Tarea de acció n semana 2

Identificación del estudiante

Nombre Néstor Duarte Espinoza.
José Luis Igor
Felipe Riquelme Velásquez
Profesión Ingenieros
Institución Universidad Andrés Bello
Ciudad - País Santiago- Chile
Correo electrónico f.riquelmevelasquez@uandresbello.edu

Lea el siguiente caso y luego siga las instrucciones que se presentan a continuación:

El gerente de logística le expresa su conformidad con el trabajo que realizó en el área de

procesos de la empresa, en esta oportunidad le comenta un problema que demanda demasiado
tiempo en su desarrollo, y que de acuerdo a un benchmarking realizado, posee una clara
desventaja frente a la competencia, para lo cual le solicita que analice el proceso y entregue una
propuesta de resolución.
La empresa entrega un servicio de post-venta a sus clientes, este servicio ha crecido
explosivamente durante los últimos años: hoy en día trabajan 13 personas dedicadas a analizar,
evaluar el trabajo y cotizar el servicio. Sin embargo, la entrega de las cotizaciones demora 3 o 4
días en ser realizada, dependiendo de la complejidad del trabajo, la competencia en cambio
demora solo 2 días en entregar sus cotizaciones independiente de la complejidad del trabajo, esta
situación debe ser mejorada, dado que esta deficiencia podría provocar la pérdida de clientes, al
conocer el mejor servicio que ofrece la competencia.
Como primera tarea le solicitan que estudie el proceso, realice un diagnóstico del proceso
y del personal que participa, que proponga las mejoras que permitan alcanzar los estándares de la
competencia, indicando claramente los cambios, los costos asociados y los plazos necesarios.
Se le entrega el detalle de las personas y todos los datos de costos y tiempos asociados a la
actividad.
Se recomienda que evalúe el proceso y su capacidad, las calificaciones del personal, sus
rentas e incentivos, el grado de motivación y el conocimiento de la importancia de su trabajo, para
luego proponer la mejora y así evalué los costos asociados y el tiempo necesario para alcanzar lo
estándares requeridos.
INSTRUCCIONES:

Realice un informe ejecutivo, cuyo contenido mínimo deberá incluir:

1.- Resumen
2.- Introducción
3.- Objetivos
4.- Descripción Metodológica
5.- Desarrollo del trabajo
6.- Resultados
7.- Conclusiones

Algunas recomendaciones para realizar el informe:

1.- Para analizar los procesos, realizar un diagrama de flujo y una gráfica de proceso. Luego
determine la capacidad del proceso e identifique los cuellos de botellas y/o potenciales mejoras.
2.- Analice opciones para mejorar los tiempos, reflexione acerca de si la tecnología puede ayudar a
disminuir los tiempos.
3.- Estudie los perfiles de los involucrados, evalúe sus competencias, su nivel de ingreso y sus
incentivos.
4.- Realice un cálculo de los gananciales de cada trabajador, incluya sueldo, horas extras e
incentivos.
5.- Realice un cuadro de costos de departamento, incluya sueldos, incentivos y costos de traslados,
para use los siguientes parámetros; 180 horas de trabajo por mes; 21 días hábiles por mes; costos
de la hora hombre extra 1,5 veces la hora normal (50% adicional).
6.- Reflexione sobre el ambiente de trabajo, revise si los incentivos fueron bien diseñados y si se
orientan en la dirección correcta.
7.- Estudie al menos dos opciones que permitan acelerar los procesos, evalúe los costos y tiempos
involucrados.
8.- Antes de presentar su propuesta definitiva, reflexione acerca del impacto de las modificaciones
propuestas, en el trabajo de la organización.
9.- Finalmente prepare la propuesta definitiva.
Resumen Ejecutivo
Objetivos

- Análisis de procesos postventa cotizaciones.

