EVALUACION FINAL

DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

Docente: Luis Paz Chueca Fecha: 30/11/2021

Apellidos y Nombres:

__Adriana Ximena Mendez Castillo – N00260555_______________

Nota:

✓ La Evaluación Final se realizará en forma individual.

✓ Se debe de enviar en la fecha y hora programada

✓ Cada respuesta correcta tiene un valor de (5 pts.)

EVALUACION FINAL

Promociones 1021

(Distribución Profesional)

Javier Serrano es contador y actual Gerente General de Promociones 1021, una de las

distribuidoras especializadas en abastecimiento integral a hoteles restaurantes y

casinos.

En 1994 asumió las riendas de la empresa familiar, una pequeña distribuidora de

abarrotes y productos de moda de ese entonces. Convencido que podría hacer crecer

la empresa se presentó ante ARCOR, fabricante argentino de alimentos y golosinas.

Y luego de cumplir sus requerimientos, logró convertir a Promociones 1021 en su único

distribuidor en quioscos de colegios y universidades. Curiosamente, varios propietarios

de quioscos en los centros educativos eran a su vez concesionarios en algunos casinos

de Lima. Es así como logra ganar nuevos clientes distribuyendo insumos y productos de

cocina.

“Fue con el boom de los casinos cuando empezamos a venderles golosinas. Había

casinos dentro de los hoteles y algunos incluso tenían discotecas. Es así como

comenzamos a venderles otros productos: servilletas, vasos, etc. Prácticamente fue un

negocio nuevo para nosotros, también por añadidura empezamos a atender a los

restaurantes. Logramos tener una cartera de clientes institucionales”, nos cuenta.

En el 2010 con más años de experiencia en casinos, hoteles y restaurantes,

Promociones 1021 logró despegar del negocio familiar para convertirse en una

corporación de soluciones integrales. Sin embargo, el rápido crecimiento de la

empresa casi los deja fuera de circulación.

El aumento exponencial de clientes repercutió en el funcionamiento operativo de la

distribuidora, generando mayores gastos operativos. “El costo de distribución se había

elevado, teníamos hasta 65 días de inventario, cuando lo normal son 15 y nuestros

camiones salían con el 20% de su capacidad de carga”, recuerda Serrano.

Un día, invitado por uno de sus clientes a participar de una capacitación en las

instalaciones de GS1 Perú, se enteró del programa 5S-Kaizen -metodología japonesa

enfocada en la mejora continua de la empresa y sus componentes– y decidió aplicarla

en Promociones 1021.

Dos años y medio después de iniciar la consultoría, ha logrado optimizar notoriamente

sus procesos en diferentes áreas de la empresa a pesar de haber disminuido personal y

reducido su cartera de productos y clientes.

“Éramos casi 55 empleados, tenía una flota de distribución de 12 vehículos entre

camiones y combis de reparto. Sin embargo, hemos logrado optimizar nuestros

procesos manteniendo los mismos estándares. Ahora contamos con 5 unidades de

reparto. Y en el área comercial de tener 13 vendedores, hoy somos 6”.

Un hecho curioso en Promociones 1021 es que la empresa disminuyó su cartera de

clientes casi en un 40% para lograr estabilidad económica. Sin embargo, esta medida

no ha afectado el nivel de rendimiento y efectividad de la empresa.

“Hemos dejado de trabajar con líneas que no eran rentables. En un momento llegamos

a tener más de mil ítems activos. Manejar una cantidad alta de productos trae

inconvenientes logísticos porque tienes más proveedores”.

Para contrarrestar las pérdidas que generaba la reducción de la cartera de clientes, se

optimizó el catálogo de productos con mayor énfasis en aquellos que tenían un plus

adicional y que son más rentables al venderse en cantidad.

“Es por ello que optimizamos nuestro portafolio con productos más rentables, de

mayor circulación comercial y con más apoyo de los proveedores. Hemos achicado el

portafolio casi en un 40 %. Tenemos muchas líneas que competían entre sí, ahora nos

hemos quedado con los más fuertes".

Hoy Promociones 2021 es una empresa líder en distribución de productos para food

services en hoteles, restaurantes y casinos.

Asimismo, desde hace poco tiempo atrás, está innovando su staff con productos de

seguridad industrial.
Desarrollo:

1. Según el conocimiento implementar las 5s

• Seiri (Clasificación):

La empresa comienza analizando los espacios y su catálogo de productos, clasificando lo que

se usa para la empresa (necesarios e innecesario) y desechando lo que ya no sirve y esta
acumulado en el ambiente laboral. Para optimizar el tiempo se implementa tarjetas de
clasificación, esto consiste en tarjetas rojas (innecesarios) y verdes (necesarios).

• Seiton (Ordenar y organizar):

Ordenamos en almacén los productos por especies con carteles de identificación y rotulando
los anaqueles. Poner cada cosa en un sólo lugar, señalizar su lugar o etiquetarlo; mediante
carteles visibles. Los estantes deben ser ordenados de acuerdo con la clasificación de la etapa
anterior es preferible que todo esté a la vista. Se debe reducir a la cantidad mínima de
materiales que uno utiliza y evitar la duplicidad. Igual en su catálogo de productos se ordenan
por especie y se resaltan las líneas más importantes o rentables y se descartan las líneas que
no son rentables o que no tienen mucho apoyo de sus proveedores.

• Seiso (Limpieza e inspección):

Al hacer la etapa de limpieza aprovechamos en inspeccionar el estado de los productos que

ofrecemos, la conservación de los equipos de oficina, el estado de las paredes; si le falta
pintura, el estado de los techos, pisos, ventanas, si es necesario colocar vidrios, etc. También
debemos revisar el estado de la flota de vehículos (camiones y combis) si se poncharon llantas
o alguno tuvo fallas en el motor, etc., también debemos establecer los lugares destinados para
colocar la basura u otros residuos de la empresa. Para esto se puede fabricar cajas o depósitos,
que ayuden a acopiar estos elementos.

