Orderly

Transforma tu Empresa a través del Orden.

Introducción
El flujo de efectivo es la sangre de tu empresa.

Con dinero en tu cuenta de banco,

surgen las oportunidades.

Lo primero que tiene que lograr cualquier

empresa es optimizar su recaudación de
flujo de efectivo. Una empresa exitosa es
aquella que genera dinero en efectivo so-
brante todos los meses.

Para generar flujo muchas cosas tienen que

salir bien en la empresa. Tienes que tener
buenas ventas, entregar con calidad a tus
clientes y asegurar que tengas buenos már-
genes de utilidad, entre otras cosas. Asumi-
endo que has configurado correctamente
estos componentes de tu modelo de nego-
cio, la manera más fácil de generar más flujo
es optimizando tus procesos de cobranza.

En este ebook nos enfocamos las 10 cosas

más fáciles que puedes implementar para
cobrar rápido.

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LOS 7 PASOS PARA
ACELERAR
TU COBRANZA

Aquí están, 7 Maneras para entre más

dinero a tu cuenta de banco, más rápido.

1.Ten claridad de tus negocios activos.

2.Define planes de pagos.
3.Estipula días de crédito.
4.Factura rápido.
5.Pagar tiene que ser fácil.
6.Monitorea tu cobranza.
7.Cobra en equipo.
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TEN CLARIDAD
DE TUS NEGOCIOS
ACTIVOS
 1. Ten claridad de tus
negocios activos.

Primero lo primero. Cada vez que vendes,

estás haciendo un negocio con tu cliente.
Ese negocio que estás haciendo representa
una promesa. Tu cliente está dispuesto a
pagar por tus productos o servicios siempre
y cuando lo cumplas, en tiempo y forma.

Para poder cobrar, el primer paso es saber

qué negocios tienes activos o abiertos con
cada cliente. Es increíble como a muchas
empresas simplemente se les olvida todos
los negocios que están trabajando con sus
clientes.

Para entender este concepto, vamos a

poner de ejemplo una empresa de consul-
toría de negocios llamada Estrellas Celes-
tiales.

Cliente Negocio Precio de Por Cobrar

Venta
Sabritas Consultoría Estratégica $50,000 $25,000

Sabritas Iguala de Revisión $12,000 $0(este mes)

de Resultados (mensual)
Hershey’s Análisis de Mercado $65,000 $10,000
Pedro Optimización de $14,000 $
Vargas Modelo Comercial

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Ojo, aquí no importa cuando cerraste la
venta con el cliente. Lo único que importa es
que tengas claridad a nivel macro de todos
los negocios que tienes activos para que no
se te olvide cobrar.

Esto parece algo muy sencillo, sin embargo,

en Orderly nos topamos con muchas em-
presas que se les olvida a nivel general
cuanto les deben sus clientes.

Tip: En empresas de servicios es

normal que el precio de venta
cambie a través del tiempo. En
muchas ocasiones tus proyectos
o igualas van incrementando
conforme el cliente pide o quita
elementos de tus propuestas.
Simplemente actualiza el precio
de venta del negocio y toma el
control de tu cobranza.

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2

DEFINE PLANES
DE PAGOS
 2. Define planes
de pagos

Desde que haces la cotización para tu cli-

ente, es absolutamente fundamental estip-
ular un plan de pagos con fechas y entrega-
bles para tu cliente. De esta manera tu cli-
ente sabe, desde antes de empezar a traba-
jar contigo, cuándo y cuánto tiene que
pagar.

Vamos a tomar como ejemplo el proyecto

de Consultoría Estratégica para el cliente
Sabritas de la empresa de consultoría Es-
trellas Celestiales.

El 1o de Enero Estrellas Celestiales vendió

un proyecto por $50,000 + impuestos a su
cliente Sabritas. En la cotización se estipuló
que el proyecto se pagará en 3 pagos: un
anticipo del 50%, un pago intermedio del
25% y un saldo del 50%. Las fechas estima-
das se muestran en esta tabla:

Pago Monto Fecha

Anticipo 50% $25,000 + impuestos 10 de enero

Intermedio 25% $12,500 + impuestos 5 de febrero

Saldo 25% $12,500 + impuestos 3 de marzo

Total $50,000 + impuestos

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3

ESTIPULA DÍAS
DE CRÉDITO
3. Estipula días de
crédito

Este punto va relacionado al punto previo.

Antes de cerrar tu venta, es importante que
estipules cuando se vencen las facturas
hacia tus clientes desde la cotización. Al-
gunos términos comunes son:

De contado 7 Días 15 Días 30 Días

45 Días 60 Días

Nuestra recomendación es que por default,

tu fecha de vencimiento sea de contado o a
7 días.

Tienes que tomar en cuenta que tienes que

facturar con anticipación a tus clientes para
que te paguen en la fecha que estipulaste en
tu plan de pagos en la cotización.

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Siguiendo el ejemplo del punto anterior, si
Estrellas Celestiales quiere recibir el pago
del saldo de su proyecto el 3 de marzo, y sus
facturas vencen a los 7 días, tendría que ha-
cerle llegar la factura el 25 de Febrero para
que el cliente tenga 7 días para hacer el de-
pósito.

Ten en consideración que empresas medi-

anas y grandes definen sus propias políticas
de días de crédito de pago a proveedores.
Antes de cerrar tu venta, preguntale a tu cli-
ente si tienen políticas firmes (osea, no ne-
gociables) ante proveedores. De ser así, ten
mucho cuidado. Hay empresas que pagan a
90 o inclusive 180 días. Si vas a trabajar con
estas empresas, asegúrate de fijar un precio
de venta adecuado (con más margen de util-
idad) y de tener dinero ahorrado o una línea
de crédito con el banco para solventar tus
gastos en lo que entran los pagos de tu cli-
ente.

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4

FACTURA
RÁPIDO
4. Factura
Rápido

Como hemos visto, gran parte de la clave

para cobrar rápido tiene que ver con estruc-
turar correctamente las fechas de pago y
vencimiento de facturas para cada uno de
tus negocios y que tus clientes estén de acu-
erdo con esos términos antes de comenzar
la relación profesional.

Si comunicaste claramente esto durante el

proceso de venta, y estás entregando cor-
rectamente tus entregables, cobrar ya no es
tan difícil. La clave radica entonces en ha-
cerle llegar las facturas en tiempo y forma a
tus clientes. Aquí la clave es ejecutar este
proceso con agilidad y precisión.

Un buen software de adminis-

tración te ayuda a estructurar
todo para que tengas toda la
información a la mano e inclu-
sive te recuerda las fechas
para que nunca se te olvide
facturar. Si no quieres imple-
mentar un software todavía,
puedes usar una hoja de cál-
culo y manualmente capturar
y actualizar tu información.

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Facturar hoy en día es muy fácil también.
Con un buen software de facturación elec-
trónica puedes facturar en 3 clics. Si prefi-
eres facturar gratis, lo puedes hacer desde
el portal del SAT.

La clave es facturar rápido

para que entre los ingresos
entren a tu cuenta de banco
en las fechas que pactaste
con tus clientes.

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5

PAGAR TIENE
QUE SER FÁCIL
5. Pagar tiene
que ser fácil

Muchos clientes hacen todo lo posible para

poner excusas para retrasar sus pagos.
Todas las empresas tienen el incentivo de
maximizar su flujo de efectivo, entonces lo
normal no es que tus clientes paguen en
tiempo y forma de acuerdo al plan de pagos
estipulado. Lo más típico es que los clientes
retrasan sus pagos a propósito.

Es importante diseñar un proceso en donde

el cliente tenga toda la información dis-
ponible para que no tenga excusas de retrasar
sus pagos.

Siempre que comiences una relación, pide a

tu cliente el contacto directo de la persona
responsable de hacer los pagos. Asegúrate
de tener la información de ese contacto dis-
ponible para que le puedas facturar agil-
mente.

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Cada vez que envíes una
factura a un cliente,
asegúrate que el concepto
de la factura sea muy claro
y específico y esté alinea-
do al plan de pagos de la
cotización. Siguiendo el
ejemplo del saldo del
proyecto de consultoría de
Estrellas Celestiales, en la
factura el concepto tendría
que decir: “Consultoría Es-
tratégica para Sabritas -
Saldo del 25%”.

En el mismo correo donde

le mandes la factura al con-
tacto de pagos de tu cli-
ente, incluye los datos de
tus cuentas bancarias
donde te puedan deposi-
tar. La idea es que en un
solo correo toda la infor-
mación esté fácilmente
legible para facilitar el pro-
ceso de pago de la factura.

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6

MONITOREA
TU COBRANZA
 6. Monitorea tu
cobranza

Una vez que tu negocio tiene varios nego-

cios activos es importante monitorear tu co-
branza para saber “cuánto tienes en car-
tera”, o cuánto dinero te deben tus clientes.
Es fundamental saber no solo cuanto tienes
facturado, sino también todo lo que tienes
por facturar a futuro.

