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Los cinco mandamientos del buen

administrador de cartera 2

La gestión de la cartera de clientes es un tema que ha cobrado gran


importancia para las empresas, las cuales, en los últimos tiempos,
han mostrado cada vez mayor preocupación por darle un manejo más
efectivo.

Justamente, si vamos a hablar de la importancia de una cartera positiva


en la gestión empresarial debemos recordar la particular frase “cash is
king” que en español se traduce como “el efectivo es el rey”.

De hecho, el actual (2016) CEO de la multinacional canadiense Brookfield,


Bruce Flatt, mencionó recientemente que, “el efectivo, se vuelve
extremadamente valioso en una circunstancia en particular: cuando los
accidentes financieros ocurren”.

Y es que, para conseguir reducir ese tipo de riesgo del que habló Flatt,
debes llevar una adecuada administración de cartera para así lograr que
tu compañía vaya sobre la marcha, sin ningún tipo de contratiempo,
sobre todo a la hora de hacer una revisión de los balances contables.
Recuerda que, de la adecuada administración de tu cartera, puede llegar
a depender el éxito o fracaso de tu empresa.
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En este aspecto, ten en cuenta que para lograr ejecutar


este proceso de manera adecuada se requiere de un orden
determinado y del cumplimiento de ciertos parámetros a
nivel externo e interno. “Conoce las ventajas de digitalizar
la administración de cartera”

No hay nada mejor que tener claridad respecto de tus


cuentas por cobrar, sabiendo bien ¿quién debe qué?,
¿desde cuándo? y ¿cuánto dinero representa esto para tu
compañía?, lo cual te ayudará a llevar a cabo una mejor
gestión empresarial. Recuerda que la cartera es uno de
los ejes fundamentales sobre los que gira tu compañía,
las opciones con las que cuentas para administrarla de la
manera adecuada son varias, no escatimes en esfuerzos.
A continuación te presentamos los cinco mandamientos
para que el resultado de tu esfuerzo sea el adecuado para
tu empresa:
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1.
Asegura tu capital de trabajo

Al final del día el valor de tu empresa se determina por la capacidad


para generar flujo de caja, y que este sea suficiente para atender tus
compromisos y obligaciones con el capital de trabajo que manejas,
lo que implica que puedas generar a tiempo el pago a colaboradores,
proveedores, saldar deudas y servicios, además de llevar a cabo la
distribución de utilidades. De allí la importancia de que conozcas cómo
impulsar una buena administración de la cartera.

De hecho, de acuerdo con una reciente


publicación de Investopedia, algunas
personas creen que Wall Street se
centra solo en las acciones sin tener
en cuenta el efectivo de una firma,
pero no es así; en este aspecto, el
portal señala que otros inversores
creen ciegamente que el flujo de caja
libre da una visión mucho más clara
de la capacidad de una empresa para
generar efectivo y ganancias.

Es justamente de los factores ya


mencionados que depende la normal
operación de tu compañía. Independientemente del sector económico
en el cual se encuentre, o del tamaño de la misma. Además, el flujo de
caja que tu empresa genere será el que se encargue de mantener o de
incrementar el capital de trabajo del que puedas disponer.
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Ten en cuenta que mantener un capital de trabajo óptimo traerá ciertos


beneficios a tu organización como los siguientes:

a. Te permitirá pagar todas tus obligaciones a tiempo: en el caso


de mantener un crédito o algún tipo de deuda, este aspecto es
importante para que a futuro no se te efectúen cobros adicionales
por intereses de mora. También debes considerar que de este
punto depende el normal funcionamiento de tu compañía. (Lee
la historia de PLUG, la Pyme que logró mejorar su flujo de caja sin
necesidad de pagar altos intereses bancarios)

b. Te asegura el mantenimiento del inventario: si tu empresa


mantiene algún tipo de inventario, es necesario asegurar que este
se encuentre lo suficientemente abastecido para satisfacer las
necesidades de tu mercado.

c. Reforzará y mejorará tu prestigio empresarial: mantener un capital


de trabajo adecuado, y responder mes a mes con tus obligaciones,
te servirá para acceder más fácilmente a los créditos que ofrecen
tanto proveedores, como entidades bancarias, y a los que puedes
acudir en épocas de emergencia o crisis.

