ACTIVIDAD PRÁCTICA GRUPAL N° 3: Analizando el sistema de la Unidad de

Trabajo y el diseño de su estructura.

Materia: ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN Y CONTROL

Carrera: Licenciatura en Gestión Universitaria.

Docente: Horacio DEMO

Alumnos y Legajo: Cintia Soledad BASUALDO, DNI: 28273049

Adolfo Galli, DNI: 21655584

Introducción:
La organización es un subsistema del sistema administrativo, la función de la
organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa
de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente los
objetivos. En este caso elegimos vamos a presentar un sistema en la organización
de la salud.

Turnero de DASPU:
Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad
para una buena dirección y control de las actividades planeadas y así cumplir con el
curso de acción de metas propuestas. Por lo tanto, cada sistema podrá ser
entendido como tal, sí está compuesto de todas sus partes y las relaciones
necesarias para que se cumpla el objetivo.

Elementos del Sistema:

Son los componentes del Sistema Cada Elemento puede ser un Sistema en sí
mismo Pueden ser vivientes o no, bajo una mirada estática se los define como las
partes que conforman un sistema siendo que esas partes pueden ser objetos,
conceptos o sujetos.
-Pacientes
-Empleados/Profesionales
-Tecnología

Entradas del Sistema:

Entrada (Input): Es cualquier ingreso del ambiente al sistema como personas,
materias primas, energía, información, etc. Tienen la característica de ser la fuerza
de arranque o de partida del sistema para que éste comience a operar.
En algunos sistemas se genera una corriente de control sobre las entradas (feed –
forward) de modo que detecte los errores con anterioridad al ingreso, actuando
como filtro antes del proceso.

Atención al público en la central de turnos: Son la entrada al de la central de

turnos, es por donde se realiza el registro e ingreso de los pacientes. Para poder
incorporarlos al sistema deben tener turnos programados o ser agregados con algún
profesional.

Proceso de transformación:
✓ Es la actividad que el sistema aplica sobre los elementos de entrada para transformarlos en
elementos de salida.
✓ Es el que produce cambios, es decir, el mecanismo de conversión de las entradas en salidas.
Durante el proceso es esperable que, a las entradas, se le agregue valor y utilidad.
✓ El proceso puede ser realizado por componentes químicos, por máquinas, por personas, o
por procedimientos administrativos.
En nuestro proceso podemos observar dos etapas:
-Personal del call center, es aquel que de manera telefónica agenda la solicitud de
turno de manera programada dependiendo de la disponibilidad de la agenda en el
sistema de los profesionales, como primera etapa del proceso.
-Personal de la central de turnos, son los que recepcionan en el sistema en la
agenda de algún profesional para el mismo día que no tenga turno previo, dan
turnos programados a posterior en la agenda profesional, como segunda etapa de
dicho proceso.

Salidas (Output):
✓ Es la consecuencia del proceso de transformación sobre las entradas
✓ Es cualquier elemento que sale del sistema hacia el ambiente.
✓ También se las conceptualiza como el propósito o razón de ser para lo cual existe el
sistema
Los Informes con los resultados completos de algunos estudios, el llamado a los
paciente por reprogramación de los turnos médicos. Este trabajo se realiza de
Lunes a Viernes de 07:00 a 17:00 hrs o se guardan en los hasta el retiro de los
mismos por los afiliados.

Retroalimentación:
Es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o estándar
previamente establecido, obteniendo información sobre su funcionamiento, y con el
fin de mantener al sistema operando de acuerdo con los parámetros establecidos, es
decir, las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y
cualquier diferencia que se encuentre origina una retroalimentación en la entrada al
proceso para que se ajusten sus operaciones.

Interna:
- Retroalimentación Negativa: Es de tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema
que retroalimenta dentro de un margen crítico de operación.
Quedan resultados que no son retirados en tiempo y forma por los pacientes, y
turnos que no son reprogramados a tiempo por falta de actualización de los datos de
contactos de los afiliados.
- Retroalimentación Positiva: Este tipo de retroalimentación refuerza la operación de
un sistema, tendiendo a que continúe con los mismos rendimientos y sin modificar
sus actividades.
La incorporación de aparatos telefónicos en la sede central del daspu para que los
afiliados se puedan comunicar desde allí con el call center y de un mostrador extra
de atención presencial en el turnero.
Interrelaciones:
Los sistemas están estrechamente ligados a sus componentes Se verifica a través
de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos, aún cuando éstos sean
considerados como subsistemas. Las relaciones connotan la INTERDEPENDENCIA
que, entre los elementos INTERRELACIONADOS, se produce.
Las relaciones o interrelaciones que se pueden encontrar en el sistema elegido son
simbióticas, sinérgicas y superfluas.
Relaciones Simbióticas BIDIRECCIONALES: es cuando ambos elementos se
necesitan para poder existir. Si no hay pacientes no hay petición de turnos médicos.
Relaciones Sinérgicas es cuando la interrelación que se produce entre los elementos
genera un resultado conjunto mayor que la suma de los resultados individuales de
esos mismos elementos. Sin pacientes, si médicos y personal de central de turnos
no hay se puede cumplir con el resultado completo del proceso de atención al
paciente.
Relaciones Superfluas esto se debe a que en la medida que una relación es repetida
aumenta la confiabilidad del sistema. Esto se da al sistema informático de agenda de
turnos.

Fallas del sistema:

La fallas en el call center, comparando con la central de turnos de la Obra Social
propiamente dicha, partiendo de lo general a lo particular son muy variadas y
comienzan con la falta de práctica o de capacitación de la gente que trabaja en el
call center, hasta la falta de empatía, para resolver cualquier problemas suscitado, lo
que nosotros proponemos es armar un call center propio con gente que trabaje en la
obra social y sepa y esté capacitado para resolver los problemas que diariamente
acontecen.
Cierre de agenda programada, por ejemplo, al no prever con tiempo los días no
laborables como x ej el día del Nodocente para directamente cerrar la agenda de
turnos.
Como propuestas de mejoras se recomienda aprobar en las últimas sesiones del
Consejo Directivo el calendario de los días no laborales del próximo año.
Disponer de un call center con personal propio de la DASPU, ya que esta es
actualmente tercerizada.

Elementos del diseño:

¨EL DISEÑO PERMITE A LAS ORGANIZACIONES GENERAR ESTRUCTURAS
Y PROCESOS NUEVOS,EN FUNCIÓN DE LAS EXIGENCIAS DEL CONTEXTO
Y LAS ESTRATEGIAS. EN CONSECUENCIA, IMPLICA LA FORMA EN QUE SE
ADMINISTRARÁN LAS TRANSICIONES DE LAS ORGANIZACIONES PARA
PASAR DE LOS ESTADOS ACTUALES A LOS FUTUROS¨.

Que un diseño sea exitoso o no, lo determina la comprensión de sus elementos

como parte de un todo. Los componentes del diseño son:
- Estrategia: Propia de una organización burocrática, en donde podemos observar
los procesos de transformación devenidos de pasos estructurados y revisión variada
para poder así obtener el producto terminado. En donde quedan bien definida la
distribución de las tareas, de la manera que se realizan y quién las va a hacer, y
cómo va a estar distribuido físicamente la acción.
- Estructura: Es la disposición de las partes apropiada a los objetivos, esto
comprende su agrupamiento y el análisis de su relaciones. Las organizaciones
utilizan el organigrama para representar gráficamente la estructura formal, la división
de las tareas y la jerarquía de las diferentes posiciones.
El modelo de Estructura que prevalece es la Formal, debido al orden organizacional
que lo da el organigrama. Está formado por un Presidente, Consejo Directivo,
Secretarias y jefes de departamentos que tiene a cargo a su personal profesional
técnico y también a sus administrativos.
- Procesos: El diseño de los procesos tiene que ver con la visión de la organización
en un plano horizontal, atendiendo a que la Estructura constituye el marco donde se
van a desarrollar los procesos. Aquí está organizado primero por los empleados
Nodocentes de la central de turnos y segundo por los empleados del call center.
-Gente: Consta en poner a la persona capacitada, en el lugar justo donde pueda
desenvolverse de la mejor manera.
-Tecnología: Son las herramienta que sirven para realizar la transformación de la
materia prima en un producto terminado.
Es oportuno considerar los pasos burocráticos como una herramienta de control, con
las divisiones de tareas y responsabilidades, especialización del trabajo, jerarquías y
relaciones impersonales. Se debe tener en cuenta que se trata de una
Administración Pública y la burocracia está presente en todos sus niveles de manera
estandarizada. Por lo que la organización está ordenada a través de procesos
ordenados,estando definidos y con una jerarquización de procesos y de
jerarquización de los sistemas.

Niveles jerárquicos:
Simon (1984) describe una organización como una torta de tres pisos. En el piso
inferior se encuentran los procesos de trabajo, en el medio se encuentran los
procesos de decisiones programadas y arriba, los procesos que se requieren para
diseñar todo el sistema, establecer los objetivos y supervisar el desempeño.
El pensamiento tradicional concibe a la organización como una jerarquización
vertical, como una pirámide en la cual se diferencian los niveles de acuerdo a las
decisiones que se toman en ellos, en niveles de decisión y de ejecución.
-Nivel Político: Su actividad se concreta en la definición de políticas, el desarrollo de
planes estratégicos y procesos que se requieren para diseñar todo el sistema. Para
un buen funcionamiento y organización, es indispensable contar con este nivel bien
definido, dado que la demarcación en este punto está dada por las fuerzas de
ideologías políticas que triunfaron en las elecciones de los vocales que forman parte
del Directorio. Esto ocasiona que se nombren a quienes van a estar al frente de
cada Secretaría y así mismo de la Presidencia de DASPU, los cuales llegarán a esos
puestos dependiendo de la representatividad que lograron en los comicios.
-Nivel Administrativo: Adopta decisiones tácticas sobre distribución y asignación de
recursos. Le compete también comunicar e informar a los niveles políticos y
técnicos. En este nivel existe una toma de decisiones programada.
Dentro del sistema de la central de turnos, esta toma de decisiones la realiza la
Secretaría Administrativa..
-Nivel Técnico:También se lo llama inferior u operativo, y es el responsable de la
ejecución de las actividades de producción de bienes y prestación de servicios a los
clientes o usuarios. Se toman decisiones operativas. Los jefes de departamentos
son los encargados de este nivel de operaciones.

Visión de Minztberg sobre la estructura

Señala que las organizaciones están estructuradas para captar y dirigir sistemas de
flujos y para definir las interrelaciones de las distintas partes. Estos flujos e
interrelaciones no son lineales.

●Ápice estratégico: Esta parte se encarga de que se cumpla con la misión de la

organización, puede existir una relación con el nivel político (Presidente de DASPU).
●Tecnoestructura: Abarca a los analistas que estudian la adaptación de la
organización al entorno y dan pautas para afianzar la normalización. Es decir, que
pueden planificar, diseñar estructuras y sistemas o capacitar a las personas. En este
caso es realizado por el Consejo Directivo.
●Staff de apoyo: Actividades de logística, fuera del flujo de operaciones. Son las
actividades realizadas por otros servicios que se encuentran relacionadas
indirectamente con este sistema. El Servicio De Limpieza, Servicio Técnico para el
equipamiento específico del mantenimiento de las PC y del sistema.
●Línea media: Es la encargada de relacionar la parte estratégica con la operativa.
Son las distintas Secretarías y los Jefes de departamentos.
●Núcleo de operaciones: Son los que realizan las actividades relacionadas con la
transformación, con el producto terminado. Estaría formado por los técnicos,
profesionales médicos y administrativos.
Enfoque estructural y Enfoque de procesos:
Para realizar la descripción de los principios que rigen en la organización, referentes
al área en donde se desarrolla la actividad laboral, vamos a tomar a esta como un
subsistema de otro más amplio; por lo cual es necesario mencionar el sector como
un componente de pocos eslabones de la gran cadena que es el organigrama
institucional de dicha Obra Social.
Lo nombrado anteriormente, está resumido en una cadena mínima de mando, que
nos define la jerarquización, donde nos encontramos con los otros principios que se
van desglosando a través de ella, en donde vemos estos canales por donde fluye no
sólo la comunicación entre los distintos niveles, sino también da sentido a la cadena
de mando referidas al sector analizado, la cual cumple la decisión de delegar nuevas
tareas a los sectores de que esta dependa, significando asumir junto a la tarea, la
autoridad y la responsabilidad para ejecutarla.