El fondo fijo es un importe fijo a utilizar para gastos pequeños; los pagos realizados en efectivo

que cubren este tipo de fondo tienen la característica de no ser realizados mediante cheques,
medios electrónicos, transferencias bancarias, etc.

Entre los pagos de gastos menores que puede efectuar el Instituto o empresa a través de
Fondos Fijos, de manera enunciativa, más no limitativa se encuentran los siguientes:

Gastos de fotocopias,gastos de compra de medicamentos de botiquin. Gastos de movilidad,

servicios de limpieza, horas extras etc

Este fondo depende de las necesidades propias de la empresa y tendrá el tamaño de la

organización, pues entre más grande esta, más grande es su gasto operativo.

Lo importante aquí es que cada fondo fijo tiene la magnitud o el tamaño que la empresa
necesite y es constituido por la administración con base a las necesidades propias de la
empresa. Incluso puede haber tanto fondos fijos como la empresa así lo amerite.

La reposición de estos Fondos Fijos se efectúa en forma periódica, conforme se van realizando
las comprobaciones correspondientes de los diversos pagos efectuados. Así mismo el
resguardo de estos Fondos se encuentra bajo la responsabilidad de la secretaria de cada una
de las áreas en las que se tienen establecidos, conjuntamente con el jefe del área, quien
dispone los gastos, adquisiciones y servicios que deban pagarse con estos Fondos.

El importe de dinero en efectivo del Fondo deberá ser resguardado en una caja de seguridad
con llave, a la cual únicamente debe tener acceso la persona encargada del resguardo y
administración del mismo.

Se considera que un gasto es de tipo “menor” cuando se refiera al pago de un producto o

servicio a favor de un proveedor que no requiera del Trámite de Autorización Presupuestal de
Pago como soporte ya que por su naturaleza dichos pagos sean necesarios de erogarse en
forma inmediata debido a las necesidades de servicio del Instituto

Diferencia entre caja chica y fondo fijo

La caja chica y el fondo fijo están en los valores pragmáticos dentro de una organización, así
como en su tratamiento contable íntimamente relacionados, aun así, no son lo mismo, y
aunque resulte un poco difícil diferenciarlos teóricamente trataremos a continuación de
sintetizar sus diferencias.

Variación entre el gasto y el fondo: Ya hemos dicho que la caja chica es una cantidad
pecuniaria determinada por un fondo fijo, es decir, la primera diferencia en que el fondo fijo -
como su nombre lo indica - es “fijo”, no varía, a diferencia del gasto de la caja chica que
cambia dependiendo de las necesidades de la empresa.

Aprobación del equipo de gerencia: La finalidad de la constitución de la caja chica, es que para
cubrir estos gastos menores no haya la necesidad de la aprobación inmediata de la gerencia o
administración de la empresa; en el caso del fondo fijo este debe ser aprobado por la
administración, que además determinará su cuantía y discutirá su aumento o disminución en
función de distintos parámetros.Inclusión presupuestaria: La caja chica está destinada a cubrir
gastos necesarios, pero en algunos casos imprevistos, incluso de emergencia, que no están
programados en el presupuesto de la organización, y que no pueden ser pagados por cheques,
en cambio el fondo fijo sí está incluido en el presupuesto de la empresa y es parte de los
gastos fijos de la misma.