2.
Sincroniza los plazos de pago con clientes
y proveedores
Coordinar las fechas en que recibes dinero por parte de tus clientes para
que coincidan con los pagos correspondientes a tus obligaciones con
proveedores. Esto, te permitirá administrar de una manera inteligente
la cartera, ya que ello te dará la seguridad de contar con el dinero para
responderles puntualmente a estos últimos.
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Gracias a lo anterior podrás mantener tu inventario activo y equilibrado,


con lo cual lograrás satisfacer adecuadamente la demanda de tu
mercado. Así mismo, debes considerar que esta sincronización te
ayudará a pagar todas tus obligaciones en los tiempos establecidos,
con lo cual también evitarás caer en deudas y, en lo sucesivo, tener
que cubrir pagos de intereses causados por no haber realizado algún
pago de forma oportuna.

En este aspecto, lo recomendable es acordar con tus clientes y


proveedores plazos de pago que no superen los 30 días; de la misma
manera, se requiere que la relación entre ambos cuente con un alto nivel
de confianza ya que debes estar totalmente seguro de la capacidad
de cumplimiento de ambas partes para efectuar los pagos.

3.
Factura de acuerdo con las fechas de corte
de tus clientes
Algunas empresas prefieren hacer llegar las órdenes de cobro o facturas
a sus clientes los últimos días del mes, pero, ¿te ha pasado que debes
esperar casi un mes más para que se lleve a cabo el pago de la misma?

Si la respuesta es sí, puede que tu problema radique en que no tienes


muy presente la fecha de corte de tus clientes.

De hecho, para muchas empresas, existe un día del mes en el que tu


cliente detalla sus consumos y ejecuta los pagos a sus proveedores,
en este caso tu empresa. Por ello, debes tener muy presente que las
transacciones que solicites después de esta fecha serán reflejadas o
detalladas en el próximo estado de cuenta, es decir, tu pago se hará
efectivo hasta el siguiente mes.
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Para hacerlo más claro, es común que muchas empresas no manejen


como día de corte los días 30 o primeros de cada mes como se hacía
tradicionalmente, sino, por ejemplo, los 25. Lo ideal en este caso es
que le hagas llegar a ese cliente su factura de cobro con suficiente
antelación a las fechas de corte de tu cliente, para lograr tener el pago
por tus productos o servicios dentro de ese mes.

Para que el proceso facturación de acuerdo a las fechas de corte de tus


clientes sea una realidad, te recomendamos siempre:

a. Preguntar: al iniciar un proceso


con un nuevo cliente es acon-
sejable conocer más a fondo
sobre las actividades que este
realiza para saber con certeza
cuál es su prestigio empresa-
rial y además lograr satisfacer
de manera adecuada sus nece-
sidades. No dejes pasar deta-
lles, aprovecha este momento
para indagar por su fecha de
corte.

b. Elaborar un calendario: junto


con tu equipo de trabajo rea-
liza un documento al que ten-
gan acceso quienes requieran c. Verificar fechas de corte de
estar al tanto de los días de tus clientes: ten siempre pre-
corte. En la medida de lo posi- sente que las fechas de corte
ble, la recomendación es reali- entre un cliente y otro pueden
zar el calendario en una aplica- coincidir o no. Nada es excusa
ción o programa que gestione para dejar pasar ese día.
alertas para que no se te pase
la fecha.
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d.
No dejar todo para última esto te ayudará a saber exac-
hora: entrega las facturas a tamente cuál es el total de di-
tus clientes unos días antes nero que tienes por cobrar.
de dicho plazo. Posponer este
proceso para la fecha exacta f. No acumular facturas: si por
te puede generar problemas algún motivo se te pasó la fe-
de último momento. cha de corte durante un mes,
trata de ponerte al corriente
e. Estar alerta: no olvides hacer de manera inmediata, algunos
seguimiento del pago y hacer clientes se pueden incomodar
el respectivo registro del mis- con la acumulación de facturas
mo en el caso de efectuarse, y las consiguientes deudas.

