SISTEMA

DE
DÍGITOS
INTEGRANTES:

ALONDRA COVARRUBIAS SANCHEZ

JUAN PABLO TORRES MARTINEZ
EVELIN ATONAL CRUZ
DIANA DIAZ PINEDA
SISTEMA NUMÉRICO
El sistema de dígitos son aquellos símbolos que reemplazan a los números
para un orden de documentos más específicos...El más simple sistema
binario, que sólo precisa 2 dígitos ..al igual que se puede abreviar por área,
fecha , lugar , el sistema de dígitos es muy útil en las empresas ya que solo es
el reemplazo de dígitos en los archivos de documentos.
APLICACIÓN
El sistema de dígitos se aplica en cuanto quien empresa
Área
Oficinas
Entidades financieras
Para archivos de registro
Archivos de trabajadores
Números de cuenta

Para aplicar este sistema , se requiere una serie de dígitos reemplazando a los
números un ejemplo :es que consiste en ordenar las carpetas según el último
par de dígitos
CARACTERÍSTICAS
Consiste en asignar a cada individuo un número en forma continua. Con este
número se identifican las carpetas individuales.

● Se determina la división de las guías por decenas o centenas.

● Está basado en una serie de números. Asignados de 10 en 10 de 100 en
100 ó de 1000 en 1000,dependiendo del volumen de correspondencia
que tenga la empresa.
● Los documentos se ordenan cronológicamente.
● Los números pueden distribuirse en varias posiciones.
 VENTAJAS
● Permiten una expansión conveniente.
● Ofrece mayor precisión y exactitud.
● Garantiza absoluta reserva.
● Rápida visualización
DESVENTAJAS
● Puede ocurrir transposición de
números 569 por 596
● Si se archiva un documento en una
carpeta cerrada se obstaculiza su
localización
● Necesita personal especializado
Factores para el control de documentos en ISO 9001
Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que
determine las pautas de actuación para las siguientes tareas: • Aprobación de los
documentos.
• Revisión y actualización de la información documentada
• Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
• Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos
de uso
• Mantener los documentos legibles e identificables
• Control de documentos externos
• Control de la documentación obsoleta
PARTES QUE DEBE LEVANTAR EL DOCUMENTO
● Un logotipo y un título que permiten
identificar el documento y la
propiedad del mismo.
● Un indicador del número de
revisión para identificar las
diferentes actualizaciones del
documento.
● Identificador de copias. Esta sección
permite catalogar el documento
como original o copia y, al mismo
tiempo, facilita la identificación y
control de las copias entregadas de
cada documento
● Histórico de revisiones. En esta
tabla de revisiones se
identificarán los cambios en las
distintas revisiones de los
documentos y facilitará el control
de las mismas.
● Cuadros de revisión y
aprobación. En estos cuadros se
evidenciará la revisión y
aprobación de los documentos
según lo especificado en el
procedimiento de control de la
documentación definido por la
organización.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN