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Planificar las Adquisiciones: Salidas .

1 Plan de Gestin de las Adquisiciones El plan de gestin de las adquisiciones describe cmo se gestionarn los procesos de Adquisicin, desde la elaboracin de los documentos de la adquisicin hasta el cierre del Contrato. Este plan de gestin de las adquisiciones puede incluir directivas para: Los tipos de contratos que sern utilizados, Los asuntos relacionados con la gestin de riesgos, determinar si se utilizarn estimaciones independientes y si son necesarias como Criterios de evaluacin, Las acciones que el equipo de direccin del proyecto puede implementar de forma Unilateral si la organizacin ejecutante dispone de un departamento de compras, Contrataciones o adquisiciones, Los documentos de la adquisicin estandarizados, si fueran necesarios, La gestin de mltiples proveedores, La coordinacin de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como . Establecer el cronograma e informar el desempeo, las restricciones y asunciones que podran afectar las adquisiciones planificadas, el manejo de los plazos requeridos para comprar elementos a los vendedores y la coordinacin de los mismos con el desarrollo del cronograma del proyecto, el manejo de las decisiones de hacer o comprar, y la vinculacin de las mismas con los procesos Estimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el Cronograma, la determinacin de las fechas planificadas en cada contrato para los entregables del mismo y la coordinacin con los procesos Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma. La identificacin de requisitos para obtener garantas de cumplimiento o contratos de seguros a fin de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto, el establecimiento de instrucciones que se proporcionarn a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo (EDT), la determinacin de la forma y el formato que se usarn para los enunciados del trabajo del contrato/relativo a la adquisicin, la identificacin de vendedores precalificados, si los hubiera, que se utilizarn, las mtricas de adquisiciones que se emplearn para gestionar contratos y evaluar Vendedores. Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestin de las adquisiciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general. El plan de gestin de las adquisiciones es un componente subsidiario del plan para la direccin del proyecto Enunciando del Trabajo Relativo a la Adquisicin

El enunciado del trabajo para cada adquisicin se elabora a partir de la lnea base del alcance y slo define la parte del alcance del proyecto que se incluir dentro del contrato en cuestin. Este tipo de enunciado describe el artculo que se planea adquirir con suficiente detalle como para permitir que los posibles vendedores determinen si estn en condiciones de proporcionar los productos, servicios o resultados requeridos. El nivel de detalle necesario puede variar en funcin de la naturaleza del artculo, las necesidades del comprador o la forma del contrato previsto. Un enunciado del trabajo puede incluir la siguiente informacin: las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de calidad, los datos de desempeo, el perodo de desempeo, el lugar de trabajo y otros requisitos. El enunciado del trabajo relativo a adquisiciones se redacta de forma clara, completa y concisa. Incluye una descripcin de los servicios adicionales requeridos, tales como informes de desempeo o soporte operativo para el artculo adquirido despus de finalizado el proyecto. En algunas reas de aplicacin, existen requisitos especficos de contenido y formato para un enunciado del trabajo relativo a adquisiciones. Cada artculo individual que se vaya a adquirir requiere un enunciado del trabajo. Sin embargo, varios productos o servicios pueden agruparse como un nico artculo por adquirir dentro de un solo enunciado del trabajo. Este tipo de enunciado puede ser revisado y refinado segn sea necesario, a medida que el proceso de adquisicin avanza, hasta que se incorpora a un contrato firmado. .3 Decisiones de Hacer o Comprar Las decisiones de hacer o comprar documentan las conclusiones relativas a los productos, servicios o resultados que se adquirirn fuera de la organizacin del proyecto y aqullos que sern desarrollados internamente por el equipo del proyecto. Esto tambin puede incluir decisiones de obtener plizas de seguros o contratos de garantas de cumplimiento a fin de tratar algunos riesgos identificados. El documento de decisiones de hacer o comprar puede consistir implemente en una lista que incluya una justificacin breve de las mismas. Estas decisiones pueden ser modificadas a medida que las actividades de adquisicin subsiguientes indiquen la necesidad de un enfoque diferente. .4 Documentos de la Adquisicin Los documentos de la adquisicin se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Los trminos licitacin, oferta o presupuesto generalmente se utilizan cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa en el precio (como cuando se compran artculos comerciales o de tipo estndar), mientras que el trmino propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad tcnica o el enfoque tcnico, son primordiales. Entre los trminos de uso comn para los diferentes tipos de documentos de la adquisicin, se incluyen: solicitud de informacin (RFI), invitacin a licitacin (IFB), solicitud de propuesta (RFP),solicitud de presupuesto (RFQ), aviso de oferta, invitacin a la negociacin

