
Este documento tiene como objetivo establecer un circuito eficiente para la requisición y control de los
contratos dedicados al área de Mantenimiento, logrando la mejor relación costo beneficio de
servicios/materiales y garantizando el cumplimiento de los requisitos legales, de salud, seguridad, medio
ambiente y calidad en línea con el sistema de gestión de la compañía.

2 ALCANCE
Este documento aplica a todos los acuerdos de abastecimiento y servicios requeridos por la gerencia de
mantenimiento.

3 DEFINICIONES

• Ingeniería de Mantenimiento (IM): unidad de gestión responsable de los procesos de ingeniería de

mantenimiento. Perteneciente a la gerencia de mantenimiento.
• Planificación y Programación (PlyPr): unidad de gestión responsable de los procesos de planificación y
control de mantenimiento.
• Mapa de 52 Semanas: Plan de mantenimiento anual con el detalle de mano de obra, herramientas y
todos los recursos necesarios para la ejecución del mismo.
• ERP: Sistema computacional utilizado por las unidades de negocio Tecsan.
• Compras: Plataforma utilizada para realizar requerimientos de compras, seguimiento y control de las
ordenes de compras, certificaciones de servicios.
• EP: Sistema utilizado por las unidades de negocio Tecsan, para levantar No Conformidades por
incumplimiento de servicios.

4 DESARROLLO DEL PROCESO

Ingeniería de Mantenimiento (IM):

• Asistir en la elaboración de especificaciones técnicas.
• Diseñar los indicadores para medir el desempeño del proveedor.
Ejecución de Mantenimiento (EM):
• Generar alcance técnico.
• Controlar y certificar los trabajos realizados por los proveedores.
• Generar las no conformidades por calidad servicios brindados por terceros.
Planificación y Programación (PlyPr):
• Generar especificaciones técnicas.
• Captar la necesidad de contrataciones.
• Elaborar el cuadro de “Cantidades y Precios (Anexo I)” y emitir la “Requisición” (RC).
• Realizar la compulsa de Proveedores y establecer los criterios para su selección.
• Realizar la “Evaluación Técnica de la Propuesta”.
• Generar las no conformidades en el cumplimiento de los servicios por parte del proveedor.
• Seguimiento de los indicadores del contrato.
Compras:
• Contratación de proveedores.
• Comunicar las no conformidades al proveedor.

5 PRINCIPIOS GENERALES Y DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO

Las siguientes etapas se consideran básicas (ver Punto 6 - Flujograma del Sub Proceso), para la gestión de
contratos de mantenimiento:
 Doc: Rev: 00
Procedimiento del Sistema de Gestión Integral Fecha: 04/01/2021
GESTIÓN DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Página 2 de 3

a) Inicialmente, PlyPr capta las necesidades de contrataciones, en forma previa al próximo ciclo, según el
Mapa de 52 semanas (Ver Procedimiento “Planificación a Medio Plazo XXXXXXX”). Para ello se realizan
evaluaciones de la capacidad interna de atención de las necesidades y mapeos de la necesidad de
materiales/servicios, en conjunto con Ingeniería de Mantenimiento (IM), generando los siguientes
documentos:

• PlyPr genera las especificaciones técnicas.

• PlyPr elabora el “Cuadro de Cantidades y Precios – que serán anexadas a la plataforma de compras”.
• PlyPr elabora el criterio de comparación de ofertas.
• PlyPr emite por compas o la “Requisición correspondiente, adjuntando los tres documentos
anteriormente mencionados para enviarlos al área de Abastecimiento o Compras.
• IM determina los indicadores para medir el desempeño del proveedor.

b) Se someten las demandas para Compras. PlyPr envía las requisiciones realizadas con la suficiente
previsibilidad, de forma que garantice la disponibilidad del recurso, en el momento demandado. Los
indicadores de desempeño del proveedor establecidos por IM, son informados al área de compras por
PlyPr, para su consideración e inclusión en los documentos de contratación. PlyPr también realiza la
compulsa técnica de proveedores y establece los criterios para su selección.

c) Durante el trámite de contratación, PlyPr trabaja junto con el área de compras y realiza la “Evaluación
Técnica de la Propuesta” emitiendo una planilla justificando los criterios de selección del proveedor. El
seguimiento del trámite de contratación garantiza el cumplimiento del plazo, la selección de
proveedores calificados y la posibilidad de realizar aclaraciones técnicas, etc.

d) Seguimiento de la ejecución del contrato. PlyPr debe realizar el seguimiento hasta el cierre, de manera
que proporcione datos históricos para la toma de decisión. El sistema de compras, Historial de
evaluacion y ERP, seran las herramientas que garantiza los siguientes registros: Indicadores de
desempeño, aceptación de servicios para liberación de medición, identificación de mejoras, plazo y
saldo del contrato, etc.

e) Se analizan problemas y se proponen soluciones. Los desvíos encontrados a través del seguimiento de
la ejecución son tratados contemplando el alcance de los objetivos definidos. Los problemas con la
interfaz de Compras también son formalizados y resueltos, evitando futuros desvíos.

6 FORMULARIOS ASOCIADOS
No Aplica.

7 REFERENCIAS
No Aplica.
 Doc: Rev: 00
Procedimiento del Sistema de Gestión Integral Fecha: 04/01/2021
GESTIÓN DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Página 3 de 3

8 ANEXOS
No Aplica.

9 CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha de Responsable del Descripción de cambios Justificación

aprobación cambio