La gestión de la cartera de clientes es un tema que ha cobrado gran
importancia para las empresas, las cuales, en los últimos tiempos, han mostrado cada vez mayor preocupación por darle un manejo más efectivo.
Justamente, si vamos a hablar de la importancia de una cartera positiva
en la gestión empresarial debemos recordar la particular frase “cash is king” que en español se traduce como “el efectivo es el rey”.
De hecho, el actual (2016) CEO de la multinacional canadiense Brookfield,
Bruce Flatt, mencionó recientemente que, “el efectivo, se vuelve extremadamente valioso en una circunstancia en particular: cuando los accidentes financieros ocurren”.
Y es que, para conseguir reducir ese tipo de riesgo del que habló Flatt, debes llevar una adecuada administración de cartera para así lograr que tu compañía vaya sobre la marcha, sin ningún tipo de contratiempo, sobre todo a la hora de hacer una revisión de los balances contables. Recuerda que, de la adecuada administración de tu cartera, puede llegar a depender el éxito o fracaso de tu empresa. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 3
En este aspecto, ten en cuenta que para lograr ejecutar
este proceso de manera adecuada se requiere de un orden determinado y del cumplimiento de ciertos parámetros a nivel externo e interno. “Conoce las ventajas de digitalizar la administración de cartera”
No hay nada mejor que tener claridad respecto de tus
cuentas por cobrar, sabiendo bien ¿quién debe qué?, ¿desde cuándo? y ¿cuánto dinero representa esto para tu compañía?, lo cual te ayudará a llevar a cabo una mejor gestión empresarial. Recuerda que la cartera es uno de los ejes fundamentales sobre los que gira tu compañía, las opciones con las que cuentas para administrarla de la manera adecuada son varias, no escatimes en esfuerzos. A continuación te presentamos los cinco mandamientos para que el resultado de tu esfuerzo sea el adecuado para tu empresa: Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 4
1. Asegura tu capital de trabajo
Al final del día el valor de tu empresa se determina por la capacidad
para generar flujo de caja, y que este sea suficiente para atender tus compromisos y obligaciones con el capital de trabajo que manejas, lo que implica que puedas generar a tiempo el pago a colaboradores, proveedores, saldar deudas y servicios, además de llevar a cabo la distribución de utilidades. De allí la importancia de que conozcas cómo impulsar una buena administración de la cartera.
De hecho, de acuerdo con una reciente
publicación de Investopedia, algunas personas creen que Wall Street se centra solo en las acciones sin tener en cuenta el efectivo de una firma, pero no es así; en este aspecto, el portal señala que otros inversores creen ciegamente que el flujo de caja libre da una visión mucho más clara de la capacidad de una empresa para generar efectivo y ganancias.
Es justamente de los factores ya
mencionados que depende la normal operación de tu compañía. Independientemente del sector económico en el cual se encuentre, o del tamaño de la misma. Además, el flujo de caja que tu empresa genere será el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo del que puedas disponer. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 5
Ten en cuenta que mantener un capital de trabajo óptimo traerá ciertos
beneficios a tu organización como los siguientes:
a. Te permitirá pagar todas tus obligaciones a tiempo: en el caso
de mantener un crédito o algún tipo de deuda, este aspecto es importante para que a futuro no se te efectúen cobros adicionales por intereses de mora. También debes considerar que de este punto depende el normal funcionamiento de tu compañía. (Lee la historia de PLUG, la Pyme que logró mejorar su flujo de caja sin necesidad de pagar altos intereses bancarios)
b. Te asegura el mantenimiento del inventario: si tu empresa
mantiene algún tipo de inventario, es necesario asegurar que este se encuentre lo suficientemente abastecido para satisfacer las necesidades de tu mercado.
c. Reforzará y mejorará tu prestigio empresarial: mantener un capital
de trabajo adecuado, y responder mes a mes con tus obligaciones, te servirá para acceder más fácilmente a los créditos que ofrecen tanto proveedores, como entidades bancarias, y a los que puedes acudir en épocas de emergencia o crisis.