• Seiketsu (Estandarizar el orden y la limpieza):

El equipo promotor de la empresa debe de asignar tareas y responsabilidades al resto del

personal, para que la implementación se incorpore a las labores diarias del trabajo. El líder que
cada equipo debe alentar e inspeccionar que todos los trabajadores cumplan con las
responsabilidades y tareas asignadas.

• Shitsuke (Entrenamiento, disciplina y hábitos):

Los inspectores de la empresa deberán inspeccionar las áreas donde se encuentran la flota de
vehículos distribuidores y el resto de las instalaciones de la empresa, estos se deberán
encontrar limpios y bien conservados. También se deberán de encargar que los trabajadores
vengan correctamente uniformados y con sus elementos de seguridad puestos y en buen
estado.

2. Como aplicarías y medirían el Benchmarking: Interno y Externo

Benchmarking Interno:

El análisis interno será sobre la flota de vehículos de distribución, ya que anteriormente los
vehículos salían con el 100% de su capacidad y ahora salen con solo el 20% de su carga y el
costo de distribución en la actualidad ha aumentado. Por tal motivo decidimos recolectar
datos para obtener la documentación de los procesos de compra y los datos de las fechas de
entrega entre otros. Al tener todos los datos requeridos optamos por analizar que errores
cometíamos y porque nuestros vehículos salían solo con el 20 % de carga. Decidimos
implementar digitalizar la documentación para así poder revisar más fácilmente el proceso de
compra y entrega, también analizamos las fechas de entrega y los destinos de entrega para
entregar en un solo carro a todos nuestros clientes de un mismo sector como se hacia
anteriormente y no entregar a solo un cliente por día o por sector y al tener mayor demanda
que antes decidimos desarrollar un sistema de ubicación de productos que facilita la búsqueda
de estos mismos.

Benchmarking Externo:

El análisis externo será con los competidores de la empresa, al ver que teníamos una mayor
cantidad de clientes y esto como consecuencia nos trajo inconvenientes logísticos, La empresa
opto por analizar a sus competidores y ver como manejaban estos inconvenientes. Mediante
terceros decidimos recolectar información sobre su catalogo de productos, cartera de clientes
y su rentabilidad en cada línea que ofrecía. Mediante este análisis decidimos focalizar nuestros
catálogos con las líneas mas rentables, de mayor circulación en el mercado o que tengan un
valor agregado, dejar las líneas que no son rentables, también reducimos nuestra cartera de
clientes y nos quedamos con los que realizaban un pedido de gran cantidad. Con esto logramos
que las líneas que ofrecemos no compitan entre si y no confundan a los clientes y en la
reducción de nuestra cartera logramos ofrecer un mejor servicio para nuestros clientes y así
contrarrestamos las perdidas que generan estos cambios.

3. Como aplicaríamos la gestión de herramientas:

a. Circulo de Deming (Causa y Efecto):

El objetivo es optimizar las entregas y los costos de distribución.

La empresa ve la oportunidad de perfeccionar
este proceso implementando un sistema
digital, que se encarga de la planificación y
optimización de rutas de distribución
teniendo en cuenta variables como
ventanas horarias, capacidades de
los vehículos, tiempos
pautados con los clientes,
entre otros. 
Entonces, se gestionan los despachos y a
cada transportista se le asigna una ruta
optimizada. De esta manera, los repartidores
empiezan a trabajar de manera más
ordenada y coordinada,
persiguiendo el objetivo de optimizar las
entregas .

PLANIFICAR HACER

El gerente de logística logra Al no haber fallas en el proceso. Con

vigilar mediante un sistema
digital en todo momento el
trabajo de tus transportistas,
asegurándose que están respetando las
nuevas rutas, que no hacen desvíos
ACTUAR
innecesarios y que no haya percances
durante el proceso de despacho.
CIRCULO DE esto logramos incrementar la
productividad, al hacer más entregas
DEMING en un día. También, se producen otros
beneficios como el ahorro de
combustible y el mayor cuidado de los
VERIFICARvehículos al tener que recorrer menos
kilómetros por cada entrega.

b. Aplicar el Diagrama de Ishikawa (Causa y Efecto):

PERSONAL
EQUIPO
PERSONAL DE CARGA
LLEGADA CON RETRASO DE
INSUFICIENTES
LOS VEHICULOS DE CARGA
AVERIAS MECANICAS LLEGADA TARDIA DE
OCUPADO EL AREA DE PERSONAL DE RETRASO EN LA
CARGA ALMACEN SALIDA DE LOS
VEHICULOS
TRAFICO EN LAS LLEGADA TARDIA
RUTAS DEL COMBUSTIBLE MAL USO DEL ACEPTAR CAMBIOS
SISTEMA GPS DONDE SE ENTREGA EL
LOS PEDIDOS
LLEGAN TARDE PEDIDO
OTROS

MATERIALES PROCEDIMIENTO
 4. Generar el Flujograma de la compañía distribuidora.

ADMINISTRACIÓN VENTAS ALMACEN

CLIENTE

INICIO

SOLICITUD DE
COMPRA

PEDIDO RECEPCION DE
PEDIDO

NO SI
POSEE
SALDO ORDEN DE
? DESPACHO

NO

VERIFICACION DE
MERCADERIA

SI
MERCANCIA
DESPACHAD
A?

FIN ORDEN PARA

FACTURAR

FACTURA
ENTREGA DE
EMITIDA
PEDIDO