- Optimización de tiempos para cotizaciones
- Realizar un diagnóstico y propuesta para incentivar a los trabajadores
- Presentar un modelo con mejoras que superen los estándares de la competencia.
Desarrollo

1.- Propuesta uso de tecnología:

Como sugerencia para optimizar los tiempos de los procesos se propone la utilización de un
software ERP, con capacidad para almacenar una base de datos y que sea de fácil utilización. Al
tener esta herramienta nos permitirá reunir todos los antecedentes, por medio de formularios,
valores en línea (actualizándose permanentemente).

Adicionalmente se debe incorporar el uso de Tablet con cámara, internet ilimitado para
conectarse en terreno a la plataforma del ERP, y subir la información necesaria para generar
cotización al momento de la revisión, dependiendo si es compleja o simple. De acuerdo a la
dificultad diferenciada con la implementación de este software, es necesario capacitar a todo el
personal involucrado desde la subida de información a la base de datos, hasta el generador de la
cotización.

Al tener una base de datos actualizada con el stock necesario, podemos ahorrar demoras en
cotizaciones, cadena de suministro y nos adecua a un control de los procesos desde la solicitud de
la cotización hasta la entrega, otorgando un servicio más expedito y, por otro lado, este ERP podría
alertarnos de atrasos y seguimientos de los clientes.
Desarrollo

Como datos favorables, obtenemos con esta implementación la reducción del sobretiempo de los
días sábados, en temas de organización y registro del área, ya que al tener un software esto se
realizará en línea con la base de datos que actualizará los costos constantemente.

Un gasto de la plataforma se considera cercano a las 30 UF, siendo recuperado siendo reducido el
costo con la implementación de leasing operativo y una distribución del personal.

Número Sueldo Horas Monto de

Trabajador Trabajadores
Total
Bruto Extras Incentivo
$
Maestro Visitador 3 $ 650.000   $ 100.660 2.251.980
Maestro
Cotizador 1 $ 650.000   $ 50.000 $ 700.000
$
Ingeniero 6 $ 950.000   $ 314.370 7.586.220
$ $
Jefe Pos-Venta 1 1.600.000   $ 520.000 2.120.000
Total 11 3.850.000 0 985.030 12.658.200

Siendo la descripción de funciones la siguiente:

Maestro visitador: encargado de los trabajos simples, recopila todos los antecedentes para las
reparaciones y posterior ejecución.

Maestro cotizador: se encarga de actualizar todos los costos de los materiales y mano de obra de
las cotizaciones, en definitiva, cuantifica a través de ERP los costos de los insumos.

Ingeniero: realiza las visitas en las reparaciones que son consideradas complejas, sube los
antecedentes para la confección de la cotización con los valores entregados por ERP.

Jefe Post Venta: Corresponde al control y seguimiento de la unidad, midiendo la eficiencia y

lentitud de los procesos. Buscando como aumentar la productividad de la organización.

Transporte:

Para el transporte se utilizará el sistema leasing operativo, este se propone con un costo inicial de
$200.000 por vehículo. Siendo este utilitario, al transcurso de 48 meses los vehículos pueden ser
adquiridos a bajo precio. Esta modalidad de leasing permite evitar gastos en mantención y
tiempos de reparación, y principalmente ahorro en tiempos de transporte, ya que nos entrega una
autonomía en los traslados a cualquier hora.
Desarrollo

LEASING
OPERATIVO

Trabajadores Vehiculos Costo Sub-Total

Maestros y $
Ingenieros 9 $ 200.000 1.800.000
Combustible 9 $ 40.000 $ 360.000
$
Total 2.160.000

Comparación costos por traslados:

Trabajador Nº Visitas Costo Sub-Total

$
Maestro Visitador 143 $ 7.500 1.072.500
$
Ingeniero 378 $ 3.500 1.323.000
$
Total 2.395.500

*Unas de las ventajas adicionalmente es que, al aumentar el número de visitas, de obtiene una
ganancia con el costo de los traslados, ya que son costo ya definidos.
Desarrollo

Beneficios:

-Mayor control y orden de los procesos.

-Optimización de tiempos y gastos en los traslados.

-Mayor eficiencia de los tiempos en la confección de las cotizaciones.