2. Sincroniza los plazos de pago con clientes y proveedores Coordinar las fechas en que recibes dinero por parte de tus clientes para que coincidan con los pagos correspondientes a tus obligaciones con proveedores. Esto, te permitirá administrar de una manera inteligente la cartera, ya que ello te dará la seguridad de contar con el dinero para responderles puntualmente a estos últimos. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 6
Gracias a lo anterior podrás mantener tu inventario activo y equilibrado,
con lo cual lograrás satisfacer adecuadamente la demanda de tu mercado. Así mismo, debes considerar que esta sincronización te ayudará a pagar todas tus obligaciones en los tiempos establecidos, con lo cual también evitarás caer en deudas y, en lo sucesivo, tener que cubrir pagos de intereses causados por no haber realizado algún pago de forma oportuna.
En este aspecto, lo recomendable es acordar con tus clientes y
proveedores plazos de pago que no superen los 30 días; de la misma manera, se requiere que la relación entre ambos cuente con un alto nivel de confianza ya que debes estar totalmente seguro de la capacidad de cumplimiento de ambas partes para efectuar los pagos.
3. Factura de acuerdo con las fechas de corte de tus clientes Algunas empresas prefieren hacer llegar las órdenes de cobro o facturas a sus clientes los últimos días del mes, pero, ¿te ha pasado que debes esperar casi un mes más para que se lleve a cabo el pago de la misma?
Si la respuesta es sí, puede que tu problema radique en que no tienes
muy presente la fecha de corte de tus clientes.
De hecho, para muchas empresas, existe un día del mes en el que tu
cliente detalla sus consumos y ejecuta los pagos a sus proveedores, en este caso tu empresa. Por ello, debes tener muy presente que las transacciones que solicites después de esta fecha serán reflejadas o detalladas en el próximo estado de cuenta, es decir, tu pago se hará efectivo hasta el siguiente mes. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 7
Para hacerlo más claro, es común que muchas empresas no manejen
como día de corte los días 30 o primeros de cada mes como se hacía tradicionalmente, sino, por ejemplo, los 25. Lo ideal en este caso es que le hagas llegar a ese cliente su factura de cobro con suficiente antelación a las fechas de corte de tu cliente, para lograr tener el pago por tus productos o servicios dentro de ese mes.
Para que el proceso facturación de acuerdo a las fechas de corte de tus
clientes sea una realidad, te recomendamos siempre:
a. Preguntar: al iniciar un proceso
con un nuevo cliente es acon- sejable conocer más a fondo sobre las actividades que este realiza para saber con certeza cuál es su prestigio empresa- rial y además lograr satisfacer de manera adecuada sus nece- sidades. No dejes pasar deta- lles, aprovecha este momento para indagar por su fecha de corte.
b. Elaborar un calendario: junto
con tu equipo de trabajo rea- liza un documento al que ten- gan acceso quienes requieran c. Verificar fechas de corte de estar al tanto de los días de tus clientes: ten siempre pre- corte. En la medida de lo posi- sente que las fechas de corte ble, la recomendación es reali- entre un cliente y otro pueden zar el calendario en una aplica- coincidir o no. Nada es excusa ción o programa que gestione para dejar pasar ese día. alertas para que no se te pase la fecha. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 8
d. No dejar todo para última esto te ayudará a saber exac- hora: entrega las facturas a tamente cuál es el total de di- tus clientes unos días antes nero que tienes por cobrar. de dicho plazo. Posponer este proceso para la fecha exacta f. No acumular facturas: si por te puede generar problemas algún motivo se te pasó la fe- de último momento. cha de corte durante un mes, trata de ponerte al corriente e. Estar alerta: no olvides hacer de manera inmediata, algunos seguimiento del pago y hacer clientes se pueden incomodar el respectivo registro del mis- con la acumulación de facturas mo en el caso de efectuarse, y las consiguientes deudas.
4. Comunícate con tus clientes para recordarles el compromiso de pago Hacer una llamada o enviar un correo electrónico a tu cliente para hacerle saber la llegada de la factura de cobro es uno de los procesos más recomendados, ya que esto hará que este tenga en el radar que debe cumplir dicha obligación.
Este contacto debe hacerse al momento
de hacer llegar la factura, y si es necesario, al acercarse la fecha de corte de dicho cliente. La idea tampoco es volverse insistente o reiterativo con el asunto, no hay que temer, muchos de tus clientes valorarán que los mantengan al tanto de sus obligaciones. Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 9
5. Ofréceles a tus clientes múltiples opciones de pago Lo que menos quieren tus clientes es quedar mal con el pago de las facturas. Ten presente que muchas veces el problema de que no recibas los pagos a tiempo no radica en la falta de dinero, sino en las pocas alternativas o medios de recaudo que tú como empresa ofrezcas.
En este aspecto la invitación es que te pongas en los zapatos del
cliente y por un momento te preguntes qué tan cómodo sería para ti hacer una larga fila en un banco para efectuar el pago por determinado servicio o producto, sin hablar del tiempo que puedes perder efectuando dicha transacción. “Te invitamos a leer el caso de PuraBox, una firma que proyecta su expansión de la mano de PayU”
Ofrecer opciones de pago al
alcance de un clic, es el boom de esta época. Hacerlo te dará un plus con tus clientes y quizás te hará sobresalir con respecto a las opciones que puede estar ofreciendo tu competencia. De hecho, ten presente que existen alternativas que te permiten recaudar de manera ágil y segura las facturas que provienen de clientes en el exterior.
Con empresas como PayU, puedes
ofrecer variadas alternativas a tus clientes para que efectúen sus pagos a tiempo sin caer en las Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 10
molestas moras por interés que puede ocasionar el no hacerlo. Además,
con esta metodología de recaudo ellos sentirán seguridad al hacer sus transacciones y podrán tener la tranquilidad de seguir contando con tu empresa como la proveedora de sus servicios o productos.
Conoce las opciones de recaudo que PayU
te ofrece a ti y a tus clientes:
· Visa · MasterCard · American Express · Diners Club · PSE (que debita automáticamente desde su cuenta bancaria) · Consignaciones por medio de bancos aliados en cada país donde tiene presencia · Recaudo Vía Baloto y Efecty
Ten presente que, sistemas como el de PayU ofrecen grandes
alternativas de seguridad tanto para tu empresa como para tus clientes, esto, gracias a que con la pasarela de pagos online no existe la necesidad de desplazarse con determinadas sumas de dinero en efectivo a bancos, lo cual, reduce el riesgo de ser víctima de hurto bajo la modalidad de fleteo. Además, al usar este tipo de plataformas, tanto tu dinero como la valiosa información de tu empresa y de tu cliente se encontrarán a salvo.
Finalmente, te invitamos a conocer algunos de los KPIs que desde
PayU consideramos importantes, estos, te ayudarán a determinar qué tan sana es la administración de tu cartera: Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera 11
• Verifica si logras mantener tu capital de trabajo en orden
• Cerciórate de recaudar mensualmente y en las fechas estipuladas las facturas de tus clientes, es decir, confirma que tus niveles de facturación son los proyectados • Corrobora que tu beneficio neto y bruto sea el esperado • Asegúrate de que la tasa de retención de clientes cumple las expectativas, además, de que estos pagan a tiempo sus obligaciones y vuelven en busca de tus servicios
Ahora que cuentas con la información esencial para administrar de
manera correcta la cartera de tu empresa, no dudes en ponerla en práctica. No olvides que la cartera es el eje de tu organización y de ella puede llegar a depender el éxito o fracaso de la misma, es hora de poner en marcha en tu compañía estos cinco mandamientos y los resultados llegarán por sí solos.