y respuesta inicial del vendedor. La terminologa especfica a las adquisiciones puede variar segn la industria y la ubicacin de la adquisicin. El comprador estructura los documentos de la adquisicin para facilitar la elaboracin de una respuesta precisa y completa de parte contractual requerida. Cuando se efectan contrataciones con el gobierno, parte o la totalidad del contenido y estructura de los documentos de la adquisicin pueden estar definidos por regulaciones. La complejidad y el nivel de detalle de los documentos de la adquisicin deben ser coherentes con el valor de la adquisicin planificada y con los riesgos asociados a la misma. Estos documentos deben ser suficientes para asegurar respuestas coherentes y apropiadas, pero con flexibilidad adecuada para permitir la consideracin de las sugerencias de los vendedores acerca de mejores formas de satisfacer los requisitos. La emisin de una solicitud de adquisicin a posibles vendedores para presentar una propuesta u oferta se realiza normalmente conforme a las polticas de la organizacin del comprador; la solicitud puede ser publicada en peridicos, boletines comerciales, registros pblicos o Internet. .5 Criterios de Seleccin de Proveedores Los criterios de seleccin se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones. Dichos criterios se desarrollan y utilizan para calificar o evaluar las propuestas de los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos. Los criterios de seleccin pueden limitarse al precio de compra si el artculo que se va a adquirir est fcilmente disponible a travs de un cierto nmero aceptable de vendedores. En este contexto, el precio de compra incluye tanto el costo del artculo como cualquier gasto accesorio, como por ejemplo los gastos de entrega. Otros criterios de seleccin pueden identificarse y documentarse para respaldar la evaluacin en el caso de productos, servicios o resultados ms complejos. A continuacin, se muestran algunos ejemplos. Comprensin de la necesidad. En qu medida la propuesta del vendedor responde al enunciado del trabajo relativo a la adquisicin? Costo total o del ciclo de vida. El vendedor seleccionado producir el costo total ms bajo (costo de compra ms costo de operacin)? Capacidad tcnica. El vendedor cuenta con las habilidades y conocimientos tcnicos necesarios o se puede esperar razonablemente a que los adquiera? Riesgo. Qu nivel de riesgo conlleva el enunciado del trabajo, qu proporcin de ese riesgo ser asignado al vendedor seleccionado y de qu modo el vendedor mitigar el riesgo? Enfoque de gestin. El vendedor cuenta con los procesos y procedimientos de gestin necesarios para asegurar el xito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle? Enfoque tcnico. Las metodologas, tcnicas, soluciones y servicios tcnicos propuestos por el vendedor cumplen con los requisitos de la documentacin de adquisicin, o es probable que proporcionen ms o menos que los resultados esperados?

Garanta. Qu propone el vendedor para garantizar el producto final y durante qu perodo de tiempo? Capacidad financiera. El vendedor cuenta con los recursos financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga? Capacidad de produccin e inters. El vendedor tiene la capacidad y el inters para cumplir con los posibles requisitos futuros? Tamao y tipo de negocio. La empresa del vendedor se encuadra dentro de una categora especfica de negocio, por ejemplo, una pequea empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequea empresa desfavorecida, segn la definicin del comprador o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como una condicin para la adjudicacin del contrato? Desempeo pasado de los vendedores. Cul ha sido en el pasado la experiencia con los vendedores seleccionados? Referencias. El vendedor puede proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del vendedor? Derechos de propiedad intelectual. El vendedor reivindica los derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que utilizar o en los productos que generar para el proyecto? Derechos de propiedad exclusiva. El vendedor reivindica los derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que utilizar o en los productos que generar para el proyecto? .6 Solicitudes de Cambio Las solicitudes de cambio (Seccin 4.3.3.3) al plan para la direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes pueden derivar del proceso Planificar las Adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios