MATERIA: ADMINISTRACION DE PROYECTOS

DOCENTE: ALEXANDER FERRUFINO GRACIA

INTEGRANTES:

 FLORES CHOQUE NELY

 MAYTA CARLOS GIOVANA
 MIRANDA YUCRA DANIELA ROCIO
 MONTERO HERBAS DANIEL
 NUÑEZ RAMIREZ DANIA
Pasos para la gestión de adquisiciones

1- Planificar la gestión de las adquisiciones

Consiste en documentar las decisiones de compra del proyecto, especificando lo que

se adquirirá y enumerando los posibles proveedores. Además, se debe registrar

cómo y cuándo se darán las adquisiciones. Recuerde que los bienes y servicios
también pueden adquirirse en otras partes de la propia organización.

Para el análisis y el registro de las adquisiciones planificadas, una herramienta muy

útil es el método 5W2H:

What? ¿Qué adquirir?

Why? ¿Por qué adquirir y no hacer?

When? Cuándo será necesaria la adquisición o el inicio y fin del contrato

Where? Lugar de uso

Who? ¿Quiénes son los responsables?

How? Cómo se hará la compra (tipo de contrato, condiciones de compra)

How much? Costo estimado de adquisición

Tipos de adquisiciones

Las adquisiciones presuponen acuerdos que guían la relación entre un comprador

y un vendedor. Estos acuerdos pueden ser de diferentes tipos. Los más comunes

los que implican la contratación de mano de obra, con cantidad de horas y tarifas

definidas. Pero pueden existir contratos muy complejos, que involucren la

prestación y ejecución de servicios internacionales, con normas y legislaciones

locales que deben cumplirse. De un modo u otro, tanto la negociación como el

propio contrato deben ser adecuados para el grado de complejidad y duración de
la relación.
El gerente de proyectos no necesita ser un experto en leyes y normas, pero debe

estar familiarizado con el proceso de adquisición para saber cómo manejar asuntos

contractuales e incluso legales. Esto le permitirá tomar mejores decisiones,

minimizar el riesgo y maximizar los factores de éxito del proyecto.

Criterios para la selección de proveedores

Se recomienda establecer criterios para clasificar las propuestas de los proveedores.

Pueden considerar aspectos de la empresa como la ubicación y el tamaño, así como

la capacidad para el suministro. Se puede citar como ejemplo la existencia de

profesionales certificados o la habilitación regulatoria de la empresa, cuando sea

necesario. También se pueden solicitar datos de rendimiento en proyectos
anteriores.

2 – Realización de las adquisiciones

Es el proceso de envío de solicitudes de propuestas a los proveedores, recibir las

respuestas y formalizar el acuerdo o contrato. El tipo de solicitud debe ser adecuado

a la naturaleza de lo que se solicita.

RFQ (Request for quotation)

Si el producto o servicio que se va a adquirir es de baja complejidad y no tiene

muchas variables o configuraciones, se puede utilizar una RFQ. Normalmente, se

trata de productos o servicios en los que no existe mucha diferenciación. Los puntos

de negociación se centran en los precios, los plazos de entrega o el tiempo de

atención.

RFP (Request for proposal)

En este caso, el ítem o servicio que se proporcionará es complejo y puede ser

proporcionado de diferentes maneras por cada proveedor. La solicitud debe ser lo

suficientemente detallada para que los proveedores puedan proponer una solución
adecuada a las necesidades presentadas.

Al recibir las respuestas a las RFQ o RFP, use los criterios de selección definidos en

la etapa de planificación. Con ellos se pueda clasificar a los proveedores y decidir la

mejor opción. A continuación viene la formalización del acuerdo mediante un

contrato y su firma.

3 – Controlar las adquisiciones

En este paso, la atención se centra en el control de las adquisiciones y el monitoreo

del desempeño de los contratos, actualizándolos, cuando sea necesario, y realizando

su cierre. El objetivo de este proceso es garantizar que las partes involucradas

cumplan con los términos establecidos en el contrato, que los resultados se

produzcan según lo especificado y que se cumplan las obligaciones.

Es posible que se requieran inspecciones y auditorías para medir las entregas, con

homologaciones para garantizar que el trabajo en curso se efectúa según lo

contratado. El uso de indicadores y la gestión visual con dashboards son de gran

valor para la ejecución de esta etapa.

Ahora que ya está más familiarizado con la gestión de adquisiciones, lo invito a

conocer el SoftExpert PPM, una solución completa para la gestión de proyectos y

sus adquisiciones.