Puedes analizar tu cobranza de dos maneras

principales:

1. Histórico de Cuentas por Cobrar

Este es el reporte más clásico y conocido de

cobranza. Todas tus facturas tienen una
fecha de vencimiento. Clasifica el saldo por
cobrar de tus facturas en base a grupos de
días vencidos. Este reporte te ayuda a eval-
uar la salud de tu cartera. Aquí te mostra-
mos un ejemplo:
Cuentas por Cobrar
Agrupados en base a fecha de vencimiento de facturas
Cliente- Total 0-30 días 31-60 días 61-90 días +90 días
Factura
Sabritas-F001 $10,000 $10,000

Nike-F002 $5,000 $5,000

Hershey’s-F003 $30,000 $30,000

Total $45,000 $10,000 $5,000 $30,000

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Los clientes y facturas que tengas en la co-
lumna de más de 60 días son muy preocu-
pantes. Conforme pasa el tiempo, sube sig-
nificativamente la probabilidad de que esa
cuenta se vuelva incobrable. Tienes que
hacer esfuerzos concentrados de cobranza
con esos clientes.
2. Proyección de Cuentas por Cobrar

En cobranza, es más importante proyectar

el futuro que analizar el pasado. Independi-
entemente de la fecha de vencimiento de
tus facturas, conforme platicas con tus cli-
entes estos te van prometiendo fechas de
pago. Ten en consideración que algunas
fechas dependen de tu capacidad de entre-
garle al cliente lo prometido para poder
cobrar pagos intermedios y saldos finales.
Es normal que algunas fechas se posterguen
hacia el futuro.

Clasifica tu pronósticos de pagos en dos ejes

y después agrupa los totales en fechas. En
este ejemplo en la primera columna vamos a
agrupar por Tipo de Servicio y después por
Cliente. Podrías agrupar en función de los
criterios que a ti te hagan más sentido. Por
ejemplo, podrías agrupar por Vendedor, Re-
sponsable de Cuenta o por Servicio.

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Cuando agrupas los montos en fechas,
puedes agrupar por semana, quincena, mes,
trimestre o año, dependiendo de como qui-
eras analizar tu información. El monto no es
el monto de la factura sino el monto del
pago del plan de pagos de tu negocio.

El poder ver tu flujo de ingresos proyectado

da claridad para que puedas tomar buenas
decisiones.

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7

COBRA EN
EQUIPO
7.Cobra en
equipo

La persona menos indicada para cobrarle a

los clientes es el vendedor, especialmente si
el dueño de la empresa funge ese rol. La
función principal de un vendedor es con-
struir una relación positiva y de confianza
con sus clientes, para poder hacer más ne-
gocio juntos a través del tiempo. Cuando a
un cliente le marca por teléfono alguien
para cobrarle, la relación sufre de un ligero
deterioro. A nadie le gusta que le marquen
para cobrarle. Un dueño de negocio debería
de evitar estas conversaciones a toda costa,
y únicamente involucrarse en la cobranza
como último recurso.

La manera ideal de operar es que una perso-

na del equipo de administración haga las
labores de cobranza. En pequeñas empre-
sas, típicamente hay un encargado de ad-
ministración que puede realizar todas las
labores administrativas incluyendo la de co-
branza. En empresas más grandes con
muchos proyectos, pueden tener una perso-
na de tiempo completo únicamente dedica-
da a la cobranza.

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Si actualmente no tienes un administrador
en tu empresa porque consideras que “eres
muy pequeño” todavía, nuestra recomen-
dación es que contrates a un administrador
de medio tiempo inmediatamente. El retor-
no sobre inversión de este puesto es casi in-
mediato, aunque este es el tema de otro
ebook.

Algunos clientes que no quieren o no

pueden pagar, comienzan a ignorar al ad-
ministrador que les da el seguimiento de co-
branza. En estos casos, se tiene que escalar
el proceso al responsable de la cuenta. Esta
es la persona que típicamente atiende al cli-
ente una vez que la venta la cerró el vende-
dor. Si el cliente sigue sin pagar, entonces
tiene que entrar el vendedor a cobrar. Final-
mente, si el cliente ya no responde, se tiene
que involucrar el dueño en última instancia.

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¿Estás listo ya para acelerar tu cobranza?
 Recuerda: Cuando tienes claridad de
tus proyecciones de cobranza
y trabajas en equipo con información de calidad,
el dinero entra más rápido a tu cuenta de banco.
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