4.
Comunícate con tus clientes para
recordarles el compromiso de pago
Hacer una llamada o enviar un correo
electrónico a tu cliente para hacerle saber
la llegada de la factura de cobro es uno
de los procesos más recomendados, ya
que esto hará que este tenga en el radar
que debe cumplir dicha obligación.

Este contacto debe hacerse al momento


de hacer llegar la factura, y si es necesario,
al acercarse la fecha de corte de dicho
cliente. La idea tampoco es volverse
insistente o reiterativo con el asunto, no
hay que temer, muchos de tus clientes
valorarán que los mantengan al tanto de
sus obligaciones.
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5.
Ofréceles a tus clientes múltiples
opciones de pago
Lo que menos quieren tus clientes es quedar mal con el pago de las
facturas. Ten presente que muchas veces el problema de que no recibas
los pagos a tiempo no radica en la falta de dinero, sino en las pocas
alternativas o medios de recaudo que tú como empresa ofrezcas.

En este aspecto la invitación es que te pongas en los zapatos del


cliente y por un momento te preguntes qué tan cómodo sería para ti
hacer una larga fila en un banco para efectuar el pago por determinado
servicio o producto, sin hablar del tiempo que puedes perder efectuando
dicha transacción. “Te invitamos a leer el caso de PuraBox, una firma
que proyecta su expansión de la mano de PayU”

Ofrecer opciones de pago al


alcance de un clic, es el boom de
esta época. Hacerlo te dará un
plus con tus clientes y quizás
te hará sobresalir con respecto
a las opciones que puede estar
ofreciendo tu competencia. De
hecho, ten presente que existen
alternativas que te permiten
recaudar de manera ágil y segura
las facturas que provienen de
clientes en el exterior.

Con empresas como PayU, puedes


ofrecer variadas alternativas a
tus clientes para que efectúen
sus pagos a tiempo sin caer en las
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molestas moras por interés que puede ocasionar el no hacerlo. Además,


con esta metodología de recaudo ellos sentirán seguridad al hacer sus
transacciones y podrán tener la tranquilidad de seguir contando con
tu empresa como la proveedora de sus servicios o productos.

Conoce las opciones de recaudo que PayU


te ofrece a ti y a tus clientes:

· Visa
· MasterCard
· American Express
· Diners Club
· PSE (que debita automáticamente desde su cuenta bancaria)
· Consignaciones por medio de bancos aliados en cada país
donde tiene presencia
· Recaudo Vía Baloto y Efecty

Ten presente que, sistemas como el de PayU ofrecen grandes


alternativas de seguridad tanto para tu empresa como para tus
clientes, esto, gracias a que con la pasarela de pagos online no existe
la necesidad de desplazarse con determinadas sumas de dinero en
efectivo a bancos, lo cual, reduce el riesgo de ser víctima de hurto
bajo la modalidad de fleteo. Además, al usar este tipo de plataformas,
tanto tu dinero como la valiosa información de tu empresa y de tu
cliente se encontrarán a salvo.

Finalmente, te invitamos a conocer algunos de los KPIs que desde


PayU consideramos importantes, estos, te ayudarán a determinar qué
tan sana es la administración de tu cartera:
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• Verifica si logras mantener tu capital de trabajo en orden


• Cerciórate de recaudar mensualmente y en las fechas estipuladas
las facturas de tus clientes, es decir, confirma que tus niveles de
facturación son los proyectados
• Corrobora que tu beneficio neto y bruto sea el esperado
• Asegúrate de que la tasa de retención de clientes cumple las
expectativas, además, de que estos pagan a tiempo sus obligaciones
y vuelven en busca de tus servicios

Ahora que cuentas con la información esencial para administrar de


manera correcta la cartera de tu empresa, no dudes en ponerla en
práctica. No olvides que la cartera es el eje de tu organización y de
ella puede llegar a depender el éxito o fracaso de la misma, es hora
de poner en marcha en tu compañía estos cinco mandamientos y los
resultados llegarán por sí solos.

Fuentes:
www.investopedia.com
www.bloomberg.com
www.ccc.org.co
www.payu.com.co

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